сколько дней на дорогу добавляется к отпуску
Дополнительный отпуск: кому положен и на сколько дней
Дополнительный оплачиваемый отпуск — бонус, который доступен некоторым сотрудникам. Кому именно и на какой срок, разбираемся вместе с экспертом Контур.Персонала Дмитрием Шафраном.
Из статьи вы узнаете:
Кому положен дополнительный отпуск
Каждый год сотрудники, которые заключили с работодателем трудовой договор, могут брать оплачиваемый отпуск на 28 дней (ст. 115 ТК РФ). Но этот срок может быть увеличен на дополнительный отпуск, если они (ст. 116 ТК РФ):
Рассмотрим самые распространенные основания для дополнительного отпуска подробнее.
Ненормированный рабочий день
Ненормированный день — это режим, при котором сотрудники по распоряжению работодателя эпизодически выполняют работу за пределами установленной продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ).
Компании сами устанавливают перечень должностей с ненормированным днем в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 101 ТК РФ). А в трудовом договоре прописывают факт ненормированного рабочего дня (ст. 57 ТК РФ).
Сколько дней дополнительного отпуска положено
Минимальная продолжительность отпуска за ненормированный рабочий график — три календарных дня. Но работодатель может дать сотруднику больше времени на отдых, если пропишет это во внутренних документах компании для каждой должности.
Стаж работы в ненормированном режиме не имеет значения для дополнительного отпуска (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). И даже если в течение всего года сотрудника ни разу не привлекли к работе сверх нормальной продолжительности рабочего времени, дополнительный отпуск ему положен (письмо Минтруда от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911), при условии, что его должность входит в перечень должностей с ненормированным днем.
Вредные и опасные условия труда
Условия труда по степени вредности и (или) опасности подразделяются на четыре класса: оптимальные, допустимые, вредные и опасные (Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Дополнительный отпуск дают сотрудникам, которые трудятся во вредных условиях 2, 3 или 4 класса. Уровень для конкретного рабочего места определяют во время специальной оценки условий труда (СОУТ). Ее проводят раз в пять лет.
Сколько дней дополнительного отпуска положено
За работу во вредных и опасных условиях труда сотруднику положено не менее 7 календарных дней отдыха дополнительно к основному отпуску (ст. 117 ТК РФ). Большее количество дней может быть установлено картой спецоценки, отраслевым соглашением, коллективным договором, локальным нормативным актом.
Этот отпуск предоставляется в зависимости от стажа работы во вредных (опасных) условиях (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0):
Стаж работника — это количество полных месяцев, которые он отработал во вредных условиях. Определить его можно по такой формуле:
Стаж = фактически отработанные во вредных условиях дни в году / среднемесячное количество рабочих дней в году.
Пример расчета стажа для дополнительного отпуска за вредность и его продолжительности
Разберем расчет дополнительного отпуска за вредные условия труда на примере.
Колосов И. И. в 2021 году провел 20 дней на больничном, два — в командировке и уже полностью отгулял основной отпуск в 28 дней.
1. Находим среднемесячное количество рабочих дней
В 2021 году — 247 рабочих дней. Их делим на 12 месяцев в году и получаем среднемесячное количество рабочих дней: 247 рабочих дней / 12 месяцев = 20,5 рабочих дней
2. Определяем количество дней, фактически отработанных во вредных условиях
Из общего количества рабочих дней вычитаем все рабочие дни, когда сотрудник болел, был в командировке и отпуске. Для этого из периода больничного и основного отпуска нужно вычесть выходные дни.
Для Колосова И. И. расчет фактически отработанных во вредных условиях дней будет выглядеть так: 247 рабочих дней – 2 дня командировки – 14 дней больничного (20 – 6 дней выходных, которые на него выпали) – 20 дней основного отпуска (28 – 8 дней выходных, которые на него выпали) = 211 отработанных дней.
