Трекинг задач что это
8 лучших таск-менеджеров в 2021 году
В одном из последних выпусков нашего подкаста мы говорили о том, как много существует приложений для управления задачами, и как сложно выбрать какое-то одно и эффективно с ним работать. Я об этом знаю не понаслышке — мне очень трудно долго пользоваться каким-то одним таск-менеджером по совершенно разным причинам, поэтому я их регулярно меняю. И вот за 8 лет работы в digital я попробовал если не все, то очень и очень многие.
Давай сразу расставим точки над «ё». Здесь речь пойдёт не о системах управления проектами, а именно что о таск-менеджерах — простых приложениях, которые помогают не заблудиться в задачах, не забыть о важном и… в общем-то всё. Командная работа, тайм-трекинг и другие полезные фичи в случае с таск-менеджерами не играют особой роли, поэтому при разборе следующих сервисов предлагаю их игнорировать.
Итак, вот лучшие таск-менеджеры, которыми я советую пользоваться в грядущем 2021 году.
WEEEK (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Забавно, что именно в поисках идеального таск-менеджера я оказался в WEEEK. Мне так понравился сервис, так порадовало, как он сможет улучшить мою (и не только) жизнь в перспективе, что я без раздумий решил влиться в команду.
В основе WEEEK принцип недельного планирования — расписываешь планы на неделю и последовательно двигаешься от задачи к задаче. Можно создавать рабочие области (воркспейсы), в них — проекты. У задач можно делать подзадачи до 6 уровней вложенности — это будут полноценные задачи, а не простые чек-листы (хотя, и так их можно тоже использовать). В WEEEK есть мощная и гибкая система уведомлений — ты можешь самостоятельно указать, где какие уведомления ты хочешь получать. Я, например, включил себе уведомления о дедлайнах в Телеграм, и почти ничего не забываю.
Есть мобильные приложения для iOS и Android, которые постоянно обновляются, обрастая новыми возможностями, которых, сейчас, увы, не хватает.
Все фичи входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов (до 7 штук).
Стоимость: бесплатно. Если нужно больше 7 проектов, стоимость составить 190₽ в месяц при оплате за год.
Todoist (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Todoist — очень популярный таск-менеджер, простой и функциональный. Он работает на всех десктопных и мобильных платформах (и вообще, его разве что на умных холодильниках и чайниках нет).
Задачи можно быстро добавлять благодаря распознаванию текста — например, пишешь «заплатить за электричество в среду» и Todoist ставит соответствующую задачу на ближайшую среду. Новые задачи можно собирать во входящих, а затем раскидывать по проектам (и у задач, и у проектов есть бесконечная вложенность). С платным аккаунтом можно создавать фильтры и теги, а также получать напоминания о задачах (да, дико, но бесплатная версия Todoist тебя даже о приближающемся дедлайне не предупредит).
Я делал к Todoist несколько заходов, даже однажды по скидке купил премиум-аккаунт на год, но… у нас с ним так ничего и не вышло. Когда инструмент открывает перед тобой почти безграничные возможности, велик соблазн ничего не сделать.
Стоимость: бесплатно. Если нужны уведомления и другие важные фичи, придётся платить 229₽ в месяц при оплате за год.
Things (macOS, iOS)
Things — мой любимчик. Возможно, дело в том, что я заплатил и за версию для айпада, и за версию для айфона (да, они продаются отдельно), и теперь мне совесть не позволяет его забросить, но факт: я им пользуюсь дольше всего. С перерывами, но пользуюсь.
Это чистое воплощение GTD: планируешь себе задачи в разных проектах; указываешь дедлайны и даты, с которых должна начаться работа над задачей; а потом каждый день разгребаешь задачи в разделе «Сегодня». Разгрёб — молодец, отдохни или иди ещё что-нибудь полезное сделай.
Собственно, кроме вот этой базовой идеи в Things нет никаких наворотов, и это круто. Там можно вешать теги на задачи, добавлять задачам описания и чек-листы и… на этом всё. Ничего лишнего.
