onenote или evernote что лучше

Сравнение OneNote и Evernote

Программ для заметок много. По функциональности и удобству с OneNote может конкурировать только одна – Evernote. Какую выбрать? Давайте сравним их по основным характеристикам.

Функции, которые есть в обеих программах

Сравнение OneNote и Evernote.

Преимущества OneNote

Недостатки OneNote

Преимущества Evernote

Недостатки Evernote

Как выбрать программу?

Чтобы правильно выбрать подходящее вам приложение, нужно руководствоваться рациональными критериями. Рациональные критерии перечислены выше. Нерациональным критерием является, например, рейтинг программ в Microsoft Store, Google Play или App Store. Эти рейтинги полезны, они отражают мнение большой группы людей. Но из них непонятно, чем руководствуются эти люди.

При выборе программы нужно руководствоваться своими критериями. Одни и те же характеристики программы разные люди воспринимают по-разному: одни как преимущество, другие как недостаток. Поэтому в моём обзоре организация данных указана как преимущество и недостаток обеих программ. Некоторые люди считают двухуровневую структуру Evernote очень неудобной: двух уровней мало для упорядочивания информации. Другие, наоборот, считают это преимуществом и говорят, что трёхуровневая структура OneNote очень неудобна: она не даёт возможности создать «творческий хаос». И все они правы, потому что они говорят о себе, о своих особенностях и своих предпочтениях. Вам тоже стоит руководствоваться своими представлениями о том, что такое хорошо и что такое плохо, а не следовать за мнением какого-то авторитета.

Критерии выбора должны быть корректными. Один человек сказал мне, что Evernote лучше, потому что он распознаёт текст на изображениях и оцифровывает визитки. OneNote имеет аналогичный функционал, поэтому такой критерий неправильный: человек просто не знает возможности другой программы, но делает выводы.

Источник

Evernote против onenote: какой выбрать и почему 2021

Evernote for Desktop: Share a note

Мы настроены против Evernote, в настоящее время самого популярного и универсального сервиса заметок. Он кроссплатформенный, обладает отличными функциями и уже более полувека доказывает, что это надежная система. Давайте начнем.

OneNote имеет много вещей бесплатно

OneNote, с другой стороны, имеет такие функции, как оптическое распознавание символов в изображениях и файлах PDF, прикрепление файлов PDF к заметкам и многое другое бесплатно.

Evernote имеет лучший интерфейс

Evernote выглядит лучше, чем OneNote на любой платформе. Клиент для веб и Mac великолепен. OneNote, с другой стороны, напоминает мне о приложениях Office. Я ненавижу офисные приложения. Но это может быть просто моя любимая мозоль.

Приложения OneNote для Mac и настольных компьютеров выглядят как любые другие офисные приложения с добавленной панелью вкладок, которая на самом деле не имеет смысла. Моя любимая мозоль для приложений Office в значительной степени используется здесь. Когда я делаю заметки, последнее, что я хочу видеть, это варианты для всего: от контрольных списков до главных ролей и аудиозаписи. Пожалуйста, просто покажи мне важные вещи.

OneNote имеет сложные функции, их много

Если вы используете несколько устройств и часто переключаетесь между мобильным и настольным компьютером для ведения заметок, опыт OneNote может быть совершенно отчужденным. В мобильных приложениях вы просто нажимаете и начинаете печатать, как и любое другое приложение для создания заметок. Но у настольного приложения OneNote есть это странное плавающее поле ввода, к которому требуется много времени, чтобы привыкнуть.

Когда вы щелкаете в любом месте и начинаете печатать, вы получаете текстовое поле, которое не ограничивается текстовой областью. Это означает, что каждая часть информации представляет собой свое собственное поле, стоящее на вершине сетки. Вы можете делать сумасшедшие вещи, такие как перетаскивание изображения или PDF, рисование поверх него, нанесение на него текста, наложение мультимедиа, перемещение объектов вперед и назад, превращение изображений в фоновый и многое другое. И я еще не закончил. Вы можете вставить таблицы, файлы и даже календари. Это в основном ограничено настольным приложением (некоторые из них доступны на iPad).

Это мощный материал, но он также сложен и не очень интуитивно понятен в использовании.

Приложение для создания заметок должно быть многофункциональным, но оно также должно быть простым. Evernote не обладает ни одной из функций, которые я описал выше, но при повседневном использовании они мне не нужны. Evernote имеет базовые параметры форматирования текста, записи голоса и возможность импортировать изображения и PDF-файлы (не может делать сумасшедшие комментарии, но это нормально).

В OneNote отсутствуют одинаковые функции и четность пользовательского интерфейса между платформами. Звучит как ежу понятно, верно? Кто-то в MS не получил записку.

Приложение OneNote для iOS имеет интерфейс с вкладками. Android-приложение в виде интерфейса на основе панели (рабочий стол имеет раскрывающийся список + пользовательский интерфейс с вкладками). Приложение iOS имеет полезную панель инструментов для создания контрольных списков, форматирования текста, отступа текста (отлично подходит для создания контуров). Нет такой вещи на Android. И приложение для Android просто не хорошо. Это медленно, и он сломался в первые 5 минут использования.

