Требуется подписать извещение в диадок что это
Почему нужно подписывать извещения о получении
Что такое извещения и для чего они нужны
Обмен счетами-фактурами регламентирован приказом 14Н, в котором описано какие служебные документы должны быть сформированы, подписаны и отправлены.
Один из таких служебных документов — извещение о получении. Оно формируется при получении документа. Извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным и составляется по согласованию сторон.
Извещение гарантирует, что документ доставлен до получателя без ошибок. Полную схему документооборота счетов-фактур можно посмотреть в Руководстве пользователя.
Почему раньше не нужно было подписывать извещения
Извещения формировались, подписывались и отправлялись всегда, но в случае с сертификатами на железном носителе это происходит автоматически и незаметно для пользователей. С сертификатом DSS полностью автоматически подписывать извещения нельзя из-за необходимости подтверждать операции в приложении на телефоне.
Как подписать извещение
Если у пользователя по умолчанию выбран сертификат на железном носителе, извещения подписываются автоматически, ничего делать не надо.
Если по умолчанию выбран сертификат DSS, необходимо подписывать извещения. Это можно сделать так:
подписать любой документ в ящике, тогда все извещения для остальных документов подпишутся автоматически
или нажать на кнопку “Подписать” внизу экрана.
Что будет, если не подписывать извещения
Согласно постановлению 14Н извещение о получении счета-фактуры не является обязательным. И все же мы рекомендуем извещения подписывать и отправлять, чтобы избежать возможных проблем.
Документооборот счетов-фактур и УПД не будет завершен без подписанных извещений. Документы могут быть неверно обработаны в интеграционных решениях.
Где в Диадоке можно посмотреть извещения
Получение счета-фактуры
Вы просматриваете старую версию данной страницы. Смотрите текущую версию.
Согласно приказу Министерства финансов № 50-н от 25.04.2011 при получении счета-фактуры, а также подтверждений Оператора, нужно подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически.
При статусе документа Требуется отправить заявление автоматическое подписание и отправка документа не происходит, пока не будет отправлено заявление об участии в электронном документообороте. Для отправки заявления откройте счет-фактуру, нажмите на кнопку Заполнить заявление на красном фоне, заполните его и отправьте.
Счет-фактура должен пройти все этапы документооборота. Чтобы посмотреть на каком этапе документооборота находится счет-фактура, откройте окно просмотра документа, нажав на ссылку с его названием в списке документов.
Процесс обмена счетами-фактурами в Диадоке описан в статье Обмен счетами-фактурами.
Если в списке документов слева от названия документа отображается значок:
— это означает, что этот счет-фактуру обрабатывает другой пользователь (документ им открыт или отмечен флажком). При наведении курсора мыши на значок появляется подсказка с именем пользователя, который работает с документом.
Доставка
Источник данных
Коннектор может работать с четырьмя типами источников файлов:
Настройка серверов включает в себя специальные параметры (например, тип подключения, тип авторизации, путь к рабочей папке) и общие параметры для каждого типа источника файлов: группировка документов в пакеты и их связывание.
Чтобы отправить документы в одном письме, нужно сгруппировать их любым из способов:
Ниже на схемах приведены примеры группировки файлов в письма при установке уровня вложенности «0» или «1».
Схема 1. Пример группировки файлов в письма с уровнем вложенности «0».
Схема 2. Пример группировки файлов в письма с уровнем вложенности «1».
Типы и форматы документов
Коннектор позволяет отправлять любые типы документов, которые поддерживает Диадок.
Основные типы документов:
Поддерживаемые форматы формализованных документов, которые закреплены законодательством: 820@, 736@, 551@, 552@.
Некоторые неформализованные документы требуют дополнительных данных, таких как: дата, номер, сумма. Их можно указать в имени исходного файла документа.
Если учетная система не может выгрузить счета-фактуры, накладные, акты или УПД в формате установленном ФНС или в формате, который необходим для отправки в электронном виде (произвольный PDF или XML), то можно воспользоваться функцией преобразования документов. Поддерживаемые форматы исходных файлов, для которых применима функция преобразования:
Возможен вариант сложного преобразования, когда из одного файла требуется сформировать несколько файлов.
Эти настройки выполняются в индивидуальном порядке через менеджера.
Загрузка документов в Диадок
Для отправки документа потребуется задать правила маршрутизации для определения:
Исходящие для последующей отправки и подписи.
Подписать и оправить документы получателям. Потребуется обязательная авторизация пользователя в коннекторе под сертификатом.
Получатель документа может быть определен по:
При маршрутизации по паре ИНН-КПП применяется следующий порядок поиска организации в Диадоке:
Поиск по КПП одновременно происходит как по реквизитам ящика организации, так и по реквизитам подразделений ящика организации.
Отправка документов в роуминговые ящики осуществляется в головное подразделение.
Исключение составляют документы с типом «Приглашение». Для них нет проверок на наличие получателя в списке контрагентов.
Более гибкие настройки по маршрутизации документов представляет «файл маршрутизации». Это текстовый файл, который содержит строки, состоящие из пары ключ–значение, разделенные пробелами. Кодировка файла: UTF-8 или UTF-8 (без BOM). Если указан ключ, то должно быть указано значение.
Файл маршрутизации определяется по имени, которое удовлетворяет заданному регулярному выражению (подробнее смотрите в разделе «Использование регулярных выражений» ). Файл маршрутизации не должен располагаться в корне рабочей папки. Его можно разместить в подпапке вместе с отправляемыми документами или на уровень выше.
Как начать работать с контрагентами. Нужно ли подписывать с ними дополнительное соглашение
Сначала проверьте, кто из контрагентов уже работает в Диадоке. Для этого перейдите на страницу «Контрагенты» и загрузите список ИНН ваших контрагентов в формате excel либо введите название или ИНН контрагента.
Система разделит их на три списка:
Добавьте в список контрагентов организации, с которыми вы готовы обмениваться электронными документами. Для этого отправьте им приглашение или примите приглашение от них.
Нужно ли подписывать доп. соглашение?
Чтобы электронные документы были юридически значимыми, заключать дополнительное соглашение с контрагентами не нужно. Юридическую силу электронным документам придает квалифицированная электронная подпись (Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»), которой вы и ваши контрагенты будете их подписывать.
В соответствии с п.1 ст. 6 закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом при подписании КЭП электронный документ признается юридически значимым на уровне федерального закона без выполнения каких-либо дополнительных условий.
Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией СКБ Контур.
Согласие на переход с бумажного документооборота на электронный может быть осуществлено в устной или письменной форме, а также путем совершения конклюдентных действий, т.е. действиями, выражающие волю какого-то лица установить правоотношение (например, принять приглашение о добавлении в контрагенты по ЭДО в Диадоке).
Дополнительное соглашение требуется, если нужно зафиксировать особые условия обмена документами в электронном виде. Его также можно подписать КЭП в Диадоке. Пример типового соглашения о переходе на ЭДО можно скачать по ссылке.
Подписание и отказ в подписи
Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.
Подписать (отказать в подписи) можно как один документ, так сразу и несколько документов:
Для подписания (отказа в подписи):
«Подписать и завершить документооборот» ( чтобы подписать документ) ;
При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.
«Отказать» → «Отказать сотруднику в запросе подписи» (чтобы отказать и отослать документ сотруднику, отправившему на подписание) или « Отказать» → «Отказать контрагенту в подписи документа» (чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).
В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.
Если у пользователя несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки « выбрать». Заполните «Полномочия подписанта» и данные по документу.
В окне выбора сертификата установлен флажок «Запомнить мой выбор в текущей организации». Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.