Что значит сводный отчет
сводный отчет
Смотреть что такое «сводный отчет» в других словарях:
сводный отчет — — [http://www.iks media.ru/glossary/index.html?glossid=2400324] Тематики электросвязь, основные понятия EN consolidated report … Справочник технического переводчика
сводный отчет о результатах газового каротажа в скважине — Отчет, который включает данные о глубине, литологии, типе и количестве полученной нефти, пористости, типе и интенсивности флуоресценции, о содержании газа до и в процессе проходки зоны, о свойствах бурового раствора [http://slovarionline.ru/anglo … Справочник технического переводчика
ОТЧЕТ, КОНСОЛИДИРОВАННЫЙ ГОДОВОЙ — сведение балансов и отчетов о прибыли и убытках предприятий концерна в сводный отчет, в основе которого экономическое единство концерна. В результате сведения (консолидации) удается исключить повторный счет в головном и дочерних предприятиях.… … Большой бухгалтерский словарь
«ОТЧЕТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ СМЕТЫ РАСХОДОВ УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ИЗ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА» — (форма 2 мфб) форма месячного отчета, составляемая учреждениями, предприятиями и организациями, финансируемыми из федерального бюджета. Министерства и ведомства РФ представляют сводный отчет по форме 2 мфб в Главное управление федерального… … Большой бухгалтерский словарь
ОТЧЕТ, КОНСОЛИДИРОВАННЫЙ ГОДОВОЙ — сведение балансов и отчетов о прибыли и убытках предприятий концерна в сводный отчет, в основе которого экономическое единство концерна. В результате сведения (консолидации) удается исключить повторный счет в головном и дочерних предприятиях.… … Большой экономический словарь
Сводный финансовый отчет — (consolidated financial statement) финансовый отчет группы компаний, представленныйкак отчет единой компании. См. Консолидация финансовой отчетности … Экономико-математический словарь
сводный финансовый отчет — Финансовый отчет группы компаний, представленныйкак отчет единой компании. См. Консолидация финансовой отчетности. [http://slovar lopatnikov.ru/] Тематики экономика EN consolidated financial statement … Справочник технического переводчика
СВОДНЫЙ БАЛАНС — обобщающий баланс, балансовый отчет, объединяющий частные балансы по отдельным видам затрат, ресурсов, источников доходов и расходов. Например, сводный финансовый баланс государства. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный… … Экономический словарь
ОТЧЕТ, ТОВАРНЫЙ — сводный документ, составляемый материально ответственным лицом за отчетный период. К товарному отчету прилагаются сопроводительные первичные документы, подтверждающие товародвижение. Т.о. служит основанием для бухгалтерского учета товарных… … Большой бухгалтерский словарь
ОТЧЕТ, ТОВАРНЫЙ — сводный документ, составляемый материально ответственным лицом за отчетный период. К товарному отчету прилагаются сопроводительные первичные документы, подтверждающие товародвижение. Т.о. служит основанием для бухгалтерского учета товарных… … Большой экономический словарь
Понятие сводной и консолидированной отчетности
С быстрым развитием технологий, бизнеса на рынке появились различные новые названия, среди которых «холдинг». Чаще всего такое кричащее название той или иной фирмы используют с целью – придать серьезность и значимость предприятия. Но что на самом деле обозначает слово «холдинг»?
Если сравнивать с человеческим телом: холдинг – мозг, а сосуды – дочерние предприятия. Иными слова, холдинг объединяет в себе несколько фирм и является главным в управлении.
Холдинг (с англ. «держащий, удерживание») – материнская организация, осуществляющая контроль над деятельностью дочерних компаний.
Для того, чтобы работа протекла без помех и не давала сбои, чтобы владельцы и другие пользователи могли сделать анализ, составляется сводная консолидированная бухгалтерская отчетность.
Что такое сводная и консолидированная бухгалтерская отчетность?
