Что значит опен спейс
Что такое офис опен спейс и каковы его особенности
По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.
В некоторых компаниях сотрудникам в принципе не запрещено обедать прямо за офисным столом, хотя это сомнительно с точки зрения гигиены и вызывает неудовольствие у коллег, обедающих в столовой, а также у посетителей (клиентов). А как это касается ситуации при организации офиса открытого типа «open-space»?
Что собой представляют open space?
Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.
Преимущества
В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:
Компания ценит труд своих сотрудников и видит свою обязанность в формировании и сохранении в трудовых коллективах атмосферы доброжелательности, профессионализма, взаимного уважения, сотрудничества и стабильности. Компания стремится поддерживать корпоративный дух, который объединяет всех сотрудников независимо от занимаемой должности или служебного положения в единую команду профессионалов, имеющих общую цель.
Какие еще нормы корпоративного поведения сотрудников существуют?
Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.
Недостатки
Опен спейс свойственны многие минусы:
Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.
А что говорят сами сотрудники?
Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:
Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.
Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?
Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:
Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.
Рекомендации сотрудникам
Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:
Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.
Что такое офис open space
Сегодня большие и малые компании стараются максимально повысить продуктивность своих сотрудников, грамотно организовать и оптимизировать работу. Именно поэтому большинство прибегает к использованию площадок опенспейс, а не кабинетов.
В таком случае у руководителей есть возможность проконтролировать сразу работу всего отдела, коллеги учатся работать в команде и никто не прячется в кабинетах. Но действительно ли так хорош опенспейс, что это и какие есть у него достоинства и недостатки.
Что такое open space офис
Опенспейс — это один из типов планировки помещения, основное отличие которого — наличие большого свободного пространства, где размещаются рабочие места. При этом вся основная масса сотрудников трудится бок о бок.
Удивительно, но самой идее Open Space уже практически 100 лет. Особую популярность такой вариант планировки офисного помещения завоевал во время индустриального бума в Америке. Именно тогда клерков начали рассаживать в больших комнатах, в которых стояли рядами столы.
Одна из главных причин высокой популярности офисов по типу опенспейс — это экономичность. Безусловно аренда отдельных кабинетов — это намного дороже, чем большое открытое пространство.
Кроме этого все сотрудники получают одинаковые столы, стулья, технику. В результате сокращаются затраты (ведь больше не нужно более престижное оформление кабинетов для вышестоящих служащих).
Преимущества
Недостатки
Работа в помещении, где находится более 5 человек, всё-таки имеет негативные стороны. В первую очередь неуютно в помещении будет людям, которые испытывают дискомфорт в толпе. В данном случае перегородки помогут оградиться от основной массы сотрудников.
Ещё один недостаток — это телефонные звонки. Если вам посчастливилось работать в опенспейс офисе рядом с кол центром, менеджерами, однозначно постоянно вы будете слышать их телефонные разговоры. В таком случае ваше спасение — наушники с подавлением шума.
Следующая неприятная особенность работы в опенспейс — это наличие запахов. Это такой же отвлекающий фактор, как и шум. Важно помнить, что вас в помещении много и ваш любимый запах духов для кого-то может быть неприятен. Есть люди, которые очень чувствительны к сладким, резким ароматам и аллергию у них может вызвать запах чужих духов и даже косметики. Поэтому откажитесь от парфюма, не используйте на рабочем месте различные масла, благовония.
Возможный недостаток — неконтролируемое общение. Отсутствие границ между коллегами может привести к тому, что отдельные работники начнут больше помогать другим, но меньше будут заниматься выполнением своих прямых обязанностей. Однако эту проблему может решить опытный руководитель.
Психологическая перегрузка — частая проблема работников опенспейс. К сожалению далеко не все могут вынести постоянный контакт с большим количеством людей и это будет оказывать серьезное давление на них. Возможность решить данную проблему — устраивать 2-3 кофе-брейка на протяжении всего рабочего дня (кроме полноценного обеденного перерыва), чтобы сотрудники могли размяться, пройтись, попить кофе и отдохнуть от рабочей суеты.
Офис опен спейс — далеко не новый вариант планировки помещений и довольно выгодный для руководства. Однако, чтобы сотрудники чувствовали себя в таком офисе комфортно, необходимо обеспечить их качественными наушниками с подавлением шума, чтобы они смогли изолироваться и сосредоточиться на работе, составить корректный распорядок дня и тогда все служащие будут довольны.
Интроверты и open space: будущее за гибридными офисами
Попробуйте мысленно представить себе типичный офис современной IT-компании. Скорее всего, вы подумали про большое открытое пространство без стен с редкими колоннами. Это пространство занято рядами компьютерных столов, стоящими близко или вплотную друг к другу. В лучшем случае отдельные рабочие места разделены небольшими перегородками. Кое-где эти ряды перемежаются островками зелени, столами с офисной техникой, кулерами и кофемашинами и другими традиционными «обитателями» рабочего пространства. Всё это — характерное описание типичного офиса с открытой планировкой, так называемого «опенспейса». Это классический стандарт организации корпоративного пространства в крупных организациях с большим количеством сотрудников.
