с чего начать планировать день

Как планировать свой день: советы и примеры

План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

Как работать с «инбоксом»

Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.

Список задач (или to-do list)

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).

Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.

Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.

Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.

Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:

Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.

Другие полезные рекомендации по планированию

Планируя день, воспользуйтесь советами:

И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.

Выводы

Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.

Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!

Источник

5 лайфхаков для эффективного планирования дня

редактор-эксперт Контур.Школы, консультант по электронному документообороту и электронной отчетности

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день: инструменты, истории, разбор ошибок

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму.

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать.

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план. » Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

Цель должна быть:

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении.

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Источник

Как планировать день: ТОП-12 ценных советов

Вопросы, рассмотренные в материале:

Как планировать свой день — вопрос, который волнует многих. Говорят, что самое дорогое, что есть у человека, это время. Будучи вечно бегущим вперёд, оно заставляет нас учиться пользоваться им грамотно, расставлять приоритеты и постоянно делать выбор в пользу того или иного дела.

Но как же правильно разобраться в суете повседневности и внести в неё упорядоченность, чтобы вывести жизнь на новый, более качественный уровень? Если вы хотите узнать ответ на этот вопрос, читайте далее нашу статью.

12 ценных советов, как правильно планировать свой день, чтобы всё успевать

1. Следуйте принципу 70/30.

Нет смысла детально планировать свой день до последней минуты – всё равно не удастся реализовать такой план на 100 %, что приведёт лишь к разочарованиям и тревожности. Полностью подчинив себя записям в ежедневнике, где всё поминутно расписано, вы окажетесь в очень жёстких рамках и почувствуете себя пленником графика.

Достаточно запланировать действия, занимающие до 70 % всего времени. Так вы оставляете себе временной запас на случай непредвиденных обстоятельств, чувствуете себя более свободным и готовым к неожиданностям. Другой вариант – предусмотреть небольшой запас свободного времени в каждом промежутке, отведённом для дел.

2. Приучите себя к ранним подъёмам, чтобы времени хватало на всё.

Даже если вам сегодня не нужно идти на работу с самого утра, старайтесь держаться одного и того же режима каждый день. Позаботьтесь о том, чтобы спать достаточно и в одно и то же время. В среднем человеку хватает восьми часов сна в сутки. Рассчитайте, когда вам нужно ложиться, чтобы вставать вовремя и не страдать от недосыпа.

3. Планируйте завтрашний день накануне вечером.

Планировать новый рабочий день в конце текущего – полезная привычка. Но, чтобы точно ничего не упустить, обязательно вносите в списки все свои дела и задачи. Заведите два списка, разделив страницу блокнота на два столбца: в одном будут срочные, безотлагательные задачи, в другом – менее важные, которые можно перенести на следующий день при необходимости.

Выполненные пункты сразу же вычёркивайте. Это отлично стимулирует к активной деятельности, мотивирует поскорее всё доделать и не тянуть резину! Чем меньше пунктов остаётся в списке, тем больше человек уверен в своей способности справиться с ними и получить результат.

По окончании каждого дня можно писать внизу страницы что-то вроде «Я герой, всё успел!», «Ура, всё выполнено!», «Я молодец, у меня впереди ещё много свершений!». Это тоже мотивирует: увидев эту пометку наутро, вы придёте в бодрое настроение и со свежими силами возьметесь за новый перечень задач.

4. Не растрачивайтесь на дела, результат выполнения которых незначителен.

Соизмеряйте свои трудовые и временные затраты с получаемым результатом.

Для этого нужно сначала проранжировать задачи по приоритетности – составить общий список и затем распределить все пункты по трём столбцам:

Этот список даст вам понимание, за что надо браться сразу же, а что можно перенести на более поздние сроки.

5. Режим дня планировать с целью продумывания всех возможных способов упростить себе жизнь и работу.

Так, если огромное количество времени вы тратите на уборку дома, рассмотрите вариант с наймом домработницы или приходящей уборщицы. Возможно, стоит перебрать все вещи и избавиться от ненужного хлама, а остальное систематизировать, разложив по шкафам, коробкам и пакетам, чтобы уборка производилась быстрее и легче.

6. Старайтесь успеть сделать основную часть списка дел до обеда.