3. Находим количество полных месяцев работы во вредных условиях
Для этого общее количество отработанных во вредных условиях дней делим на среднемесячное количество рабочих дней: 211 дней / 20,5 дней = 10,2 месяца.
Когда в результате подсчетов получается нецелое число, его нужно округлить по правилам математики: если десятая часть меньше 0,5, месяц не засчитывают, больше 0,5 — считают за целый. Исходя из этой логики округляем 10,2 и получаем 10 полных месяцев.
4. Считаем, сколько дней дополнительного отпуска положено работнику
Для этого воспользуемся такой формулой:
Дни доп. отпуска = Продолжительность отпуска за вредность / 12 месяцев × Количество полных месяцев, отработанных во вредных условиях – Отгулянные дни доп. отпуска за вредность
Для Колосова работодатель установил 12 дней отпуска за вредность, поэтому расчет будет следующим:
Дни доп. отпуска = 12 дней / 12 месяцев × 10 отработанных месяцев – 0 дней отгулянного отпуска = 10 дней отпуска.
Если бы Колосов трудился во вредных условиях 11 месяцев и больше, то дополнительный отпуск «за вредность» ему нужно было бы посчитать в полном размере, т.е.12 дней.
Особый характер работы
Перечень работников, которым можно предоставить дополнительный отпуск за особый характер работы, а также его срок и условия определяет Правительство РФ (ст. 118 ТК РФ). Что именно понимать под «особым характером работы», в законе не указано. Есть лишь частные примеры, которые опубликованы в постановлениях. Например, дополнительный отпуск за особый характер работы задокументирован для:
Сколько дней дополнительного отпуска положено
Зависит от конкретных условий и документов, которые их регламентируют. Например, работникам, командированным в Чеченскую республику, положено дополнительно два календарных дня за каждый полный месяц работы, а врачам общей практики — три календарных дня в год.
Работа в условиях Крайнего Севера
Перечень районов Крайнего Севера РФ и приравненных к нему территорий дан в Постановлении Совмина СССР от 10.11.1967 № 1029. Дополнительный отпуск распространяется на всех, кто трудится на этих территориях:
Людям, командированным в районы Крайнего Севера и приравненные местности, дополнительный отдых не положен. Исключение — сотрудники, которые занимаются разведкой нефтегазовых месторождений и организуют экспедиции (п. 4 приложения к приказу Минтруда РСФСР от 22.11.1990 № 2). Будьте внимательны, если командировки имеют признаки вахтового метода (регулярные, продолжительные), суды могут подтвердить право на дополнительный отпуск (обзор, утвержденный Президиумом ВС РФ 26.02.2014).
Когда в районе Крайнего Севера человек работает во вредных и опасных условиях труда, он может взять дополнительные дни за каждый из этих факторов ( ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1).
Сколько дополнительного отпуска положено
Для тех, кто трудится в районах Крайнего Севера — 24 календарных дня. В местностях, приравненных к нему — 16.
Работникам, которые заняты по основному месту работы или совместительству, отпуск предоставляется через шесть месяцев работы у данного работодателя. У вахтовиков продолжительность дополнительного отпуска рассчитывается исходя из количества дней, которые они отработали в северных условиях и потратили на дорогу (ст. 302 ТК РФ). Например, если Голубев И. И. трудился на Чукотке шесть месяцев, а остальное время был дома в Краснодаре, то начислить ему нужно половину установленной законодательством нормы.
Дополнительный отпуск и основной: как разделить
Дополнительный оплачиваемый отпуск можно соединить с основным, также сотрудник может отгулять его отдельно. Обратите внимание, что раз в год сотрудник обязан брать неделимую часть отпуска длиной в 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Выделять ее лучше из основного отпуска, т. к. количество дней в нем фиксировано и, в отличие от дополнительного, не может быть уменьшено из-за длительного больничного или отмены вредных условий труда во время спецоценки.