До недавнего времени концепция открытого рабочего пространства была лучшей формой организации офиса. Считалось, что «опенспейс» не только нравится сотрудникам, но и способствует свободному творческому обмену идеями. Однако недавние научные исследования показали, что это далеко не так. Выяснилось, что преимущества «опенспейса» были сильно преувеличены.
В 2020 году большинству IT-компаний во всём мире пришлось перейти на полностью противоположный режим работы — «удалёнку». Однако такая форма работы тоже подходит далеко не всем.
Существует ли альтернатива, находящаяся где-то посередине между этих двух полюсов: с одной стороны — постоянная работа всех сотрудников бок о бок с коллегами в большом шумном офисе, с другой — рабочий день, проведённый в уютной обстановке в обществе своего любимого кота за домашним компьютером? Оказалось, что такое решение есть — это набирающая популярность концепция гибридного офиса.
Идея общего рабочего пространства далеко не нова. Вспомните, хотя бы, планировку статистической организации, в которой трудились известные персонажи советского художественного фильма «Служебный роман». Чем не «опенспейс» версии 1977 года?
Конечно, большие открытые помещения существовали с незапамятных времён. Но массовое строительство таких помещений без перегородок стало возможным после изобретения армированного бетона — архитекторы смогли создавать огромные открытые офисные пространства без большого количества несущих стен. Крупные компании сразу ухватились за такую возможность. Сначала на смену кабинетам пришли большие пространства, разделённые на индивидуальные отсеки-кубики с невысокими стенками из гипсокартона. Перегородки индивидуальных кубиков постепенно уменьшались, а вскоре исчезли совсем — теперь их уже редко можно встретить в офисе.
Классический стандарт — это полностью открытое пространство, в котором столы сотрудников стоят вплотную друг к другу. Открытая планировка офиса до недавнего времени использовалась в большинстве высокотехнологичных IT-компаний, например, в Google, Facebook, Pixar.
Чем же так хорош этот принцип организации рабочего пространства, почему он стал самым распространённым? Чаще всего называют следующие преимущества открытой планировки:
На первый взгляд, множество плюсов.
Однако отзывы самих сотрудников о работе в открытом офисном пространстве далеко не так однозначны. Например, возможность постоянного свободного общения с коллегами обычно больше импонирует сотрудникам-экстравертам. В то же время сотрудники-интроверты весьма остро ощущают все неизбежные раздражители большого офиса: разговоры и перемещения коллег, шум офисной техники, сквозняки и посторонние запахи.
Давайте представим, как чувствует себя в открытом офисе экстраверт. Ему нравится, что можно в любой момент перекинуться парой слов с коллегами. Если в другом конце офиса возникает оживлённый спор по рабочим или любым другим вопросам, он обязательно примет в нём активное участие — начать можно с громкой реплики прямо со своего рабочего места. Можно также обсудить с коллегами операционные системы, языки программирования, новинки киноиндустрии и всякие другие интересные вещи. В течение дня можно постоянно вместе пить кофе, поглощать пончики и просто болтать с сослуживцами. Экстраверт в открытом офисе обычно чувствует себя превосходно — это его родная стихия: общение, контакты, разговоры, обмен мнениями.
Теперь давайте подумаем о том, как чувствует себя в открытом офисе интроверт. Представьте себе, что вы готовитесь к важному экзамену на шумном столичном вокзале. Со всех сторон слышатся разговоры, объявления, посторонние звуки. Мимо вас постоянно кто-то проходит или пробегает, что-то проезжает. Хорошо, что не пролетает! Вы в двадцатый раз перечитываете одну и ту же строку и пытаетесь понять её смысл, но вам это не удаётся — голова разрывается от постоянных внешних раздражителей. Единственный выход — наушники с хорошим шумопоглощением. Они помогают убрать хотя бы часть внешних помех (при этом окружающие, наверняка, считают вас настоящим меломаном). После рабочего дня вы чувствуете себя выжатым как лимон и часто возвращаетесь домой с головной болью.
Это не значит, что интроверты не хотят общаться с коллегами. Просто интровертам больше по душе спокойные, вдумчивые, заранее спланированные обсуждения рабочих вопросов. В глубоком анализе и исследовании сложных проблем им нет равных. Кроме того, интроверты предпочитают общаться в личной беседе с несколькими собеседниками, а не на большом коллективном совещании — так они эффективнее и быстрее могут донести свои мысли и идеи.