Приложение OneNote для iPad является убийцей (ирония, амирит) и сильно отличается от приложения для iPhone. Обновленное приложение имеет поддержку ввода стилуса, распознавания рукописного ввода и поиска по рукописным заметкам. Таким образом, вы можете использовать OneNote для написания заметок на лекциях, рисования и многого другого. Вы можете сделать это из настольного приложения, например, импортировать PDF-файлы и изображения и пометить / нарисовать над ними. Я импортировал 200-страничную книгу в формате PDF для удовольствия. Это не прошло хорошо. Но для небольших файлов это не должно быть проблемой.

Evernote намного проще в использовании

Это может быть только я, но я не понимаю иерархию ведения заметок OneNote. Есть блокнот, затем есть разделы (которые отображаются в виде вкладок в одном приложении и панелей в другом), и в каждом разделе есть страницы.

Я не говорю, что Evernote без проблем, но приложение имеет простую древовидную структуру. Есть тетради и есть заметки внутри них. В то время как вы можете делать сумасшедшие вещи, такие как добавление тегов, добавление ярлыков или создание стека ноутбуков, основная идея проста для понимания. Вы можете просто взять Evernote и начать его использовать.

И это одинаково на каждой платформе. Да, в Android есть пользовательский интерфейс Material Design, который немного отличается от приложения для iOS, но основная структура та же.

Evernote для всегда онлайн

Тот факт, что Evernote не поддерживает автономный доступ к заметкам, может быть отключен для многих. Но это не так просто, как кажется. На странице поддержки Evernote говорится:

На мобильных устройствах Evernote хранит только заголовки заметок, теги, небольшой фрагмент текста заметки и некоторую другую системную информацию, связанную с вашими заметками и записными книжками. Вся эта информация хранится во временном файле, так что вы можете искать и просматривать заметки.

По моему опыту: на Android и iOS дюжина или две из моих самых последних и использованных заметок доступны полностью, даже когда я не в сети. Я могу редактировать их, и изменения сохраняются в автономном режиме до тех пор, пока не появится подключение к Интернету, когда изменения будут загружены и синхронизированы со всеми моими устройствами. На рабочем столе вся библиотека Evernote доступна для автономного использования. Все мои заметки основаны на тексте, поэтому временный файл кажется достаточно большим, чтобы вместить все заметки, которые достаточно важны для моей работы (около 2 дюжин). Редко случается, что я остаюсь без интернета и мне нужно что-то написать в Evernote. Если ничего другого, у меня есть доступ к 2G, и этого достаточно для синхронизации текста.

Так кто же для OneNote?

Я считаю, что OneNote предназначен для людей, у которых есть особые потребности, которые не могут быть покрыты (бесплатно) Evernote или другими приложениями для создания заметок. Вам нужно создавать многостраничные заметки, заполненные плавающим текстом, изображениями, PDF-файлами и аннотациями, но не хотите инвестировать в приложение Pro PDF? Есть OneNote для вас. Опыт не будет большим, но он сделает работу.

Станьте профессионалом Evernote: узнайте, как искать в Evernote как профессионал, как лучше интегрировать Evernote и как его сравнивать с Notable.

Победитель: Evernote

Если вы цените простоту использования, продуманный дизайн и общий приятный интерфейс, просто пользуйтесь Evernote. OneNote имеет отличную спецификацию и все это бесплатно. Но до тех пор, пока MS не возьмет продукт и не переписает, предоставляя интерфейс и функциональные возможности для всех разных версий, это не будет достойным соперником. И что-то подсказывает мне, что это произойдет не скоро.

Я использовал Evernote в течение нескольких лет, и я не планирую останавливаться или переключаться. Я удаляю приложения OneNote со всех своих устройств, как только включу.

Портал Pushbullet против AirDroid: какой выбрать

Передача больших файлов по WiFi теперь стала проще, чем когда-либо, благодаря некоторым замечательным приложениям для Android. Мы разбили 2 против друг друга. Эрдроид или Портал?

Evernote против яблочных нот: какой выбрать

Когда Apple Notes наконец стала намного лучше в iOS 9, пора ли перейти на нее? Это Evernote против Apple Notes.

Календарь Google против solcalendar: какой выбрать

Устали от обыденного вида GCal? Эта статья может помочь вам найти идеальное приложение. Проверьте это!

Источник

Сравнение сервисов OneNote и Evernote

Электронная записная книжка. Она позволяет сохранять заметки и записи. Сервис предлагает быстрый поиск информации и управление широкими объёмами данных для совместной работы в компаниях.

Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний

Электронная записная книжка. Она позволяет сохранять заметки и записи. Сервис предлагает быстрый поиск информации и управление широкими объёмами данных для совместной работы в компаниях.

Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний

Цены и тарифы

Предоставляется бесплатно в составе экосистемы Microsoft и в составе платного пакета Office 365.

Интеграции с другими сервисами

Возможности

Совместная работа и личная эффективность

Заметки

Список задач

Повышение эффективности

Безопасность и конфиденциальность

Общие

Сравнение интерфейсов OneNote и Evernote

Отзывы о OneNote и Evernote

Чертоги разума еее

Очень классно. Аналогов этому продукту просто нет, OneNote остается сегодня единственным в своем роде и в нем есть все, что нужно! Очень удобная архивизация всех данных, что мне интересны и я хотел бы куда-то записать!

Отличный сервис

Плюсы

Сбор сложных заметок

Минусы

Сложен для составления списка дел и покупок

Думаю, сервис помогает мне при сборе громоздких заметок, например, при добавлении статей, расписаний, каких-то сложных элементов. Но вот для составления списка покупок он совершенно не подходит и мне приходится обращаться к другим приложениям. Пароли, расписание и покупки предпочитаю не добавлять в OneNote, только что-то серьёзное. Я был бы рад увидеть lite-версию сервиса.

