sap ariba что это
Достучаться до небес: управляем закупками в облаке с помощью SAP Ariba
Сегодня нам хочется поговорить о семействе решений SAP Ariba, которые предлагают интересные технологии для развития процесса взаимодействия между компаниями в области закупок. В этом посте мы коснемся принципов работы относительно нового для России решения на платформе SAP и поговорим о парочке уже реализованных проектов с готовыми результатами.
Источник
Если говорить кратко, то в 2012 году компанию Ariba приобрел SAP. И на то были веские причины. В основе семейства продуктов Ariba лежит Ariba Network – глобальная бизнес-сеть, которая демонстрирует высокую динамику развития и на сегодняшний день уже «пустила корни» в России. В Ariba Network зарегистрировано более 2,5 миллионов компаний, и каждый год через нее проходит 50 миллиардов долларов платежей. Согласитесь, любопытный актив для работы на международном уровне? Однако нам, специалистам компании НОРБИТ, как российскому интегратору, который входит в группу ЛАНИТ и вносит большой вклад в ее первые позиции в авторитетных рейтингах рынка ИТ-услуг (кстати, вот результаты самого свежего исследования IDC), было интереснее всего разобраться, чем SAP Ariba может быть полезна в нашей стране.
Проблема закупок
В России сфера закупок – одна из самых зарегулированных в мире. На законодательном уровне постоянно появляются изменения и дополнения нормативной базы, которые касаются государственных закупок и закупок компаний с государственным участием. Поэтому нужно постоянно актуализировать бизнес-процессы и менять взаимодействие с внутренними и внешними информационными системами. Как вы понимаете, это требует значительных трудовых и финансовых затрат.
Расходы получаются значительными. Проанализировав опубликованные планы различных организаций на развитие и сопровождение процессов закупочной деятельности, мы пришли к выводу, что крупные компании тратят на это от нескольких миллионов до нескольких десятков миллионов рублей в год, а у некоторых затраты превышают и 100 млн рублей на поддержку закупочной деятельности. И это не считая дополнительных затрат на содержание штата специалистов, обеспечивающих поддержку.
Но самая большая проблема заключается в том, что теряется драгоценное время, и оперативное реагирование на меняющуюся ситуацию становится невозможным. В результате компании оказываются заложниками сложных циклов бюджетирования, процедур выбора поставщиков и требований к документации (по ГОСТ), даже в случае доработки отдельных функций решения и оптимизаций. Существующий акцент на поддержании операционного контура во многом не позволяет сконцентрироваться на решении других актуальных проблем, и в этом контексте SAP Ariba может оказаться очень полезным решением для изменения «правил игры».
Динамика бизнес-процессов в системе позволяет провести модернизацию процедуры закупок, в том числе решая актуальные потребности отдела закупок:
Из-за этого возникает потребность в разработке или внедрении готового единого инструмента для управления закупками и его интеграции с различными ИТ-системами компании — от ERP и бухгалтерии до склада и логистики. И часто оказывается, что нужно изменить всю цепочку передачи данных и согласований. Ведь если упрощенно представить типовой процесс закупок, он будет выглядеть примерно так:
Как вы можете видеть, работа с документацией многократно переходит от одного подразделения к другому, проводится несколько циклов согласования, не всегда формализована зона ответственности и попытка внедрить ИТ-решение, которое объединит все процессы, связанные с закупками в текущем виде, превращается в настоящий ад. Гораздо проще было бы создать схему, при которой не требуется многократная передача документов друг другу и множество согласований — чтобы ИТ-инструмент сам регламентировал все процессы и помогал проводить закупки с большей эффективностью.
Такая же проблема возникает у российских компаний при взаимодействии с контрагентами. Для этого обычно разрабатываются, а потом на протяжении многих лет поддерживаются различные решения по организации взаимодействия с поставщиками: интеграция с электронными площадками, разработка порталов поставщиков, подключение к маркет-плейсам, взаимодействие с операторами электронного обмена информации и так далее. Вместо этого использование SAP Ariba Network позволяет исключить посредников, сократить расходы на интеграцию и сопровождение сложных процессов взаимодействия с поставщиками, а также сформировать единое информационное пространство для взаимодействия всех участников процесса как внутренних, так внешних.
