проверь контрольный список жизни
Что такое хороший чек-лист и как его составить
Работа, дом, кружок по фото — правильный чек-лист поможет разложить всё по полочкам. А мы разложим по полочкам, что он из себя представляет.
А я уже слышал про чек-листы. Это ведь
что-то вроде списка дел?
Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.
Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту. Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.
Автор статей по SMM и копирайтингу. Чуть не стала кинокритиком, но решила перейти на сторону маркетинга. Учится на медиапродюсера и отлично понимает, как выглядит digital в глазах начинающего.
Тогда я не понимаю. Чем они отличаются?
Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).
От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.
Трекер? То есть бывают разные виды чек-листов?
Да, хотя различия незначительные.
Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».
Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка.
Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.
Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.
Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.
Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.
А если я не найду нужный чек-лист и захочу свой? Придётся обращаться к особому специалисту?
Вовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.
Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы, например:
Я часто вижу чек-листы у брендов и блогеров. Зачем все их создают и предлагают, если можно сделать самому?
Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.
К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит). Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.
Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.
А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.
Теперь всё понятно. А чек-лист по составлению чек-листа будет? 🙂
Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:
Где научиться новым профессиям?
Skillbox — лидер рынка в сфере дистанционного образования. У нас — более 300 крутых курсов по дизайну, программированию, маркетингу и менеджменту.
Курсы Skillbox — это максимально практическое обучение с известными экспертами-преподавателями и заданиями от реальных клиентов.
Начать учиться можно сразу, а платить за учёбу — позже. Обучение проходит онлайн, в удобном для вас режиме. А ещё мы помогаем в трудоустройстве.
Записаться на курс
Шуточная разновидность игры в бинго. Это одна картинка, разделённая на несколько квадратных полей, в каждом — расхожая для определённых ситуаций или групп людей фраза. Игра высмеивает шаблонность и однотипность.
+7 (499) 444-90-36 Отдел заботы о пользователях
Москва, Ленинский проспект, дом 6, строение 20
Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies 🍪
Что такое чек-лист и для чего он нужен
(англ. checklist — «проверочный список») — это перечень того, что нужно сделать или проверить. К относится и список покупок для магазина, и список дел на день, и даже кулинарный рецепт:
Для чего нужны
появились в годах прошлого века и сегодня используются фактически во всех областях человеческой жизни. Их можно встретить и в госучреждениях, и в коммерческих организациях, и даже в быту. Такая популярность связана с тем, что очень упрощают выполнение многих задач и в разы снижают количество ошибок. Вот только некоторые их преимущества:
1. Компенсировать ограничения памяти. Мы не компьютеры: наша способность к запоминанию информации сильно ограничена. Нам порою очень трудно удерживать в голове все свои повседневные дела или все этапы сложного процесса.
Ниже приведен канцелярских товаров для подготовки ребенка к школе. Он относительно небольшой: всего на 12 пунктов. Однако обычный человек вряд ли сможет запомнить этот перечень с первого раза, а потом удерживать его в голове во время похода по магазинам.
помогает преодолеть ограничение нашей памяти. Мы можем работать с любым количеством информации, не боясь о забыть.
2. Компенсировать недостаток внимания. Наш уровень внимания легко снижается усталости, недосыпания, стрессов и различных заболеваний. А это, в свою очередь, приводит к ошибкам в работе.
Последствия этих ошибок могут быть очень разными. Если мы, например, забыли поставить печать на документ или не посолили суп, это плохо, но не опасно. Однако в некоторых областях невнимательность в работе обходится очень дорого. Ниже приведен фрагмент чек-листа хирургической операции (с сайта ВОЗ). Пропуск некоторых пунктов может стоить пациенту жизни.
3. Повышать самодисциплину. Человек — это существо во многом иррациональное. Он склонен совершать импульсивные поступки и поддаваться сиюминутным желаниям. Например, он знает, что должен сейчас работать, но вместо этого отправляется читать новости или раскладывать пасьянсы.
С мы начинаем действовать более рационально: любые отклонения от первоначального плана сразу становятся очевидными. постоянно напоминают нам о работе и заставляют двигаться вперед.