Стоимость: платно. Версия для айфона — 899₽, версия для айпада — 1790₽, версия для мака — 4690₽.
Trello (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Инструмент крайне популярен, благодаря понятной идее с канбан-досками, которая лежит в основе всего. Вроде бы у карточек-задач есть свои дедлайны, а вроде бы их можно и между колонками перемещать, таким образом отслеживая прогресс работы.
Примечательно, что в мобильных приложениях Trello от своей core-концепции не отходит – никакого списка задач там ты не увидишь, и задачи придётся перетаскивать между столбцами. На маленьком экране, прямо скажем, это не очень удобно.
Я пробовал следить с помощью Trello за своими личными задачами, но у меня особо ничего не вышло. Но, возможно, я — исключение. Могу сходу назвать с десяток людей, которые пользуются Trello, как таск-менеджером, и им всё нравится.
Стоимость: бесплатно с ограничением на количество дополнений. Чтобы снять ограничения, придётся платить 9,99$ в месяц при оплате за год.
Microsoft To Do (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
В Microsoft To Do есть проекты, которые можно объединять в группы; есть задачи и подзадачи (не полноценные, а, скорее, как пункты чек-листа). Задачи можно делать повторяющимися, а также прикреплять к задачам файлы и напоминания. В каком-то смысле To Do похож на Things, с той лишь разницей, что здесь нельзя указывать дату начала работы над задачей, после чего она постоянно напоминает о себе в разделе «Сегодня».
Я пробовал пользоваться ещё Wunderlist, но мне не понравилась система напоминаний. В To Do она такая же — я пробовал, и тоже забросил.
Время на вес золота: тайм-трекинг для удаленной работы
Преимущества и недостатки тайм-трекинга в организациях и обзор десятка лучших приложений в нише. Сравниваем трекеры между собой по ключевым характеристикам и цене.
Менее чем за месяц миллионы людей по миру были вынуждены перейти на удаленную работу из-за пандемии COVID-19. Масштаб и скорость этого сдвига превратили его в беспрецедентную проблему. Владельцы бизнеса борются с двойными опасениями — насколько острые последствия пандемии будут для глобальной экономики, и какие шаги нужно предпринять сейчас, чтобы удержаться на плаву. Перевод штата на работу из дома — только первый шаг. Второй, намного более сложный — налаживание эффективности в новых рабочих условиях.
Для руководителя, менеджера или члена команды, знание того, на что тратится время, имеет первостепенное значение. Так было и до перехода на дистанционную занятость — меняются только инструменты измерения.
Если вы не фиксировали детально время раньше, то можете удивиться, узнав, что многие считают это источником жизненной силы своего бизнеса. Это похоже на рентгеновское зрение для проектов, с которым становится заметно, зарабатываете вы деньги или сжигаете.
Отслеживание времени касается не только компаний, оно помогает и самозанятым — большинство из преуспевающих фрилансеров расскажут о тайм-менеджменте, даже если их разбудят посреди ночи. Для “одиночек” или небольших компаний подходят решения, направленные на то, чтобы обнаруживать попусту потраченное за рабочим местом время. Например, фиксирующие, какие сайты и приложения используются чаще всего и сколько на это уходит, далее представляя общую оценку производительности. Так можно сравнивать рабочий день от недели к неделе, учиться на собственном опыте и оптимизировать свой график.
Такие инструменты не способны масштабироваться и быть точными для команды из 10+, 100 и тем более 1000 человек. В них нет прямой связи с проектами и задачами внутри предприятия и объединения с другими данными, такими как расписание и ресурсы. Более выгодный для организаций вариант заключается в отслеживании времени непосредственно на выполнение задач. Чаще всего это делается с помощью комбинированного решения для управления проектами и ресурсами.
Преимущества
В бизнесе всегда задействовано много маленьких задач, при этом большинство даже не осознает, сколько из них решаются одновременно. ПО для отслеживания времени гарантирует, что большие и малые задачи будут готовы вовремя. Главные преимущества обеспечения трекеров:
Другая проблема, с которой сталкиваются компании — выставление корректных счетов клиентам. Если ваш бизнес выставляет счета клиентам по часам, а не по проекту, использование обеспечения гарантирует, что с клиентов взимается правильная сумма.
