Фасилитатор что это такое простыми
Фасилитатор. Исследуем новую профессию из сферы коммуникации
Для начала — вопрос на засыпку: а вы знаете, кто такой фасилитатор? Только не смущайтесь. Если кратко, то это специалист по групповой коммуникации, но не коуч, не бизнес-тренер и ни в коем разе не модератор. Тогда в чем отличия и чем конкретно он занимается? Попробовали разобраться вместе с Татьяной Калининой.
Расскажите о своем профессиональном опыте. На кого вы учились и что было после вуза?
А как в вашей жизни нашли друг друга продюсирование и фасилитация?
Услуги фасилитатора сегодня так востребованы?
«Пока, мне кажется, для широких кругов профессия фасилитатора — явление в России малоизвестное. Судя по запросам в Яндексе, фасилитация только набирает популярность, но запрос у бизнеса растет, особенно у продвинутых крупных компаний. Сама я тоже не знала о фасилитации, пока не стала искать новое место работы и не нашла это.
Фасилитация нужна коммерческим и некоммерческим проектам, к этому процессу обращается бизнес любого масштаба, где есть 9-12 человек — идеальное количество для формирования фасилитационной группы. Однако, есть фасилитация больших групп — от 30 до нескольких тысяч человек. Заказчиками часто выступают фаундеры, CEO, продакт-менеджеры, HR-специалисты».
Опишите процесс фасилитации. Как он проходит?
«Нередко проблема рабочих встреч в компаниях состоит в том, что люди не знают, зачем они пришли на совещание. Так попросту теряется время сотрудников. Фасилитатор же всегда высылает предварительно план встречи, указывает, кому какую информацию следует собрать. Тогда все чувствуют себя комфортно и, само собой, ничего не боятся. Фасилитация не значит „сейчас все быстренько решим и побежали“, здесь нужна фокусировка. Одна креативная сессия с фасилитатором может длиться по 3-4 часа регулярно в течение нескольких дней. Если это стратегическая сессия — то несколько полных дней.
Фасилитатор разрабатывает сценарий сессии, до ее проведения устраивает ревью с каждым из участников на явные или скрытые конфликты, чтобы понять возможные узкие места предстоящей коллективной беседы. После предварительной подготовки он предлагает заказчику сценарий, согласовывает его и уходит „в поле“ прорабатывать по шагам. Часто бывает так: что-то идет не по плану. Это как прием у психолога, где задача терапевта — быть гибким и ловить момент, быстро ориентироваться.
В чем отличие профессии фасилитатора от других занятий в сфере коммуникации?
Да, холивар между командными коучами и фасилитаторами об их похожести-непохожести продолжается по сей день. Командные коучи работают с группой по иному алгоритму, у них есть свой инструментарий, и обычно они взаимодействуют с командой на протяжении длительного периода. Фасилитатора приглашают для решения конкретной задачи. Тренер же — всегда эксперт, его цель — научить. Например, сильной технике переговоров, то есть он обладатель знаний, и он их передает.
Это и не тимбилдинг. По сути, фасилитатор налаживает „правила дорожного движения“, потому что знает, какие инструменты взаимодействия к каким целям ведут. Он разбирается в групповой динамике, в том, как люди думают вместе. В основе фасилитации многое взято из теории американского психолога Карла Роджерса, но что-то заимствовали даже из майевтики Сократа. Как видно, это не „что-то снова популярное и трендовое“».
Как оценивается работа фасилитатора?
Где обучают фасилитации? И как начать работать фасилитатором?
«Фасилитации в вузе не обучишься, пока таких образовательных программ на государственном уровне у нас в стране нет. Это дополнительные курсы, которые проходят оффлайн и онлайн. Я продюсирую онлайн-продукт.
