sap dms что это
Управление документацией (SAP DMS)
SAP Document Management System — продукт для удобной и эффективной обработки документов
SAP Document Management System — грамотное управление документооборотом
SAP Document Management System (SAP DMS) — модуль в SAP PLM, предназначенный для хранения, обработки и обеспечения доступа к любым типам документов. Благодаря системе SAP DMS организации получают возможность управления информацией, представленной в различных форматах (PDF, Word, Excel и др.).
Забудьте о больших объемах неструктурированной информации (в цифровом или бумажном виде): под каждый вид документа в DMS создается и хранится отдельный виртуальный документ.
SAP DMS — действенный инструмент для решения вопросов структурированного хранения документации!
Какие действия позволяет выполнять SAP DMS?
Ключевые причины использовать SAP DMS для управления документацией
SAP DMS легко справляется с задачами хранения, управления и отслеживания статусов документов.
Быстрая обработка документации
Удобство хранения всей документации в едином репозитории
Гибкая система отчетности для отслеживания жизненного цикла документов
С SAP DMS ваша компания в разы улучшит организационную эффективность и процесс принятия стратегических бизнес-решений!
LeverX обеспечит успешное внедрение SAP DMS в бизнес-процессы вашей компании
Наша команда внедряет SAP DMS для управления документами предприятия практически на всех проектах. Консультанты LeverX готовы помочь вашей организации с внедрением и настройкой решения, чтобы обеспечить удобную работу с документами для каждого из ваших бизнес-процессов.
SAP DMS интегрируется со всеми бизнес-процессами в SAP-системе, легко кастомизируется с учетом потребностей заказчика и не требует дополнительных ABAP-разработок.
Документационная поддержка всех бизнес-процессов становится проще с SAP Document Management System. Эксперты LeverX помогут вам в этом убедиться.
Система управления документами в SAP ERP
SAP DMS: система управления документами
На каждом предприятии важно грамотно организовать управление документооборотом. Помочь в этом призван модуль Document Management System (DMS) от компании SAP.
Система DMS позволяет выполнять согласование приложенных документов с помощью SAP Workflow: использовать различные статусы и оповещать пользователей об их изменении. Также в модуле DMS реализована гибкая система отчетов для контроля за жизненным циклом документов.
Система управления документами позволяет предприятию вести карточки любых документов к объектам в SAP ERP с возможностью прикладывания скан-образов различных форматов.
В системе DMS можно выбрать место хранения информации в зависимости от потребностей бизнеса. Документы хранятся на SAP Content server или архивном сервере OpenText. При этом используются разграничения полномочий SAP ERP.
Функционал SAP DMS:
Система DMS интегрирована с модулями SAP ERP. В карточке DMS настраивается связь с любыми объектами SAP: например, основная запись материала, карточка основного средства, единица оборудования, счет-фактура, заказ и т. д.
Услуги для этого решения
Поставка и поддержка ПО
Компания «Информационные технологии и консалтинг» с 2007 года занимается внедрением проектов автоматизации.
Компания «Информационные технологии и консалтинг» предлагает услуги по разработке эксклюзивной информационной системы для Вашего предприятия.
Мы предоставляем широкий спектр услуг по сопровождению информационных систем, являемся официальным партнером SAP и регулярно подтверждаем сертификат Partner Center of Expertise.
Проведение обучения и тестирования
Компания «Информационные технологии и консалтинг» предлагает услуги по организации, проведению семинаров и тестированию специалистов.
Обновление и модернизация информационных систем
Наша компания предлагает услуги по обновлению, модернизации и миграции информационных систем.
Компания «Информационные технологии и консалтинг» поможет организовать процесс тиражирования и обеспечить эффективную и бесперебойную работу бизнеса.
Компания «Информационные технологии и консалтинг» поможет Вам подготовить бизнес-требовани я, выбрать программный продукт и организовать процесс внедрения решений.
Методика создания DMS-документа посредством BAPI
Самородов Евгений Александрович
В статье рассмотрим на примере методику автоматического создания прототипа DMS-документа и прикрепления оригинала к нему.
Оглавление
Введение
В SAP ERP можно найти такой компонент, как DMS (Document Management System или Система управления документами). DMS позволяет избежать избыточности данных и минимизировать рабочую нагрузку при обновлении и обмене данными. Система управления документами, предназначенная для создания, хранения, изменения и просмотра документов доступна через транзакции: CV01N, CV02N, CV03N.
В статье рассмотрим на примере методику автоматического создания прототипа DMS-документа и прикрепления оригинала к нему.