Консолидированная отчетность, или сводный отчет – это финансовый отчет всех групп холдинга/концерна, характеризующий их деятельность, имущественное и денежное положение за определенный период времени.
Зависимые общества для консолидации делятся на два вида:
Фундаментом разделения общества на дочерние предприятия считается степень контроля. Контроль для консолидации – влияние на денежную и оперативную деятельность предприятия для получения экономической выгоды. Различие между влиянием и контролем: контроль принимает безоговорочные решения. Это документировано в ГК РФ, ст.105. Оно гласит: хозяйственное общество считается дочерним в том случае, если материнское общество или товарищество является главным в уставном капитале, или между ними был заключен договор.
Как было сказано выше, совместный контроль относится по закону к другому типу, но все же их нужно различать, так как методы консолидирования, установленные международным стандартом, разные. Согласно стандартам:
Таблица 1. Влияние степени и вида контроля на консолидацию
Степень
Вид общества
Метод
Решающее влияние, полный контроль
Совместный влияние и контроль
Пропорциональное консолидирование, консолидирование квот
Консолидирование доли в капитале
Отсутствие влияния, его наличие говорит о приобретении доли с целью продажи
Общий порядок для финансовых вложений
Какие необходимы документы?
К главному нормативному документу по систематизации сводной бухгалтерской отчетности относят Методологические рекомендации по составлению и представлению отчета – приказ Минфина России от 30 декабря 1996 года № 112. Они не противоречат МСФО 27 «Сводная финансовая отчетность и учет инвестиций в дочерней компании».
Что необходимо для составления отчета консолидирования бухгалтерией?
Повторим: сводный бухучет состоит из полученных данных отчета организаций, которые находятся в составе группы. Чтобы составить консолидированный отчет, бухгалтеру необходимо придерживать правила пяти «НЕ». Отчет не составляется:
Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция
Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.
Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.
Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.
Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.
Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.
Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.
— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?
— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?
— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?
Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.
Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.
Создание сводной таблицы в Excel
Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.
Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.
Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).
Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.
Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.
В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.
Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.
Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.
В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.
В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.
Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.
Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.
Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.
С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.
Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».
В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.
На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.
Работа со сводными таблицами в Excel
Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.
Заменим выручку на прибыль.
Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.
Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.
На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.
Источник данных сводной таблицы Excel
Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.
1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.
2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.
3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.
4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.
В целом требований немного, но их следует знать.
Обновление данных в сводной таблице Excel
Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши
или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.
Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.
Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.
Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.
Создание отчета с группировкой или сводного отчета
Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.
Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.
Примечание: Статья неприменима к веб-приложениям Access — новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете.
В этой статье
Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой
Даже если вам впервые приходится создавать отчеты с группировкой, вы можете быстро создать простой отчет, выполнив следующие действия:
в области навигации выберите таблицу или запрос с записями, которые вы хотите поместить в отчет;
на вкладке Создание щелкните Отчет.
Access создаст простой табличный отчет, а затем отобразит его в режиме макета. Если в отчете много полей, вероятно, отчет займет больше страницы. Прежде чем применять группировку или сортировку, вам может понадобиться изменить размер столбцов или удалить нежелательные, чтобы отчет помещался на одной странице. Чтобы удалить столбец, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Удалить столбец».
щелкните столбец, к которому вы хотите применить сортировку или группировку, затем нажмите Группировка [имя поля] или выберите один из параметров в меню Сортировка. К примеру, чтобы применить группировку к приоритетному столбцу, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Группировать по приоритету.
Во время группировки Access перемещает поле группировки в крайний левый столбец, а затем группирует по нему остальные столбцы. В некоторых случаях Access добавляет в раздел колонтитула отчета общий итог;
вы можете дополнительно просмотреть и настроить параметры сортировки, выполнив действия, указанные в разделе Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете.
Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов
Мастер отчетов задает вам ряд вопросов, а затем создает отчет на основе ответов. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.