Потенциальные проблемы
Решения по отслеживанию времени могут иметь проблемы при внедрении, однако большинство из них решаются обдуманным подходом.
Впрочем, иногда причина медленной адаптации к программам кроется не в моральных дилеммах — приложение попросту может быть неудобно в пользовании, например, для выполнения одной функции требуется много щелчков.
Если вы действительно хотите, чтобы проектный и тайм менеджмент прижились в компании, будьте готовы проводить беседы. Внедряя решение без предварительных обсуждений, вы можете даже потерять кого-то из штата. Критически важно, чтобы ваши сотрудники знали, что использование этого ПО не является средством слежки за ними и не исходит из недоверия к ним или их способностям.
Команда должна усвоить, что решение устанавливается для того, чтобы повысить производительность и навыки, а не для ежеминутного наблюдения. Такой разговор даст сотрудникам не только понимание истинных причин установки ПО (сокращение расходов, упрощение управления, автоматизация задач), но и позволит почувствовать, что вы заботитесь не только о бизнесе, а и о них.
Критерии выбора программного обеспечения
Выбирая тайм-трекер, стоит ориентироваться на специфические нужды компании. Но есть и универсальные параметры, которым качественный продукт должен соответствовать.
Отслеживание времени
Очевидно, что это первый критерий, о котором следует подумать. Важно ознакомиться с тем, как именно это будет происходить — например, удаленным сотрудникам нужен пакет, который позволяет использовать несколько способов входа и выхода. Лучше всего, если решение поставляется с автономной поддержкой, чтобы коллеги не зависели от присутствия или отсутствия сети.
ПО должно включать обработку расписаний. Это значительно упрощает составление счетов. Качественный пакет позволяет руководителям проектов мгновенно утверждать или отклонять расписания.
Управление проектом
Для полноценного видения процессов необходимо также отслеживание ресурсов проектов, задач и возможность комментирования. В продвинутых системах включена поддержка учета расходов и создание счетов.
Отчеты
Это must have — любое стоящее ПО должно иметь функцию отчетности, позволяющую составлять отчеты разных типов. Именно благодаря этому менеджеры узнают о затраченном времени, расходах, счетах. Грамотно подобранное обеспечение позволяет настраивать отчеты, где пользователи смогут включать точную информацию в каждый отчет.
Наконец, стоит учесть интеграции. Оптимально, если решение сможет синхронизироваться с данными из другого программного обеспечения, которое у вас работает. Хорошей идеей будет поиск ПО, предполагающего интеграцию с пакетами CRM, расчета заработной платы, управления контентом, ERP, которое в компании уже установлено.
Теперь переходим к обзору конкретных трекеров. В отобранной десятке мы смотрели на такие параметры: автоматическое отслеживание времени, инвойсирование, биллинг, автономный режим, бюджет проекта, планирование работы, форматы экспорта файлов, расширения браузера, количество дней бесплатной пробной версии для организаций и цене.
Больше деталей сравнения по каждому из продуктов доступно в таблице — так, например, в статье не рассматривается возможности комментирования, GPS трекинга, обнаружения простоя и доступа к истории.
Toggl
Toggl — интуитивно понятный в использовании сервис, который предоставляет необходимые инструменты для отслеживания времени на выполнение задач. Запускается как онлайн, так и офлайн, работает из веб-интерфейса, есть приложения для настольных компьютеров, iOS и Android.
В бесплатном тарифе, за который, кстати, продукт полюбился фрилансерами, поставляются основные инструменты тайм-трекинга. Входит туда и поддержка автономного режима, опции еженедельных отчетов, неограниченное количество проектов и клиентов. Доступны функции управления командой (до пяти команд).
Оплату Toggl берет за предоставление функции бизнес-анализа — запланированная email рассылка и оповещения, сохранение отчетов и экспорт в XLS, управление проектом (задачи, доски, приблизительное время окончания).