Если вбить в поисковое поле „вакансия фасилитатор“, то явно ничего хорошего найти не удастся. Пока что этих специалистов ищут по „сарафанному радио“ и соцсетям, отзывам о хорошо проведенной сессии. Начинающему фасилитатору нужно прилагать много усилий в начале пути: заниматься личным брендом, посещать нетворкинг-мероприятия. По сути, это те же „правила“, что и для любого другого фриланса. Мало получить образование, нужно еще и набираться опыта: сначала проводить фасилитационные встречи бесплатно, постепенно выходя на ценник.
Фасилитировать может не каждый. Если кто-то не верит в людей, не доверяет группе, считает себя самым умным, что только он знает ответ, ему не сюда. Фасилитацию важно принять на ценностном уровне. Любой опыт в смежных сферах, конечно, будет только дополнительным плюсом. Если фасилитатор „шарит“ в бизнес-процессах — замечательно. Но главным навыком, пожалуй, назову большую практику в общении, построенную на умении задавать вопросы».
Опишите свой идеальный рабочий день.
Татьяна считает, что концепция «профессия мечты» — иллюзорна, ведь можно обмануться и расстроиться. Продюсирование образовательных онлайн-курсов — тоже не кульминация деятельности девушки: это то, что ей интересно сейчас.
Со слов Татьяны, продюсирование образовательных курсов фасилитации для нее — это принадлежность к близкой по духу философии, стилю управления: экологичному, доверительному по отношению к людям и их границам. Кажется, «помогающие профессии» набирают обороты, и это не может не радовать!
Фасилитация в бизнесе и за его пределами: где и как применять
Фасилитация — это набор инструментов и практик, которые позволяют эффективно организовать групповое обсуждение. В буквальном переводе facilitation означает «облегчение процесса». Фасилитация позволяет модерировать дискуссию таким образом, чтобы ни одна идея не осталась незамеченной. Помогает в этом фасилитатор — коммуникативный тренер, который следит за ходом беседы и дает участникам различные задания.
Фасилитация может быть полезна на рабочих планерках, при брейншторме новых идей, на семинарских занятиях и в других ситуациях, когда требуется активное групповое обсуждение. В ходе любых встреч неизбежно возникают моменты, когда несколько присутствующих высказываются особенно активно, а остальным не хватает времени, смелости или желания выразить свое мнение. В итоге их позиция остается неуслышанной. Фасилитация поможет избавиться от этой проблемы.
Как появилась фасилитация
Впервые термин «фасилитация» применил американский психолог Роберт Зайонц в 1965 году. Ему пришла идея провести эксперимент с тараканами, в ходе которого выяснилось, что насекомые проходят легкий лабиринт быстрее, когда работают в паре и под взглядами других тараканов. При этом сложные лабиринты тараканы быстрее проходили в одиночку и без «надзора». В дальнейшем Зайонц обнаружил аналогичные результаты и у людей. Это привело его к мысли, что обстоятельства влияют на качество работы. Так появилась теория социальной фасилитации.
В дальнейшем идею подхватил еще один американский психолог — Карл Роджерс. В 1980-х годах он применил теорию в сфере образования. Роджерс рассмотрел роль учителя не как носителя знаний, а как человека, который выстраивает личностные отношения с учениками и помогает им учиться с помощью признания, доверия и эмпатии. Роджерс сосредоточился на создании в классе такой атмосферы, которая помогала ученикам активно и свободно участвовать в процессе обсуждений — без критики и традиционных властных отношений, включающих оценивание. Роджерс считал важным безоговорочное положительное отношение к ученику, поскольку считал, что оно помогает полностью раскрыть потенциал человека. Со временем методика начала применяться в сферах, не связанных напрямую с обучением. Например, стала помощником в выстраивании рабочей коммуникации.