Запуск мастера отчетов
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
Access запустит мастер отчетов.
Щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос с полями, которые вы хотите добавить в отчет.
Чтобы выбрать поля, дважды щелкните их в списке Доступные поля.
Access переместит их в список Выбранные поля. Вы также можете нажать кнопки, находящиеся между полями Доступные поля и Выбранные поля, чтобы добавить или удалить выбранное поле или сразу все поля.
Если вы хотите добавить в отчет также поля из другой таблицы или из другого запроса, щелкните еще раз раскрывающийся список Таблицы и запросы, выберите нужное и продолжайте добавлять поля.
После того, как вы завершите добавление полей, нажмите Далее.
Группировка записей при помощи мастера отчетов
Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.
Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.
На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? щелкните одно из полей в списке и нажмите Далее.
Чтобы добавить уровни группировки в отчет, дважды щелкните любое из добавляемых в отчет полей в списке.
Вы также можете удалить уровень группировки, дважды щелкнув его на странице в правой части диалогового окна. С помощью кнопок со стрелками можно добавлять и удалять уровни группировки, а также настраивать приоритет уровня группировки, выбирая его и нажимая кнопки «Вверх» и «Вниз». Access добавит каждый уровень группировки и покажет, что он вложен в родительский уровень группировки.
Нажмите кнопку Параметры группировки, чтобы открыть диалоговое окно Интервалы группировки.
При желании для каждого поля группировки выберите интервал группировки.
Интервал группировки позволяет настраивать способ группировки записей. На предыдущем рисунке записи группируются по полю «ДатаПоставки» с типом данных «Дата и время». Мастер отчетов предлагает варианты, соответствующие типу поля из списка Интервалы группировки. Так как тип поля «ДатаПоставки» — «Дата и время», вы можете группировать по действительному значению ( обычный), по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам. Если бы поле имело текстовый тип, вы могли бы группировать по всему полю ( обычный) или, к примеру, по первым пяти символам. В случае числового типа данных вы можете группировать по значению ( обычный) или по возрастанию в выбранном диапазоне.
Выбрав интервал группировки, нажмите ОК.
Чтобы перейти к следующей странице мастера, нажмите Далее.
Сортировка записей и подведение итогов по ним
Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.
Щелкните первый раскрывающийся список и выберите поля для сортировки.
Вы можете нажать кнопку в правой части списка, чтобы выбрать сортировку по возрастанию или убыванию (сортировка по возрастанию используется по умолчанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список, чтобы выбрать дополнительные поля для сортировки.
Нажмите кнопку Итоги, если вам нужно вычислить итоговые значения числовых полей.
Обратите внимание, что кнопка Итоги будет доступной лишь в случае, если в разделе подробностей отчета содержится одно или несколько числовых полей. Мастер отображает доступные числовые поля.
Выберите один из вариантов: «Сумма» Avg, Min или Максимум, чтобы включить эти вычисления в прил. группу.
Вы также можете выбрать для отображения подробности и сводку или только сводку. В последнем случае итоги отображаются для каждого значения поля «ДатаПоставки» (например, если вы установили флажок Sum), но подробности о заказе опускаются. Вы также можете выбрать для сумм отображение итоговых расчетов в процентах.
Следуйте инструкциям на остальных страницах мастера отчетов. На последней странице вы можете изменить заголовок отчета. Этот заголовок будет отображаться на первой странице отчета, и Access сохранит отчет, используя этот заголовок в качестве имени документа. В дальнейшем вы сможете изменить как заголовок, так и имя документа.
Нажмите кнопку Готово. Access автоматически сохранит отчет и отобразит его в в режиме предварительного просмотра, в котором вы сможете посмотреть, как будет выглядеть распечатанный отчет.
С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.
В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.
Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете
Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.
Добавление группировки, сортировки и итогов
Вы можете выполнять операции сортировки, группировки и подведения итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поля в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета.