4. Экономить время. С нам не нужно тратить время на планирование и постоянные размышления (что делать дальше, куда двигаться, а все ли сделано ). Мы можем сосредоточиться непосредственно на самой работе, а не на ее организации.
Где могут использоваться
Область применения гораздо шире, чем может показаться на первый взгляд. Ниже мы рассмотрим некоторые варианты их использования: как популярные, так и малоизвестные.
1. Списки дел
Как ни странно, но самый популярный сегодня вариант — это обычный список дел. Например:
Здесь все просто: мы записываем дела, которые собираемся выполнить, а потом вычеркиваем их по мере выполнения. Об особенностях работы с такими списками у нас есть отдельная статья.
2. Выполнение сложных задач
Вот еще примеры задач, для выполнения которых пригодится :
Есть два способа работы с такими :
3. Проверка и контроль
Иногда нам нужно проверить объект или процесс на соответствие неким требованиям. Допустим, мы владельцы магазина и хотим убедиться, что он соответствует требованиям пожарной безопасности. Этих требований довольно много, поэтому для проверки нам лучше взять уже готовый :
Все просто: мы читаем список требований и проверяем, действительно ли они соблюдаются. Если мы проверяем сами себя, то можем при этом сразу же исправлять все несоответствия.
Вот еще несколько ситуаций, где может применяться такой подход:
Этот вид сегодня массово используется в государственных и коммерческих организациях для проведения всевозможных проверок и аудитов.
4. Организация работы
Некоторые виды работ состоят из множества этапов, которые нельзя пропускать, и множества нюансов, о которых нужно помнить. Чтобы избежать ошибок, для таких работ полезно использовать рабочие и пошаговые инструкции.
Для примера возьмем простую бытовую ситуацию: испечь белый хлеб в хлебопечке. Сама технология очень простая, однако в суматохе легко можно забыть о мелочи: не положить дрожжей, не установить лопатку («тестомес»), не установить вес буханки Для профилактики таких недоразумений можно держать под рукой вот такой :
Рабочие могут быть полезны в следующих ситуациях:
Рабочие полезны везде, где есть риск о забыть или допустить ошибку. Кроме того, они отлично помогают на первых порах, когда человек еще не запомнил все этапы рабочего процесса.
5. Диагностика
Возьмем, к примеру, такую ситуацию: у нас внезапно перестал работать на ноутбуке. Почему? Не известно. Может быть, «слетел драйвер», а может, мы просто нечаянно включили режим «в самолете».
В таких ситуациях помогает не блуждать впотьмах, а целенаправленно перебирать и проверить различные гипотезы:
Вот еще примеры для диагностики:
Желательно, чтобы такие были заранее составлены опытными специалистами. Для удобства в них можно указывать не только возможные причины проблем, но и способы проверки гипотез.
6. Поиск идей
Предположим, что перед нами стоит задача: увеличить посещаемость продовольственного магазина. В такой ситуации можно, конечно, устроить мозговой штурм или посоветоваться с опытными специалистами. А можно просто взять список уже готовых решений и попробовать применить их к своей ситуации:
Вот еще примеры таких списков:
Пользоваться такими очень просто: просматриваем список и берем на вооружение те варианты, которые нам подходят. Но опять же: такие списки должен для нас составить заранее.
История
Место крушения бомбардировщика Boeing B-17 ( 30 октября 1935 )
Остальные летчики, принимавшие участие в испытаниях, предложили оригинальное решение проблемы. Они составили несколько проверочных списков (для подготовки к взлету, для подготовки к приземлению ), которыми должны были бы пользоваться все испытатели новой модели. Благодаря этой находке, дальнейшие испытания бомбардировщика прошли без серьезных инцидентов.
Вскоре стали общепринятым стандартом в авиации, а затем начали массово использоваться и в других областях.
Что такое чек-лист, как его правильно составить и работать по нему
И в повседневной жизни, и в бизнесе, где приходится работать с десятками разных задач, важна эффективность. Чтобы было проще запоминать большой объем, систематизировать работу и контролировать результаты, придумали чек-листы. В чем преимущества этого инструмента, расскажем в статье.
