procurement management что это
Прокьюремент
Содержание
Определение прокьюремента
Цель и задачи
Целью П. является наиболее эффективное удовлетворение объективных потребностей, для чего перед П. стоят три основных цели:
• Правильное определение и планирование потребностей в ресурсах.
• Своевременный выбор оптимального предложения требуемых ресурсов из существующих на рынке.
• Эффективное использование имеющихся ресурсов.
Принципы
П. базируется на ряде основополагающих принципов, таких как:
•открытость и прозрачность— Информация о проведении закупок должна быть общедоступной для потенциальных контрагентов. Это означает, что контрагенты должны иметь достаточно времени на подготовку своих коммерческих предложений и четко представлять процедуру и требования к квалификации и критерии, определения победителей. Все реализуемые процедуры и принимаемые решения должны быть прозрачными для контролирующего органа (подразделения), а следовательно, они должны документироваться, с четким изложением мотивировки выбора и иных действий организатора закупки.
•конкурентность— За исключением особых случаев, выбор контрагента должен проводится на принципах состязательности – поставщики должны конкурировать за получение заказа. Однако конкуренция не обязана быть абсолютной – к участию в закупочных процедурах должны допускаться только поставщики, отвечающие требованиям заказчика в части квалификации и надежности. Количество поставщиков, участвующих в закупке также можно ограничивать «квалификационным барьером».
Государственный прокьюремент/публичный прокьюремент/госзакупки
Procurement management что это
Ниже мы публикуем перевод статьи эксперта по закупкам Джоэла Колина Деммерса о различиях между понятиями purchasing и procurement, опубликованную в его блоге 30 января 2019 года.
Не счесть сколько раз я слышал, когда purchasing (назовем условно «снабжение») и procurement (закупочная функция) использовали как синонимы. И хотя концептуально эти термины относятся к одной и той же сфере, важно понимать тонкую грань между ними, когда занудствуешь в профессиональных дискуссиях. Я ведь не единственный, кто так делает? А если серьезно, то различие настолько важно, что в 2014 году Королевский институт закупок и снабжения (CIPS) изменил расшифровку своего сокращения «P» с Purchasing на Procurement. Использование правильного термина в обсуждениях — это вопрос правильности его понимания при попытках конкретизировать значение, когда речь идет о других специалистах по закупкам.
Определение терминов
Термин procurement (закупочная функция) я определяю как полный комплекс стратегических, тактических и рабочих процессов, которые используют компании для оптимизации конечных результатов при поставках необходимых товаров и услуг третьих сторон, включая:
С другой стороны, purchasing (снабжение) — это реактивный процесс транзакций, который начинается с заявки и заканчивается оплатой счета-фактуры поставщику. Включает:
По сути, компания может проводить закупки, не осуществляя полноценную закупочную функцию (хотя тут я бы поспорил, сказав, что так делать не следует!), но обратное — невозможно.
Purchasing (снабжение) это процесс, а procurement (закупки) – это функция.
Чтобы еще лучше представить это различие, CIPS подчеркивают, что цель функции procurement – обеспечить бизнесу следующие преимущества:
И наоборот, процесс purchasing направлен просто на то, чтобы доставить нужные товары или услуги в нужное место в нужное время за адекватную цену.
Почему это важно?
Если в вашей компании имеет место процесс purchasing вместо функции procurement, во многом это говорит об относительной значимости данной функции в организации, что влияет на сотрудников, потенциальный наем, восприятие поставщиками и отраслью уровня зрелости ваших закупок.
Кроме того, если вы стремитесь к успеху в создании четкой и эффективной политики корпоративных закупок, определение терминов имеет решающее значение. Правила можно эффективно определить и впоследствии применять только, если существует общий язык между вами и вовлеченными в ваши процессы сторонами. Если они хотят оставаться вовлеченными и рассматривают закупки как ценную функцию, вам нужно упростить их интеграцию в ваш мир.
Purchasing — это про транзакции, которые дают вам то, что вы хотите, когда вам это нужно.