Подойдет для: обновления древних корпоративных расписаний. Позволяет гибко отслеживать рабочее время, не требуя дополнительного обучения, дает представление о производительности и прибыльности.
TSheets Intuit
TSheets — облачное решение, помогающее владельцам и менеджерам следить за рабочим временем штата с помощью веб и мобильных приложений. Сотрудники используют собственные устройства для входа и выхода — смартфоны, компьютеры, мобильные приложения, смс или даже стационарные телефоны.
TSheets помогает пользователям настраивать предупреждения о возможной сверхурочной работе — оповещения отправляются с помощью смс, электронной почты или даже через Twitter.
Решение предоставляет настраиваемые фильтры, собирающие точную информацию расписания каждого пользователя, проекта и далее сортирует данные по дате, группе, коду работы и периоду расчета.
Подойдет для: всех, от фрилансеров до больших компаний, которые хотят отслеживать часы сотрудников в зависимости от конкретной работы.
Hubstaff
Hubstuff хорош тем, что фокусируется на одной задаче — оптимизированном наблюдении за временем сотрудников. Правда, здесь уже больше функций отслеживания, чем в предыдущих вариантах, например — захват снимков экрана сотрудников и слежка за работой клавиатуры и мыши.
Некоторые опции Hubstaff пересекаются с отдельным видом ПО — мониторингом всей активности сотрудников, то есть, выходят за рамки обычного тайм-трекинга. В приложении можно посмотреть, какие вебсайты и приложения открывались и посещались сотрудниками и длину этих сессий.
Решение поддерживает интеграцию с 30-тью бизнес-приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal.
Подойдет для: растущего бизнеса и стартапов, разработчиков, сайтов электронной коммерции, юридических фирм.
Интерфейс
TimeCamp
TimeCamp — передовая программа, удобная для малых и больших команд. Благодаря функциям автоматического отслеживания в реальном времени, TimeCamp больше чем трекер — это всеобъемлющая централизованная система управления проектами. Дополнительно к внутренним инструментам проектного менеджмента, решение поддерживает 114 интеграций.
Сама компания описывает TimeCamp как “Google Analytics для подсчета рабочего времени за компьютером и офлайн”.
Поскольку TimeCamp — скорее инструмент для самоконтроля времени, здесь нет планирования или традиционного подхода регистрации времени на работе. Вместо этого отмечается время, потраченное на задачи или проекты, а ПО работает в фоновом режиме для регистраций URL-адреса и приложений, посещаемых в течение дня.
Подойдет для: B2B компаний, которым необходимо отслеживать время и измерять прибыльность проекта.
TMetric
TMetric — удобный онлайн-трекер для фрилансеров и команд от 2 до 100 человек. Позволяет легко отслеживать рабочее время, перерывы, время на выполнение определенной задачи. Также следит за деньгами, позволяя легко посчитать расходы на учетную запись, проект или члена команды, полученный доход от проекта и клиента.
С помощью отчетов заметно и проектные затраты — TMetric рассылает уведомления по электронной почте каждый раз, когда совершается покупка.
TMetric интегрируется практически со всем, включая Asana, Basecamp, Freshdesk, GitHub, GitLab, Jira, Trello, Wrike, Todoist, Zendesk.
Подойдет для: разработчиков программного обеспечения, дизайнеров, консалтинговых агентств, интернет-магазинов, копирайтеров.
Clicktime
Удобный в использовании Clicktime подходит для всех типов пользователей на всех платформах и веб-браузерах. По сравнению с другими сервисами, ClickTime предлагает более широкий спектр функций при небольших инвестициях в ИТ.
Обеспечивает легкое документирование и управление расходами даже со смартфона — например, доступна загрузка квитанций, просмотр предложения по расходам, утверждение расходов и подготовка бюджета.
В приложение встроены функции, позволяющие делегировать задачи сотрудникам и оценивать продуктивность, а с помощью функции Project Insights продукт по запросу прогнозирует прибыльность бизнеса.