Еще сотрудник может получить дополнительные дни к основному отпуску авансом. Исключение — отдых за работу во вредных условиях труда, так как его, как мы рассказывали выше, дают за фактически отработанное время (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).
В каких случаях нужно заявление на дополнительный отпуск
Когда сотрудники уходят в дополнительный отпуск по графику, заявление они могут не писать, а работодатель, в свою очередь, должен напомнить о предстоящем отдыхе за две недели (ст. 123 ТК РФ). Если сотрудник отправляется в отпуск вне графика, заявление он написать должен.
Ознакомившись с заявлением, руководитель подписывает приказ о предоставлении дополнительного отпуска на даты, указанные в заявлении. Сотрудника должны ознакомить с приказом.
Можно ли вместо отпуска выплатить деньги
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска больше 28 календарных дней можно заменить денежной компенсацией, если сотрудник напишет заявление. Но для некоторых работников это делать запрещено (ст. 126 ТК РФ):
Если работнику, который трудится во вредных условиях, положено больше семи дней, остальной срок он может не отгуливать, а попросить за него деньги (ст. 117 ТК РФ).
Эксперт: Дмитрий Шафран, руководитель проекта Контур.Персонал
Подготовила Елена Яркина, копирайтер
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Подписка на обзоры и консультационные материалы.
Право-инфо
ПРАВИЛА СЕВЕРНОГО ОТПУСКА (Нюансы учета дополнительного отпуска за работу на Севере)
По материалам журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА»
Определяем продолжительность отпуска
Продолжительность северных отпусков зависит от местности, где трудится работник :
— 24 календарных дня в районах Крайнего Севера;
— 16 календарных дней в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
Правила соединения отпусков
Северяне могут соединять ежегодные отпуска, но не более чем за 2 года. То есть они могут ходить в отпуск не каждый год, а один раз в 2 года. Но продолжительность отпуска при соединении отпусков не должна превышать 6 месяцев. В этот период включается также и время отпуска за свой счет, необходимое на дорогу к месту использования отпуска и обратно.
Пример. Соединение северных ежегодных отпусков
Сотрудник организации, находящейся в Воркуте (район Крайнего Севера), имеет право на следующие отпуска:
— ежегодный дополнительный северный отпуск продолжительностью 24 календарных дня;
Работник не использовал ежегодный отпуск в прошлом году, так как решил соединить отпуска за 2 года. Отпуск ему предоставляется с 1 августа 2016 г.
Для проезда к месту отдыха и обратно ему необходимо 10 календарных дней.
Общая суммарная продолжительность ежегодного отпуска работника составляет 94 календарных дня (56 календ. дн. + 24 календ. дн. + 14 календ. дн.).
При соединении ежегодных отпусков за 2 года общая продолжительность отпуска составит 188 календарных дней.
Первый северный отпуск положен работнику уже через 6 месяцев
Вновь принятым на работу сотрудникам первый дополнительный северный отпуск, как и основной отпуск, может быть предоставлен после 6 месяцев работы в вашей организации (весь дополнительный отпуск или его часть). Однако если нет возможности предоставить отпуск по истечении 6 месяцев, то отпуск нужно предоставить по истечении 11 месяцев работы.
Северный отпуск можно заменить компенсацией без увольнения
А теперь рассмотрим особенности предоставления северных отпусков отдельным категориям работников.
Отпуск родителям при поступлении детей
Совместителям северный отпуск положен на общих основаниях
Совместителям, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, дополнительный отпуск за работу в указанных районах и местностях предоставляется продолжительностью соответственно 24 календарных дня и 16 календарных дней.