Если к середине дня у вас уже сделаны самые срочные и приоритетные задачи, выполнять всё остальное становится проще. Обеденный перерыв можно посвятить некоторым личным делам, таким как телефонные звонки близким, оплата счетов, обсуждение кредита с банком, просмотр личной почты. Желательно, чтобы к вечеру у вас оставался минимум из намеченного, причём не самое трудоёмкое и сложное: закупка продуктов домой, фитнес, общение с застройщиком и т. п.

Поэтому всегда начинайте с самого значимого и только потом беритесь за второстепенное. Откладывать важные задачи на потом – крайне вредная практика: вы рискуете не успеть сделать их в срок и весь день будете волноваться, отвлекаясь от текущей деятельности.

7. Выясните, что вас обычно отвлекает от работы, отнимает время.

Возможно, это окажутся соцсети, игры или бесконечные телефонные разговоры, либо мысленное «пережёвывание» предстоящих дел. Психологические факторы, такие как страх не уложиться в сроки или провалить важную задачу, прокрастинация, лень отнимают массу ресурсов и мешают правильно планировать день.

8. Каждый час работы обязательно должен включать в себя несколько минут отдыха.

Это одно из главных правил: регулярно давать себе отдохнуть. Чем чаще вы это делаете, тем лучше результаты вашей работы. Выбирайте тот график отдыха, который точнее всего соответствует вашим потребностям. Можно ориентироваться на две основные схемы: 50 минут активной работы + 10 минут отдыха или 45 минут работы + 15 минут отдыха.

Кстати, отдых не означает, что нужно лежать без движения на диване или предаваться вредным привычкам вроде курения. Можно расслабляться с пользой, например, сделать короткую разминку, состоящую из нескольких отжиманий, подтягиваний, стойки на руках (если, конечно, это уместно в текущих условиях), упражнений для глаз и шеи. Наведите порядок на рабочем месте, приберитесь в доме или кабинете, устройте себе небольшую прогулку на свежем воздухе или почитайте любимую книгу. Позвоните родственникам, окажите помощь коллегам, клиентам или членам семьи, если вы работаете из дома.

9. Делите большие задачи на мелкие части.

Эта практика также называется «нарезанием салями» и «съеданием слона по кусочкам». Эйнштейн сделал очень меткое наблюдение: люди любят рубить дрова, поскольку сразу видят результат своих усилий. Разбейте масштабный проект или задачу на маленькие отрезки и старайтесь планировать свой день так, чтобы ежедневно тратить по два часа на выполнение этих подзадач. Конечно, весь проект займёт продолжительное время, но, как только будет достигнута первая промежуточная цель и появятся ощутимые результаты, вырастет и ваша мотивация продолжать работать, чтобы довести все оставшиеся этапы до конца.

Показательный пример – разработка нового продукта. Если каждый день планировать задачу вроде «написать новый видеокурс», то, конечно, вы будете работать над ним, но процесс будет осложняться следующими факторами:

Гораздо эффективнее будет разбить всю работу над курсом на несколько маленьких отрезков и последовательно работать над каждым из них, получая промежуточный результат.

Если задание вызывает у вас массу негативных эмоций или вы не знаете, как его правильно выполнять, лучше делегировать его тем специалистам, которые компетентны в этой области и с удовольствием занимаются подобной работой. Это сбережёт вам время и гарантирует качественное выполнение задачи.

10. Планируйте трезво и реалистично.

Старайтесь планировать свой день так, чтобы объём задач был выполним для вас. Чрезмерное планирование – огромные списки дел, которые вы просто не в состоянии выполнить за день – не имеет смысла и только демотивирует. Исходите из своих реальных возможностей.

Помните, что план и цели – это разные вещи! Цели могут (и должны) быть дерзкими и амбициозными. Но, чтобы их достичь в обозримом будущем, надо спуститься на землю и начать планировать свой день (неделю, месяц, квартал) грамотно и продуманно. Это вовсе не означает, что ради достижения цели придётся пахать круглые сутки без отдыха. Наоборот, лучше заниматься проектом по чуть-чуть, но каждый день и постоянно, чем посвящать ему всё своё время и хаотично хвататься за всё сразу. Планомерное продвижение не вымотает вас и приблизит к цели.