Подойдет для: бизнеса, где нужно планировать, управлять и отчитываться о времени или расходах сотрудников. Особенно — организациям, стремящимся сократить расходы, улучшить работу и взять под контроль бюджет.
EverHour
Everhour разработан для бесперебойной работы команд на платформах управления проектами, таких как Asana, Basecamp, Pivotal, Trello и GitHub. Это решение, которое и следит за временем, и управляет задачами.
В приложении отслеживается ход выполнения всех проектов, а также задачи каждого члена команды. Отчеты настраиваются индивидуально: добавляйте столбцы, меняйте порядок, применяйте фильтры и форматирование — все на ваш вкус.
Благодаря информации, поступающей из проектов — тегам, оценкам, этапам работы — доступны данные для полномасштабного анализа рабочих процессов.
Подойдет для: команд, где необходимо отслеживать проекты, устанавливать бюджеты и оповещения, разделять оплачиваемые и неоплачиваемые часы. Для планировки часов работы сотрудников, просмотра их рабочей нагрузки и свободного времени.
Harvest
Harvest — веб-приложение для управления бизнесом, которое помимо трекинга создает и отправляет инвойсы профессионального качества непосредственно клиентам. Платформа поставляется с интеллектуальным и простым в эксплуатации интерфейсом.
Возможности решения включают мощные инструменты отчетности, которые предоставляют пользователям онлайн доступ к информации о времени, проектах и бюджете, где каждый член команды отображается рядом с гистограммой задач.
Подойдет для: фрилансеров, которым необходимо отслеживать время и выставлять счета, а также командам, отслеживающим время для нескольких проектов одновременно.
RescueTime
RescueTime — веб-инструмент тайм-трекинга и аналитики, работающий в фоновом режиме на компьютере, отслеживая время, потраченное на приложения и вебсайты.
Доступна классификация каждого приложения и сайта, которые вы используете, по параметрам продуктивно/непродуктивно на шкале от 1 до 5.
Присутствует возможность установить еженедельные цели, например — «тратить X часов в неделю на продуктивные задачи и меньше Y минут на непродуктивные. Существует опция «Сфокусироваться», блокирующая отвлекающие вебсайты на определенное время.
Подойдет для: компаний всех размеров, стремящихся повысить производительность труда и управлять временем сотрудников.
DeskTime
DeskTime — полностью автоматическое программное обеспечение для отслеживания времени, которое обещает повысить производительность труда сотрудников на 30% за первые недели пользования.
Позволяет, независимо от наличия подключения к Интернету, отслеживать время по проектам, автоматически рассчитывает расходы на основе почасовой оплаты работников. DeskTime использует компьютер для сканирования открытых приложений, вкладок вебсайтов и браузеров на экране пользователя.
Доступно создание настраиваемых отчетов внутреннего использования, планирование смен сотрудников, отпусков, расчет сверхурочных и сохранение контактной информации о каждом из команды.
Подойдет для: средних и больших компаний. Простое и безопасное приложение для отслеживания времени, которое позволяет повысить эффективность и производительность предприятия.
WorkTime Corporate
WorkTime — программное обеспечение корпоративного уровня для мониторинга производительности сотрудников, отслеживающее факторы использования компьютера: вход и выход из системы, персональное использование Интернета (включая использование Facebook, Twitter и других соцсетей), использование программного обеспечения, активность и время простоя.
Результаты мониторинга хранятся на клиентских серверах, решение поставляется в локальной и облачной версии. Благодаря управляемому списку функций, интерфейс не выглядит загроможденным и научиться использовать WorkTime можно относительно быстро.
Небольшой набор функций WorkTime сопоставим с его невысокой ценой — он не отслеживает ни чаты, ни содержимое документов и файлов. WorkTime полезен, если нужен краткий обзор деятельности сотрудников.
Подойдет для: ИТ-компаний, государственных учреждений, стартапов, компаний большего (10 000+) и среднего размера без необходимости строго контроля.