Что такое чек-лист
Чек-лист — это список дел, в котором можно поставить отметку «сделано», когда задача решена.
Такие списки придумали в авиации. В 1934 году во время испытаний новая модель «Боинга» потерпела крушение. Стало понятно, что самолеты слишком сложны для управления, пилоты не могут запомнить и проконтролировать все процессы, которые происходят во время взлета, полета и посадки. Для них создали пошаговую инструкцию, включающую самые важные действия.
Так появился чек-лист или контрольный список. Сначала он помогал управлять технически сложными процессами, но постепенно перебрался во все сферы жизни.
Отличие от списка дел
Чек-лист и список дел похожи: они помогают держать дела в памяти и содержат инструкцию, как достигнуть цели. На этом сходства заканчиваются.
Чек-лист создают для контроля постоянных процессов. А список дел — для конкретной ситуации, его используют один раз. Еще одно отличие — задачи в списках дел можно отменить или перенести. В чек-листе нужно выполнять каждый пункт, причем часто важна последовательность действий.
К примеру, для праздничного ужина нужно купить продукты, выбрать подходящую посуду — это список дел. А рецепт какого-либо блюда — это чек-лист. Дела меняются в зависимости от условий, а чек-лист — нет.
Зачем нужны чек-листы
Чек-листы используют, чтобы организовать процессы. Их применяют для разных сотрудников, например, в ресторане есть контрольный список для официантов, администраторов, барменов и поваров. Это облегчает работу в команде: сотрудникам проводят короткий инструктаж и выдают чек-лист для самостоятельной работы.
Часто чек-листы — это не подробный перечень задач, а список пунктов, обязательных к проверке. Их используют для разных целей. Например, для проверки противопожарной безопасности или исправности сложной техники.
Сегодня чек-лист используют как самостоятельный инфопродукт. Его легко создать и передать аудитории в виде файла, но при этом формат сохраняет пользу и информативность. Чек-лист можно продавать, применять в качестве лид-магнита для вовлечения читателя в воронку продаж, на сайте для сбора контактов посетителей или предлагать клиентам в качестве бонуса.
Типы чек-листов
Выделяют два вида чек-листов:
Read-Do (прочитай и сделай). Это чек-лист для новичков, незнакомых с процессом. Человек читает инструкцию и отмечает выполненные этапы.
Do-Confirm (сделай и проверь). Подойдет для профи, которым нужен самоконтроль. В этом случае сначала выполняют задачи, а потом сверяются со списком.
Преимущества чек-листов
Чек-листы решают множество задач:
Систематизируют процесс. Чек-лист разбивает сложную работу на части и помогает не упустить из внимания важные детали.
Повышают производительность и исключают ошибки. План действий уже готов, можно сосредоточиться на главном.
Облегчают делегирование. С помощью готовой инструкции сотрудникам проще разобраться в новой задаче без потери качества.
Снижают необходимость в контроле. Руководитель может отследить ход работ и корректировать процесс на любом этапе. Четкий алгоритм облегчает проверку задач.
Чек-лист — это еще и инструмент личной эффективности: он дисциплинирует и мотивирует. Так вы понимаете, сколько сделано и сколько осталось. Это придает силы для новых достижений.
Как создать чек-лист
При написании инструкции постарайтесь соблюдать правила:
Перед тем, как составить чек-лист, обозначьте цели: кто будет читать чек-лист, какие проблемы он решит.
Привлеките к работе над контрольным списком сотрудника, знакомого со спецификой процессов.
Дробите сложные задачи на тематические категории. Это упростит навигацию по списку.
Пишите кратко и понятно. Один пункт — одна задача. Не надо указывать в чек-листе абсолютно все. Ограничитесь информацией, которая влияет на результат.
Выдерживайте небольшой объем. Если пункты не помещаются на одном листе, то стоит разбить список на несколько.
Оставляйте место для дополнительных записей. Это нужно, чтобы добавлять коррективы и уточнения.