Создание прототипа
Создание нового вида документа
«Определение видов документов» (в англ. варианте «Define Document Type») (Рисунок 1).
Рисунок 1 – Поиск в структуре
В списке совпадений находим «Система управления документами» (или «Document management system») (Рисунок 2):
Рисунок 2 – Окно списка совпадений
После чего произойдет позиционирование на нашем элементе (Рисунок 3):
Рисунок 3 – IMG-операция «Определение видов документов» в структуре
Затем кликаем на иконку с часами и попадаем на экран определения видов документов.
Инструмент также доступен из транзакции DC10, но запуск через SPRO предпочтителен, потому как в этом случае будет автоматически создан настроечный запрос с записью IMG-операции.
Рисунок 4 – «Определение видов документов»
Рисунок 5 – Создание нового вида документа
В открывшемся окне (Рисунок 4) в строке инструментов нажимаем на «Новые записи» (Рисунок 5).
Далее, кликаем на подпункт «Описание зависящих от языка видов документов», где указываем требуемые данные для языка (Рисунок 6).
Рисунок 6 Описание вида документа для языка.
Создание прототипа DMS-документа
Для создания прототипа DMS-документа будем использовать BAPI_DOCUMENT_CREATE2. Пример:
ls_document TYPE bapi_doc_aux,
ls_return TYPE bapiret2,
ls_document_in TYPE bapi_doc_draw2.
ls_document_in-description = ‘Документ для теста’.
CALL FUNCTION ‘BAPI_DOCUMENT_CREATE2’
На вход ФМ «BAPI_DOCUMENT_CREATE2» подается:
Работа над ошибками и проверка корректности процесса
ФМ должен вернуть информацию о созданном документе в структуре LS_DOCUMENT или информацию об ошибке в LS_RETURN, если что-то пошло не так.
Если ошибки нет (LS_RETURN-TYPE <> ‘E’), выполняем COMMIT, чтобы изменения вступили в силу или, в противном случае, откатываем изменения. Пример:
IF ls_return-type NE ‘E’.
CALL FUNCTION ‘BAPI_TRANSACTION_COMMIT’
После COMMIT проверяем успешность создания через транзакцию CV02N, с указанием типа LS_DOCUMENT-DOCTYPE и номера LS_DOCUMENT-DOCNUMBER документа. Где можем убедиться, что документ создан (Рисунок 7).
Рисунок 7 – Просмотр созданного документа
Может так случиться, что LS_RETURN вернет ошибку(E 26 068): «Сетевой адрес DEFAULT вашей ЭВМ не определен» (англ. «Network address DEFAULT of your computer is not maintained»).
В этом случае, требуется задать тип носителя данных в транзакции DC20, например, как показано на следующей серии рисунков (Рисунок 8, Рисунок 9, Рисунок 10).
Рисунок 8 – Определение типа носителя данных для внешнего интерфейса
Рисунок 9 – Указание носителя данных
Рисунок 10 – Идентификация компьютеров внешнего интерфейса
Прикрепление оригинала к прототипу
Прикрепление файла, расположенного на стороне клиента
Далее приступим к прикреплению оригинала к созданному прототипу документа. Для этого, используем ФМ BAPI_DOCUMENT_CHANGE2.
Также потребуется файл, если быть точнее, адрес файла для загрузки.
Перед вызовом BAPI_DOCUMENT_CHANGE2 для загрузки оригинала можно проверить наличие документа, тип и номер которого следует передать на вход ФМ. Для этого следует использовать BAPI_DOCUMENT_GETDETAIL2. Пример:
DATA: lt_files TYPE TABLE OF bapi_doc_files2.
CALL FUNCTION ‘BAPI_DOCUMENT_GETDETAIL2’
На вход подаются поля типа документа DOCUMENTTYPE и его номера DOCUMENTNUMBER из структуры LS_DOCUMENT, полученной на выходе BAPI_DOCUMENT_CREATE2, при создании DMS. Выставление флага GETDOCFILES, дает возможность увидеть в таблице LT_FILES уже имеющиеся оригиналы в документе.
В случае успеха, BAPI вернет пустую структуру LS_RETURN и структуру LS_DOCUMENT_IN с заполненными данными документа.
Если файл, требующий загрузки, находится на стороне клиента. Загрузка оригинала так, как показано ниже.
lt_file_table TYPE filetable,
lv_filename TYPE string,
CALL METHOD cl_gui_frontend_services=>file_open_dialog
DMS (Dealership Management System) – Внедрение Информационных ЭкоСистем для управления Дилерскими сетями
В свое время, а было это около 7 лет назад, я столкнулся с проблематикой внедрения DMS Информационной системы в крупной дилерской сети (170 дилеров). До этого у меня уже был опыт автоматизации дилерских сетей на базе различных ИТ-решений. Но специфика данного внедрения заключалась в том, что сеть состояла из самостоятельных игроков бизнеса, годовой товарооборот которых, порой, существенно превышал товарооборот нашей организации.