Безусловно, все мы разные. Интроверты и экстраверты по-разному воспринимают и обрабатывают информацию и, соответственно, могут более эффективно решать те задачи, которые лучше подходят их типу личности. Так же, например, в игровом рейде какой-нибудь онлайн-игры нужны разные персонажи: в одних ситуациях полезен маг, в других — воин. Современные исследования показывают, что при правильной организации межличностного взаимодействия интроверты и экстраверты составляют сильные и эффективные команды. Кроме того, по результатам некоторых экспериментов, большинство людей в мире — это так называемые «амбиверты», которые находятся где-то посередине между интровертами и экстравертами. В зависимости от настроения и обстоятельств они приближаются то к одному полюсу, то к другому.
В любом случае, даже если абстрагироваться от психологических особенностей сотрудников, в современной науке эффективность открытой планировки ставится под сомнение. Вот что пишет об этом Пол Кидуэлл в своей книге «Психология города»:
Судя по результатам опросов, открытую планировку не одобряют, если не предусмотрено место для сосредоточенной работы, где ничто не отвлекает. Юнгсу Ким и Ричард де Диар с факультета архитектуры Сиднейского университета установили, что работники чаще всего отдают предпочтение кабинетным офисам. Это выбор между взаимодействием и личным пространством, и чаша весов склоняется в пользу последнего: отсутствие визуальных и шумовых раздражителей важнее, чем удобство общения. Невозможность контролировать социальные контакты и постоянные отвлекающие факторы вызывают стресс, как следствие — перевозбуждение и снижение способности сосредоточиться на текущих задачах. Кроме того, в нескольких исследованиях выяснилось, что в офисах с открытой планировкой сотрудники реже взаимодействуют, поскольку разговоры отвлекают коллег. Получается, такая планировка нежелательна, как ни крути.
В книге Сьюзан Кейн «Интроверты. Как использовать особенности своего характера» рассказывается об исследовании, проведённом Томом Демарко и Тимоти Листером. Оно называлось весьма необычно и интригующе — «Военные манёвры программистов». Сьюзан Кейн пишет:
Задача этого исследования состояла в определении характеристик лучших и худших компьютерных программистов. В исследовании приняли участие более шестисот разработчиков из девяноста двух стран мира. Каждый программист получил задание написать и протестировать компьютерную программу в своё рабочее время на обычном рабочем месте. Кроме того, у каждого участника эксперимента был партнёр из той же компании. Однако партнёры работали поодиночке, не поддерживая никаких контактов, — именно это условие эксперимента оказалось крайне важным.
Учёные получили следующие результаты:
Исследователи стали разбираться, что же было главным фактором, повлиявшим на результаты. В итоге они пришли к удивительному выводу:
Причина заключалась в том, что разработчики, показавшие лучшие результаты, в большинстве своем работали в тех компаниях, которые создали своим сотрудникам все условия для уединения, обеспечили их личным пространством, предоставили возможность контролировать физические условия работы и оградить себя от внешнего вмешательства. Шестьдесят два процента самых эффективных разработчиков сообщили, что на их рабочем месте обеспечен приемлемый уровень уединённости по сравнению с 19 процентами разработчиков, показавших худшие результаты. Семьдесят шесть процентов программистов, показавших худшие результаты, и только 38 процентов тех, кто выполнил задание на самом высоком уровне, сообщили, что другие люди часто отрывали их от работы без необходимости.
Другие исследования, проведённые позднее, также подтвердили эти выводы. Перечислю основные результаты, изложенные в книге Сьюзан Кейн:
Получается, что концепция открытой планировки офиса отнюдь не способствует продуктивному обмену творческими идеями, более того — препятствует ему.
В 2020 году в нашей жизни появился новый вынужденный тренд — удалённая работа. Если раньше такая форма работы была скорее исключением из правил, то теперь всё больше крупных компаний частично или полностью переходит на такую форму организации труда сотрудников. Опять же, как и «опенспейс», удалённая работа — это не такое уж новое изобретение. Вспомним ещё один замечательный советский фильм — «Покровские ворота». Согласитесь, его главные герои Лев Евгеньевич и Маргарита Павловна Хоботовы явно работали на «удалёнке».
С переходом на удалённую работу интроверты выдохнули с облегчением — наконец-то можно работать в тишине и спокойствии. В то же время экстраверты стали создавать приложения, имитирующие шум большого офиса. Но всё опять же не так однозначно. Интроверты — это вовсе не затворники, желающие проводить 24 часа в четырёх стенах. Даже у самого закоренелого интроверта иногда возникает желание взять ноутбук и поработать в каком-нибудь уютном кафе. Как говорил Аркадий Велюров из уже упомянутых «Покровских ворот»: «Смутно и тягостно, хочется побыть среди людей». Экстравертам тоже иногда требуется уединение — если у вас дедлайн и нужно срочно закончить проект, то коллеги, пристающие с пустыми разговорами, совсем некстати.