В идеальный чек-лист важно включить то, что поможет сделать задачу:
единицы, которые нужно измерить или проверить;
критерии для самоконтроля, чтобы определить, что сделано верно, а где допущена ошибка;
спецификации, нормы и стандарты для конкретной задачи;
контакты ответственного за работу.
Как и другие нововведения, чек-лист нуждается в тестировании. Отследите, как работает инструкция на практике, чтобы внести правки.
Есть и другие способы повышения эффективности. Чтобы отладить сложные процессы, например, работу колл-центров, используйте аналитические инструменты. Бизнес-аналитика MANGO OFFICE дает оценку качества работы операторов по заданным параметрам, отслеживает количество пропущенных вызовов и генерирует отчеты. Руководитель сразу видит изменения в динамике и может быстро принимать решения, пользуясь комментариями и рекомендациями системы.
В повседневной жизни мы постоянно пользуемся чек-листами. Посмотрим, какие форматы используют чаще всего.
Трекер. Этот чек-лист помогает отслеживать частоту действий и выработать полезные привычки. Например, начать бегать по утрам или бросить курить. Можно указать в чек-листе вознаграждение: если человек каждый день в течение недели занимался спортом, то может купить себе что-то в подарок. Это придает сил и мотивирует не бросать начатое.
Лайфхаки и советы. Это рекомендации для улучшения процессов. Например, советы по правильному составлению резюме или лайфхаки для изучения иностранного языка.
Прочитай и сравни с собой. Эти списки содержат критерии, которые помогают распознать какие-либо явления. Например, понять, что у человека затяжная депрессия или пора увольняться с работы.
Бинго. Формат популярен в соцсетях. Это картинка, разделенная на несколько квадратных частей, в каждой находится фраза, характерная для определенной ситуации или группы людей. Если фраза подходит, напротив ставят галочку. Есть бинго на любые темы, например «Саморазрушение», «Плохая мать», «Бинго для рабочих совещаний».
Развлекательный чек-лист. Такая инструкция не решает сложные задачи, ее создают ради шутки. Например, «Чек-лист для создания осеннего настроения», «Как правильно сидеть дома в карантин». Формат часто используют в рекламе для вовлечения аудитории.
Где создать чек-лист
Раньше чек-листы составляли на бумаге. Сейчас создать чек-лист проще с помощью программ: в онлайн-календарях, таблицах в Word и Excel, заметках в телефоне.
Если планируете использовать чек-листы многократно, лучше использовать специальные сервисы EverNote, ToDo, Notion или приложения-планировщики. Программы помогают работать с большим объемом данных, систематизировать информацию, интегрировать ее с разными сервисами, делиться и обсуждать задачи с командой.
Если важно качество оформления, воспользуйтесь конструктором с готовыми шаблонами — Canva, 365done.ru.
Заключение
Чек-лист — инструмент, который помогает в быту и в бизнесе. Он упорядочивает процесс и упрощает работу. Но это работает только тогда, когда к составлению чек-листа подходят серьезно: соблюдают правила и рекомендации, советуются со специалистами и тестируют разные варианты. Чек-листы помогают не только управленцам, но и маркетологам: красиво оформленная и полезная инструкция привлечет внимание аудитории к вашему бренду.
Что такое чек-лист: шпаргалка и примеры использования
Что такое checklist? Начнем с примера. Любой человек постоянно жонглирует задачами и сортирует их по значимости, чтобы дела шли гладко. Однако есть проблема, с которой сталкивается каждый, — список задач бесконечен. Накапливается слишком много хаоса, чтобы его корректно организовать и расставить приоритеты. Что-то забыть — легко, а вот исправить — обычно сложнее, чем сделать все правильно с первого раза. Решение есть! Называется оно чек-лист дел. В жизни любого человека и сотрудника встречаются повторяющиеся действия. Они могут относится к личным задачам, организации рабочих проектов и прочих решений, требующих систематизации данных.
Список дел используется для регулярных проверок деятельности или продукции, чтобы не забыть ничего важного. Об этом формате структуризации задач мы и поговорим в данном материале.