Teramind Starter
Teramind предоставляет программное обеспечение, которое, помимо отслеживания времени, способно выявлять подозрительные действия пользователей, обнаруживать возможные угрозы, оптимизировать производительность и обеспечивать соответствие нормативным требованиям.
Доступен встроенный контроль удаленного рабочего стола (RDP), оповещения и журналы в реальном времени. Teramind позволяет просматривать рабочий стол сотрудника, и, если необходимо, разрешать или блокировать удаленный контроль над системой для предотвращения злонамеренных действий. Блокировка, перенаправления и предупреждения выполняются автоматически, чтобы обеспечить максимально эффективную и безопасную работу.
Пользовательский интерфейс предлагает командный центр с точными функциями мониторинга, инструментальными панелями и отчетами, в то же не усложняя навигацию и настройку.
В Teramind все действия индексируются. В списке веб-страниц и приложений отображаются гистограмму наиболее активных приложений и отдельную разбивку по отметкам рабочего времени сотрудника, процессов или URL-адресов, которые они запускали, продолжительность посещения.
Подойдет для: крупных и корпоративных предприятий, потому что это комплексная платформа, поддерживающая большое количество устройств, с расширенными функциями предотвращения потери данных.
Обзор 5 систем управления задачами для наведения полного порядка
В больших командах от 20 сотрудников есть такая проблема – беспорядок в задачах. Сроки срываются, работа тормозится. Поэтому на рынке есть множество систем управления задачами, которые так или иначе эту проблему решают.
Уже больше 2 лет мы развиваем свою систему управления YouGile. И, конечно, мы часто тестируем системы конкурентов, подробно их изучаем. Смотрим, кто какие инструменты предлагает. Делаем выводы, вдохновляемся и улучшаем свой функционал.
Что же такое система управления задачами? Какие функции позволяют навести порядок в задачах?
Мы долго думали. И после 3-недельного брейншторма, общения с клиентами и опросов выделили 5 критериев. По этим критериям и сделали данный обзор.
Критерии и обзор 5 систем управления задачами, в том числе нашей собственной – ниже.
5 критериев системы управления задачами:
1. Простота постановки задачи себе и коллегам
Кнопка создания задач в интерфейсе системы должна быть в приоритете. Так, чтобы любой новый сотрудник, который работает в системе 2 минуты, мог легко ее найти.
2. Удобство личного планировщика
Под удобством подразумевается классификация и сортировка задач. Чтобы любой пользователь сразу видел: ага, вот мои задачи, а вот те, что я поставил. Вот все задачи Пети, а вот здесь уже дедлайн надвигается. А вот мои приватные задачи, они доступны только мне.
3. Возможность создания структуры компании с отделами
Если в команде больше 20 человек – необходима четкая структура. Иерархия сотрудников и разграничение отделов. Структура определяет, кто кому какую задачу может поставить, и кто какие задачи видит.
4. Прозрачность рабочих процессов
Важно понимать, кто перегружен задачами, а кто «недогружен», кому поставить задачу, а кого лучше не отвлекать. Это удобно не только в парадигме «руководитель – сотрудник», но и «сотрудник – сотрудник». Зачем лишний раз дергать коллегу, если можно просто заглянуть в его задачку.
5. Полнота картины о результатах работы над задачами в отчетах
Отчет должен давать понимание: какие задачи были выполнены, а какие нет. Какой сотрудник/отдел выполнил план, а какой – не до конца. Какие задачи потребовали наибольших временных затрат.
Обзор 5 систем управления задачами
YouGile
Удобство постановки задач
Создание задачи в YouGile в 1 клик
Раньше в нашей системе задачи можно было ставить только на доски. Но клиенты попросили у нас «волшебную кнопку», чтобы создавать карточки в 1 клик. Это действительно сильно упрощает работу рядовым сотрудникам.
Управление своими задачами
Личный планировщик: «Задачи на мне», «Порученные мной», «Личные задачи», «Избранные»
Личный планировщик представлен в виде раздела «Мои задачи». Там каждый пользователь видит, что поставил он, а что поставили ему. Хранит свои приватные задачи. Мы считаем очень ценным наличие приватности, ведь часто бывает такое: хочется сделать черновую карточку для себя, начать по ней работу – и только потом поделиться с коллегами.