Также не нужно забывать, что условия для удалённой работы у всех разные. У кого-то дома есть свой отдельный рабочий кабинет с панорамным видом, скажем, на Средиземное море. А у кого-то дома полностью отсутствуют условия для продуктивной работы и всяких раздражающих и отвлекающих факторов даже больше, чем в любом «опенспейсе».
Удалённая работа — это полная противоположность постоянной работе в офисе. Это другая крайность в организации рабочего процесса. И, как любая крайность, также устраивает далеко не всех.
Как же найти решение, подходящее всем — и руководству компании, и сотрудникам-интровертам, и сотрудникам-экстравертам? Оказалось, что решение есть — «гибридный офис». Это новая концепция организации работы компании. Фактически это «офис по требованию», в котором руководители договариваются с сотрудниками о применении наиболее эффективной модели работы — удалённо или в офисе. Кто-то постоянно работает удалённо и появляется в офисе пару раз в год только для важных мероприятий. Кто-то приезжает в офис несколько дней в неделю. Кто-то работает в офисе постоянно. Всё зависит от специфики служебных обязанностей сотрудника, договоренностей с руководством и его личных пожеланий. Но в рабочем пространстве теперь почти нет мест, закреплённых за конкретным сотрудником. Чтобы поработать в офисе, нужно заранее забронировать себе рабочее место в специальной онлайн-системе. Эта же система позаботится о том, чтобы данное место было зарезервировано за сотрудником в течение всего рабочего дня. Это чем-то похоже на компьютерный клуб или компьютерные места в библиотеке. Правда, гибридный офис гораздо удобнее — например, в нём предусмотрены ящики для хранения личных вещей сотрудников, которые часто посещают офис.
Такая же система бронирования используется и для организации совещаний. Если нужно организовать встречу рабочей группы, руководитель заранее бронирует комнату для переговоров. Концепция гибридного офиса подразумевает определённую гибкость — при необходимости пространства для совещаний можно расширить или организовать новое временное пространство. Всё зависит от потребностей и запросов сотрудников компании. Конечно, гибридный офис сохранил некоторые черты «опенспейса» — здесь по-прежнему остаётся большое открытое пространство с рабочими местами. Но теперь каждый сотрудник сам может выбирать баланс между работой в офисе и удалённо. Важно и то, что со временем этот баланс можно при необходимости изменить.
Также не нужно думать, что гибридный офис может помешать командной работе. Ведь опыт работы в удалённом режиме очень хорошо показал, что современные средства коммуникации не только не мешают, а в большинстве случаев и помогают наладить эффективное взаимодействие как внутри команд, так и между разными командами.
Весной 2020 года Bercut, как и многие другие IT-компании, вынужденно перевел всех сотрудников на удалённый режим работы. Но вместо того, чтобы дожидаться окончания пандемии для возврата к старому офисному режиму работы, руководство компании приняло решение поменять саму концепцию офисного пространства. Осенью 2020 года компания переехала в современный офис нового формата — Bercut Gnezdo Point. Теперь её рабочее пространство организовано в соответствии с концепцией гибридного офиса.
Сотрудники Bercut по-прежнему работают на «удалёнке», но высокотехнологичный стильный офис уже готов и ждет своих работников в новом малоэтажном бизнес-центре вблизи Финского залива. Нам ещё предстоит оценить все его преимущества и на практике познакомиться с новым офисным форматом, когда эпидемиологическая ситуация позволит это сделать. Но уже сейчас ясно, что концепция гибридного офиса позволит эффективнее работать всем. По результатам проведённого в компании опроса, есть те, кто мечтает о дне, когда можно будет приехать в офис, кто-то же полностью освоился в формате удалённой работы. Однако вариант посещения офиса только два-три дня в неделю устраивает преобладающую часть сотрудников. Гибридный офис позволяет удовлетворить запросы всех работников.
Генеральный директор Bercut Андрей Богданов на одном из внутренних CEO Connect (онлайн-встреча, на которой каждый сотрудник может лично задать вопрос генеральному директору) сказал о том, что мир стремительно меняется и IT-компании должны меняться вместе с ним. Переход к формату гибридного офиса — это, пожалуй, одно из важных направлений этих изменений. Ведь то, в какой обстановке сотрудники проводят свой рабочий день, напрямую влияет на эффективность их труда и качество выпускаемых компанией систем и решений.