Стоит ли изобретать велосипед?
SAP Ariba содержит шаблоны, которые уже успели обкатать на себе другие компании. Система постоянно обогащается новыми подходами к закупочной деятельности для компаний различного размера и отраслевой принадлежности, которые сохраняются участниками как наборы бизнес-правил. Говоря другими словами, SAP Ariba позволяет вести закупки согласно уже имеющимся регламентам, но учитывая положительный опыт проведения закупок другими организациями, а также автоматизировать процессы проведения тендеров и выставления счетов. Как пример уже заложенных практик закупочной деятельности ниже представлена типовая структура компании с централизованной системой управления закупками на базе Ariba.
Плюс заключается в том, что здесь ничего не нужно интегрировать — все интерфейсы уже реализованы, а процессы согласования поддерживаются внутри системы. Например, одна достаточно крупная финансовая группа столкнулась с проблемами в вопросах заключения контрактов. Исторически в организации сложилась практика различных подходов в работе с контрактами, В результате их количество достигло 240 видов, а цикл заключения каждого нового соглашения стал занимать несколько месяцев. При этом у компании насчитывается на сегодняшний день более 6 000 клиентов и свыше 25 000 активных контрактов, требующих администрирования.
На базе SAP Ariba нам удалось поэтапно перейти на типовые контракты, а также создать единый реестр и перенести в него все контрактные данные. На самом деле для решения вопроса был использован всего один модуль решения — SAP Ariba Contract Management. Вместе с формированием типовых договоров и миграцией данных, его внедрение заняло всего 5 месяцев. А уже через год 55% договоров в компании стали типовыми, для них было создано 6 универсальных схем согласования, а время заключения договоров в среднем сократилось на 32%.
Другой показательный пример — крупная транспортная компания, в которой работает более 6 000 сотрудников, включая региональные подразделения. По мере роста организации отсутствие единой цифровой схемы закупок привело к увеличению затрат на обслуживание заказов и счетов (которых было порядка 250 000 и 420 000 в год). Для решения задач этого заказчика использовались уже четыре компонента — Ariba Supplier Management, Ariba P2P с интеграцией в ERP-систему, Ariba Sourcing и Ariba Spend Visibility.
Внедрение всей системы заняло 6 месяцев, за которые компания получила готовое решение для электронного проведения закупок и оптимизации работы с контрагентами. Всего к системе были подключены 350 пользователей, а результаты оказались следующими: затраты уменьшились на 8,5% за первый год работы, количество поставщиков уменьшилось на 14%, время закупки сократилось на 48%, а эффективность сотрудников выросла на 40%.
Если предметно говорить о внедренных модулях, то они решают у заказчика следующие задачи.
Интересный потенциал
По итогам уже реализованных и находящихся в стадии внедрения проектов мы обнаружили интересную особенность SAP Ariba. Эта система позволяет достаточно быстро оптимизировать процессы управления закупками, предлагая при этом целый ряд дополнительных «плюшек», которые могли бы и не внедряться компаниями, но оказываются весьма полезны на практике.
Во-первых, Ariba открывает доступ к международным процессам закупок и позволяет поставщикам предложить свои услуги компаниям в регионах, о которых они даже не задумывались. В свою очередь, российские компании могут найти новых, но при этом уже проверенных поставщиков, например, в Китае, и заключить более выгодные контракты.
Во-вторых, Ariba позволяет оценивать риски, которые могут возникнуть из-за проблем у поставщиков. Интеллектуальная система анализирует данные из более сотни тысяч источников и информирует о том, что кто-то из ваших поставщиков столкнулся с проблемой. В частности, можно моментально остановить закупки у него, чтобы серьезная проблема не коснулась вашей компании.
В-третьих, автоматические инструменты подготовки контрактов помогают обеспечить соответствие требованиям регуляторов в зависимости от региона, в котором работает компания, а также выставлять счета согласно правилам местных налоговых органов. Уже созданная разработчиками система уведомлений и напоминаний информирует о необходимых действиях всех участников согласования и аудиторов, сокращая сроки выполнения бюрократических процедур.