Кто такой фасилитатор
Фасилитатор — это человек, который ведет беседу группы и выступает в роли проводника. Его задача — сделать так, чтобы беседа прошла максимально эффективно. Он структурирует разговор и при необходимости вмешивается в обсуждение. Фасилитатор помогает установить основные правила общения. Например решает, как члены группы будут взаимодействовать между собой, сколько времени дается на высказывание и каким образом будет приниматься финальное решение. Он также следит за взаимоотношениями внутри группы: предотвращает конфликты и нападки, сводит к минимуму доминирование одного или двух участников и контролирует, чтобы все могли высказать свое мнение. Фасилитаторы помогают вести беседу таким образом, чтобы привести к результату, который устроит всех участников. При этом сам фасилитатор занимает нейтральную позицию: не навязывает свое мнение, не вступает в дискуссию и не принимает никаких решений.
В роли фасилитатора может выступать как внешний консультант (иногда они встречаются среди agile-коучей), так и обученный сотрудник компании. Например руководитель или представитель HR. Обучиться фасилитативным навыкам можно как самостоятельно, по учебникам, так и на специализированных курсах. Но главное — применять полученные навыки на практике.
Хороший фасилитатор должен:
Цели фасилитации
В фасилитации применяется множество методов и практик, которые подбираются в зависимости от необходимого результата. Они помогают генерировать идеи, повышать продуктивность и приходить к коллективным решениям. Методы могут комбинироваться или применяться по отдельности, в зависимости от поставленных задач.
Цели встреч могут быть различными, рассказывает Елена Литвинова, фасилитатор, бизнес-консультант, декан Факультета корпоративных коммуникаций, основатель и идеолог комьюнити «Фасилитатор-фасилитатору». Можно встретиться, чтобы определить, в каком направлении движется компания и услышать на этот счет разные точки зрения. Например, чтобы обсудить, какие сейчас используются подходы в разных филиалах к погашению дебиторской задолженности. На такой встрече участники не принимают решение, а меняются опытом.
Другой тип встреч — генерация идей. Например, команда встречается и обсуждает, как завоевывать новую нишу на рынке. Далее лучшие идеи могут реализоваться на практике. Иногда команды собираются чтобы совместно принять решение: что будут реализовывать, какой последовательностью шагов и кто будет нести за это ответственность.
Методы и техники фасилитации
В фасилитации существует множество техник и упражнений, которые помогают прийти к нужному результату. Вот некоторые из них:
Команда в быстром темпе выдает идеи, среди которых не выделяются плохие или хорошие — важно количество, а не качество. Все идеи фиксируются для дальнейшего обсуждения.
В каких случаях применять: когда нужно быстро решить проблему.
После мозгового штурма идеи оформляются в список и каждый участник голосует за лучший вариант. При этом количество голосов не ограничено. Затем список сокращается, а отмеченные идеи выносят на обсуждение. После обсуждения проходит повторное голосование, где можно голосовать уже не больше, чем за половину идей. И так до тех пор, пока команда не придет к финальному решению.
В каких случаях применять: когда нужно выбрать одно решение.
Каждый участник группы пишет на стикере свое мнение по поставленному вопросу. Далее записи собирают на стене и начинается коллективное обсуждение.
В каких случаях применять: когда нужно в краткие сроки услышать мнение каждого.
Команда разбивается на группы по два-три человека. Каждая группа обсуждает один и тот же вопрос, после чего все делятся своими результатами.
В каких случаях применять: когда нужно включить всех участников группы в обсуждение. Особенно полезен в начале встречи.
Участники команды в случайном порядке озвучивают от двадцати идей, которые начинаются с фразы «было бы хорошо, если бы…». Предложения могут начинаться с самых очевидных, но в процессе обсуждения появится больше креатива.
В каких случаях применять: при поиске новых творческих решений.
В в последние 5–10 минут группа анализирует, что она узнала за время встречи и какие идеи вынесла. Что получилось, что не получилось и что можно улучшить в следующий раз.
В каких случаях применять: когда нужно повысить производительность.