Как не сойти с ума в Open Space: делаем новый офис с нуля
Так сложилось в индустрии, что большинство офисов устроено в формате open space. И это часто причиняет боль и страдание всем, кто в таком пространстве работает: людей слишком много и они слишком близко, постоянно шумно, огромное помещение выглядит неуютным. Нельзя открыть окно или выключить кондиционер, кому-то обязательно будет дуть, а другому немедленно станет душно. Однако, планируя новый офис, мы сразу понимали, что это будет open space. Осознавая все минусы, мы заранее начали думать о том, как сделать будущий open space максимально комфортным для работы наших коллег. Разумеется, настроены были скептически, а кто-то считал, что это просто невозможно.
Long story short, спустя почти год после переезда я могу смело заявить, что новый офис в разы лучше прошлого. Мои коллеги говорят, что у них возникает ощущение дома, когда они приходят на работу. Под катом мы расскажем подробнее о том, как придумывали для себя Lamoda Home, что нам удалось сделать хорошо, а над чем еще придется поработать. Надеюсь, наш опыт пригодится тем, кому в ближайшее время предстоит подобный подвиг.
Что было не так со старым офисом?
Идея переезда появилась не на пустом месте. Нам нравился старый офис, когда мы только въезжали в него. Но компания выросла, и мы поняли, что планировка помещения — не самая удобная для такого количества человек, а перестраивать что-то под себя было запрещено. Сотрудников становилось больше, и в какой-то момент нам просто перестало хватать места. Tech блок вырос до 300 специалистов: Information Technology и Data Analytics, которым приходилось размещаться на трех, а иногда и четырех этажах. Переговорки постоянно были заняты, а других мест для разговоров не было вовсе, так что многие общались прямо в open space. IT-инфраструктура тоже требовала расширения: ярче всего это было заметно по тому, сколько лишних проводов было раскидано в помещениях.
С ростом компании мы начали проводить все больше мероприятий. А единственный доступный конференц-зал был рассчитан на 300 человек, и под любые митапы приходилось арендовать его — даже если на встречу заявлялось всего 30 участников.
Не нравилась нам в старом офисе и столовая. Скажем прямо — она была ужасна. В общих зонах были вендинговые автоматы, но их явно не хватало, да и еда там была так себе.
Часть перечисленных проблем как-то решали, договариваясь с арендодателем. Но все равно было понятно, что это лишь временная мера. Нам нужно было больше пространства, адаптированного под наши потребности. Это задача, которая не имеет идеального решения: очевидно, что невозможно найти площадку на 1000 сотрудников, которую можно было бы построить с нуля под свои желания, в пределах Садового кольца и за разумные деньги.
Выбор места
Мы искали помещения с большими площадями этажей, чтобы как можно меньше переходить с одного этажа на другой. Рассматривали разные площадки Москвы, которые могли предоставить помещение нужного размера, и оценивали их по уровню комфорта, расположению и целому комплексу других факторов. Очень важной для нас была возможность сделать собственный ремонт, чтобы полностью подстроить пространство под себя. В итоге из нескольких финалистов выбрали БЦ 1Zhukov. Именно там можно было создать офис, который нам хотелось.
Конечно, мы не сразу восприняли на ура идею переехать с Павелецкой на Полежаевскую, заметно дальше от центра города. Однако, многим оказалось удобно добираться по МЦК до станции Хорошево, кто-то снял квартиру в пешей доступности от офиса дешевле прежней. У нас стало больше мест на охраняемой парковке, да и для каршеринговой машины я всегда нахожу место на бесплатной парковке вокруг здания.
Внешний Атриум бизнес-центра
Предварительный этап: собираем идеи
Подготовка к переезду началась за полгода до перевозки вещей. Наш подрядчик, компания IND Architects, представила первоначальное видение. После этого мы попросили всех коллег высказать пожелания к новому офису. Все идеи были записаны, ранжированы и обсуждались всем офисом непосредственно с дизайнерами на открытых встречах. Проектировщики и строители подключились только после обсуждения каждой идеи и появления окончательной концепции.
Хотелки и мечты понятные, но не самые простые, тем не менее нам удалось претворить в жизнь практически все.
Офис Lamoda разместился на трех этажах, на втором живут tech департаменты
Офис, способный трансформироваться
Тимур Нурутдинов, руководитель разработки E-commerce platform
В нашем новом помещении три этажа, и один из них полностью занимают IT-специалисты. Сейчас разработчики, тестировщики, аналитики, проджекты и продакты находятся в одном большом пространстве, но они не сидят за бесконечными параллельными рядами столов по всей площади офиса. Благодаря колоннам, нестандартным углам и продуманному расположению рабочих мест у нас получились отдельные зоны для каждой команды. По сути, кабинеты, только без сплошных стен. Так коллеги могут быстро задавать друг другу вопросы, решать сложные задачи. При этом за счет размеров всего помещения такие рабочие зоны отделов достаточно удалены друг от друга — коллеги видят постоянное присутствие друг друга, и коммуникация между командами становится проще. Но ощущение «муравейника» не возникает.