Еще не начав проект мы, с моей командой, столкнулись с нетривиальными вопросами:
С чего начать, в конце концов?!
Первое, что я сделал – обратился к внутрикорпоративному опыту и опыту других компаний, в надежде отыскать ответы на этот комплекс вопросов. И, увы, не нашел НИЧЕГО!
Не то, чтобы данный опыт нам ничего не предлагал. Отнюдь, как только мы объявили о подготовительном этапе проекта, нас, буквально, засыпали предложениями по автоматизации: к нам приезжали ИТ-компании с пресейлом их систем, проводили красочные и «убедительные» презентации, рассказывали нам о безоблачном будущем, которое нас ждет, если мы выберем их решение. Но со всеми вендорами был ряд проблем:
В данной серии статей я хочу описать тот путь ошибок и успехов, который мы прошли. А он был тернист! Я хочу дать ответы на вопросы, которые в свое время стояли перед нами. И я искренне верю, что данный материал поможет сократить путь к результату тем моим коллегам и компаниям, перед которыми когда-либо встанет задача – внедрить DMS в сеть с разнородным составом, опытом и объемом бизнеса. Пожалуй, самая сложная и амбициозная задача, с которой когда-либо может столкнуться бизнес с многоуровневой партнерской сетью.
Итак, поехали!
СТАТЬЯ 1 Или «Зачем?»
Для начала, давайте с вами заглянем немного вперед и поймем, что же нам предстоит сделать? И здесь мы с вами будем говорить не о том периметре работ, которые необходимо проделать команде проекта, а о том, зачем это все необходимо крупным компаниям и их партнерам (дилерам).
Задача любой коммерческой сетевой компании – развитие бизнеса. Неоспоримо! В сложной конкурентной среде эту задачу можно переформулировать следующим образом: опережение конкурентов по выводу новых эффективных продуктов и сервисов на рынок с превышением ожидания Клиента. И, как мы понимаем, каждый такой продукт и сервис всегда сопровождается стратегией его сбыта, основанной не только на колоссальной работе маркетинга, но и на не менее серьезной работе методологов. Четко выстроенная методология работы – это основа бизнеса. Но, порой, эта методология настолько комплексна и многоэтапна, что без средств по ее быстрой имплементации в дилерские сети, может стать непосильной ношей, а иногда даже и обузой бизнеса.
Поэтому первый тезис к внедрению DMS системы – это поддержка быстрой имплементации единой методологии (стандарта) по быстрому выводу на рынок продуктов и услуг компании и их реализации.
Центробежной точкой любого бизнеса, будь то B2B или B2C бизнес, является Клиент. А это значит – Customer Journey (далее CJ) или Путь Клиента, который он циклично совершает от этапа выбора продукта до перехода на новый продукт. Каждый CJ сопровождается так называемыми MOT (Moment Of True) – реперными точками, в которых клиент готов к определенному бизнес-воздействию на него, сам того не подозревая
Таким образом, второй тезис, который я бы хотел связать с внедрением системы DMS – это автоматизация CJ и MOT для бесшовной передачи Клиента от этапа подогревания его интереса к продукту до продажи и обслуживания.
Следующий важный момент в процессе взаимодействия представительств и дилерских сетей – это огромный поток циркулирующей между ними информации. Действительно, чтобы обеспечить бесперебойный бизнес сети необходимо, чтобы у партнеров оперативно была вся коммерческая информация о состоянии складов, тарифов, продуктовой линейки, планов продаж, соблюдению KPI, нормализованной клиентской базы, особых технических операциях, коммерческих акциях и т.д. К слову говоря, в нашем проекте таких процессов было более 40!
И эта потребность неизбежно приводит нас к третьему тезису: DMS система должна максимально обеспечивать партнерскую сеть всей необходимой информацией и минимизировать ошибки при передаче данной информации, с высокой степенью безопасности.
По моему глубокому убеждению, любая информационная система для бизнеса должна не просто автоматизировать деятельность, но проводить цифровую трансформацию всех процессов (Digital Transformation). А это значит – путем внедрения лучших практик в области информационных решений (Best Practice) обеспечивать максимальную эффективность и рентабельность предприятия.
Поэтому четвертый тезис к внедрению DMS мы сформулируем следующим образом: DMS должна обеспечивать рентабельность предприятия путем стандартизации процессов работы сети на базе лучших решений в области автоматизации бизнеса.
И, наконец, последняя по счету, но не по значению проблематика, с которой сталкивается любая дилерская сеть – это профессионализм персонала, который контактирует с клиентами, продуктами и сервисами. И, действительно, как правило, низовой менеджмент, продавцы, сервисный персонал, и т.д. сильно подвержены текучке. Представительства и партнеры инвестируют в обучение персонала огромные бюджеты, часть которых расходуется впустую, т.к. поработав в бизнесе какое-то время, окрепнув, встав на ноги, персонал старается продать себя и свои компетенции дороже их текущей стоимости, в лучшем случае, другим партнерам, а в худшем – конкурентам. Таким образом, вновь прибывший на смену персонал, зачастую, еще «не обстрелянный» в полях, совершает ошибки. Порой, непоправимые. В следствии чего партнеры и представительства несут колоссальные убытки.
Таким образом, один из важнейших тезисов при внедрении DMS – это внедрение продукта, содержащего строго выстроенный процесс, максимально упрощающий интеграцию нового персонала и методологически сопровождающий его на всех этапах, обучающий работе с продуктами и сервисами! Продукт, который обеспечивает быстрый и стабильный рост компетенций персонала и их поддержку.
Резюмируя, подведем итог.
Перед внедрением такого комплексного продукта, как DMS, представительство должно сформировать перед собой и партнерами четкие и понятные цели внедрения, а именно:
Буду рад помочь и получить обратную связь. И да прибудет с вами сила!
3 способа улучшить документооборот с помощью SAP DMS
Обеспечить сохранность важных документов, безопасно делиться ими с другими пользователями и строго придерживаться всех нормативных актов
SAP Document Management System (SAP DMS) — это SAP-решение для хранения, управления и редактирования документов и цифровых активов.
LeverX — сертифицированный партнер SAP, который занимается разработкой, внедрением и развертыванием SAP-решений с 2003 года. По мнению экспертов компании, SAP DMS поможет обеспечить сохранность важных документов, безопасно делиться ими с другими пользователями и строго придерживаться всех нормативных актов.
Контроль всех этапов жизненного цикла документов
В SAP DMS под каждый документ создается отдельная запись — эквивалент файловых папок в любой стандартной операционной системе. Каждая такая запись содержит всю необходимую информацию о документе:
свойства документа. Например, его размер, количество страниц, типы приложений, место хранения и т.д.;
ссылки на другие объекты SAP, которые связаны с тем или иным документом.
Для того, чтобы документооборот был интуитивно понятным, SAP DMS вводит систему статусов для отслеживания и контроля документов на всех этапах их жизненного цикла.
Начинает его любой документ в статусе “In Work” или “New”. Файлы с таким статусом можно редактировать, обновлять или удалять. Когда все необходимые изменения внесены, а файл передан на согласование, ему присваивается статус “In Review”. Пока документ находится на стороне менеджера или делопроизводителя, вносить какие-либо изменения в него нельзя.
Если документ не утвержден, он возвращается в статус “In Work”; если прошел согласование — в статус “Released”.
Доступ из любой точки мира
SAP DMS предоставляет пользовательский интерфейс, который позволяет получить доступ ко многим современным файловым репозиториям. То есть документы могут храниться не в самой системе SAP DMS, а в сложных архивах, например KPRO или Documentum.
Благодаря сетевому файловому ресурсу и облачному хранилищу вы можете получить доступ к необходимым документам в любом месте.
Используя все необходимые инструменты для хранения и кеширования, пользователи SAP DMS могут совместно работать над одним и тем же файлом в режиме реального времени. Система настроит доступ для каждого пользователя и избавит от проблем с пропускной способностью для тех, кто работает с документами удаленно или в местах с плохим подключением к интернету.
Один документ для многих объектов
Сталкивались ли вы когда-нибудь с документами, который были необходимы для выполнения сразу нескольких операций? Когда таких документов один или два, это можно не заметить, но когда один и тот же файл используется снова и снова во многих бизнес-операциях, это может существенно помешать синхронизации версий.
В SAP DMS вы можете связать одну запись, содержащую документ, со многими операциями и даже модулями SAP. Это не только экономит место на сетевых дисках, но и обеспечивает постоянную синхронизацию и надежный контроль данных.
Специалисты LeverX легко внедрят SAP DMS в бизнес-процессы вашего предприятия и настроят его в соответствии с вашими требованиями. С их помощью вы убедитесь, что работа с документами может быть удобной и не отнимает много времени.