Чек-лист: что это такое
Чек-лист предлагает подробную классификацию задач и разбивает сложный процесс на более мелкие шаги. Он содержит список дел с подробными инструкциями, в которых описывается, как должен выполняться конкретный процесс для достижения наилучших результатов. Это обеспечивает нужную последовательность действий и не дает пропустить важные этапы.
Инструмент предназначен для:
Этим правилам подчиняется любой чек-лист, например, для эффективного продвижения компании. Образец всегда содержит действия, которые должны быть выполнены в течение определенного периода времени. Задачи в списке могут быть повторяющимися или нет.
Зачем нужны чек-листы
К сожалению, возможности человеческого мозга не безграничны. Обычно в краткосрочной памяти можно удерживать не более трех-четырех напоминаний, последовательности действий или важных дел одновременно. Если же процесс сложный и состоит более чем из 10 шагов, высока вероятность того, что какие-то этапы будут пропущены по забывчивости.
Если сравнить мозг с компьютером, то проблема — не в недостатке места на жестком диске, а, скорее, в загрузке данных. Информация поступает слишком быстро, чтобы наша память могла все это записать. Вокруг так много новых фактов и событий, о которых нужно помнить, что мы просто не можем все удержать в голове.
Большинство людей перегружены информацией, с которой им приходится справляться за день. Балансируя между работой и личными делами, легко упустить важные моменты, если не управлять задачами осознанно. Чек-лист — полезный инструмент для повышения эффективности и производительности, помогающий решить эту проблему.
Хорошо структурированный чек-лист может избавить от умственного напряжения, когда вы пытаетесь вспомнить, что же нужно делать. А ещё он — отличный мотиватор. Каждый раз, когда какой-либо пункт помечается как выполненный, человек испытывает чувство, что цель достигнута. Мозг вырабатывает эндорфины, и это делает процесс более продуктивным.
Чек-листы полезны как в личном, так и в профессиональном плане. Нужно только знать, как максимально раскрыть их потенциал.
Чем отличается гайд от чек-листа и списка дел
Часто эти понятия — гайд, список дел (to do list) и чек-лист (checklist) — употребляются как синонимы, но это не совсем верно. Все эти инструменты помогают запоминать какие-то вещи и содержат рекомендации по выполнению задач, но на этом их сходство кончается.
Для наглядности рассмотрим to do list-примеры и примеры чек-листа. Допустим, вы хотите испечь торт. Составим список дел, гайд и чек-лист для данной задачи.
Список дел
Для выпечки торта нужно подготовить все ингредиенты и необходимое оборудование, прежде чем начинать процесс. Это — список дел. В него может войти список ингредиентов, которые нужно приобрести, или дело вроде «помыть миксер». Список дел не способствует постоянному совершенствованию процесса, он составляется по каждому конкретному случаю. Этот вид постановки задач носит более конкретный характер и помогает сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас.
Гайд является формулой из перечня действий, которые в итоге приведут к результату. В нашем случае — к торту. Например, это может быть задача по покупке ингредиентов, взбиванию блендером крема и по выпечке коржей в духовке при температуре 180 градусов. Если пропустить какое-либо действие из гайда, то результата, то есть торта — не получить.
Чек-лист
В отличие от списка дел и гайда, чек-лист обычно содержит инструкции, как сделать то или иное дело. А также подробные шаги, которые нужно выполнить, чтобы сделать его хорошо. В случае с тортом, чек-лист — это пункты, которые нужно проверить, чтобы выпечка получилась идеальной.
Если пропустить какой-нибудь из пунктов чек-листа, то торт всё равно получится. Однако этот список поможет сделать его более вкусным.
То есть это проверочный список, который помогает делать что-то идеально и постоянно, выполнять задачи быстрее и эффективнее. Он гарантирует, что ни один важный шаг не будет пропущен, позволяя достигать высокого качества и уменьшать количество ошибок.
Чек-лист предлагает упорядоченный и систематический подход к задачам, позволяя плавно переходить от одного элемента к другому. Вы можете использовать его как часть любого процесса, чтобы гарантировать достижение цели.