Наконец, пятый плюс — это возможность расширения функций Ariba на базе SAP Cloud Platform. Благодаря облачной платформе SAP систему можно адаптировать под практически любую специфику, причем не попадая в зависимость от конкретной компании, осуществляющей доработку. А уже встроенная в решение бизнес-ориентированная система администрирования процессов, позволяющая осуществлять настройку и имплементацию бизнес-процессов без привлечения специалистов ИТ-подразделений.
В то же время, учитывая что решения SAP Ariba не так давно внедряются на российском рынке, существуют направления, по которым функциональность SAP Ariba может потребовать дополнительной адаптации в российских компаниях под требования регулирующих документов. Дорабатывать систему придется при организации юридически значимого документооборота с учетом требований ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и подключении к оператору обмена электронными документами. Также к Ariba придется «прикручивать» сервисы сбора информации по поставщикам, учитывающие российскую практику (данные ЕГРЮЛ, информацию ФНС, реестры недобросовестных поставщиков и др.).
Впрочем, интересных особенностей у системы оказалось достаточно много, если уважаемая Хабр-аудитория захочет узнать о том, как организованы процессы управления рисками, передачи информации, интеграции и другие элементы архитектуры успешного в мире и достаточно нового для России решения, мы расскажем о них в следующих постах.
Решения коллаборативной коммерции для всего закупочного процесса
Эффективно и безопасно делитесь информацией и процессами с поставщиками и торговыми партнерами на Ariba Network — где и когда угодно.
Облачные решения SAP Ariba упрощают сотрудничество и создают новые конкурентные преимущества.
SAP Ariba — это способ взаимодействия компаний и ведения бизнеса при помощи лучших на рынке решений для коллаборативной коммерции и Ariba Network. Мы помогаем закупщикам и поставщикам в более чем 2,5 миллионах компаний из 190 стран мира открывать для себя новые возможности, заключать сделки и развивать отношения.
Теперь вы можете управлять всем закупочным процессом. При этом вы контролируете расходы, определяя источники экономии средств, и формируете эффективную цепочку поставок.
Ознакомьтесь с решениями SAP Ariba и станьте частью этой динамичной электронной торговой площадки, где каждый день в сфере коллаборативной коммерции заключаются сделки на 2,5 миллиона долларов США.
Обзор наших решений
Решение Procure-to-Pay
Контролируйте расходы и снижайте риски при помощи этого решения для управления процессом от закупки до оплаты, которое задает стандарты для всех остальных предложений для сферы закупок.
Управление контрактами
Решение SAP Ariba для управления контрактами позволяет организовать центральное хранилище контрактов, повысить уровень соблюдения различных требований и не только.
Решения SAP Ariba Sourcing
Выбирайте поставщиков услуг, вспомогательных и основных материалов, используя SAP Ariba Sourcing и SAP Ariba Strategic Sourcing Suite.
Управление жизненным циклом поставщиков
Решение SAP Ariba для управления жизненным циклом поставщиков интегрировано с закупочными процессами, что позволяет отдавать приоритет предпочитаемым поставщикам и обеспечивать соответствие требованиям по всей базе поставщиков.
SAP Ariba Spend Analysis
Структурируйте все данные по расходам из различных систем и упростите процессы выявления и категоризации потенциальных источников поставок.
Решения SAP Ariba помогают сделать закупочные процессы проще и удобнее.
Теперь вы можете управлять всем процессом закупок, от выбора поставщика до расчета с ним. При этом вы контролируете расходы, определяя источники экономии средств, и формируете эффективную цепочку поставок.
Решения
Ознакомьтесь с объемным портфелем решений SAP Ariba и узнайте, как в SAP Ariba внедряются быстрые инновации, позволяющие сделать процессы закупок, выполнения заказов и управления финансами в цепочке поставок простыми и удобными. Мы устраняем сложность и предлагаем закупщикам и поставщикам инструменты для управления всем процессом, от выбора поставщика до проведения расчетов, — и все это в одном решении.
SAP Ariba — это открытость. Решения SAP Ariba открыты для всех систем и всех типов товаров и услуг. Они предлагают инновационные возможности подключения к самой крупной в мире сети закупщиков и поставщиков, сотрудничества с нужными бизнес-партнерами и расширения вашей системы необходимыми приложениями и дополнениями.
