с чего начать планирование дня
Как планировать свой день: советы и примеры
План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?
Почему важно составлять дневной план
Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.
На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.
Джедайские техники
«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).
«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.
Как работать с «инбоксом»
Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.
Список задач (или to-do list)
В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).
Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.
Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.
Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.
Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.
Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:
Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.
Распорядок дня
Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.
Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.
Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.
Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.
Пример составления плана на день
Примерный план на день выглядит так:
Этот образец распорядка дня можете взять за основу.
Советы по составлению дневного плана
Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:
Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:
Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.
Другие полезные рекомендации по планированию
Планируя день, воспользуйтесь советами:
И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.
Выводы
Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.
Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!
Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем
Полезные советы, как все успевать и правильно расставлять задачи.
Здесь и далее фото pexels.com
У всех у нас куча планов и целей. Причем помимо профессиональных задач, к ним постоянно добавляются проекты по личностному росту, бытовые проблемы, которые нужно решить, и обязательства перед родными, которые также нельзя игнорировать.
Как научиться планировать свой день так, чтобы 24 часов в сутках, наконец, начало хватать на выполнение всего, что тебе хочется? Ниже шесть подсказок, которые в этом помогут.
1 Сделай регулярную планировку дня привычкой
Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация слишком переоценена: «Перестаньте ждать, когда мотивация или вдохновение придут к вам, и создайте график для своих привычек». Помни, что мотивация проистекает из действия, а не наоборот.
Вот почему так важно иметь ритуал планирования. Начни с установки будильника для ежедневного сеанса планирования в одно и то же время каждый день — либо в конце рабочего дня, либо с утра.
Чтобы упростить создание этой привычки, объедини свою новую ежедневную сессию планирования с уже существующим ритуалом, например, с моментом, когда ты пьешь утренний кофе или слушаешь музыку после завершения работы.
Сохраняй свою привычку ежедневного планирования и в выходные дни, даже если хочешь провести их максимально лениво. Добавь домашние дела, фильм или ужин с друзьями в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы четко знать, что нужно и хочется сделать в свободное время.
2 Строй список дел вокруг своих целей
Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.
Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие
Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».
Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.
Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом
Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.
В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.
Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.
Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь
Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.
3 Планируй свой день с помощью метода продуктивности
Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ достижения цели, и стратегия планирования дня. Вот самые популярные из них, которые можно взять на вооружение.
1. Съешь лягушку
Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее в первую очередь — то есть «съесть».
Это может быть задание, которое кажется слишком большим, чтобы взяться за него, или то, которое заставляет нас чувствовать себя некомфортно. Атакуй это дело сразу же, прежде чем у тебя появится шанс начать прокрастинировать.
2. Техника Помодоро
Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который посвящал работе всего 10 минут за раз, отмеряя промежутки с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).
Этот метод включает в себя следующие шаги:
Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитай, сколько «помидорок» (25-минутные рабочие сессии) потребуется для выполнения каждой задачи в списке.
Кстати, чтобы использовать этот метод, тебе вовсе не нужно обзаводиться механическим будильником — в интернете легко найти бесплатную браузерную версию «помидоркового таймера».
3. Временная блокировка
С помощью метода временной блокировки производительности раздели свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные часовые отрезки, такие как 9:30-11:30, или просто абстрактное «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задание.
Затем работай без отвлечения внимания и посвящай каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Помодоро, эта техника поможет понять, сколько времени занимают твои дела. Обязательно включи блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу, для максимальной точности.
4. Матрица Эйзенхауэра
Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что является наиболее срочным. Этот метод разбивает задачи на четыре квадрата и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:
Для начала составь свой обычный список дел, включающий все задачи на день. Затем распредели их по четырем указанным категориям. Как только закончишь, действуй в соответствии со своим списком дел: выполняй, планируй, делегируй и удаляй ненужные задачи.
Как оптимизировать свое время, чтобы все успевать: 3 простых шага
Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.
Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.
Шаг 1. Уделяйте время планированию
Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?
Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.
Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.
Выбрать систему планирования
Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.
1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.
Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:
1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;
3 менее важные задачи;
Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.
Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе
Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:
карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;
индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;
ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;
ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;
коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.
Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.
Пример записи по системе Bullet Journal
Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».
Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:
важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;
несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;
срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;
несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.
Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.
Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога
Фиксировать дела и планы
Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.
Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.
Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.
Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:
в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;
если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;
удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.
Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.
Пример цифрового планировщика дел
Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.
Так может выглядеть список дел в Google Календаре
Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.
Правильно формулировать задачи
На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.
Сравните две задачи:
«Таргет салон красоты»;
«Подготовить три новых креатива для кампании салона красоты в Инстаграм».
С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.
В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.
Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.
Делить большие дела на простые и понятные части
Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.
«Собрать семантику по службе доставки для Яндекс.Директа».
Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.
Делим большую задачу на простые этапы
Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.
Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией
Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.
Причин у такого поведения множество:
перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;
отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;
задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;
нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;
усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;
отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;
соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.
Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.
Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.
Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.
Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.
Простой «помидорный» таймер в браузере
Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.
Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.
Сделать это можно двумя способами:
вручную — завести табличку и фиксировать в ней весь свой день с точностью до минуты;
автоматически — подключить сервис, который будет отслеживать ваше поведение за компьютером.
Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.
Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени
Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.
Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.
Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.
Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.
Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.
Шаг 3. Отдыхайте
Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.
Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.
Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.
Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:
ложиться и вставать в одно и то же время;
ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;
не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.
Физическая активность
Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.
Поэтому так важно организовать себе физическую активность:
записаться в фитнес-клуб рядом с домом;
выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;
выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.
Добавляем физическую активность в график
Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.
Досуг и хобби
Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.
Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.
Бонус: 10 полезных инструментов
Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.