Традиционные рабочие кабинеты для каждой группы, огороженные стенами, обошлись бы значительно дороже. Да и с гибкостью возникли бы проблемы — мы активно развиваемся, команды изменяются, так что разделение по кабинетам быстро потеряло бы актуальность. Сейчас у каждой команды достаточно места, чтобы сидеть за длинными столами с широкими проходами между ними. Мобильная разработка даже жаловалась, что они сидят слишком просторно и далеко друг от друга, так что пришлось нанять им еще людей в команды 🙂 (на самом деле мы сейчас хотим удвоить эти команды, чтобы решать продуктовые задачи).
Общую схему этажа мы рисовали всем tech менеджментом, но при этом активно спрашивали мнение коллег: кто-то скидывал образы, кто-то предлагал готовые идеи по существу, кто-то высказывал предложения дизайн-студии на общей встрече. Окончательный вариант родился не с первого раза — мы неоднократно меняли расположение столов, предназначение переговорных комнат и размещение отделов. Сейчас, благодаря зональному распределению опенспейса, все знают, где какой отдел сидит. При этом пространство спланировано так, что с расширением компании путаницы не возникнет.
Карта 2 этажа, где сидят tech департаменты
Благодаря активному участию коллег и их идеям, возникшим в обсуждениях с дизайнерами, у нас получилось очень живое помещение. Несмотря на большое пространство, длинных скучных стен почти нет, каждая зона выглядит обустроенной, видно, что люди активно пользуются ей. При этом у всего помещения единый и эффектный дизайн. Стеклянные стены, отделяющие опенспейсы от переговорок, покрыты зеркальной и дихроичной пленкой, меняющей цвет в зависимости от ракурса — дизайнеры хотели воссоздать атмосферу модного магазина с кучей примерочных и зеркал. Многим, кстати, сначала казалось, что они ходят в лабиринте, но потом мы привыкли, и стало интересно.
Дихроичная пленка выглядит вот так (на двери телефонной будки)
The Ultimate Question: как свести уровень шума в OpenSpace к минимуму?
Еще на этапе планировки стен мы стали резать пространство на небольшие куски, раскидывая между рабочими блоками переговорки, так как они сплошные от пола до потолка и полностью преграждают путь звуку. Даже двери в соседние переговорки спроектировали с разных сторон, чтобы максимально развести потоки людей в одно время. Рабочие места унесли от проходных зон: никто не сидит около туалета или кухни.
Непрямые проходы, зонирование пространства
Уютные и разнообразные переговорные комнаты — это самое интересное и важное, что мы сделали для повышения комфорта работы. На три этажа целых 43 переговорки, это в 2,5 раза больше, чем в прошлом офисе. Вот уж где дизайнеры оторвались! Можно внезапно обнаружить себя в кожаном седле в переговорке Cowboy или растечься по мягкому стулу из валяной шерсти в Oversize — на каждый стиль одежды у нас есть своя стилизованная комната.
Специальные будки для разговоров по телефону существенно улучшили ситуацию, мы разместили на tech этаже 5 таких кабин из 25. Всем известно, что хуже громкого голоса в OpenSpace может быть только громкий голос, искаженный и усиленный динамиком. Будки по периметру обиты звукоизолирующим материалом — в них можно спокойно проводить созвоны по zoom или skype без угрозы ментальному здоровью коллег. А еще там стоят мягкие пуфы. В некоторые будки без труда помещаются два человека, поэтому иногда их используют и для быстрых конфиденциальных разговоров.
Будка для телефонных звонков на 2 этаже
Будка для телефонных разговоров в Атриуме
Все шумные помещения — кухни, комнаты с принтерами, зоны для кикера — отделены от рабочего пространства дверьми, так что развлечения одних не мешают продуктивной работе других. Даже для работы специалистов технической поддержки с железом предусмотрена отдельная комната, чтобы не греметь в общем пространстве. Специалисты отдела поддержки называют ее «заливочная».
Зона игры в кикер также отделена всегда закрытыми дверями
Мы добились результата, которого хотели: шум в офисе сведен к минимуму. Гости удивляются тому, что у нас отсутствует типичный для Open Space гул, и вдвойне удивляются, когда узнают, что на этаже работают 300 человек.
Но иногда работа требует особой сосредоточенности, и ее хочется выполнять в полной тишине и уединении. Для таких случаев у нас есть целых два решения.
Отдельные звукоизолированные комнаты с сетевыми розетками, вайфаем, столами и стульями — там можно закрыться и спокойно поразмышлять над решением задачи несколько часов. Это не бронируемые переговорки, а именно комнаты для индивидуальной работы в тех случаях, когда отвлекает даже дыхание соседа. Таких на tech этаже есть 3 штуки.