Классификация задач
Доска отдела разработки со стикерами
Для классификации задач в YouGile используют стикеры – текстовые метки, похожие на теги. С их помощью карточке присваивается определенное значение: статус, приоритет, состояние. Можно создать абсолютно любой текстовый стикер.
Структура компании с отделами
Структура компании с отделами и сотрудниками в YouGile
Структура нужна, чтобы разделить сотрудников по отделам, указать должности и выбрать правила взаимодействия в рамках отдела. Настроить права управления задачами и доступа к ним. Назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
Прозрачность работы
Раздел «Чужие задачи» в YouGile
В разделе «Чужие задачи» видно, кто над чем работает, кто кому какую задачу поставил, а какие задачи не были выполнены. Доступ к чужим задачам регулируется в рамках отдела. Можно сделать так, чтобы все видели задачи друг друга, поставленные без структуры досок. А можно дать эту привилегию только руководителям.
Оценка результатов работы
Инструмент для оценки рабочей загрузки по проектам и сотрудникам
В YouGile есть отчеты и сводки, и в ближайшее время мы планируем выпустить еще один инструмент. Хочется четко видеть, кто и чем был загружен, и какая загрузка предстоит в ближайшее время каждому сотруднику или отделу.
Asana
Удобство постановки задач
Постановка задачи в 1 клик в Asana
Задачу можно поставить в 1 клик без привязки к доскам. Все задачи отображаются в разделе «My Tasks». В любой момент задачу можно прикрепить к одному из проектов, нажав «Add to projects». В проекте все задачи отображаются уже системно, в виде списка задач, календаря, таймлайна (доступно в платной версии) или классических досок.
Управление своими задачами
Классификация своих задач по приоритету выполнения
Любая вновь созданная задача будет приватной до тех пор, пока вы не привяжете ее к общедоступному проекту. Также вы можете подписать коллег на задачу. Это очень удобно: можно создать карточку «пойти на обед», пригласить туда товарищей и обсудить.
В личном планировщике «My Tasks» задачи сортируются по группам «Today», «Upcoming», «Later». В платной версии также можно вывести отдельно все задачи, которые вы создали и которые поручили коллегам.
Классификация задач
Теги на задачах в Asana
Каждой задаче можно присвоить любой тег, обозначив его своим цветом. Например: «реклама», «текст», «видео», «онлайн-школа». Если продумать и внедрить общую для всех систему тегов, в задачах будет порядок.
Структура компании с отделами
Отдел маркетинга: сотрудники и проекты
В Asana есть возможность создать сколько угодно разных отделов, добавить туда сотрудников и начать работу над проектами и задачами. Однако жесткой иерархии нет, система прав очень демократична, и рядовой сотрудник по сути обладает теми же правами, что и руководитель.
Прозрачность работы
Календарь задач отдела маркетинга в Asana
Рабочие процессы в Asana очень прозрачны, а права доступа – демократичны. В календаре каждый может посмотреть все задачи коллег. Как по конкретному проекту, так и конкретного сотрудника (кроме приватных).
Оценка результатов работы
Инструмент «Progress» для просмотра общих результатов работы
Инструмент «Progress» выводит число завершенных, незавершенных и просроченных задач по проекту. Инструмент «Reports» выводит все ваши задачи и задачи, которые вы поставили коллегам.
Pyrus
Удобство постановки задач
Создание задачи в Pyrus в 1 клик
В интерфейсах Pyrus создание задач находится в приоритете. Все легко и интуитивно понятно, длительного обучения сотрудников не требуется.
Управление своими задачами
Личный планировщик в Pyrus: мои задачи и поставленные мной задачи
В Личном планировщике тоже все просто и логично: задачи от меня, задачи для меня. Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные. Беспорядка возникнуть не должно.
Классификация задач
Классификация задач в Pyrus: «Отложенные», «На контроле», «Последние»
В этой системе много крутых возможностей именно для управления задачами. Можно отложить на потом. Можно поставить «на контроль». Можно сделать повторяющиеся задачи. Сортировка есть по активности задач и по сроку.
Структура компании с отделами
Структура компании с отделами в Pyrus
«Прорисовать» четкую структуру с отделами и подотделами легко. Правда система прав и доступа к задачам достаточно сложная: есть администратор, руководитель, управляющий и бухгалтер.
Прозрачность работы
Чужие задачи в Pyrus. Прозрачность работы
Рабочие процессы прозрачны, даже слишком. Можно вывести все задачи любого сотрудника. Приватных задач по сути нет. Приватность может устанавливать только пользователь с правами администратора.
Оценка результатов работы
Оценка затраченного времени по сотрудникам и задачам
Одна из «фишек» Pyrus – подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени.
Wrike
Удобство постановки задач
Создание задачи в Wrike в 1 клик
В этой системе тоже есть «волшебная кнопка» для постановки задач в виде зеленого плюсика, не заметить которую сложно. И кроме этого задачи можно поставить еще несколькими способами.
Управление своими задачами
Личный планировщик в Wrike
Wrike предоставляет много возможностей для управления задачами: копировать и повторять карточки, делать приватными или общедоступными, добавлять в «Избранное» и переносить с проектов – в «Мои задачи». Можно следить за выбранной задачей или предлагать коллегам следить. Добавлять зависимости и связи между задачами.
Есть и свои «фишки». Отправка коллеге автоматического вопроса, как продвигаются дела по задаче. Функция массового изменения задач. Вехи – задачи, которые используют как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения.
Классификация задач
Сортировка поставленных задач в Wrike
Wrike вообще заточен под сложные многоступенчатые проекты, однако рядовому пользователю вполне хватит понимания, где лежат его задачи и как их сортировать. Сортировка – по дате, приоритету, статусу, важности. Можно отдельно вывести только активные задачи или только просроченные.
Прозрачность работы
Задачи коллег выводятся отдельным списком, только если вы – их автор
Задачи, которые вы поручили, лежат в разделе «Созданы мной». А вообще прозрачности в работе немного не хватает. Вывести все задачи коллег отдельным списком можно, только создав собственный виджет в премиум-версии.
Оценка рабочей загрузки по проектам
Отчеты в Wrike и оценка рабочей загрузки
Отчеты, доступные в платной версии, позволяют увидеть общее положение дел по проектам и командам, и они обновляются в реальном времени при каждом новом открытии. Можно узнать, как задачи просрочены, а что тормозит работу команды.
GanttPro
Удобство постановки задач
Добавление задачи в проект в GanttPro
На первый взгляд эта система управления задачами кажется не очень «общедоступной»: надо разбираться, что такое диаграмма Гантта, где та самая кнопка для постановки задач… А ее и нет – задачи ставятся только в рамках проекта. Но если проект создан, то обучить пользователей добавлять задачи не так сложно.
Управление своими задачами
«Мои задачи» в GanttPro
Функционал для управления задачами в этой системе очень широк. Есть «Мои задачи» для сотрудников, где все просто и понятно. А есть диаграмма Гантта для менеджеров и ценителей, где удобно менять уровни задач, выставлять приоритет, зависимости и время, отслеживать прогресс и «играть» задачками как угодно, перетягивая их прямо на шкале.
Классификация задач
Отсортированные «Мои задачи»
Сортировать задачи можно аж по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость…
Структура компании с отделами
Сотрудники и права в системе
Сложную и четкую структуру компании не выстроить, зато легко настроить систему прав. Участники могут работать только над задачами, которые на них назначили. Администраторы могут создавать проекты и просматривать их стоимость.
Оценка рабочей загрузки по проектам
Отчеты в GanttPro и оценка рабочей загрузки
Крутая функция GanttPro – можно рассчитывать стоимость выполнения задачи и проекта в целом в зависимости от затраченных ресурсов. Можно создавать отчеты со временем, которые сотрудники тратят на задачи.