Очень удобно

Удобно пользоваться даже из-за того, что можно синхронизировать на всех устройствах. Про функционал отмечу отдельно, качество и удобство позволяет не задумываться, а просто работать по течению. Все заметки сохраняются, ничего не теряется.

3 месяца использования

Плюсы

Минусы

Полнейшая хуита! Верните мои записи ебасосы!

Лучший блокнот (аналогов нет)

Плюсы

Аналогов нет и не может быть потому-что корректная работа с Микрософт продуктами

Здесь все сказано https://www.youtube.com/watch?v=DCS2PwpfzWs&t

Минусы

Если можно было на русском языке полноценно синхронизировать события с гугл календарем, то я б решил все вопросы

Слоник состарился, маразм

Плюсы

— Простота и универсальность заметки

— Скан визиток в платной версии

Минусы

— Совершенно невозможный бесплатный тариф в 60мб

— Не удобный мобильный клиент

— Жуткие тормоза при синхронизации заметок с вложениями

— Практически не возможно пользоваться при базе больше 5 ГБ

— Премиум подписка не обоснована

— Совершенно бестолковая интеграция с Google Диск

— Дурацкий формат контакта

— Запутанный биллинг трафика заметок

— Проблемы с синхронизации заметок с мобильного

— Странный поиск по заметкам

— Странная история заметок, буквально ее нет

— Невероятно бестолковый саппорт даже если у тебя платный тариф

Пользуюсь примерно лет 5, 2 из которых на полном премиум.

Не знаю почему люди так восхищаются им, я получил только на 1/5 того, что ожидал.

Рассчитывал в нем хранить заметки, скриншоты, сканы, аудиозаписи, PDF, но как достиг 5 ГБ, получил такие тормоза на десктопе, что пользоваться просто не возможно. Закрытие Еверноута с синхронизацией заметок доходила до 1-2 часов, открытие 7-6 минут.

Потратил десятки часов на восстановления заметок при ошибках синхронизации.

В итоге самим Evernote можно пользоваться только с минимальными вложениями и использовать только текстовые заметки.

Источник

Evernote и OneNote: сравниваем две системы управления информацией

Решаем десять задач из области управления информацией с помощью каждой из программ

Мне очень нравится такой продукт, как Evernote: в сущности, это весьма интеллектуальная «облачная» служба. А высокая интеллектуальность достигается благодаря приложению, используемому для создания заметок, перетаскивания файлов и организации цифровых ресурсов по ключевому слову или «блокноту» (то есть папке с файлами). Служба Evernote располагает настольным приложением, которое удобно использовать в качестве текстового редактора по умолчанию, веб-интерфейсом и мобильным приложением. Это превосходный инструмент для создания и обслуживания переносимой вычислительной среды.

Evernote фактически является моим рабочим пространством, моим справочником, моим вторым мозгом. В то же время это продукт с неопределенным будущим (http://www.businessinsider.com/evernote-is-in-deep-trouble-2015-10).

Конечно, компания, капитализация которой снизилась с миллиарда долларов до всего лишь многих миллионов, вряд ли завтра исчезнет с рынка. Но компания обязана зарабатывать деньги для своих акционеров, а для этого ей приходится закрывать некоторые направления бизнеса (http://blog.evernote.com/blog/2016/02/01/a-new-focus-for-evernote-market/), корректировать базовые продукты или повышать цены.

Если заранее не позаботиться о хранении информации, то впоследствии данные могут оказаться недоступными или доступ к ним будет слишком дорогостоящим. Поэтому я решила выяснить, сможет ли OneNote — программа, прекрасно интегрированная с Microsoft Office 365, — заставить меня отвернуться от Evernote.

Чтобы сравнить работу этих двух продуктов, я выбрала десять задач, необходимых пользователю для управления информацией, а затем решила их с помощью каждой из программ. Ради полноты картины замечу, что я пользуюсь версией Evernote Premium (50 долл. в год) и оформила подписку на Microsoft Office 365 Business (99 долл. в год). При проведении тестов я использовала обе свои личные учетные записи. Еще одна важная деталь: я запускала обе программы на компьютере MacBook Pro с операционной системой OS 10.11.

Рассмотрим эти задачи и выясним, как справляется с ними каждая из программ.

Задача № 1. Как делать заметки в программе

Заметка — самая элементарная единица, используемая в обеих рассматриваемых системах управления информацией. В какой же программе удобнее делать заметки?

Заметки в Evernote

В сущности, это просто: для ввода заметки нужно открыть текстовый документ и начать ввод с клавиатуры. Форматировать заметку можно несколькими способами, но обычно пользователь вводит текст, пока не завершит заметку, с возможностью создавать таблицы и перетаскивать мышью изображения.

Сторонники ввода с помощью пера среди пользователей Evernote могут обратиться к программе Penultimate, но требуется выполнить настройку и приобрести совместимое перо. Для этого необходимо приложить некоторые дополнительные усилия.

Заметки в OneNote

Бесспорно, в этой категории преимущество у OneNote. Все приложение представляет собой «блокнот» (подробнее об этом будет рассказано в задаче № 2), и рассматривать каждую заметку как отрывной листок — очень удачная идея: например, вы можете выделить страницу для сегодняшних дел и составить три отдельных фрагмента текста для обработки разных списков (см. экран 1).