Примечание: Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области Группировка, сортировка и итоги, мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите более полное представление о действиях Access, а освоив работу с областью Группировка, сортировка и итоги, вы с ее помощью сможете дополнительно корректировать отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги:
на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка.
Сортировка по одному полю
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку.
В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я. Чтобы выполнить сортировку числового поля в убывающем порядке, щелкните Сортировка по убыванию.
Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка.
Сортировка по нескольким полям
Примечание: Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от сортировки в формах, где можно установить несколько порядков сортировки, щелкнув правой кнопкой мыши каждое поле по очереди и выбрав нужный порядок сортировки. Чтобы создать уровни сортировки для нескольких полей, см. раздел Добавление группировки, сортировки и итоговых расчетов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».
Группировка по полю
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.
В контекстном меню выберите Группировка.
Access добавит уровень группировки и создаст заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка.
Добавление итогового значения в поле
Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.
Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма, Среднее, Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум, Минимум, Стандартное отклонение или Дисперсия.
Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул.
Примечание: Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкнув Итоги.
Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги»
Работа с областью Группировка, сортировка и итоги предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.
Отображение области «Сортировка, группировка и итоги»
На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка.
Access отобразит область Группировка, сортировка и итоги.
Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкните Добавить группировку или Добавить сортировку.
В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.
Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение, Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки.
Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений.
Если уже существует несколько уровней сортировки или группировки возможно, потребуется прокрутить страницу вниз в области «Группировка, сортировка и итоги», чтобы увидеть кнопки «Добавить группу» и «Добавить сортировку».
Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.
Изменение параметров группировки
Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.
Чтобы отобразить все параметры для уровня сортировки или группировки, щелкните Больше на нужном уровне.
Чтобы скрыть параметры, щелкните Меньше.
Порядок сортировки. Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.
Интервал группировки. Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на «А», «Б» и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.
Итоги. Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Итог по полю и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите способ расчета.
Выберите Показать общий итог, чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).
Выберите Показать итоги групп и общий итог, чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.
Выберите Показать в заголовке группы или Показать в колонтитуле группы, чтобы отобразить общий итог в нужном месте.
После выбора всех параметров для поля вы можете повторить процесс и подвести итоги для другого поля, выбрав другое поле в списке «Итого по». В противном случае щелкните за пределами всплывающее окно «Итоги», чтобы закрыть его.
Название. Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.
Чтобы добавить или изменить заголовок:
щелкните голубой текст после надписи с заголовком;
появится диалоговое окно Масштаб;
введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК.
С разделом/без раздела заголовка. С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access помещает поле группировки в заголовок. Прежде чем удалить раздел заголовка, который содержит элементы управления, отличающиеся от поля группировки, Access попросит вас о подтверждении.
С разделом/без раздела примечания. Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. Прежде чем удалить раздел колонтитулов, содержащий элементы управления, Access попросит вас о подтверждении.
Неразрывное представление группы. Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.
Не удерживать группу на одной странице. Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.
Удерживать группу на одной странице. Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не помещается на оставшемся месте одной страницы, Access оставляет это место пустым и размещает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.
Удерживать заголовок и первую запись на одной странице. Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определит, что места недостаточно для печати хотя бы одной строки после заголовка, группа будет распечатана со следующей страницы.
Изменение приоритета уровней группировки и сортировки
Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги, а затем стрелку вверх или вниз справа строки.
Удаление уровней группировки и сортировки
Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить справа от строки. При удалении уровня группировки, если заголовок группы или колонтитул содержали поле группировки, Access переместит его в раздел подробностей отчета. Все другие элементы управления удаляются.
Создание сводного отчета (без сведений о записях)
Если вы хотите показать только итоги (данные в строках заголовка и колонтитулов), на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Скрыть подробности. Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, и итоговые данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то, что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть подробности еще раз, чтобы вернуть строки подробностей в отчет.