Procurement — это выстраивание долгосрочных взаимовыгодных отношений с партнерами, чтобы вся цепь поставок функционировала на следующем уровне; это про максимизацию ценности для компании.
Чтобы начать совершать процесс закупок, а не заниматься снабжением, все, что вам нужно сделать в контексте закупочных решений – это начать думать в направлении «почему?» в дополнение к логистическому «как?». Если вы уже так делаете, начните интегрировать методологию, демонстрирующую это, в вашу организацию (бизнес-процессы, терминология, описание ролей и т. д.).
Остальное последует.
А в вашей компании что преобладает — «снабжение» или «закупки»? Чувствуете ли вы, что это отражает общую зрелость функций? Думаете ли вы по схеме «почему» в контексте ваших закупочных решений?
What is procurement management and why is it so important?
Summary
When you have a small team, choosing tools that you want to use for your day-to-day is as easy as knowing what you want and then purchasing it.
But when companies start to grow, this process may become unsustainable. The need for tools becomes more complex and companies want to minimize the amount of risk they take on when working with a potential partner.
This is why companies have teams dedicated to the procurement process.
What is procurement management?
Procurement management is the process of obtaining goods or services for a business through the acts of purchasing, renting, or contracting with an external resource to complete a project.
This process involves a variety of procurement activities, which can include identifying the needs of a project, sourcing potential options, submitting a request for proposals (RFPs) if needed, and administering procurements back to the team. This process may be done by a team separate from the one requesting the product or service in an effort to protect the company from any potential risk. However, always check with your internal legal team to confirm the specific procurement process at your organization.
Procurement teams are typically experts in contract management. Your internal procurement team will likely be the one responsible for negotiating contracts to best fit your company’s needs, negotiating pricing and packaging information with your potential partner, and running a risk analysis to protect your company from any potential threats.
There are typically two main sides to procurement: the front-end strategic sourcing and the operational side of procurement management.
Front-end sourcing is how the team goes about identifying the different partners and businesses that your company wants to work with. This process usually involves setting minimum qualifications that potential vendors should meet and identifying why the company needs to bring a third-party vendor in for a project.
The operational component of procurement management is the individual steps a company needs to take to begin working with a third party. These steps vary depending on your internal company practices, but they may include using purchase orders, submitting RFPs, choosing bidders, or going through a quoting process.
4 steps of the procurement process
There are four main steps that procurement teams will take in a procurement management process. Here is a basic outline of how a procurement project team would go through the steps of procuring materials required to complete a project. Always check with your internal legal team for guidance on your company’s procurement practices and policies.
1. Create a procurement management plan
This is the initial stage of procurement management. Procurement teams typically work with stakeholders to identify what resources the team needs to complete a project. The procurement team will look at the overall project as a whole and identify potential solutions. Tools like procurement management systems or work management systems can help your procurement team keep important documents like RFPs and purchase requisitions in the same place.
Your internal procurement professionals will likely evaluate resources the company currently has on hand in comparison to what the team is looking for. If it’s more cost-effective to use resources that the team has on hand, they will likely suggest it in addition to negotiating costs down when they discuss options with bidders.
This stage will also answer basic questions about the procurement plan. These questions may include:
Do stakeholders need this resource by a specific date?
Will there be a specific process for how the team evaluates different options?
Will your team release an RFP to potential suppliers?
2. Conduct procurements
During this stage, the procurement team will typically execute on a decision. Your internal legal team will guide you on how to gather bids and help your team evaluate the different options available.
Look to your internal team for guidance about which option best fits your needs. Once you have selected a vendor, your internal legal team will help you move onto the negotiations and contract signing as soon as the contract matches the project needs. This process typically ends with a document like a purchase order to seal all of the details of the deal––the purchase order may include details on the price, quantity, product delivery timeline, and how the payment will be made.
3. Administer (or control) procurement
Depending on the type of product your team is procuring, this is the stage in which the team implements the newly procured purchase into your project plan. This could mean managing and training a new team of contractors, installing new software, or moving raw materials to turn them into a new product.
During this stage, it’s a good idea to implement some form of change management into your process. This is especially true if you’re adding additional team members into your workflow. This will allow you to monitor your business operations and verify if the new procurements have changed anything. For example, if a team procures new automation machinery for an assembly line, it’s important to monitor the difference in production before and after adding the machinery. This difference represents exactly how much impact the machinery did to your operation.
4. Close procurements
During the negotiation stage, your internal legal team and vendor will mutually agree on what constitutes “completed work.” Then, once both parties reach the stage where the actual work is completed, your internal legal team typically will finalize any paperwork and may perform a release of liability, if necessary.
Typically, both sides will ensure that everything is completed according to the contracted agreements.
The project manager’s role during the procurement process
A project manager is responsible for moving a project along the project schedule, and managing updates for stakeholders and other team members when it comes to the procurement process. However, the bulk of the procurement process should be run by your internal legal team, in accordance with your company policies.
The project manager’s main responsibility during the procurement process is to help coordinate information to the procurement team and anything they may need to push an RFP or a contract forward into the next stage. If the procurement team needs specific information regarding the needs of the project, the project manager can help gather and share that information.
Some companies use dedicated procurement management software to keep information for the purchasing department organized. Others may streamline information using a work management tool that can keep major project milestones, vendor information, and stakeholder status updates all in one place.
Work management tools like Asana can help keep documents like procurement contracts, RFPs, and important audits in one place where stakeholders can access that information. If you’re ready to get started, try our free RFP template today.
procurement management
Смотреть что такое «procurement management» в других словарях:
Procurement — is the acquisition of goods and/or services. It is favourable that the goods/services are appropriate and that they are procured at the best possible cost to meet the needs of the purchaser in terms of quality and quantity, time, and location.… … Wikipedia
Procurement outsourcing — is the transfer of specified key procurement activities relating to sourcing and supplier management to a third party perhaps to reduce overall costs or maybe to tighten the company s focus on its core competencies. Procurement categorisation and … Wikipedia
Management of Technology — is a relatively new academic discipline that focuses on the scientific, engineering, and management issues related to the commercial introduction of new technologies.Approximately thirty American universities offer PhD. programs in the Management … Wikipedia
Procurement — Pro*cure ment, n. [1913 Webster] 1. The act of procuring or obtaining; obtainment; attainment. [1913 Webster] 2. Efficient contrivance; management; agency. [1913 Webster] They think it done By her procurement. Dryden. [1913 Webster] … The Collaborative International Dictionary of English
procurement — n. Management, contrivance, agency, intervention, procuration … New dictionary of synonyms
Information Services Procurement Library — The Information Services Procurement Library (ISPL) is a best practice library for the management of Information Technology related acquisition processes. It helps both the customer and supplier organization to achieve the desired quality using… … Wikipedia
Government Procurement Service — The Government Procurement Service is the UK government executive agency charged with procurement management. It is an executive agency of the Cabinet Office. It was formerly known as OGCbuying.solutions, and then just Buying Solutions. On 15… … Wikipedia
National Institute of Agricultural Extension Management — (MANAGE) Established 1987 Type Autonomous Location Hyderabad, Andhra Pradesh … Wikipedia
IT asset management — (ITAM) is the set of business practices that join financial, contractual and inventory functions to support life cycle management and strategic decision making for the IT environment. Assets include all elements of software and hardware that are… … Wikipedia
Certified Associate in Project Management — (CAPM) is a credential offered by the Project Management Institute (PMI). As of July 2009, there were 8,976 active CAPM certified individuals worldwide.[1] PMI’s Certified Associate in Project Management (CAPM)® is a valuable entry level… … Wikipedia
A Guide to the Project Management Body of Knowledge — The Project Management Institute (PMI) published the first A Guide to the Project Management Body of Knowledge ( PMBOK® Guide ) as a white paper in 1987 in an attempt to document and standardize generally accepted project management information… … Wikipedia
Проект «под ключ»: EPC или EPCM. Разбираемся в терминологии
Несмотря на то, что понятия ЕРС* и ЕРСМ** пришли в российское промышленное строительство еще в конце 90-х годов вместе с западными инжиниринговыми компаниями, участвовавшими в реализации проектов строительства крупных промышленных, энергетических и инфраструктурных объектов, рынок ЕРС и ЕРСМ услуг в нашей стране до сих пор находится в стадии становления. А сами термины применяются чаще для описания объема работ, выполняемых исполнителем, нежели для четкого определения обязанностей сторон при заключении контракта. Между тем, знакомство с особенностями этих двух форматов видится нам полезным, даже если сейчас в договорах с подрядчиками вы оперируете более привычным в наших краях термином «под ключ». Изучив основные обязанности исполнителей по ЕРС и ЕРСМ контрактам, вы, возможно, увидите пути повышения эффективности сотрудничества с вашими подрядчиками, а также способы снижения собственных рисков при реализации проектов различного масштаба.
| EPC | EPCM |
| Обязанности подрядчика | |
| Отвечает за весь цикл реализации проекта: от проектирования до строительства и ввода в эксплуатацию. Самостоятельно осуществляет выбор поставщиков и субподрядчиков, организует и контролирует работу всех привлекаемых организаций. Несет гарантийные обязательства по реализованному объекту в полном объеме. | Предоставляет инжиниринговые услуги, осуществляет закупки,руководит строительством (но не ведет его самостоятельно). Во взаимоотношениях с другими исполнителями и поставщиками по проекту выступает в роли агента Заказчика, который в свою очередь утверждает субподрядчиков и поставщиков, участвует в переговорах, а также и может контролировать их работу. Делит гарантийные обязательства с другими исполнителями по проекту. |
| Стоимость | |
| Зафиксирована в договоре и не подлежит изменению при условии отсутствия изменений в согласованном при подписании договора техническом задании. | Общая стоимость услуг по договору ЕРСМ определяется по схеме «возмещение затрат + вознаграждение подрядчика» |
| Риски | |
| Риски полностью возложены на ЕРС-подрядчика, который по условиям контракта несет дополнительные расходы в случае повышения цен поставщиков или при необходимости увеличения объема работ. | Формально риски делятся между Заказчиком и Исполнителем, но в большинстве случаев, при выявлении необходимости дополнительных работ или повышении закупочной стоимости оборудования, дополнительные затраты несет Заказчик |
| Преимущества для Заказчика | |
| Удобство: один контрагент отвечает за проект на всех этапах. Минимальные затраты времени штатного персонала на реализацию проекта. | Возможность влиять на ход реализации проекта. Общая цена может быть ниже, чем по ЕРС контракту. Структура затрат по проекту более прозрачна. |
| Недостатки | |
| Стоимость работ пор ЕРС контракту может быть выше, так как исполнитель учитывает в ней свои риски в размере 5-7% от стоимости договора. Круг компаний, способных полноценно выполнять функции ЕРС-подрядчика, не всегда широк, и выбор исполнителя может быть ограничен, особенно при реализации специфических проектов. Структура затрат по проекту непрозрачна для заказчика. | Большинство рисков (бюджет, сроки, качество) несет заказчик. Вполне вероятно, что при низком уровне предпроектной проработки превышение бюджета может быть выше 5-7%. Полная вовлеченность Заказчика в процесс реализации, а следовательно большие затраты времени штатного персонала и более высокие требования к квалификации и компетенции вовлеченных в проект сотрудников. Более сложный документооборот. |
| Кому подходит | |
| Для типовых масштабных проектов. Для проектов с хорошей инженерной проработкой на стадиях, предшествующих выбору исполнителя. | Тем, кто хочет и готов держать процесс под контролем лично. Тем, кто реализует «уникальный» проект, требующий разноплановых компетенций от исполнителя Когда степень неопределенности в проекте высока, а изменения ожидаемы. |
* EPC: Engineering (проектирование, инжиниринг), Procurement (поставка), Construction (строительство).
** EPCM: Engineering (проектирование, инжиниринг), Procurement (поставки), Construction Management (управление строительством).