За командировку на Север дополнительный отпуск не предоставляется
Вахтовикам положен дополнительный северный отпуск
ст. 321 ТК РФ; ст. 14 Закона от 19.02.93 N 4520-1
статьи 122, 322 ТК РФ
статьи 287, 321 ТК РФ; разд. 5 Обзора, утв. Президиумом ВС 26.02.2014
п. 4 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.11.90 N 2
статьи 302, 321 ТК РФ
п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922
ст. 139 ТК РФ; подп. «л» п. 2, п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922
Полный текст статьи читайте в журнале «Главная книга» 2016, N 14
По вопросу расчета времени проезда сотрудников к месту проведения отпуска и обратно на личном автотранспорте
В соответствии с частью 5 статьи 56 Закона о службе основной отпуск, отпуск по личным обстоятельствам, отпуск по окончании образовательной организации высшего образования МВД России и отпуск, предоставленный сотруднику органов внутренних дел в год поступления на службу в органы внутренних дел продолжительностью 10 календарных дней и более, увеличиваются на количество календарных дней, необходимых для проезда к месту проведения отпуска и обратно с учетом вида транспорта, но не менее чем на одни сутки в один конец.
В настоящее время порядок расчета времени проезда сотрудников к месту проведения отпуска и обратно законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации не определен.
Вместе с тем полагаем, что расчет времени проезда необходимо производить согласно предполагаемому времени нахождения в пути, которое затратит сотрудник при следовании к месту проведения отпуска и обратно в зависимости от конкретного вида транспорта, используемого сотрудником, по маршруту прямого беспересадочного сообщения, но не более фактически затрачиваемого времени.
На основании разъяснений, подготовленных совместно с ФЭД и ГУТ МВД России (письмо МВД России от 17 октября 2013 г. № 14/6621), в случае проезда к месту проведения отпуска личным автомобильным транспортом информацию по расчету кратчайшего расстояния между населенными пунктами и времени в пути можно получить на официальном сайте Росавтодора (http://rosavtodor.ru) в разделе «Дороги России».
Пунктом 19 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15, установлено, что не позже, чем через четыре часа управления автомобилем водитель обязан сделать специальный перерыв для отдыха от управления автомобилем в пути продолжительностью не менее 15 минут, в дальнейшем перерывы такой продолжительности предусматриваются не более чем через каждые 2 часа. В том случае, когда время предоставления специального перерыва совпадает со временем предоставления перерыва для отдыха и питания, специальный перерыв не предоставляется.
С учетом изложенного полагаем, что при расчете времени проезда сотрудника к месту проведения отпуска и обратно необходимо учитывать суммарное время непрерывного движения и отдыха в каждом конкретном случае индивидуально.
Как работодателю рассчитать время в пути, на которое нужно предоставить работнику дни отпуска для поездки в отпуск из районов Крайнего Севера?
О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях
Вопрос
Просим дать пояснения по следующему вопросу. Сотрудник, работающий в районах Крайнего Севера, едет в отпуск на личном автомобиле. Согласно п. 3 ст. 322 ТК РФ работник дополнительно берет дни отпуска без сохранения заработной платы, необходимые для проезда к месту использования отпуска и обратно.
Вопрос: как рассчитать время в пути, на которое работодатель должен предоставить дни отпуска? Какими документами подтверждается время в пути, входит ли в него время на остановку, отдых, ночлег? Согласно ЛНА и ст. 322 ТК РФ время в пути включается в стаж работы, дающий право на отпуск и получение льгот.
Ответ
Работодатель не обязан рассчитывать время в пути для определения количества дней отпуска без сохранения заработной платы.
Работодатель должен проследить общую продолжительность предоставляемых отпусков, чтобы не допустить превышения продолжительности шесть месяцев.
Работник самостоятельно определяет необходимое количество дней отпуска без сохранения заработной платы, необходимых ему для проезда к месту использования отпуска и обратно.
Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения ровно такой продолжительности, которая необходима работнику для проезда к месту использования отпуска и обратно.
При этом на законодательном уровне не определен перечень документов для подтверждения времени в пути и не установлено, какие периоды включаются, а какие нет.