Каждый день подводите итоги выполнения плана: отмечайте, на сколько процентов выполнена каждая поставленная задача. Это позволит вам точно сравнить результаты за какой-то период и будет дополнительно стимулировать продолжать работу, а в впоследствии поможет более реалистично спланировать свою деятельность.

Желательно перевыполнять ежедневные планы хотя бы в небольшой степени, дополнительно решая те задачи, которые не попали в обязательный список на день (но, конечно, не в ущерб срочным и важным делам). Вас порадует ваша сверхпродуктивность, когда в конце дня вы увидите под своим планом цифры вроде 110 %, 115 % и т. п.

11. Избавляйтесь от всего, что вам не нужно.

Боритесь с привычкой копить хлам и хранить старые вещи «на всякий случай». Поверьте, этот случай никогда не наступит, вещи вам не пригодятся, а вот свободное место они будут занимать, собирать пыль, нуждаться в уборке. Кроме того, есть мнение, что старый хлам, складируемый на антресолях, балконах и в кладовках, сосредотачивает в себе отрицательную энергетику.

Это касается в большей мере даже не офиса и рабочего пространства, а вашего жилища. Не жалейте ненужных вещей, просто выбросьте их – соберите в мешки или машину, вывезите на свалку. В крайнем случае, если вам очень жалко эти вещи, оставьте их около подъезда. Одежду, обувь и игрушки можно сдать в специальные контейнеры либо пожертвовать детским приютам или домам престарелых, где эти вещи действительно могут кому-то пригодиться.

12. Давайте себе время просто побыть в тишине и покое.

Громко работающий телевизор или никогда не выключающееся радио в соседнем помещении, постоянная болтовня уличных прохожих, шум стройки по соседству – привычные источники раздражения для жителей крупных городов. Всем это мешает сосредоточиться на текущем деле, отвлекает, и вот вы уже обнаруживаете, что вместо работы прокручиваете в голове очередную приставучую попсовую песенку, которую крутят по радио.

Планируйте своё время и организуйте рабочий день таким образом, чтобы вам никто и ничто не мешало. Тогда вы действительно сможете сконцентрироваться на выполнении своих задач и достичь серьёзных результатов.

КАК ПРАВИЛЬНО ПОСТАВИТЬ СЕБЕ ЦЕЛИ НА ГОД?! | Петр Осипов. Бизнес Молодость

8 полезных идей, как планировать день в ежедневнике

Для начала определитесь с основным назначением вашего ежедневника. Они различаются по внутреннему и наружному оформлению. Подбирайте такой ежедневник, который будет максимально удобен и понятен для вас. Процесс его использования должен быть комфортным и приятным.

Ассортимент ежедневников от разных производителей поистине огромен. Выберите то, что соответствует вашим потребностям и желаниям. Это может быть:

Просто выписывать в ежедневник все дела подряд (или фиксировать поток создания в дневнике) может быть утомительно и не очень эффективно. Но есть несколько приёмов, позволяющих выжать максимум пользы из ежедневника и превратить его в мощный инструмент, помогающий планировать каждый день, всё успевать и самосовершенствоваться.

1. Избегать слишком строгого планирования.

Большинство людей, планирующих рабочий день с помощью ежедневника, допускают одну досадную ошибку – распределяют своё время излишне жёстко.

Здесь очень важен баланс. Чересчур строгий график превращает человека в робота и нервирует, утомляет, вызывает стресс, хотя и подстёгивает активно работать. Слишком расслабленный (или вообще отсутствующий) – демотивирует. Фиксируйте в своих ежедневных планах все дедлайны и срочные задачи, которые надо успеть сделать, а в промежутках между ними работайте в комфортном темпе над фоновыми задачами. Это придаст графику нужную меру гибкости.

Для классификации дел используют матрицу Эйзенхауэра. Все задачи группируют по двум параметрам – срочности и важности – и в результате получают четыре категории:

Основная категория – вторая: не экстренные, но значимые задачи. В принципе, их можно отложить, но от них зависит наше будущее. Поэтому, как только всё самое срочные дела закрыты, принимайтесь за них.

Перенести эту матрицу в ежедневник очень легко: достаточно разлиновать страницу на четыре сегмента и каждый из них наполнить задачами, а затем двигаться от срочного и важного к несрочному и неважному. Кстати, таким способом можно планировать и день, и неделю, и даже месяц (исходя из долгосрочного списка дел будут формироваться дневные и недельные).

В маленьких ежедневниках неудобно изображать всю матрицу и можно вести обычный список с пометками около каждого пункта:

Можно делать разноцветные метки, отмечать пункты яркими маркерами, чтобы список был наглядным.

2. Вычеркивать всё сделанное.

Выполненная задача даёт чувство удовлетворения, организм вырабатывает гормоны радости в ответ на каждое позитивное достижение и любую, даже скромную, победу. А крупные достижения приносят радости ещё больше. И хотя эта эмоция очень быстротечна (её хватает лишь на какие-то секунды), можно её усилить и растянуть, просто вычёркивая каждое сделанное дело из списка. В этот момент вы сосредотачиваетесь на мыслях о самом деле и о том, как хорошо вы с ним справились.

Если крупный проект разбит на отдельные этапы, отмечайте успешное окончание каждого из них: так вы получите ещё больше удовольствия.

3. Рекомендации от Глеба Архангельского.

Архангельский предлагает планировать дела на день, чётко классифицируя их по нескольким типам и придерживаясь некоторых стандартных процедур:

4. Рекомендации от Стивена Кови.

Кови по праву считается одним из наиболее уважаемых и влиятельных экспертов в области тайм-менеджмента. Он известен как мотивационный спикер, преподаватель, консультант и автор бестселлеров, продаваемых огромными тиражами. Журнал Forbes включил его в рейтинг 25 самых влиятельных лиц в США.

Принципами и советами Стивена Кови сегодня охотно пользуются многие фирмы. Тайм-менеджменту и методам повышения личной эффективности специально обучают сотрудников. В нашумевшей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» есть советы, касающиеся и ведения ежедневников.

С помощью ежедневника бизнесмены, специалисты и руководители эффективно планируют свой день. Простой ежедневник выполняет функции профессионального планнера, помогая контролировать ход выполнения текущих задач и работы над проектами, что крайне важно для людей, ценящих своё время.

В соответствии с методикой Кови ежедневник предлагается разделить на основную часть (для планов на каждый день) и вкладки. Расчерченные листы основной части содержат записи обо всех срочных делах и задачах – том, что должно быть выполнено в определённое время. Во вкладках делаются записи по неделям и месяцам: глобальные цели, ценности, принципы (для них лучше выделить специальную вкладку).

Это строгое разделение и приоритизация целей, задач и мероприятий повышают личную эффективность человека. По этой системе можно не только планировать день по часам, но и продумывать планы на месяц, полугодие и т. п., строить личную стратегию достижения успеха.

5. Воздействовать на собственную мотивацию.

Готовность работать и желание поскорее сделать все дела повышается, даже если вы просто выписываете задачи на листок. И чем больше пунктов уже вычеркнуто, тем сильнее мотивация.

Есть ещё пара действенных способов повлиять на свою мотивацию:

Сделать гибкую задачу жёсткой очень легко: назначьте отрезок времени, когда вы будете ею заниматься. К примеру, такое гибкое дело, как составление финансового отчёта (которым, в принципе, можно заниматься когда угодно), привяжите к периоду с 16 до 18 часов. Это дисциплинирует вас и подстегнёт мотивацию выполнять поставленную задачу.

Есть более мягкий способ стимулирования желания работать: указать не сроки «от» и «до», а длительность работы над задачей. К примеру, полчаса на написание отчёта, и пока они не истекут, ни за что другое вы не берётесь. Лимиты по времени, если их применять разумно и не перебарщивать с ними, помогут точнее планировать свой день и мотивировать себя на плодотворный труд.

Действия противоположны тем, что описаны в первом варианте: число жёстких дел уменьшают, заменяя чёткие сроки интервалом времени. Так, можно договориться на встречу не в 16:00, а в период с 16 до 17 часов (если вторая сторона не против). При этом задачи стараются выполнять своевременно, пока они не срочные, чтобы они не превратились в безотлагательные.

Слишком сильная мотивация – это стресс, нервное напряжение и раздражительность, а слишком слабая – малая продуктивность труда, крайне медленное движение к целям, потеря времени.

6. Принцип 50 %.

Он касается соотношения жёстких и гибких задач в плане на день. Планируя свой день, ставьте себе столько задач с чёткими сроками выполнения, чтобы суммарно они занимали не более половины всего времени, не шли друг за другом, а перемежались гибкими задачами. Распланированный по минутам день хорошо выглядит на бумаге, но любая неожиданность рушит такой план, деморализует человека и приносит большой стресс.

Помните, что случиться может всякое: вы пробудете на переговорах с заказчиком на час дольше задуманного, вам внезапно позвонит перспективный клиент и попросит подготовить индивидуальное КП, или вы почувствуете себя дурно и вынуждены будете отдыхать и ждать, пока подействует лекарство.

Наличие свободного времени между жёсткими задачами (которые записываются в левую колонку на странице ежедневника) и гибкими (их вносят в правую колонку) даст вам необходимую маневренность, способность перестроиться, всё успеть и не перенапрячься.

7. Носить в ежедневнике пустые листки.

Лист ежедневника не безграничен. Часто на нём просто не хватает места для новых записей. Некоторые в подобных случаях пишут на следующей странице, соответствующей завтрашнему дню или новой неделе, но это не очень правильно: в будущем все записи опять не влезут. Гораздо удобнее класть в конец блокнота несколько чистых листков, которые можно прикрепить с помощью скрепки или степлера к нужной странице, и делать на них не поместившиеся заметки.

8. Не захламлять ежедневник.

У многих людей ежедневники также выполняют роль записных книжек: на одной странице человек планирует день, тут же записывает рецепты, конспектирует разговор с клиентом, делает пометки по поводу проекта, и т. п. Хаотичные записи выплёскиваются на следующие листы, и вот уже датировка не соблюдается, а ежедневник перестаёт быть ежедневником.

Впрочем, даже такой замусоренный ежедневник, в котором трудно разобраться сходу, лучше, чем его полное отсутствие. Но если вы стремитесь научиться планировать свой день эффективно, сначала напишите на странице весь свой дневной график с текущими делами и приоритетами и лишь потом, если осталось место, добавляйте туда прочую информацию.

Лучшие методы, как научиться планировать свой день, от известных личностей

1. Система Бенджамина Франклина

Франклин, сын простого мыловара, стал выдающимся политиком, публицистом, писателем, учёным и дипломатом, принял участие в составлении конституции США и Декларации независимости (хотя президентом страны он не был). В чём же секрет его успеха? В самодисциплине и умении правильно планировать своё время! Его принято считать автором крылатых выражений «Время – деньги», «Не откладывай на завтра то, что можешь сделать сегодня», «Если любишь жизнь, то не теряй времени зря: это материя, из которой жизнь состоит». Сегодня портрет Бенджамина Франклина украшает стодолларовую купюру.

Свою знаменитую методику, как лучше планировать день, Франклин разработал ещё в молодости, когда ему было всего 20. От современников она получила название «пирамиды Франклина», или «пирамиды продуктивности» (productivity pyramid).

Основой пирамиды являются базовые ценности человека (по Франклину, добродетели) – его моральные ориентиры и принципы, на которые он опирается в любой своей деятельности. Таких добродетелей он насчитывал 13: умеренность, спокойствие, бережливость, справедливость, целомудрие, сдержанность, кротость, искренность, склонность к порядку, трудолюбие, воздержанность, чистоплотность, решительность.

У Франклина была специальная записная книжка, где каждой добродетели соответствовала отдельная страница. На остальных страницах было по семь столбцов (по каждому дню недели) и по 13 строк (по каждому из принципов). Франклин работал над собой следующим образом: ежедневно сосредотачивался на одной из добродетелей и в конце дня записывал, какие отступления от идеального морального облика им были допущены.

Кроме ежедневного самосовершенствования, пирамида Франклина включает и более высокий уровень – глобальную цель, основанную на личных принципах и отвечающую на вопрос о том, чего человек хочет добиться к N годам. (К примеру, глобальная цель бизнесмена – запустить стартап, а для врача – к 35 годам дослужиться до должности завотделением).

Франклина можно с полным правом назвать прародителем to-do-планирования. Он тщательно планировал свой день по часам, расписывая практически каждое мелкое действие.

В его пирамиду также входят:

Каждая ступень опирается на более низкую, они логически следуют друг из друга.

Если вы хотите начать планировать свой день, неделю, год и пятилетку по методу Бенджамина Франклина, сначала установите для себя глобальную цель, определите собственные моральные принципы. Затем уже можно разрабатывать пошаговый план движения к ней.

Как долгосрочное, так и краткосрочное планирование удобно осуществлять в электронном виде (есть множество программ для этого). Впрочем, обычный бумажный блокнот и система «быстрых записей» тоже не потеряли своей эффективности за годы.

2. Система Дэвида Аллена

В методике Аллена огромную роль играет организация рабочего места: нужно оборудовать его всеми канцтоварами, которые только могут потребоваться, и картотекой, где каждому делу будет соответствовать собственная папка.

Задачи вносятся в один из четырёх списков:

Секрет быстрого выполнения рабочих заданий – в собирании похожих дел в цепочку. Мозг настраивается на определённую деятельность и быстро щёлкает однотипные задачи, как семечки.

Крупный трудоёмкий проект, по Аллену, следует разбить на этапы. Тогда он становится менее пугающим: каждый этап по отдельности понятен и реализуем. Это соответствует принципу «маленьких шагов».

Чтобы оптимально планировать дела на день, учитесь отказывать: не берите на себя чужие обязанности, не обслуживайте чужие цели и интересы. Говорите «нет», чтобы не растрачивать своё драгоценное время.

Самые важные мероприятия и дела назначайте на первую половину дня и не откладывайте приоритетные задачи на потом. В общем, действуйте согласно пословице “сделал дело – гуляй смело”.

Как приучить себя делать все дела вовремя? Это несложно, надо лишь устранить те препятствия, которые вы создаёте сами себе. Старайтесь планировать свой день и всю жизнь так, чтобы иметь достаточно времени для восстановления и отдыха: усталый, вымотанный, заболевший человек и работает непродуктивно, и мыслит неэффективно, и не получает удовольствия от жизни.

Вот несколько правил:

3. Система Тима Феррисса

Тимоти Феррисс известен в качестве гуру эффективности: видеозаписи его выступлений смотрят миллионы людей, и столь же обширная аудитория скупает его книги.

Ведь всем хочется богатеть, работая всего четыре часа в неделю, причём не в офисе, а в самых красивых местах планеты. Книга Феррисса занимает первое место в рейтингах бестселлеров The Wall Street Journal и The New York Times.

Метод Феррисса базируется на двух законах:

Как же планировать день с учётом этих рекомендаций? Для начала, не пытайтесь его удлинить: наоборот, отбирайте только самое важное и приоритетное и сокращайте своё рабочее время, а второстепенные задачи делегируйте, передавайте на аутсорсинг или вообще отбрасывайте.

Применяйте схему планирования «1–3–5»: в каждом списке дел – одна важная задача, пять маленьких и три средних. То есть, всего девять задач, ранжированных по срочности. Такой список не вызывает ощущения аврала и неподъёмной кучи дел.

Феррисс выступает против многозадачности и критикует информационные перегрузки. Занимаясь несколькими делами сразу, вы утрачиваете фокус внимания, что не повышает суммарную продуктивность, а лишь подрывает её. Постоянное поглощение информации – чтение почты, мессенджеров, зависание в соцсетях – только крадёт время и ресурсы, но не приносит реальной пользы. Хотя при этом вам кажется, что вы очень заняты.

При этом, как ни удивительно, Феррисс не считает стрессы вредным явлением, скорее, наоборот. Он пишет, что страх – это наш друг и индикатор опасности: в некоторых случаях он оберегает нас от ненужных шагов, в других же, наоборот, показывает зоны роста.

Справедливости ради нужно отметить, что идею «работай меньше, но продуктивнее» исповедует не только Тим Феррисс. Есть альтернативная методика от Стивена Роббинса под названием «Девять шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше». Роббинс предлагает выделять «активные дни», в которые вы назначите себе “контролёра”, наблюдающего за прогрессом в выполнении дел.

90% времени нужно посвящать одному ключевому действию! | Михаил Дашкиев. Бизнес Молодость

Источник