Для чего нужна фасилитация в бизнесе
«Фасилитация сейчас — это обязательный бизнес-навык, — считает Елена Литвинова. — Современному бизнесу важно привлекать и слышать разные мнения внутри команды, находить консенсус по вопросам и принимать совместные решения. Для этого проводятся встречи с применением фасилитационного подхода. Он позволяет каждому быть услышанным, участвовать в общей дискуссии и влиять на процесс обсуждения. Это дает людям ощущение собственной значимости, причастности к финальному результату. Сотрудники охотнее включаются не только в разработку, но и реализацию идей. Поскольку чувствуют, что у них есть голос, их мнение важно.
Я верю, что компании, которые используют фасилитационный стиль в бизнес-коммуникации, становятся более успешными. Мы видим это на наших текущих корпоративных проектах, когда не просто внедряются фасилитационные инструменты и методы, а трансформируется стиль взаимодействия в командах и между командами. Отдельно можно выделить успех таких компаний, где изменения начинаются с трансформации мышления лидера — больше доверия в решениях и действиях передается сотрудникам».
Почему важна фасилитация
«Фасилитация создает среду, в которой люди имеют возможность высказаться и участвовать в общем деле, — рассказывает Елена. — Следовательно, они не чувствуют себя обиженным и не назревает конфликт. Все обсуждается конструктивно и спокойно.
Фасилитация возможна везде. Это связано с тем, что в любой сфере людям важно выстраивать такую коммуникативную культуру, которая включает мудрость и ответственность каждого. Например, в социальных дискуссиях с горожанами, в некоммерческих организациях или во время саммитов по разным вопросам. Отдельно хочу выделить применение фасилитации при обучении, когда меняется роль учителя от «говорящей головы» к включению всех учащихся в активное познание темы и взаимообучение.
Если у сотрудников есть психологические несовместимости или критическое отношение к тому, что делает компания, то такие вопросы разрешаются в рамках коуч-сессий, one-to-one встреч, сессий с психологами и прочее. Но если люди в группе хотят решать задачи, то фасилитация максимально в этом поможет. С ее помощью можно увидеть мнения с разных сторон, выявить корень проблемы и принять взвешенное решение, максимально полезное для бизнеса».
Роль фасилитатора. Как достичь цели групповой дискуссии?
Как подготовить встречу скрам-команды или иной группы? Что если обсуждение идет не по плану? И вообще, что такое фасилитация групп, из чего она состоит?
Для ответов на эти вопросы совсем не обязательно читать книги и смотреть длинные видео.
Ответы вы найдете ниже в переводе статьи The Role of a Facilitator. Guiding an Event Through to a Successful Conclusion. Эта статья не содержит ни терминов Agile/Scrum, ни жаргона профессиональных фасилитаторов. Но она поможет скрам-мастерам проводить дискуссии на ретроспективах, а начинающим Agile-коучам — более сложные встречи типа PI Planning на десятки и сотни участников.
Из перевода статьи удален раздел “Designing a Realistic Agenda”, поскольку он предназначен не для скрам-мастеров или Agile-коучей, а исключительно для тех, кто профессионально зарабатывает фасилитацией совещаний.
Введение
Итак, вас попросили «фасилитировать» встречу. Что именно стоит за этим словом?
Может быть, вам просто проследить за тем, что все участники встречи представлены друг другу? Или, может быть, стартовать со специальной разогревающей активности (ice breaker)? Состоит ли ваша основная роль лишь в том, чтобы стоять у флипчарта и записывать все идеи? Что вам нужно подготовить? Как вам управлять общением, и как именно собрать воедино все идеи?
Во многих ситуациях с группой — особенно если обсуждения сложные или если люди имеют противоречащие друг другу мнения и интересы — хорошая фасилитация принципиально важна для успеха мероприятия.
В роли фасилитатора, скорее всего, вам потребуется широкий спектр навыков и инструментов, начиная с техник для принятия решений и заканчивая управлением группой и коммуникациями.
Фасилитатор: кто это?
Слово «фасилитировать» (от англ. facilitate) означает «делать проще» или «упрощать процесс». Фасилитатор планирует и ведет групповое мероприятие, а также управляет им, обеспечивая несколько вещей:
Чтобы фасилитировать эффективно, вы должны быть объективны. Это не означает, что вы должны находиться вне данной организации или команды. Это просто означает, что в данном групповом процессе вы должны занимать нейтральную позицию. Вы отступаете на шаг назад от деталей содержания встречи и от вашего персонального видения, фокусируетесь на самом групповом процессе.
«Групповой процесс» – это некий подход к управлению обсуждением, нацеленный на получение пользы от каждого участника и на доведение мероприятия до его успешного завершения. Как именно вы спроектируете групповой процесс [на русском принято говорить “сделаете дизайн встречи” – прим. переводчика] – зависит от многих факторов, и мы изучим это детально ниже в этой статье. Секрет эффективной фасилитации заключается в таком групповом процессе, который развивается, – чтобы вместе с ним также развивались групповые идеи и решения.
Ваша ключевая ответственность как фасилитатора – создание группового процесса и окружения, в котором этот процесс сможет реализоваться во всей красе, тем самым помогая группе достичь общего решения.
Фасилитация может отнять много умственных усилий, т.е. в процессе фасилитирования вам может быть очень трудно думать о содержании встречи и, тем более, вносить в это свой вклад. Также важен нейтралитет. Таким образом, вам стоит подумать о привлечении внешнего фасилитатора, если у вас есть заинтересованность в итогах встречи или если вы обладаете важными для успеха встречи навыками, опытом, информацией или авторитетом.
Что делает фасилитатор?
Чтобы хорошо фасилитировать мероприятие, вы должны понять ожидаемый группой итог мероприятия, а также контекст и ситуацию вокруг него. Затем основной объем вашей работы состоит в следующем.
Ниже мы посмотрим более детально на эти три сферы ответственности фасилитатора.
Дизайн и планирование
Когда у вас есть четкое понимание цели группы, следующим по важности делом является подготовка ко встрече. При этом вам нужно выполнить две ключевых составляющих дизайна и планирования:
Выбор и дизайн группового процесса
Сколько мероприятий – столько и способов спроектировать групповой процесс: это, в некоторой степени, искусство! Дизайн группового процесса – это огромная тема сама по себе, и это то, чему профессиональные фасилитаторы учатся на опыте и на тренингах.
В этой статье мы рассмотрим несколько базовых вариантов и принципов. Помимо них, есть много инструментов и техник от Mind Tools, которые помогут вам фасилитировать эффективно (см. ниже блок «Facilitators’ Toolbox»). Есть также много замечательных книг на тему фасилитации [на английском – прим. переводчика], и мы рекомендуем вам ознакомиться с некоторыми из них, особенно если вы начинающий фасилитатор или если вы предвидите трудности фасилитации какого-либо особо сложного мероприятия.
Вот некоторые факторы и варианты для обдумывания вами:
Фасилитируемая открытая дискуссия может служить простейшим вариантом группового процесса. Но спросите себя, сможете ли вы с этим форматом, учитывая данное число участников, достичь нужной степени вовлечения и управлять дискуссией? Сможете ли покрыть требуемые темы? Сможет ли группа сгенерировать достаточно идей и решений? И сможете ли вы вовлечь каждого, получив его вклад в решения группы?
Если вам нужно наладить вовлеченность в большой группе, попробуйте разделить ее на подгруппы. Вы озабочены тем, чтобы каждый участвовал в достаточной мере? Тогда предусмотрите время, в которое люди обдумают и запишут, что именно они хотели бы привнести. Нужно, чтобы на выходе было много идей? Тогда попробуйте сессию брейншторминга.
Помните: какой бы групповой процесс вы не выбрали, успех определяется фокусировкой на результатах. Найдите наилучший способ достичь целей встречи в целом.