Обоснование
Полное или частичное соединение ежегодных оплачиваемых отпусков лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, как и другим работникам, допускается не более чем за два года. Однако общая продолжительность предоставляемого им отпуска не должна превышать шести месяцев, включая время отпуска без сохранения заработной платы, необходимого для проезда к месту использования отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 ТК РФ).
Неиспользованная часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая шесть месяцев, присоединяется к очередному ежегодному оплачиваемому отпуску на следующий год (ч. 4 ст. 322 ТК РФ).
Время, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно один раз в два года, не засчитывается работнику в срок отпуска и определяется по тому виду транспорта, которым работник воспользовался (пункт 38 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утвержденной приказом Минтруда РСФСР от 22 ноября 1990 г. N 2). Заработная плата за это время не сохраняется. Указанное время включается в стаж работы, дающий право на отпуск и получение льгот.
Часть 1 ст. 423 ТК РФ устанавливает, что впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты Российской Федерации, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией Российской Федерации, Постановлением Верховного Совета РСФСР от 12 декабря 1991 года N 2014-1 «О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств», применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ.
Таким образом, при полном или частичном соединении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на основании их заявления должен быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы на время, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно. Работники самостоятельно определяют необходимое количество дней отпуска без сохранения заработной платы.
Из содержания приведенных выше норм следует, что время отпуска подлежит увеличению на количество календарных дней, необходимых для проезда к месту проведения отпуска и обратно с учетом вида транспорта, который будет использовать сотрудник, при этом, дни проезда к месту проведения отпуска и обратно не являются днями основного отпуска.
О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях
Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить
Каждый год работодатель должен отпустить сотрудника в отпуск. Звучит легко, а на деле там опять куча бумажек и определенная последовательность действий. Разбираемся с этим.
Михаил Кратов
Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам отпуск — 28 дней, его можно взять частями в течение года. В это время сотрудник не работает, но за ним в компании сохраняют рабочее место и средний заработок.
Если компания не предоставит отпуск или не оплатит его, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, а компания получит штраф.
В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных.
Кто получает отпуск
По закону отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.
Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу.
Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2019 года, его рабочий год — с 10 октября 2019 года по 9 октября 2020 года. За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2020 года.
Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счёт. Например, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.
В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право. Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.
В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:
Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя.
Сколько длится отпуск и как его предоставлять
У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней. Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день. Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить из на части. Главное, чтобы одна из частей не была менее 14 дней.
Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу. По сути это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против.
Как оформить отпуск
Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.
Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу. Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:
Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график.
График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.
Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против.
График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб. до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.
График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.
Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.
Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.
С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.
Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.
Сотрудник не согласовал с работодателем перенос отпуска, и его уволили
Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска. С руководителем согласовал это устно.
Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул. Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным. Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавал, и вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика. Увольнение посчитали законным.
Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так:
Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.
Если отпуск по графику, иногда компании отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.
Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник.
На основании приказа составляют записку-расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.
Как рассчитать отпускные
Отпускные рассчитывают по формуле:
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска
Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок. И тут два шага:
Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.
Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.
В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки.
Годовая премия, которая относится к расчетному периоду — учтут полностью.
Например, менеджер уходит в отпуск с 01.04.2021. Расчетный период — с 01.04.2020 по 31.03.2021. За этот период ему начислили две годовые премии:
за 2019 год — в мае 2020 года;
за 2020 год — в марте 2021 года.
При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2020 год. Годовая премия за 2019 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.
Квартальную премию учитывают по такому правилу: если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью.
Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте.
Премии к праздникам — не включают.
Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.
Рассчитать сколько дней отработано. Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы за год или нет. Например, в дни сотрудник мог болеть или быть в командировке. А выходные и праздники значения не имеют. Например, человек не болел в январе, но, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.
Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так:
Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.
У сотрудника отпуск с 15 апреля 2021 года. Расчетный период с 1 апреля 2020 года по 31 марта 2021 года отработан полностью. Доход за это время — 1 110 000 ₽.
Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽.
Если сотрудник не работал дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.
Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах)
Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2021 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.
Расчетный период — год до отпуска: с 1 июля 2020 года по 30 июня 2021 года. В это время сотрудник:
был в отпуске в августе 2020 года — 7 календарных дней; был в командировке в декабре 2020 года — 9 дней; был на больничном в феврале 2021 года — 7 календарных дней.
Полностью отработанные месяцы рабочего года:
— в 2020 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь;
— в 2021 году: январь, март, апрель, май, июнь.
Не полностью отработанные месяцы рабочего года:
— в 2020 году: август, декабрь;
— в 2021 году: февраль.
Количество дней в не полностью отработанных месяцах:
в августе 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня;
в декабре 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня;
в феврале 2021 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.
Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.
Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.
Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2021 году это 17 792 ₽.
Как выплатить отпускные
Выплатить отпускные нужно минимум за три календарных дня до начала отпуска, причем первый день отпуска сюда не входит.
Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого.
Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой.
В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные.
Главное — не нарушить сроки выплаты.
Какие налоги и взносы нужно уплатить
Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы. Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание.
НДФЛ — со всей суммы отпускных. Сотрудник получает отпускные за минусом налога. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца.
Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.
Страховые взносы — платит работодатель. Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены. Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.
Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.
Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании. При методе начисления учитывают одним из двух способов:
1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.
Компания «Альфа» применяет метод начисления. Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.
Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.
В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:
2. Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва.
Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию. Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры.
Налог при УСН «Доходы минус расходы». Отпускные с НФДЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату уплаты в бюджет.
Когда отпуск можно продлить или перенести
Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:
Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.
Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным.
Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.
Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление.
Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.
Когда можно отозвать из отпуска
Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие. Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.
Нельзя просить прервать отпуск:
Это нарушение закона, можно получить штраф.
Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется отдать дни, которые он не догулял. Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года.
Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано. Рекомендуем оформлять так.
Шаг 1. Получить от сотрудника согласие прервать отпуск. Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку. Можно, например, в такой форме.
Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по эл. почте или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно. Вот пример уведомления сотрудника.
Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме. В приказе указывают:
Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так:
Шаг 3. Внести изменения в график отпусков. графу 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.
В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска.
Шаг 4. Оформить личную карточку по форме Т-2. Информацию об отзыве из отпуска можно указать в разделе VIII.
Если работодатель перенес часть отпуска, информацию в графах 1—3 и 5 не меняют. В графах 4 и 6 одной чертой зачеркивают записи и ниже либо на следующей строке вписывают количество отгулянных дней отпуска и дату его окончания с учетом вызова на работу. Графу 7 дополняют реквизитами приказа, на основании которого часть отпуска перенесли.
Если работодатель перенес весь отпуск, в графах 1—7 информацию об отпуске зачеркивают одной чертой, а рядом с графой 7 или под ней указывают, например, реквизиты приказа об отмене приказа об отпуске.
Сотрудник, который внес изменения, ставит свою подпись под новыми записями.
Шаг 5. Внести изменения в табель учета рабочего времени. Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09». Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».
Шаг 6. Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных. Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные исходя из уменьшенного количества дней отпуска.
Если сотрудник не вернет отпускные за неиспользованные дни отпуска, их нужно зачесть в счет зарплаты, а НДФЛ с зарплаты уплатить в бюджет за вычетом налога, который перечислили ранее с излишних отпускных.
Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией
Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:
Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня. 28 дней он отгулял, а 4 дня — нет. Поэтому эти 4 дня перенесли на 2021 год.
Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2020 год и 32 дня за 2021 год. Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий.
Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:
Право на отпуск при увольнении работника
Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска. Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель.
Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.
Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.
Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.
Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление. Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.
Штрафы за нарушения по отпускам
Компания может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск. Исключение — если компания ликвидируется или ИП закрывается.