SAP Ariba — это инновации. SAP Ariba предлагает комплексную автоматизированную систему, которая устраняет сложность и позволяет закупщикам и поставщикам управлять всеми аспектами деятельности, от контрактов до платежей, в рамках единого решения.
SAP — это простота. SAP Ariba предоставляет аналитическую информацию, необходимую для формирования долгосрочных и доверительных отношений с нужными бизнес-партнерами. При этом установленные настройки автоматически управляют эффективным и безошибочным процессом обработки транзакций.
Обзор решений
В объемный портфель SAP Ariba входят решения для управления поставщиками, стратегического выбора поставщиков, закупок и многие другие.
Ariba Network: аккаунты и цены
SAP Ariba предлагает два вида аккаунтов для сети Ariba Network, чтобы помочь вам достигнуть намеченных целей в области электронной коммерции и продаж, сократить затраты на обработку и укрепить взаимоотношения с вашими клиентами.
Стандартный или корпоративный аккаунт — выбор за вами
У поставщиков сети Ariba Network имеется на выбор два вида аккаунтов. Выбор оптимального вида аккаунта зависит от вашей бизнес-модели и стратегий достижения поставленных целей в области электронной коммерции и продаж.
1. Стандартный аккаунт: базовая функциональность, абсолютно бесплатен для поставщиков
Используйте для работы с клиентами по цифровым каналам стандартный инструментарий электронной почты, сокращая при этом затраты. Кроме того, вы получаете обзорность сроков ожидаемых платежей от клиентов. Стандартный аккаунт позволяет:
2. Корпоративный аккаунт: расширенные возможности для трансформации бизнеса
Корпоративный аккаунт содержит всю функциональность стандартного аккаунта, а также возможности для развития и укрепления бизнеса в сети Ariba Network. Корпоративный аккаунт открывает компании все преимущества полной интеграции с ERP, которая позволяет использовать автоматизированные потоки операций, сократить циклы продаж и выполнения заказов, а также уменьшить количество ошибок. Среди дополнительных преимуществ:
Корпоративный аккаунт: подписки и цены
Уровни подписки и цены для корпоративного аккаунта зависят от числа документов и объема транзакций вашей компании в сети Ariba Network. При повышении уровня транзакций в сети Ariba Network будут расти и объемы вашего бизнеса в сети, размер сборов будет при этом корректироваться соответственно. Преимущества, получаемые поставщиками от использования сети Ariba Network, всегда превышают связанные с этим сборы. Чтобы узнать больше, скачайте краткое описание для своего региона:
Управление закупками и взаимодействие с поставщиками на платформе SAP Ariba
Стремитесь к оптимизации и повышении эффективности закупочного процесса и желаете использовать всеми преимуществами цифровизации? Предлагаем вам комплексную автоматизацию закупочного процесса на платформе SAP Ariba – облачного решения для управления закупками и взаимодействия с поставщиками. Мы обладаем большим опытом по автоматизации закупочного процесса в крупных холдингах и территориально-распределенных компаниях. Команда наших экспертов имеет сертификаты по SAP Ariba Sourcing, SAP Ariba Procure-to-Pay и многим другим модулям. Нас отличает глубокая экспертиза и знание методологии закупочного процесса, основанные на мировом опыте и с учетом особенностей законодательства России и Казахстана.
Автоматизируйте и повысьте эффективность процесса управления закупками с решением от SAP
SAP Ariba – это облачная платформа для оптимизации закупок и взаимодействия с поставщиками через бизнес-сеть Ariba Network, объединяющую более 2,5 миллионов компаний. Решение состоит из нескольких модулей, предоставляющих богатые функциональные возможности для проведения закупочных процедур, выбора поставщика на основе анализа множества критериев, управления взаимоотношениями с поставщиками и отслеживания KPI, управления договорами и контроля оплаты, проведения закупок на основе каталогов и анализа эффективности закупок.
Бизнес-выгоды от использования платформы SAP Ariba
50% ошибок в закупочных документах;
15% стоимости закупок;
70% операционных затрат на процесс закупки;
100% затрат на бумажное делопроизводство.
*По результатам исследования SAP.
Преимущества платформы SAP Ariba
SAP Ariba открыта для всех видов товаров и услуг, предоставляя инновационные способы подключения к крупнейшей в мире сети покупателей и поставщиков Ariba Network, объединяющей более 2,5 миллионов компаний по всему миру.
SAP Ariba предлагает возможность реализации процесса стратегических (pre-award) и операционных (post-award) закупок в одном решении.
SAP Ariba является единой платформой, позволяющей покупателям и поставщикам управлять всей цепочкой закупочного бизнес-процесса: от проведения закупочных процедур и согласования контрактов до оформления заказов и платежей в одном месте. Модульная архитектура позволяет планировать внедрение проекта в оптимальном для компании режиме.
SAP Ariba предлагает легкую интеграцию с существующим ИТ-ландшафтом компании (как с SAP ERP, так и системами других производителей) посредством веб-сервисов и передачи csv-файлов.
Модули платформы SAP Ariba
SAP Ariba – «Анализ затрат»
Типовые проблемы
Функционал модуля SAP Ariba «Анализ затрат»
Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba «Анализ затрат»
Эффективность. Прозрачность всех процессов закупки. Контроль текущих операций и их статусов. Консолидированная информация о затратах на закупки по всей компании в разных разрезах.
Возможности. Инструменты по извлечению и агрегации данных из систем SAP, а также систем других производителей. Мощный инструмент по созданию пользовательских отчетов для анализа затрат.
Выгоды. Управляемость процесса закупок. Выявление ключевых факторов экономии затрат. Оптимизация стратегии снабжения.
SAP Ariba Sourcing – «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»
Модуль обеспечивает эффективность процесса закупки на всех его этапах: от создания проекта закупки, подготовки закупочной процедуры, подготовки ценовых и неценовых критериев выбора, сравнения и оценки предложений поставщиков до утверждения результатов конкурсным комитетом.
Типовые проблемы
Функционал модуля SAP Ariba Sourcing «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»
Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba Sourcing «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»
Сокращение затрат. Снижение закупочных цен за счет расширения круга поставщиков, усиления переговорной позиции.
Сокращение цикла снабжения. Сокращение сроков обработки документов за счет исключения бумажного документооборота и электронного взаимодействия с поставщиками.
Контроль. Контроль и мониторинг тендерных процедур, защищенный доступ к предложениям поставщиков.
SAP Ariba SIPM – «Управление поставщиками»
Модуль SAP Ariba SIPM обеспечивает совместное управление и контроль за эффективностью взаимодействия с поставщиками и связанными рисками.
Типовые проблемы
Функционал модуля SAP Ariba SIPM «Управление поставщиками»
Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba SIPM «Управление поставщиками»
Аналитика. Централизация всей информации по поставщикам в единой базе данных. Средства аттестации поставщиков позволяют своевременно и оперативно выявлять ненадежных поставщиков, что позволяет повысить качество продукции.
Облегчение работы с поставщиками. Самостоятельное ведение поставщиками собственных данных существенно облегчает задачи сотрудников по управлению справочной информацией.
Расширение круга поставщиков. Удобные и легкие средства самостоятельной регистрации облегчают новым поставщикам возможность предоставления своих услуг.
SAP Ariba Contract Management – «Управление контрактами»
Модуль SAP Ariba Contract Management «Управление контрактами» необходим для управления всем жизненным циклом договоров и сопутствующих документов: созданием на основании преднастроенных шаблонов, согласованием и хранением. SAP Ariba Contract Management предоставляет возможность совместной работы с документами как сотрудникам компании, так и сотрудникам поставщиков.
Типовые проблемы
Функционал модуля SAP Ariba Contract Management «Управление контрактами»
Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba Contract Management «Управление контрактами»
Эффективность. Сокращение сроков подготовки документов за счет наличия шаблонов контрактов и электронного согласования документов.
Контроль и аналитика. Контроль исполнения условий контрактов, быстрый доступ к аналитическим отчетам.
Единая база документов. Централизованное хранение контрактов и дополнительных соглашений. Ролевой доступ к контрактам соответствующих служб предприятия.