Что такое процесс и цели в чек-листах
Процесс — это серия шагов, которые необходимо выполнить для качественного результата. Процессы могут быть разовыми или повторяться периодически — бывает чек-лист на 30 дней, а также ежедневный, еженедельный или ежеквартальный.
Процесс — это ряд последовательных шагов, которые нужно предпринять для выполнения задачи.
Цель процесса — определение наилучшего способа выполнения задачи с обеспечением согласованности.
Процессы и цели важны для составления чек-листа, потому что они описывают, как все должно быть сделано — с учетом правильного тайм-менеджмента. Чек-листы по управлению бизнес-процессами предотвращают ошибки и помогают людям выполнить задачу именно так, как нужно.
Чек-листы для описания процессов
Что подразумевается под чек-листами, которые применяются для описания процессов? С помощью такого чек-листа записываются все шаги или задачи, необходимые для выполнения отдельного действия или всего процесса.
Вы можете использовать один и тот же чек-лист каждый раз, когда выполняете это конкретное действие или процесс. В чек-листы обычно добавляются новые элементы после того, как завершены более ранние этапы и определены дополнительные задачи.
В правильных руках и с правильной структурой чек-лист незаменим для бизнеса. Он может обеспечивать:
Чек-лист: пример использования в процессах
Чек-лист для процессов всегда описывает деятельность, в которой важно не упустить ни единого шага, или где задачи должны выполняться в строго установленном порядке. Вот некоторые примеры:
Чек-листы для проверки
Помимо описания процессов, чек-листы обычно используются для выполнения различных проверок, а также для того, чтобы сотрудник ничего не упустил из повседневной рутины. Как правило, это следующие типы задач:
Преимущество использования чек-листов для проверок заключается в том, что они позволяют систематизировать повторяющиеся действия и элементы действий, которые нужно выполнять. Позже их можно использовать в качестве стандарта для задач, которые выполняются каждый день.
Например, разные чек-листы можно использовать на производственном предприятии для контроля компонентов продукта, дефектов, инцидентов и задержек на производственной линии. Таким образом, продукт будет проверяться с разных сторон и в каждой точке.
Типы чек-листов
Вне зависимости от того, нацелен инструмент на проверку или на процесс, существует два типа чек-листов:
10 преимуществ чек-листов
Как оформить чек-лист правильно
Теперь, когда мы понимаем, для чего нужен проверочный лист и какие у него преимущества, можно перейти к основным моментам его создания. Не каждый подробный список приведет к желаемым результатам. Поэтому стоит знать, чем отличается оформление правильного чек-листа:
Важно, чтобы чек-листы были чётко написаны и включали всю информацию, необходимую при выполнении задач. Вот список обязательных вещей для типового чеклиста:
Также нужно выделить место для заметок и обмена информацией, чтобы сотрудник мог вписать туда любое наблюдение и получить обратную связь о возможных причинах, вызвавших трудности.
Готовые листы для проверки задач: программы и сервисы
Раньше чек-лист представлял собой листок бумаги со списком вопросов или действий с полями, которые можно было отметить галочкой после выполнения задачи.
Сегодня для оформления чек-листа используется текстовый редактор, а также электронные таблицы в Excel или OpenOffice. Такое решение оправдано, если вы хотите просто распечатать созданный план и планируете сделать это однократно. Для более сложных задач бумажные варианты не годятся, даже если речь идет о ваших личных целях.
В таких случаях рекомендуем использовать специальные приложения вроде Google Календарь, ToDo от Microsoft или аналогичные программы для управления задачами на своем ноутбуке или смартфоне. Это работает как цифровая альтернатива простым текстовым чек-листам.
Программное обеспечение для создания чек-листов имеет существенно больше функций, включая автоматизацию, напоминания и распределение обязанностей по каждой задаче. Поговорим о его возможностях подробнее.
Как сделать чек-лист при помощи программных инструментов
Цифровые решения не просто записывают нужные шаги, но и расставляют приоритеты для повседневных задач, оптимизируют операции. Вместо груды документов и рядов папок всё необходимое для эффективного ведения бизнеса находится прямо под рукой.
Повседневные операции являются ключевым аспектом ведения любого бизнеса. Списки дел для проверки и отчёты используются для уменьшения количества проблем в повседневной деятельности, сокращения времени отклика и улучшения контроля. К тому же, единая платформа позволяет легко стандартизировать бизнес, контролировать выполнение задач и даже повышать эффективность.
Это лишь некоторые из преимуществ, которые предлагает программное обеспечение для создания чек-листов.
Что еще позволяют делать такого рода программы?
Для создания электронных чек-листов существует бесчисленное множество приложений. Поэтому, прежде чем принимать окончательное решение, определитесь с теми задачами, которые вы планируете решать с помощью такого ПО.
Задайте себе следующие вопросы:
9 лучших онлайн-приложений для создания чек-листов
Мы взяли на вооружение все эти вопросы и провели собственное исследование, чтобы представить 9 самых популярных и функциональных онлайн-приложений для создания чек-листов. В нашем списке они выстроены по объёму функционала — от большего к меньшему. Есть как бесплатные, так и платные решения.
Вы можете подобрать инструмент, который соответствует вашим потребностям, из нашего обзора.
Connecteam
Цена: от 29$ в месяц, есть бесплатный план с ограничениями.
Из всех онлайн-приложений для чек-листов в этом списке Connecteam — единственное мобильное решение для малого бизнеса. Пользователи могут заполнять планы, формы и отчеты, которые были разработаны специально для сотрудников, работающих дистанционно. Это означает простоту использования и полную совместимость с любыми мобильными устройствами.
Преимущества
Zenkit To Do
Цена: есть бесплатный тариф, стоимость платных начинается от 4 евро в месяц за каждого пользователя.
С Zenkit можно работать над своими повседневными задачами в приложении Zenkit To Do. Все данные собираются в одном месте, от чек-листов для работы с клиентами до задач, ошибок и необходимых документов.
Преимущества
Any.do
Цена: от 2,99$ в месяц.
Приложение Any.Do предлагает две основные функции: чек-листы и календарь для ежедневника. Каждая функция позволяет создавать планы по расписанию или местоположению, а также делиться задачами.
Evernote Business
Цена: от 360 рублей за пользователя в месяц.
Evernote Business — это инструмент для бизнеса, имеющий множество применений. Обычно его используют для облачного хранилища медиафайлов, но у ПО есть возможности для создания заметок и онлайн-чек-листов.
Google Keep
Цена: бесплатно.
С Google можно многое сделать, в том числе и ежедневный онлайн-чек-лист.
Преимущества
WorkFlowy
Цена: бесплатно до 100 чек-листов в месяц. План Pro стоит 50$ в год и включает неограниченное количество чек-листов и элементов.
WorkFlowy — простой онлайн-планировщик для создания чек-листов. Он создан для компаний, малых предпринимателей и частных лиц, чтобы они могли работать более продуктивно.
#365done
Цена: бесплатно.
Этот конструктор чек-листов и списков позволяет создавать простые чек-листы на основе 11 имеющихся шаблонов — от расписания на неделю до трекера на 4 полезные привычки.
Remember The Milk
Цена: бесплатная базовая версия. План Pro стоит 39,99$ в год.
Программа была разработана в 2004 году и успешно используется до сих пор. Это простое и эффективное приложение позволяет легко создавать базовые чек-листы, которые также можно синхронизировать на разных устройствах.
Преимущества
JotForm
Цена: бесплатная базовая версия. Платные опции — от 24$ в месяц.
JotForm — это онлайн-конструктор и планировщик, который позволяет создавать любые онлайн-формы и собирать данные.
Как сформировать чек-лист: 9 полезных советов
Чек-листы — способ выполнения задач определенным образом. Но перечислить все шаги мало, важно их правильно описать. Мы подобрали 9 полезных советов по составлению эффективного чек-листа, чтобы вы не упустили какие-то важные этапы в процессе.