Экран 1. Создание заметок в OneNote

В данном случае я превратила различные списки неотложных дел в разделы на одной странице, это очень удобно для элементов, связанных между собой, но не обязательно имеющих линейную организацию.

Вы можете избавиться от изображений и реорганизовать структуру, чтобы придать ей желаемый вид. Важное достоинство OneNote — простота внесения данных, отформатированных в другой программе в виде таблицы, доступной для редактирования. Конечно, с помощью Evernote тоже можно создавать и перемещать таблицы, но экспериментировать с таблицей, учитывая ее влияние на структуру всей страницы, гораздо проще в OneNote.

Кроме того, если вы привыкли вводить заметки с использованием пера, программой OneNote легче управлять без дополнительной настройки.

Задача № 2. Как организовывать заметки и отмечать их тегами

На мой взгляд, это самая важная характеристика каждой системы управления информацией, так как если функционирование инструмента непонятно для пользователя, то эффективность его будет невелика. В Evernote и OneNote применяются совершенно разные методы представления и организации информации.

Как организовать заметки в Evernote?

Короткий ответ: «Любым удобным вам способом».

Более подробный ответ: отдельные заметки можно снабдить тегами с ключевыми словами или сгруппировать заметки по блокнотам. При желании блокноты можно сгруппировать в стопки. Evernote наиболее эффективен, если рассматривать продукт как базу данных, каждый элемент которой вы снабжаете тегом и вводите дополнительный блокнотный «фильтр» для поиска в будущем. Сочетание тегов ключевого слова, блокнотов и поискового инструмента обеспечивает многочисленные способы поиска и объединения коллекций информации.

Хочу поделиться опытом с пользователями Evernote: время от времени я переключаюсь на экран View by keyword («Просмотр по ключевому слову»), выполняю реорганизацию ключевых слов в алфавитном порядке и проверяю дубликаты ключевых слов с одинаковым смыслом и похожими именами (или отличающимися только использованием прописных букв). Однажды таким образом мне удалось выявить working dads («работающие папы») и working fathers («работающие отцы»).

Изменчивость — свойство Evernote, которое может раздражать некоторых пользователей, склонных к строгой иерархии и определенному порядку в работе с информацией. Но она по-прежнему остается очень мощной базой данных для тех, кто умело назначает теги своим заметкам.

Как организовать заметки в OneNote?

Преобладающий организационный подход в Evernote — «назначьте тег, а остальное довершит функция поиска», а иерархия OneNote более строгая. Каждый блокнот имеет свой раздел; каждый раздел содержит заметки. В каждом блокноте можно составить разделы групп или выделить группы в разделе. Строгая организационная структура полезна, когда нужно составить руководство редактора для будущих проектов.

Определение тега значительно отличается от применяемого в Evernote, где тег — ключевое слово, назначенное заметке. В OneNote теги не предназначены для использования в качестве ключевых заметок. Теги ориентированы на действия, почти все отвечают на вопрос: «Что вы хотите сделать с этим фрагментом информации?». В числе тегов — To Do («Что нужно сделать»), Discuss With Manager («Обсудить с руководителем»), Remember for Later («Запомнить»), Send in Email («Отправить в сообщении электронной почты») (см. экран 2). В OneNote синоним тега — «действия, совершаемые с заметкой», а не «ключевое слово».

Экран 2. Организация заметок в OneNote

Пока OneNote выглядит как более удобная система управления проектами. Вы можете присоединять намерения к заметкам, чтобы делиться данными или выполнять над ними какие-либо действия. Для тех, кто предпочитает упорядочивать информацию в структуре с более строгой иерархией, OneNote будет намного полезнее, чем Evernote.

Задача № 3. Как связывать заметки между собой

Принцип «Я просто снабжаю данные тегами и успешно выполняю поиск» хорош на этапе исследовательской работы, связанном со сбором информации, но наступает время, когда нужно связать родственные элементы или даже создать оглавление для блокнота, каждый элемент которого привязан к определенной заметке. Таким образом, вам не нужно повторно выполнять поиск и проверять результаты; определенные кластеры информации аккуратно группируются и готовы к просмотру.

Посмотрим, насколько легко связать заметки и составить оглавление для блокнота.

Как связать заметки и составить оглавление в Evernote

В моем блокноте кулинарных рецептов сохранено 658 записей. Все они снабжены тегами по ингредиентам, но я никогда не дала себе труда составить большое общее оглавление. Это было просто: я выбрала все 658 заметок, затем щелкнула Create Table of Contents Note («Создать заметку оглавления»). Менее чем через 10 секунд в моем распоряжении была заметка для управления всеми остальными заметками (см. экран 3). Действительно, достаточно нажать command+A, а затем щелкнуть Create Table of Contents Note.

Экран 3. Создание оглавления в Evernote

Я могла просто щелкнуть гиперссылку оглавления, чтобы перейти к определенной заметке, но, к сожалению, не было способа легко вернуться к заметке оглавления. Я решила проблему, закрепив заметку оглавления вверху блокнота с функцией «напоминание». И все же это еще одно свидетельство того, что Evernote не так хорошо приспособлена для линейной и иерархической организации, как OneNote.

Естественно, требуется проверить, обновляется ли оглавление каждый раз, когда я добавляю в блокнот новую заметку. Поэтому я сохранила новый рецепт, синхронизировала блокнот… и обнаружила, что оглавление не обновляется автоматически. Это была веская причина для разочарования, поскольку динамически обновляемые оглавления на основе как блокнотов, так и тегов, чрезвычайно полезны.

Следующая проблема, которую следует решить: как связать более мелкие заметки внутри одной большой заметки? Например, в День благодарения мы устраиваем большой семейный праздник, и каждый год используем при подготовке к нему несколько рецептов. Что если составить контрольный список обязательных дел и связать его с рецептами, как показано на экране 4? Вы видите, что ссылки на заметки показаны зеленым и текст ссылки представляет собой заголовок связанной заметки.

Экран 4. Связывание заметок между собой

Ниже перечислены шаги, выполненные мною при подготовке этой статьи, вместе со связанными рецептами:

Если хочется проявить фантазию, можно переписать публикацию или заголовки, чтобы улучшить оформление и привлечь внимание к гиперссылкам.

Как соединять заметки в OneNote

Я хотела создать оглавление для блокнота со страницами, полученными из Интернета. Простого способа сделать это автоматически не существует. Вместо этого я выполнила следующие действия:

Экран 5. Копирование ссылки в OneNote

Вот так можно скопировать ссылку в OneNote незадолго перед ее вставкой на созданную страницу оглавления.

Функция Copy Link to Page также работает, если вы вводите заметку и хотите сослаться на другую. Я убедилась, что можно ссылаться на заметки в других блокнотах, но щелкать на ссылке не очень удобно, и вы покидаете заметку и блокнот, содержащие ссылку. Приготовьтесь часто нажимать кнопку Back («Назад»).

Связывание заметок и создание оглавления в обеих системах управления информацией показало одно слабое место рассматриваемых приложений: невозможность динамического формирования индексных страниц и неудобство обслуживания этих страниц. Это упущенная возможность OneNote, особенно учитывая уклон программы в сторону линейной организации блокнота.

Итак, мы рассмотрели, как создавать заметки, упорядочивать их и формировать перекрестные ссылки в Evernote и в OneNote. Теперь сравним эти две системы с точки зрения возможности передачи новых файлов, извлечения статей из Интернета и пересылки сообщений электронной почты в информационное хранилище.

Задача № 4. Как переместить файлы в приложение

Какой смысл в системе управления информацией, если в ней нельзя сохранять файлы всех видов? Также нет толку в инструменте, который сохраняет файлы, но для их передачи в приложение требуется сложный специализированный способ. Рассмотрим, насколько просто передать файлы с рабочего стола (или из любой другой папки) в Evernote или OneNote.

Как переместить файлы в Evernote

В Evernote вы можете перетаскивать файлы мышью: по умолчанию каждый перетаскиваемый элемент становится отдельной заметкой. Но особенно удобно выделить элемент на рабочем столе, щелкнуть правой кнопкой мыши и переслать элемент в Evernote (см. экран 6).

Экран 6. Пересылка элемента в Evernote

Приложение автоматически создает новую заметку, содержащую элемент, на котором вы щелкнули правой кнопкой. Это прекрасный способ пересылать данные прямо в цифровой архив. После щелчка мышью элементы оказываются в блокноте по умолчанию, но отсюда их легко снабдить тегами и организовать в файлы.

Еще одно преимущество методов передачи файлов перетаскиванием или щелчком правой кнопки мыши: любая информация, связанная с файлом, включается в заметку, и имя файла автоматически назначается в качестве заголовка. Например, я передала одну из моих любимых карикатур, чтобы однажды улыбнуться, и Evernote дополнил заметку метаданными изображения, в том числе URL-адресом (см. экран 7). Если прищуриться, то можно разглядеть, где находится URL-адрес изображения.

Экран 7. Перемещение файлов в Evernote

Как переместить файлы в OneNote

Вы можете перетаскивать файлы, но они окажутся в любой заметке, которая будет открыта в это время (см. экран 8).

Экран 8. Перемещение файлов в OneNote

Видите, как легко потерялся фрагмент текста, который был здесь раньше?

Чтобы создать отдельные заметки для отдельных файлов, необходимо сначала создать заметку, а затем перетащить в нее файл. Потом вы назначаете заметке заголовок. Метаданные не сохраняются.

Как и в Evernote, в OneNote можно воспользоваться правой кнопкой мыши, но действия будут иные:

Экран 9. Отправка файла в OneNote

Хотелось бы подчеркнуть степень детализации, предоставляемой пользователям, сохраняющим файлы в OneNote.

Задача № 5. Как извлечь статьи из Интернета в приложение

Я использую подход «Пустой почтовый ящик/Чистый рабочий стол/Ноль закладок». Чем меньше информации содержится в отдельных, локальных хранилищах и больше в одном «облачном», легкодоступном хранилище, тем проще мне работать. Поэтому в соответствии с принципом отсутствия закладок и поскольку искать информацию веб-страниц в системе управления информацией гораздо проще, чем пытаться понять назначение каждой закладки в зависимости от того, как она была сохранена, я предпочитаю извлечь всю полезную информацию из веб-страницы и сохранить ее. Вот как мне удалось решить эту задачу с помощью рассматриваемых инструментов.

Как извлечь статьи в Evernote

Одна из самых сильных сторон Evernote — подключаемый модуль браузера. Поместите его в угол браузера, и вы сможете извлекать содержимое веб-страницы как заметку в хранилище Evernote. Самые примечательные функции подключаемого модуля браузера Evernote: он рекомендует как подходящий блокнот, так и теги для сохраняемой статьи или веб-сайта, и предоставляет множество вариантов форматирования, от упрощенной статьи (Simplified article) до выборки (см. экран 10). Не беспокойтесь, вы можете самостоятельно выбрать блокнот и добавить теги, если рекомендации оказались неудачными.

Экран 10. Извлечение статей в Evernote

На экране 10 видно, что я сохраняю статью в формате Simplified article. Подключаемый модуль рекомендует блокнот (Work Smarter) и тег (collaborative work), и я добавила заметку внизу.

Очень ценная особенность веб-страниц, сохраненных как заметки: URL-адрес исходной страницы также указывается вверху каждой заметки, и вы можете щелкать гиперссылки в сохраненных статьях и содержимом веб-сайта.

После того как вы сохраните статью с помощью средства вырезания, подключаемый модуль отображает предполагаемые «родственные» заметки. Это очень полезно для исследователя. Но в некоторых случаях хотелось бы увидеть предупреждение: «Вы уже вырезали эту статью. Сделать это повторно?»

Как извлечь статьи в OneNote

Подключаемый модуль браузера OneNote со скудной функциональностью — полная противоположность. Даже если вы сохраняете целый веб-сайт, HTML-код не преобразуется в заметку, сохраняемую в OneNote, и мне приходилось прокручивать страницу вниз, чтобы найти URL-адрес, из которого скопирована страница. Более того, я обнаружила, что мне приходилось часто выполнять вход в подключаемый модуль браузера — иногда при переходе между вкладками в одном окне браузера, иногда при переключении между окнами браузера, иногда в случаях, когда между записью заметок в OneNote прошел час. Наконец, отсутствуют автоматические рекомендации записных книжек для сохранения заметок (см. экран 11). Вы должны выбрать подходящую записную книжку, примерно так же как в Evernote, но было бы полезно иметь подключаемый модуль, чувствительный к контексту новых заметок.

Экран 11. Извлечение статей в OneNote

Еще один недостаток: OneNote медленно синхронизирует обновления между приложением и подключаемым модулем браузера. Первоначально я сохранила несколько веб-сайтов в одной записной книжке, где они исчезали, и не спрашивайте меня почему. И когда я решила создать записную книжку специально для сохранения статей, прошло почти 20 минут, прежде чем появилась новая записная книжка.

Мне понравилась возможность записать заметку, предваряющую избранную вырезку из браузера; это можно сделать и в подключаемом модуле браузера Evernote. Полезно создать напоминание, почему вы решили сохранить статью или связать ее с каким-нибудь другим материалом.

Задача № 6. Как отправить в приложение сообщение по электронной почте

Электронная почта — превосходный инструмент, и она может служить отличным архивом. Но часто обмен сообщениями по электронной почте — часть более широкого круга задач и информации. В этом случае цифровой архив будет очень полезен. Сейчас я использую Evernote как резервный архив для электронной переписки, которую не хочу потерять в результате периодических чисток хранилища электронной почты в моем офисе. Кроме того, с его помощью я составляю досье на авторов, с которыми сотрудничаю; я могу пересылать все сообщения в Evernote, передавать черновые наброски и снимки экранов авторов, а также вести архив своей работы с автором. К тому же несколько раз в год наша семья отправляется в поездки, и полезно иметь рассылаемые по электронной почте подтверждения авиарейсов, наряду с сохраненными описаниями туристических достопримечательностей и списками взятых в дорогу вещей.

Я хотела проверить: удастся ли перемещать данные из почтового ящика в записную книжку OneNote так же легко? И вот что мне удалось выяснить в результате сравнения двух программ.

Как передавать сообщения в Evernote по электронной почте

В первую очередь выясните адрес электронной почты вашей учетной записи Evernote. Он будет иметь примерно такой вид: имя_пользователя.7291q55@m.evernote.com, а найти его можно так.

В Windows выберите Tools («Инструменты»), Account Info («Сведения учетной записи»). Ваш адрес электронной почты находится рядом с Email notes to («Отправить заметку по адресу»).

На платформе Mac выберите Help, Account Settings… Ваш адрес электронной почты будет показан в разделе Email notes to. Владельцам iPad нужно коснуться имени пользователя для доступа к настройкам учетной записи и выбрать General, Evernote Email Address.

На указанный адрес электронной почты (имя_пользователя.7291q55@m.evernote.com) будут поступать сообщения, отправляемые в вашу учетную запись Evernote. Это неудобно, поэтому я рекомендую создать для него псевдоним в адресной книге каждой учетной записи электронной почты, из которой вы будете отправлять сообщения. В моих рабочем и личном клиентах электронной почты он значится как EVERNOTE. Когда мне нужно переслать какое-нибудь сообщение из этой учетной записи, достаточно начать вводить EVE с клавиатуры, и функция автозавершения обычно довершает ввод.

Большое достоинство передачи сообщений по электронной почте — возможность собрать пересланные сообщения в отдельных блокнотах и назначить им различные теги, внеся изменения в строку темы. Сначала я расскажу об общем синтаксисе, а затем представлю конкретные примеры.

Общая формула для передачи данных по электронной почте в Evernote представлена ниже.

Это непонятный пример для всех, кроме наших компьютерных экспертов, а в реальности происходит следующее. Предположим, вы получили по электронной почте сообщение о праздновании дня рождения. Вы можете переслать его из программы Gmail в Evernote и заменить тему:

При этом выполняются действия:

Таким образом, предполагается, что вы используете функцию «напоминания» в Evernote для выдачи различных заметок в разные дни. Предположим, что вы не используете эту функцию. Вы просто пишете:

И заметка все равно будет отправлена в нужный блокнот и помечена соответствующими тегами.

Как передавать сообщения в OneNote по электронной почте

Эта процедура оказалась чрезвычайно проста.

Шаг первый: посетите страницу настроек электронной почты по адресу: http://www.onenote.com/emailsettings/.

Шаг второй: подтвердите всю вашу пользовательскую информацию и выберите записную книжку, в которую по умолчанию отправляются сообщения.

Это намного проще, чем искать непонятные адреса электронной почты и назначать псевдонимы в различных почтовых программах (см. экран 12).

Экран 12. Передача сообщений в OneNote по электронной почте

Затем радости поубавилось, так как единственной учетной записью электронной почты, из которой можно отправлять сообщения, оказалась назначенная мне в то время, когда я открыла свою учетную запись Office 365, и это совсем не то место, из которого мне нужно пересылать почту.

Я обратилась к своей учетной записи Office 365, но мои настройки не позволяли добавить дополнительные адреса электронной почты для связи с моей учетной записью Office 365 или OneNote. Таким образом, у индивидуальных пользователей подписки Office 365 Business стоимостью 99 долл. в год (таких, как я) нет простого способа пересылать сообщения из систем электронной почты, отличных от Office 365, в OneNote. Я знаю, что ситуация не распространяется на всех пользователей OneNote на всех платформах, но это стандарт для меня как индивидуального пользователя Office 365 с лицензией 99 долл. в год.

Признаюсь, для меня функции работы с электронной почтой стали решающим аргументом.

Как отмечалось выше, я предпочитаю хранить все свои цифровые ресурсы в одном месте, и одно из достоинств Evernote — простота переноса материалов в архив из рабочего и личного адресов. Похоже, в основу OneNote положен другой принцип, в соответствии с которым вы работаете в замкнутой цифровой экосистеме без отдельных ресурсов, связанных с любыми другими учетными записями. Сам по себе данный подход не является ущербным, но для многих пользователей, непринужденно переключающихся между рабочими и личными учетными записями, реальность выглядит иначе.

Теперь мы переходим к поиску информации, автоматическому вводу новых заметок в систему и общему доступу к вашей коллекции вместе с другими пользователями.

Задача № 7. Как искать информацию

Бесполезно создавать рабочий процесс для ввода материалов в избранный вами инструмент управления информацией или строить организационную схему для всех ваших заметок, если вам не удастся вернуться к коллекции в будущем и найти именно ту информацию, которая нужна.

Как найти информацию в Evernote

Как обладатель учетной записи Evernote Premium, я могу ежемесячно передавать (то есть создавать и сохранять) до 10 Гбайт информации, а размер отдельной заметки может достигать 200 Мбайт. Я пыталась найти соответствующие сведения, но, похоже, общий размер моей учетной записи Evernote не ограничен. В сущности, я плачу 50 долл. в год за бесконечный жесткий диск. Единственное ограничение — не более 120 Гбайт новой информации в год. Для меломанов это 30 000 новых песен в формате MP3 каждый год. Для любителей чтения — 42 тыс. книг Kindle каждый год. Я активно пополняю свой цифровой архив, но мне далеко до уровня в 42 тыс. новых книг.

Однако я сохраняю еще и файлы в формате PDF и электронные книги. И одно из важных достоинств функции поиска Evernote — возможность поиска текста в любых документах PDF, Word, файлах epub и других цифровых ресурсах, переданных в вашу учетную запись. А благодаря оптическому распознаванию символов и поиску изображений вы легко сможете найти конкретное изображение.

Функции поиска расширяют область применения службы управления информацией. Запустить поиск очень просто; не составляет труда выполнять фильтрацию по блокнотам и/или тегам, а также по конкретной фразе (см. экран 13).

Экран 13. Пример простого поиска по блокноту и тегу в Evernote

Как найти информацию в OneNote

Здесь подход к поиску несколько иной: пользователь может назначить уровень точности на панели поиска, а затем выполнить запрос. Это очень удобно, если имеется коллекция строго организованных записных книжек, так как можно сузить поиск до записной книжки, в которой, как предполагается, есть полезная информация. Этот метод не так сложен, как поиск с использованием тегов Evernote, где пользователю предоставляется меню тегов для сужения поиска (см. экран 14). Посмотрите, как легко можно выбрать страницу, раздел, группу разделов и т. д. Мне нравится способ перемещения вверх и вниз по иерархической структуре информации.

Экран 14. Поиск информации в OneNote

Задача № 8. Как подключаться к системам надстройки и средствам автоматизации

Ни один программный продукт не должен работать в вакууме, в особенности средство повышения производительности труда, содержащее столько полезной информации.

Взаимодействие Evernote с другими программами

Как автономная программа, Evernote превосходно справляется с возложенной на нее задачей (хранение и сортировка информации), но, если вы хотите обрабатывать информацию — присоединить определенные заметки к списку дел или конкретным датам в календаре, приходится прибегать к сторонним подключаемым модулям или службам для соединения ваших данных с календарем или списком дел.

На сайте If This Than That (IFTTT) по адресу: https://ifttt.com/recipes представлены способы привязки к «облачным» службам, и я использую их для автоматической пересылки данных в Evernote и синхронизации информации из календаря Google в Evernote и наоборот.

Взаимодействие OneNote с другими программами

Признаться, необходимость в этом меньше, потому что, во-первых, преимущество OneNote в том, что программа является частью пакета приложений Office и, во-вторых, группа разработчиков Office очень серьезно относится к совместимости своих приложений друг с другом. Но существует немало способов подключения OneNote к другим приложениям и службам (http://www.onenote.com/apps), в том числе к IFTTT, а в некоторых рекомендациях IFTTT (https://ifttt.com/recipes/search? q=onenote) даже учтены жалобы на неудобство пересылки данных в OneNote по электронной почте. С учетом этих обстоятельств я начинаю сомневаться, действительно ли столь гибельны встроенные ограничения моей подписки.

Задача № 9. Как получить доступ, выполнить поиск и отредактировать заметки в мобильных и веб-клиентах

Одно из основных преимуществ этих инструментов управления информацией — возможность создавать, получать доступ, редактировать и обмениваться содержимым информационного хранилища вне настольных приложений. Эти функции очень хороши в обоих приложениях.

Как задействовать Evernote вне настольного приложения

Использовать веб-сайт в действительности удобнее, чем настольное приложение, а перемещаться по мобильным приложениям очень просто. Я часто использую Evernote на планшете iPad, когда готовлю еду, и мне очень нравится отыскивать заметки, используя функции прокрутки (см. экран 15).

Экран 15. Блокноты в Интернете выглядят аккуратнее, чем в приложении

Как использовать OneNote вне настольного приложения

Работать с мобильными приложениями — большое удовольствие, и я действительно ценю возможность делать фотографии с помощью телефона, а затем вставлять их в определенные заметки.

Одно из преимуществ использования OneNote через Интернет, как при работе с Office 365, — удобство обращения к OneDrive. Мне нравится обращаться к записным книжкам через OneDrive и открывать их через Интернет или настольное приложение.

Мне бы хотелось иметь возможность работать с документами и электронными таблицами в других приложениях Office 365, а затем перетаскивать их в записные книжки для сохранения и совместного доступа, но нельзя требовать от программы слишком многого.

Задача № 10. Как обмениваться информацией с другими пользователями

Иногда бывает нужно передать коллегам или друзьям что-то важное — статью, коллекцию инструментов или весь блокнот целиком. Обе программы позволяют передавать заметки или предоставлять доступ к блокнотам.

Как обмениваться заметками или блокнотами с другим пользователем в Evernote

В случае с заметкой все довольно просто и очевидно: в правом верхнем углу каждой заметки имеется кнопка Share («Общий доступ»). Щелкните Share, и откроется маленькое окно, из которого можно отправить заметку другому лицу по электронной почте. Щелкните миниатюрную стрелку справа, и всплывет множество вариантов для общего доступа к заметке или блокноту. В данном случае пересылка по электронной почте выполняется из приложения (см. экран 16).

Экран 16. Обмен с другим пользователем в Evernote

Кроме того, можно изменить разрешения для блокнота, щелкнув значок беседы вверху, а затем отправив сообщение, предоставляющее другому лицу права просмотра или редактирования блокнота.

Как обмениваться заметками или записными книжками с другим пользователем в OneNote

В правом верхнем углу находится значок, с помощью которого можно пригласить других пользователей в записную книжку (для просмотра или редактирования) или отправить по электронной таблице определенную страницу. Мне очень нравится функция send as PDF («Отправить как PDF»), особенно когда отправляешь инструкции или какой-нибудь другой документ, который должен выглядеть определенным образом. Еще мне нравится, что функции отправки другим лицам привязаны к стандартному клиенту электронной почты на моем компьютере (в данном случае Outlook). Таким образом мне удается отслеживать, кому я отправляла общие заметки, способом, недоступным в автономной системе обмена сообщениями в Evernote (см. экран 17).

Экран 17. Обмен с другим пользователем в OneNote

Выполнив десять основных задач с использованием обоих приложений, на вопрос, какая из этих программ лучше, я могу честно ответить: «Не знаю». Все зависит от того, информацию какого вида вы намерены хранить и каким образом собираетесь использовать собранные данные.

Важное достоинство Evernote — низкий уровень контроля над моим рабочим процессом со стороны программы. От этого инструмента не поступает инструкций, как хранить информацию и управлять ею, или точных указаний о способах привязки данных к календарю или списку дел. Мне всегда нравилось углубляться в детали, поэтому я рада, что могу организовать данные в Evernote в точном соответствии со своими желаниями. Мне также нравится возможность автоматизировать некоторые процедуры сохранения данных и встраивать календарь и полезные утилиты в Evernote. Evernote — превосходный инструмент для поиска, упорядочения и повторного просмотра статей и других ресурсов, сохраненных для использования в будущем.

Важное достоинство OneNote в том, что инструмент, очевидно, предназначен для совместной работы. Теги, с помощью которых можно связать информацию с действиями, функции для работы с общими записными книжками и даже иерархическая структура записных книжек — все направлено на создание информационного пула, ориентированного на общее использование. В сущности, OneNote — явный предвестник движения Microsoft к коллективной работе как стандартному режиму управления информацией.

Выбор между этими инструментами беспроигрышный. С помощью обеих программ вы превратите свое информационное хранилище в отлично организованный, часто обновляемый и всегда полезный ресурс.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Источник