One Day Home Office — идею предложили ребята из отдела автоматизации бизнес-процессов, и менеджмент запустил пилот, а после раскатал программу на все инженерные позиции в разработке. Раз в неделю по согласованному с тимлидом графику любой инженер (и даже иногда тимлид) может работать из дома.
Комната для индивидуальной работы
Не зря наш офис называется Lamoda Home — мы хотели, чтобы здесь было уютно и комфортно как дома. А дома человек с ноутбуком обычно не сидит целыми днями на месте, а перемещается между диваном, креслом и кухонным столом. Чтобы создать себе возможность так же отдыхать от основного рабочего места внутри офиса, мы спроектировали специальные ниши со звукоизолирующей обивкой в стенах, где установили разного цвета диваны с плюшевым покрытием, на них очень приятно полежать.
Уютные диванчики рядом с рабочими зонами
Мягкая зона для коворкинга
Пуфики в тихом релаксе, там же стоят массажные кресла и капсула для сна
В больших диванных зонах некоторые команды даже проводят стендапы. Также очень хорошо себя зарекомендовали диваны с очень высокой спинкой: поставленные друг напротив друга, они создают изолированное пространство для разговора внутри, а снаружи создают дополнительную преграду звукам, если их поставить между командами как разделитель.
Диваны с высокой спинкой
Здесь команда разработки десктопных сайтов проводит стендапы
Запланируй с запасом и умножь на два. Лучше на три
Влад Алмазов, руководитель отдела сопровождения информационных технологий
Lamoda постоянно растет, и мы постарались тщательно продумать размещение команд, предусмотреть резерв во всем и везде.
В ходе переезда мы наконец-то окончательно вывезли серверы из офиса в дата-центр, избавившись от серверных комнат и их обслуживания. Это позволило уделить больше внимания остальному техническому оснащению. Для проводной сети мы заложили двойной запас сетевой емкости, разместив розетки даже там, где пока нет рабочих мест. Также сделали много выводов для дополнительных устройств — мониторов, телевизоров и т. п.
Кстати, совет из личного опыта: тем компаниям, которые только думают о переезде, я бы рекомендовал перед любым планированием всегда смотреть на помещение лично. А еще лучше — пригласить команды, которые будут работать в этом помещении или хотя бы их руководителей. Вполне может оказаться, что в местах размещения рабочих столов, например, слишком ярко светит солнце. Столы придется развернуть, и тогда розетки окажутся в неудобных местах. Также следует посмотреть, как будут выведены коммуникации к рабочим местам — например, смогут ли сотрудники сами подключить себе дополнительное оборудование. Внимание к этим мелочам на раннем этапе сэкономит массу времени впоследствии.
Мы тщательно планировали Wi-Fi сеть, благодаря ей сотрудники свободно перемещаются по офису с ноутбуками и телефонами, оставаясь в корпоративной сети со всеми доступами. Сейчас беспроводная сеть рассчитана на подключение 2000 устройств, и мы оставили задел для ее расширения. При прокладывании беспроводной сети мы столкнулись с неожиданной проблемой: красивая пленка, которой оклеили все переговорки, была металлизированная и совершенно не пропускала сигнал Wi-Fi 5GHz. Пришлось ставить в переговорные комнаты отдельные точки доступа.
Дисплеев много не бывает
По всему нашему офису развешаны дисплеи с полезной информацией: ключевые OKR компании, новости из регионов, анонс ближайших мероприятий.
Была идея транслировать в режиме реального времени то, что происходит на нашем складе в Быково, в транзитных складах в городах доставки, на пунктах самовывоза. Пилот технически прошел успешно, но мы не стали запускать проект из-за юридических сложностей. По закону такая трансляция требует получения разрешений на съемку каждого сотрудника. А для пунктов самовывоза, куда приходят другие люди, это реализовать вообще нельзя. Так что от этой классной идеи пришлось отказаться, хотя мы видели подобное в офисах мировых компаний — выглядит это здорово и помогает объединить распределенные структуры.
На втором этаже, где сидят tech-департаменты, почти у каждой команды висят настроенные мониторинги с ключевыми показателями сервисов, которые разрабатывает и поддерживает команда. Проходя мимо, коллеги могут поинтересоваться ситуацией или обратить внимание команды на показатели, если что-то пошло не так. Когда у тебя более 100 внутренних сервисов, приходится за ними тщательно следить.
Одновременно с переездом мы обновили оборудование на рабочих местах. Все разработчики у нас теперь трудятся на обновленных ноутбуках, при желании каждый может взять себе один или два 27-дюймовых монитора.
