onboarding новых сотрудников что это
Онбординг в кадровой политике: раскрываем таланты
Алина Матюк, HR-менеджер компании Ardaghgroup рассказала, зачем компаниям раскрывать таланты и какую роль в этом играет онбординг.
Просто быть талантливым — недостаточно для реализации своего потенциала. Специалисты попадают в ситуации, когда они готовы идти вперёд, работать, чувствовать свою ценность, но суровые реалии таковы: работодатели не всегда готовы к выстраиванию эффективных отношений, кадровая культура становится препятствием. Это сказывается не только на сотрудниках, но и на позиции компании на рынке. А ведь талантливые сотрудники — это огромное конкурентное преимущество.
Сейчас всё более популярным становится талант-менеджмент — система, цель которой не просто находить и привлекать нужных сотрудников, но и работать над их развитием, повышением компетентности, продвижением и удержанием.
У взращивания талантов есть определённый жизненный цикл.
Рекрутмент. Привлечение и подбор квалифицированных специалистов.
Онбординг. Ознакомление новых сотрудников с трудовой деятельностью, приспособление к социальной среде организации; иными словами — эффективное включение в коллектив и работу.
Обучение и развитие. Приобретение и формирование компетенций, знаний, умений и навыков для дальнейшего использования в профессиональной деятельности.
Управление эффективностью. Комплекс процессов и инструментов, позволяющий повысить эффективность компании за счёт «человеческого ресурса».
Удержание сотрудников. Стратегическая деятельность компании, направленная на формирование лояльности сотрудников.
Планирование преемственности. Подготовка кадров, готовых занять освобождающиеся ключевые посты.
Если компания игнорирует один из этих этапов или неправильно работает над ними, она рискует потерять талантливых сотрудников, что негативно скажется на её положении на рынке. Каждый из указанных этапов достоин отдельной колонки, поэтому в этой статье мы сосредоточимся на исключительно важном HR-процессе — онбординге.
Project Manager
Онбординг
Правильно выстроенный онбординг — ключевой фактор в талант-менеджменте. Именно качественный онбординг позволяет сотруднику быстро адаптироваться и влиться в новые социальные и профессиональные условия, стать частью компании и приступить к работе без лишнего стресса.
Как в компании встречают нового сотрудника: есть ли оборудованное рабочее место, подготовлены ли инструменты для работы и так далее.
Как помогают адаптироваться к окружающей среде: рассказывают ли, где столовая, комната отдыха, туалеты, какие в компании особенности быта, режим, порядки.
Как помогают влиться в коллектив: если ли к кому обратиться и с кем обсудить возникающие вопросы, какие традиции существуют в коллективе.
Истинный онбординг касается не только первых впечатлений. Утверждённая программа по онбордингу помогает сотруднику адаптироваться и принять себя как часть команды, а компании — сделать этот процесс максимально слаженным и комфортным как для новичка, так и для нынешних специалистов. Рассмотрим подробнее преимущества внедрения онбординга.
Онбординг помогает сотруднику:
Онбординг помогает компании:
По статистике, решение о том, оставаться в компании или нет, новичок принимает в течение полугода.
Уже после 120 рабочих дней начинается текучка, во время которой около половины новых сотрудников увольняются. Эти показатели растут в последние годы.
Ни одна компания не хочет, чтобы недавно нанятый сотрудник уходил всего спустя шесть месяцев. Поэтому в интересах компании создать обстановку, которая бы способствовала вовлечённости и эффективному взаимодействию всех участников рабочего процесса.
Взаимосвязь онбординга и текучки кадров особенно ярко выражена в работе с поколениями «Y» или миллениалами, то есть теми, кто менее всего готов мириться с неприятным и неудовлетворительным опытом сотрудничества.
Если вы работали в компании, которая совершенно не была готова принять вас — то вы точно понимаете всю ценность онбординга.
Уменьшить текучесть кадров и превратить новичка в эффективного исполнителя смогут те организации, которые внедряют новейшие практики по отбору и удержанию сотрудников, а также правильно спланируют онбординг.
Советы для построения эффективных программ по онбордингу
Курсы Нетологии
Soft Skills
Делайте инвестиции. Внедрение программ требует временных и финансовых затрат, но опыт ведущих компаний подтверждает, что это оправдано.
Подготовьтесь заранее. Первые шаги онбординга начинаются с момента принятия сотрудником оффера. Приветственное письмо, рабочее место и необходимые документы должны быть готовы к началу первого рабочего дня.
Сформулируйте и поясните сотруднику его роль в компании. Правильное понимание своего места в команде позволяет быстро и эффективно интегрироваться в рабочий процесс компании.
Развивайте и обучайте. Имея нужный набор инструментов, знаний и навыков для выполнения задач, новичок быстрее начинает вносить свой вклад в общее дело.
Привлекайте команду. Вовлечение новичка в команду предполагает наличие коммуникации и своевременной обратной связи — это позволит новому сотруднику быстро корректировать действия и улучшит конечный результат.
Примеры онбординга известных компаний
В компании работает порядка 3 800 сотрудников в 35 странах мира.
До того как новичок приступит к работе — у него уже есть свой электронный адрес, футболка, бутылка вина. Его новый рабочий стол расположен рядом с ключевыми членами команды, частью которой он станет. В первый день до прохождения тренинга по онбордингу члены команды завтракают с CEO.
В компании работает 13 000 сотрудников, и ещё есть шесть лагерей, где сотрудники изучают свои роли и постигают корпоративную культуру. Философия компании — наделить новичков инструментами, необходимыми для практической работы.
Вместо того чтобы вести беседы по онбордингу, новички начинают работу над первыми задачами после 45-минутной встречи в первый же день. Это даёт ощущение доверия компании их профессионализму и позволяет самостоятельно работать уже на ранних этапах — это значительно повышает продуктивность.
Box.net. — провайдер ПО
Нанимают не на должность, а на потенциал. Дают новичку три месяца на изучение компании, подразделения и продукта. После чего он сам выбирает подразделение, которое ему максимально подходит.
Резюме
Лидирующие компании понимают, что сопровождение сотрудника приносит большие дивиденды в долгосрочной гонке, поэтому инвестируют в онбординг.
Если вы выстроили грамотную HR-стратегию, вероятность того, что новички останутся в компании в течение трех лет, повышается на 58%.
С позиции здравого смысла: сколько ресурсов тратится на поиск, отбор, найм и обучение новых сотрудников? Если посчитать эти затраты, выйдет не так уж мало. Кроме того, чем крупнее компания и чем больше у неё сотрудников, тем весомее эти числа. Гораздо выгоднее помогать сотрудникам адаптироваться и добиваться хороших результатов, чем «бросать» их на старте в коллектив и работу по принципу «плыви или тони». Лояльный сотрудник — значительная инвестиция в денежном и временном эквиваленте, не так ли?
Не жалейте ресурсов на онбординг. Риск не в том, что вы сделаете слишком много для сотрудника, а в том, что сделаете слишком мало, чтобы удержать и вырастить по-настоящему талантливого и преданного члена команды.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
С чего начать онбординг персонала: три вещи, которые лучше сделать заранее
Как ввести новичков в курс дела? Рассказывать им про ценности компании? А платформы для адаптации — это очень дорого? Объясняет владелец HR-агентства.
Viorel Sima / Shutterstock / Colowgee для Skillbox
Почему онбординг бывает разным
Стратегии адаптации персонала разного уровня отличаются друг от друга. Онбординг линейного сотрудника, например оператора call-центра или менеджера по продажам, — это одна задача, руководителя отдела продаж — другая, более сложная, адаптация нового директора по продажам или генерального директора — третья.
Имеет значение и масштаб компании: в микробизнесе об адаптации мало кто задумывается, в малом бизнесе о ней «кто-то слышал», в среднем она уже стала нормой, а в крупном — обязательным этапом, не пройдя который сотрудники не приступают к работе.
Далее я расскажу о том, какие варианты адаптации существуют, когда лучше её начинать и с чего именно. Опираться буду на опыт клиентов UP business. Среди них есть как крупные банки и IT-компании, так и бизнес поменьше. За проектами по адаптации к нам обращаются часто, поэтому мы на собственном опыте изучили несколько вариантов таких программ и собрали обратную связь от сотрудников и соискателей. Разберём самые эффективные инструменты.
Собственник кадрово-консалтинговой компании UP business. Среди его клиентов — банк «Точка», Совкомбанк, SuperJob, «Инвитро», «Манго Телеком», Mixit.
Шаг №1
Письмо новым сотрудникам
Зачем писать письмо
Перед тем как сотрудник выйдет на работу, ему нужно объяснить, куда именно он идёт и с чем может столкнуться. Ещё надо рассказать, откуда компания взялась, чем она занимается, кто её клиенты, какие услуги она им оказывает, какие продукты продаёт, к чему стремится и зачем вообще всё это нужно.
Чем дольше существует компания, тем больше накапливается важных историй, ограничений и деталей. Они могут быть связаны с конкретным департаментом или филиалом, с интересами собственников бизнеса. Чтобы на разных уровнях коммуникации не возникало противоречий, а сотрудники не чувствовали себя брошенными, нужно отправить им письмо с документом, где будут перечислены основные вводные. У нас он называется «Ввод в работу/внедрение/адаптация/старт», чтобы его можно было найти по любому из ключевых слов.
Это не панацея, но новому сотруднику будет как минимум полезно заранее узнать правила общения с коллегами и клиентами — так проще включиться в работу.
Что должно быть в документе
Традиционно там пишут про миссию, ценности и принципы компании. Все об этом слышали, но я за годы работы в HR видел только одну организацию, в которой люди действительно знают принципы, — это банк «Точка». Во всех остальных компаниях, с которыми мы работали, миссию и ценности могут назвать максимум три человека в правлении.
Лучше подумать о другом. Собственник создавал компанию с какой-то целью, и в ходе работы компания обросла принципами принятия решений и правилами коммуникации внутри коллектива. Именно об этом нужно рассказать новым сотрудникам: «Ребята, мы работаем вот так, оргструктура у нас такая, решения принимаются так, сюда мы идём, а туда нет. Такое мы принимаем, а такое ни в коем случае. Пожелания клиентов выполняем вот так или вот так».
Формулируйте так, чтобы вас понял подросток лет пятнадцати. Представьте, что сын или племянник вашего друга вдруг пришёл к вам на работу и вы ему объясняете, почему делаете так, а не иначе. Язык, которым мы говорим с младшими, максимально понятный, тональность общения — дружелюбная. Этот подход можно использовать и при подготовке других документов.
Важно, чтобы сотрудники периодически задавались вопросом, зачем они делают то, что делают. Но если просто написать в письме готовый ответ на этот вопрос, сотрудникам придётся принимать его на веру. Ждать от них безусловного доверия с первого дня наивно. Поэтому каждый тезис, который вы приводите, обязательно подкрепляйте ответом на вопрос «Зачем это надо» или «Почему это важно».
В каждой компании есть устойчивые речевые обороты, которые сотрудники регулярно используют. Чтобы новички правильно понимали эти слова, важно объяснить их значение с самого начала.
Получившийся текст не должен быть большим. Если он растянут на 48 страниц, то пользоваться им невозможно. Ни один человек не сможет найти там нужную информацию, не зная документ наизусть. А знать его будете только вы.
Ориентируйтесь на 10–15 страниц. Это максимум, который люди могут воспринять. В итоге у вас должно получиться тонкое и понятное руководство к действию, написанное максимально простым языком, но при этом красиво сделанное.
Для каждого блока должностей нужен свой адаптационный документ. Писать его с нуля не нужно. Достаточно сформулировать единый блок общей информации, а деталями он будет обрастать в зависимости от направления или департамента.
Не пытайтесь прописать всё. Часть информации вполне можно донести до новичка устно, если его должность не подразумевает регулярной смены кадров. Если же должность как пуля в обойме (например, менеджер по продажам), то стоит автоматизировать адаптацию.
Что приложить к письму
Дополните основной документ проверенными инструментами, которые будут полезны сотрудникам. Например, порекомендуйте книги, в которых вы уверены. Набор книг будет разным для разных должностей.
Шаг №2
Видеообращение к сотрудникам
Видеоролик — это следующий уровень автоматизации. Записав его, вы повысите качество онбординга в компании. Видеообращения уже записывают во многих крупных организациях. Например, в Deloitte и Atlassian. Обычно в ролике рассказывают, чем компания занимается, кто её собственник, почему там стоит работать.
Выслать такое обращение кандидату можно перед собеседованием. Оно поможет сориентироваться и понять, подходит ли ему работодатель. То есть ролик — это первый элемент программы адаптации, который встречает потенциального сотрудника ещё до выхода на работу.
Как записать ролик
Главный совет — не тратьте на ролик слишком много времени и ресурсов. Его можно записать даже на смартфон. Специальная подготовка не нужна. Мы в UP business взяли свой питч, который готовили к выступлению перед инвесторами в Сколково, немного переделали его, чуть-чуть сократили, чтобы уложиться в 3–5 минут, и быстро записали в формате видеопрезентации.
Шаг №3
Обучающие платформы
Чтобы онбординг был ещё более эффективным, можно интегрировать видеообращение и текстовый гайд для новичков в автоматизированную систему обучения. Для этого прежде всего нужно выбрать платформу.
Мы используем Pyrus. Это система для управления бизнес-процессами, но для онбординга она тоже подходит. На этой платформе сотрудник получает необходимые доступы, читает регламенты, проходит обучение и по его итогам отвечает на тестовые вопросы.
Я также видел рабочие инструменты по адаптации на обучающих платформах GetCourse и «АнтиТренинги». Присмотритесь к ним, если вы выводите сразу много сотрудников и в вашей компании есть готовая система обучения с видеороликами, домашними заданиями и тестами.
Сколько стоит платформа для онбординга
Все перечисленные выше решения платные:
Можно организовать адаптацию в любой системе проектного менеджмента, в том числе условно-бесплатных — вроде Asana, Trello или Wrike. Но профессиональные инструменты для обучения всё же удобнее.
Когда онбординг не нужен
Когда можно не заморачиваться над адаптацией:
Когда адаптация необходима:
Итого: если вы пришли к адаптации, это здорово. Присмотритесь к инструментам, о которых шла речь выше.
Онбординг: как мы адаптируем сотрудников на удалёнке
Онбординг (или адаптация) сотрудников на новом месте не всегда проходит гладко, а удалёнка добавляет ещё больше сложностей. Год назад мы скептически относились к такому формату. Теперь — спокойно нанимаем сотрудников в штат по всей стране и делимся опытом с вами.
В статье рассказали, как готовимся к выходу сотрудника, чем занимаются новички в первый рабочий день, как помогаем адаптироваться и как оцениваем первые результаты работы.
Преонбординг
Важнее онбординга может быть только преонбординг. С первого дня новому сотруднику должно быть комфортно. Поэтому, как только кандидат подтвердил оффер, позаботьтесь о рабочем месте. И в офисе, и дома в первый рабочий день человек должен сесть за компьютер со всеми настроенными программами.
Только представьте: первый рабочий день, на телефон приходит смс с доступом к рабочей почте. Вы открываете почтовый ящик и видите wellcome-письмо, в котором указаны необходимые доступы, контакты коллег, ссылки на ресурсы, а также план работы на время испытательного срока.
У сотрудника возникает ощущение, что его ждали. И это правда так, поэтому мы создали все условия. Компания от этого только выиграет: чем комфортнее человеку на новом месте, тем раньше он начнет себя проявлять.
Что мы готовим к выходу сотрудника?
узнаем, есть ли дома необходимая техника. Если нет — организуем доставку из офиса;
необходимые доступы к внутренним сервисам;
план работ на время испытательного срока;
назначаем наставника и менеджера по адаптации — перед ними стоит ответственная миссия: влюбить новичка в компанию.
Первый день в компании
«Адаптация переносилась легче, так как я была не одна — нас таких было четверо. Коллеги постоянно брали обратную связь: уточняли все ли в порядке, заботились. А также решали вообще любой вопрос или просьбу» — Анна, младший бизнес-аналитик NAUMEN.
В NAUMEN освоиться помогает менеджер по адаптации, как правило, это HR, который сопровождал сотрудника во время найма. После оформления необходимых документов на почту новичку приходит welcome-памятка, а через пару минут по видеосвязи звонит менеджер, чтобы провести адаптационную беседу.
О чем говорим на первой встрече?
Рассказываем о том, чем занимается компания: история, продукты, значимые награды и достижения.
Знакомим с организационной структурой компании, а также даём контакты коллег, с кем новичок будет часто общаться.
Объясняем, как и к кому можно обращаться. Например, в NAUMEN стараются избегать формальностей и сотрудники общаются друг с другом на ты.
Говорим о корпоративной культуре, ценностях и возможностях развития.
После беседы с менеджером по адаптации подключается наставник и знакомит новичка с планом работ на время испытательного срока.
План работ — это личный список задач сотрудника с контрольными точками, которые подготовили руководитель и наставник. Его цель — помочь освоиться с профессиональными задачами.
План дает понять, каких результатов ожидает руководитель к концу испытательного срока. Как правило, план включает изучение внутренних регламентов, знакомство с продуктами или технологиями, внутренними процессами разработки или управления проектом, а также вполне себе «боевые задачи». По итогам выполнения плана будет приниматься решение об успешности прохождения испытательного срока.
«Адаптация проходила гладко. Возможно, мне очень повезло с наставником и менеджером по адаптации. Первое время были непривычны ежедневные командные созвоны. Вопросы и проблемы, которые обсуждали, я некоторое время не понимал: казалось, что разговаривают на неизвестном диалекте. Преодолеть этот барьер помог наставник — первое время с возникающими вопросами я обращался только к нему. Наставник ориентировал, подсказывал, делился опытом. Несколько позже я уже мог какие-то вопросы задавать напрямую участникам своей команды, а также сотрудникам из других команд» — Ринат, младший разработчик NAUMEN.
Первая неделя завершается приятным сюрпризом: новичок узнает, что на его счету лежат наубонусы — корпоративная валюта компании. Их можно потратить на фирменный мерч NAUMEN.
Первые три месяца в компании
Первые три месяца работы у новичков достаточно насыщенные. Им предстоит адаптироваться сразу в четырёх направлениях:
привыкнуть к коллегам и их стилю коммуникации в команде;
принять и освоить корпоративные правила;
перестать испытывать стресс из-за смены работы;
адаптироваться к рабочим процессам и самостоятельно выполнять рабочие задачи.
Во время испытательного срока важно помочь сотруднику пройти все этапы адаптации максимально мягко. Для этого мы разговариваем тет-а-тет об успехах, даём своевременную обратную связь, а также сверяемся, всё ли проходит так, как новичок себе представлял.
«Несмотря на то что вся моя адаптация проходила на удаленке, мне было достаточно комфортно влиться не только в свою команду, но и познакомиться с другими коллегами. Отзывчивость коллег — это одно из преимуществ адаптации в NAUMEN, на мой взгляд. Здесь всегда посоветуют, куда обратиться с проблемой. Ты достаточно быстро осваиваешься в большой структуре подразделений, понимаешь, к кому и по каким вопросам нужно обращаться. Быстрое решение организационных моментов — это еще одно преимущество адаптации в NAUMEN» — Аня, аналитик NAUMEN.
Раз в два-три месяца устраиваем встречу с руководителями компании. Члены совета директоров приглашают всех новеньких в ZOOMе для знакомства. Они рассказывают о том, как появилась компания, что значит NAUMEN, а также просто болтают. На этой встрече каждый сотрудник может напрямую задать абсолютно любой вопрос руководителю и получить искренний и развёрнутый ответ.
«Мне очень понравилась атмосфера открытости в компании: можно легко пообщаться с любым человеком по любому поводу, все вопросы обсуждаются открыто, нет закрытых дверей и подводных камней» — Антон, системный аналитик NAUMEN.
Также ответы на многие вопросы новенькие могут получить, не прибегая к помощи коллег, (не все же сотрудники должны быть экстравертами, верно?). На корпоративном портале под ответы на вопросы отведены два раздела. Первый — для совсем новичков с базовой информацией о работе в компании, второй будет полезен абсолютно всем: здесь можно узнать где пообедать, как уйти на больничный или как рассчитывается заработная плата.
Performance Review
Заключительный этап онбординга — Performance Review или PR. Это встреча, на которой новый сотрудник, руководитель и наставник обмениваются обратной связью и впечатлениями о том, как прошли эти три месяца. Цель PR по окончании испытательного срока — подвести взаимный итог успешности и результативности достижения задач из плана работ.
За несколько дней до встречи сотруднику на почту приходит анкета, где он может оценить, как прошла адаптация. Анкета помогает HR узнать, насколько оправдались ожидания, что понравилось в работе у нас, а что хотелось бы изменить.
«Не нужно бояться задавать свои вопросы. Для полноценной адаптации на удаленке есть множество способов общения: видеосвязь, общий чат, личные сообщения наставнику. Чтобы адаптация прошла быстрее, удобно подключаться к видеоконференциям, которые периодически устраиваются в компании. На них можно узнать много интересного о том, какие сейчас задачи решают коллеги, познакомиться с ними поближе, быстрее понять структуру подразделений, кто и чем занимается» — Аня, аналитик NAUMEN.