Facilitators’ Toolbox
Вот некоторые инструменты и техники от Mind Tools, которые помогут сделать мероприятие классным:
Кроме того, несколько разделов сайта Mind Tools наполнены полезными инструментами и техниками:
Планирование
Помимо процесса, вам нужно подумать о следующем:
Ведение и контроль мероприятия
Как фасилитатор, на самой встрече вы настраиваете всех участников и вносите ясность про желаемый итог встречи, про иные ожидания, про повестку и про правила мероприятия. Тем самым вы помогаете всем фокусироваться на конкретной задаче. Как в начале, так и в процессе обсуждений, ваша роль – следить за тем, что дискуссия движется вперед по направлению к успешному результату.
Чтобы эффективно вести встречу:
Есть много ситуаций, когда вам как фасилитатору нужно вмешиваться. Отрепетируйте, когда и как вы это будете делать. Выбирайте минимальный уровень вмешательства. И помните, что вы должны оставаться объективным, держать в фокусе ожидаемые результаты, а также позитивность обсуждений.
Наиболее сложные типы вмешательства требуется, когда происходит конфликт, разногласия или раздражение. В этих случаях важно фокусироваться на нуждах группы, но принимать во внимание чувства и позиции обеих сторон (а не только большинства).
Чтобы дискуссия продвигалась вперед:
Фиксация результатов и последующие действия
Последней, но не менее важной сферой ответственности фасилитатора является запись всех результатов мероприятия, сбор их воедино, выкладывание их в общий доступ и контроль за тем, чтобы на основе результатов были запланированы соответствующие действия.
Ключом к успеху при фиксации результатов является понятность участникам трех вещей: что именно, как и кем записывается. Проследите, что обязанности привлеченных к этому людей (включая ваши обязанности) на 100% ясны всем.
Когда говорят о фасилитаторе, обычно в первую очередь в голову приходит как раз образ человека с маркером в руках, стоящего у флипчарта и готового в бешеном темпе записывать все возникающие идеи. Хотя это и является важной функцией, помните, что (с точки зрения тех же идей) функции планирования, проведения и контроля являются более важными. Если встреча плохо спланирована, плохо проведена и не контролируется вами, вам может быть просто нечего записать по ее итогам.
Когда вы записываете результаты и снабжаете их планом действий, необходимо помнить следующее:
Заключение
Чтобы быть эффективным фасилитатором, вам необходимо знать, когда брать на себя функцию лидера, а когда быть нейтральным и пассивным слушателем. Соблюдать этот баланс очень сложно! Ключом к профессионализму фасилитатора является дизайн и эффективная обработка результатов мероприятия, а также фокусировка на групповом процессе и итогах мероприятия вместо конкретного содержания и частных мнений.
Фасилитация – это интересный, плодотворный и важный процесс. Будучи фасилитатором, выделяйте время на обдумывание группового процесса, а также на тренировку навыков, которые вам нужны, чтобы приводить мероприятия к успешному завершению. Гордитесь своей ролью фасилитатора и наслаждайтесь наблюдением за идеями, решениями и итогами!
Русскоязычные книги и видео о фасилитации
Только 2 хорошие книги по фасилитации на русском языке есть в продаже на данный момент (2021):
Руководство фасилитатора
Толстая книга (344 стр.), поэтому некоторым может показаться, что там много «воды». Однако книга обязательна к прочтению начинающими фасилитаторами, хорошо структурирует понимание, автор дает конкретные практические советы.
Быстрый старт в agile ретроспективы
Автор: Алексей Кривицкий
Электронная книга, сборник рецептов и шпаргалок от первого скрам-мастера Украины. Отчасти основана на книге Эстер Дерби и Дианы Ларсен (ее перевода уже нет в продаже), но дополнена 10-летним опытом автора в самых разных скрам-командах.
Более краткие ресурсы по фасилитации для скрам-мастеров:
Практикующих скрам-мастеров также приглашаем прокачать свои навыки на практическом тренинге по фасилитации и получить по нему международный сертификат Agile Team Facilitation.