Еще некоторое количество настенных планшетов отвечают у нас за бронирование переговорок. Я уже упоминала, что отдельные пространства для бесед — главная фишка нашего нового офиса. И система бронирования — важная ее часть. Хотя подрядчик предлагал разные варианты, в итоге мы взяли связку Zoom Rooms, Google Calendar и Google building & resources. Все платное, но не вендорлок, есть возможность использовать девайсы общего назначения, в том числе ipad’ы. Такой набор оказался быстрее, удобнее и функциональнее специализированных устройств. Система показывает расписание прямо на дверях переговорок, позволяет бронировать их на будущее или выбрать «прямо сейчас» свободную комнату для разговора с глазу на глаз.
Zoom конференц-система интегрирована в бронирование переговорок
Реализовали полный доступ в здание и перемещение по офису через систему распознавания лиц Face ID, так что, если сотрудник забыл пропуск дома, нет нужды выписывать временный. Каждый человек специальным образом сфотографировался, и первое время все работало стабильно. Как вы думаете, что произошло потом? Буквально через пару месяцев люди начали менять имидж: отрастил или, наоборот, отстриг челку, надел линзы вместо очков — и двери перестали открываться, так как, с их точки зрения, человек на себя не похож. Так что, если Fashion is your profession, придется снова использовать пропуск или сделать новую фотографию в системе.
Face ID позволяет ходить без пропуска
Внутри офиса у нас есть большой крытый атриум, где мы можем круглый год устраивать любые мероприятия, так как полностью контролируем внутреннее пространство, расписание и технику. Здесь мы проводим ежеквартальные встречи tech департаментов IT Gathering, а для пятничных IT Fests и Tech Talks берем одну из переговорок-трансформеров.
Митап Mosdroid в атриуме
Lamoda Housewarming Party
Transformer Room — две переговорные, которые объединяются в одну для встреч на 40-50 человек
Питание — вопрос серьезный
После совершенно ужасной столовой на старом месте мы поняли, как нам всем важно вкусное и разнообразное питание — и подошли к его организации максимально серьезно. Теперь каждый имеет возможность потратить несколько минут в раздумьях о том, куда на этот раз пойти поесть. В бизнес-центре есть хорошая столовая, где можно сытно пообедать за 250-350 рублей, и пара ресторанчиков с бизнес-ланчами.
На каждом этаже для сотрудников оборудованы большие кухни с холодильниками, микроволновками и посудомоечной машиной. Это не тесное место с парой столиков, где люди едят и расходятся, а дополнительная комфортная зона для общения. Коллеги иногда проводят там много времени — есть диванчики, пара огороженных зон, где можно сесть компанией, и даже уголки, в которых можно поработать с ноутбуком. Тут же мы поставили книжный шкаф для технической литературы и наш радар технологий.
Чтобы не приходилось бегать за чаем через довольно длинный этаж на кухню, мы спланировали дополнительные зоны для кофе-пойнтов. Даже в самые пиковые часы — утром и после обеда — нет очереди за кипятком или к кофемашине.
Кухня второго этажа
Кухня первого этажа
Mealty, Delivery Daily, ВкусВилл, GinzaGo и несколько других поставщиков привозят нам готовую еду: открываешь холодильник, прикладываешь свой завтрак, обед или ужин к устройству для считывания штрихкода и оплачиваешь бесконтактно или картой. Первое время было непривычно, что все лежит в открытом доступе. Такая система, построенная на доверии, работает уже больше года, и, судя по всему, вполне себя оправдывает.
Холодильник с готовой едой
Многие фанаты кофе любили небольшую кофейню у старого офиса, поэтому мы подружились с владельцами и пригласили ребят открыть точку прямо внутри нашего атриума. Позвали в новый офис и дружественную компанию, которая делает вкусные супчики и салаты. По предложению коллеги открыли мини-бар свежевыжатых соков. Атриум стал центром притяжения для всего офиса: можно взять что-нибудь вкусненькое и провести встречу за удобными столиками или на мягких диванчиках. Команды мобильной разработки традиционно проводят стендап прямо там, со стаканчиками вкусного кофе в руках.
Кофейня
Супчики
Что по поводу остальных пожеланий коллег?
Фактически мы реализовали все элементы комфорта, о которых говорили на старте.
Тренажерный зал, железо в кадр не вошло
Что мы получили в итоге?
Итак, главное, что мы сделали для того, чтобы наш новый OpenSpace был максимально удобным:
Я знаю, что многие активно растущие ИТ-компании задумываются о собственных штаб-квартирах. Но чтобы ожидания не разошлись с реальностью, я бы посоветовал не заказывать у подрядчика проекты полностью «под ключ». Стоит активно участвовать в построении нового пространства, привлекая к этому как можно больше сотрудников уже на ранних этапах. Именно тогда получится проект, который будет соответствовать духу компании. В своем новом офисе мы смогли повлиять на какие-то вещи, сделать их именно так, как хотелось нам.
Внимательнее посмотреть на наш Lamoda Home и послушать более подробный рассказ о деталях планирования и строительства можно в видеоинтервью-экскурсии: