Тревел политика что это
Тревел-политика: настройка и применение
Тревел-политика — это инструмент, позволяющий регламентировать бизнес-поездки, контролировать расходы и оптимизировать рабочее время тревел-менеджера.
При подключении тревел-политики сотрудники смогут выбирать билеты и отели самостоятельно, но доступные им предложения и процесс бронирования останутся под контролем.
Тревел-политики создаются отдельно для каждого юридического лица, и их количество неограниченно. При этом на одного пользователя распространяется только одна политика. Если её не назначили, все покупки делаются по согласованию с Администратором.
Как создать тревел-политику
Добавить новую тревел-политику могут только сотрудники с ролями Администратор или Владелец.
Чтобы создать и настроить новую политику, перейдите в соответствующий раздел и нажмите Добавить политику.
Также перейти к созданию тревел-политики можно при редактировании карточки пользователя в разделе Сотрудники.
Дальше заполните форму и установите настройки новой политики.
Форма состоит из трёх разделов:
Общие настройки:
При нарушении тревел-политики:
При покупке в рамках тревел-политики:
Далее вы можете настроить критерии новой тревел-политики. Все выбранные параметры будут работать одновременно, а нарушением считается отклонение хотя бы по одному из них.
Условия авиабилетов
Условия отелей
Новая тревел-политика появится в разделе после сохранения.
Чтобы удалить одну из политик, зайдите в её настройки и нажмите Удалить тревел-политику внизу страницы.
Как назначить тревел-политику пользователю
Тревел-политику для каждого пользователя назначает Администратор или Владелец в разделе Сотрудники. Выберите человека, которому нужно добавить политику, и перейдите к редактированию его профиля.
После этого в личном кабинете сотрудника появится описание его тревел-политики.
Как использовать тревел-политики
Тревел-политики помогают отфильтровать поисковую выдачу пользователя и регулируют процесс бронирования.
Поиск для сотрудников
В зависимости от настроек тревел-политики, поисковая выдача может быть полной или содержать только те авиабилеты и отели, которые не нарушают ограничения.
Также есть специальный фильтр Моя тревел-политика, который исключает из выдачи предложения, нарушающие правила. Его удобно использовать, чтобы отделить доступные билеты и отели, если в настройках политики был выбран вариант Показывать и отправлять на согласование. Фильтр включён по умолчанию.
Согласование при нарушении тревел-политики
При попытке купить билет, который нарушает тревел-политику, заказ будет отправлен на согласование.
Согласовать покупку должен Администратор или Владелец, у каждого из них в личном кабинете появится заказ с пометкой Нарушает тревел-политику.
Подробнее о процессе согласования см. статью Способы покупки билетов.
Поиск для Администратора и Владельца
Администратор и Владелец могут фильтровать поисковую выдачу по критериям каждой из тревел-политик. После установки фильтра отобразятся все доступные предложения для выбранной категории пользователей.
Благодаря этому Администратор и Владелец могут сами подбирать билеты и отели для разных сотрудников под принятые в компании стандарты. Эту возможность можно использовать, даже если сотрудникам запрещён вход в сервис и тревел-политики им не назначены.
Похожие статьи
Инструкция для сотрудников
В данной статье собрана информация по использованию личным кабинетом сотрудника без административных полномочий.
Аэроэкспресс
Информация о покупке билетов на Аэроэкспресс и условии их использования
Центры затрат
Центры затрат – возможность учитывать расходы на командировки и бизнес-поездки раздельно для разных ЦФО или проектов.
Пишем тревел-политику: зачем она нужна и на что обращать внимание при подготовке документа
Командировка – сложное мероприятие, организация которого включает в себя множество шагов. На каждом из них компания может как решить свои бизнес-задачи так и впустую потратить много денег.
Избежать таких проблем помогает документ под названием тревел-политика. Сегодня мы поговорим о том, зачем она нужна, и как составить такой документ для вашей компании.
Первый этап: определитесь с целями
Тревел-политика – это документ, который регламентирует командировки. Но у деловых поездок могут быть разные цели, и подходить к организации и оценке таких поездок нужно по-разному.
Компания может использовать командировки для решения разных задач. Тревел в сегменте b2b делится на два важных блока. Один из них – развитие бизнеса. К этому типу относятся поездки на конференции, для участия сотрудников в выставках или переговорах с потенциальными клиентами.
Вторая важная группа командировок – это путешествия для поддержания активности компании в нужном регионе. К ним относятся, например:
Очевидно, поездки каждого типа важны. При этом, немедленная ценность для бизнеса у них разная – проведенный тренинг для сотрудников филиала не даст столь же высокую отдачу как удачные переговоры по контракту на несколько миллионов.
Поэтому если в первом случае можно говорить о снижении затрат на поездку как об одной из главных целей, то во втором случае в приоритете должна быть скорость передвижения и комфорт человека, от которого зависит, получит ли компания много денег.
После того, как вы составите список с целями поездок, уже можно переходить к конкретному описанию организации командировок каждого выбранного типа.
Реализация: подбирайте параметры в соответствии с целями
Чтобы сразу отнести командировку к определенному типу на основе ее цели, можно создать свой образец документа, в котором будут предусмотрены коды для разных поездок. Дальнейшие параметры, которые нужно отслеживать согласно регламенту, должны зависеть от этого кода.
Например, если поездка относится к типу поддерживающие бизнес, то здесь можно ставить задачу экономии денег. Тогда стоит заложить требования по поиску оптимальных вариантов поездки и проживания с точки зрения цены. Важно и указать время, за которое должна быть забронирована командировка – это также помогает сэкономить.
По статистике OneTwoTrip, цена авиабилета за пару дней до вылета может быть на 50% выше, чем при бронировании за 2-3 месяца. С поездами и отелями похожая ситуация – при покупке «здесь и сейчас» они стоят, в среднем, на 20% дороже, чем при бронировании заранее.
В некоторых случаях в тревел-политику включают требование по изучению альтернативных вариантов поездки. Например, возможна ситуация, когда благодаря удачной акции перевозчика добраться в нужный город можно не на самолете, а на скоростном поезде. Это займет не сильно больше времени, уровень комфорта для сотрудника останется прежним, а компания сможет сэкономить.
Нужно помнить и о том, что в поездке сотруднику компания платит не только средний заработок, но и суточные. Если нужно сэкономить, то длительность поездки не должна быть слишком высокой. Например, отводить на поездку в соседнюю область больше одного-двух дней, если задача сотрудника не очень сложна, явно не стоит – все это также можно предусмотреть в тревел-политике.
Соответственно, при организации срочных поездок, и особенно командировок для развития бизнеса, можно фокусироваться на параметрах, вроде времени в пути, удаленности места проживания от района, где проходят встречи и т.п.
Заключение: контроль очень важен
Тревел-политика – это документ, который позволяет ввести четкие регламент организации деловых поездок разных типов. Однако эффективно работать в долгосрочной перспективе любой регламент будет только при должном контроле.
Поэтому в документ важно прописать и то, какие документы нужны для отчетности по каждой поездке – сюда должны входить доказательства затрат. Также в тревел-политике стоит прописать людей, которые имеют доступ к системе бронирования перелетов и отелей. Это позволит избежать ситуаций, когда незнакомый с политикой сотрудник купил билет по своим предпочтениям.