Что значит крайние даты в описи дел
Оформление дел и передача их на архивное хранение
Оформление дел — это подготовка дела к передаче на архивное хранение (пункт 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).
Полное оформление дел предусматривает:
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно (пункт 3.6.9 Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (пункт 3.6.13 Основных дел). В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела (пункт 3.6.7 Основных правил).
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки (пункт 3.6.16 Основных правил).
Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).
Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).
Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
null 2.2.4. Крайние даты документов дела (Графа 4).
В графу 4 вносятся крайние даты документов дела, т.е. начальной и конечной дат документов.
Начальной датой дела является дата создания самого раннего документа, конечной – дата создания самого позднего документа.
При внесении в Графу 4 крайних дат документов сначала указывается число, затем месяц и год арабскими цифрами. Год указывается полностью. Даты пишутся столбцом в две строки.
При невозможности установления полной даты, в опись вносятся только годы.
Если известны только число и месяц создания документа, а год установить не удалось, дата указывается с внесением сокращения «б/г»: без года.
Если дело содержит только два документа с разными датами или в деле имеется более двух документов, но их создание укладывается только в две даты, крайние даты таких дел разделяются запятой.
Римскими цифрами может быть указана дата с обозначением века:
Если дата документа известна только на уровне месяца и года, а число установить не удалось, в опись вносится только месяц и год словесно-цифровым способом оформления.
май 1945
январь 1946
Если документ не датирован и дата установлена в процессе описания документов, но не является бесспорной, она вносится в опись в квадратных скобках:
Если дата установлена приблизительно и есть большие сомнения в ее достоверности, она вносится в опись в квадратных скобках с вопросительным знаком:
Часто в фондах личного происхождения хранятся печатные листовые документы (афиши, программы, приглашения). Датой таких документов является дата создания документа, т.е. дата выхода его из печати.
Если документ не датирован, и дату не удалось установить даже приблизительно, в опись вносятся сведения об отсутствии даты документа (без даты). Сокращение: б/д (Пример 11).
Если в состав дела вошли копии документов, датой таких документов являются даты копий, а сведения о датах подлинников указываются в заголовке дела.
Фотография С.Д.Масловской, Н.Н.Качалова, М.Д.Калугина, М.М.Матвеевой, А.Н.Сцепура, Е.И.Тиме (Качаловой), К.В.Тронина, групповая [нач.1900-х].
Фотокоп.
Что значит крайние даты в описи дел
(1).jpg "Что значит крайние даты в описи дел. Смотреть фото Что значит крайние даты в описи дел. Смотреть картинку Что значит крайние даты в описи дел. Картинка про Что значит крайние даты в описи дел. Фото Что значит крайние даты в описи дел")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218 «Об утверждении Методических рекомендаций по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе»
1. Утвердить Методические рекомендации по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе*.
2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:
2.1. Организовать изучение Методических рекомендаций;
2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться Методическими рекомендациями.
3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.
| Руководитель | К.О. Ромодановский |
Методические рекомендации
по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе
(утв. приказом Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218)
I. Общие положения
1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе.
2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.
3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.
II. Общие понятия об описи дел
Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.
С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.
Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.
В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.
Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.
Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.
Категорически не допускается добавление к номерам описей буквенных индексов «а», «б» и т.д.
Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.
Описи, содержащие документы по личному составу, имеют номер два.
Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л.с.» (личный состав).
К описи N 2 буквенный индекс «л.с.» обычно не добавляется.
Опись N 1. Дел постоянного хранения.
Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.
Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.
5. Описи составляются:
— на дела постоянного хранения (приложение N 1);
— на дела по личному составу (приложение N 2);
— на дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 3).
6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
| Состав элементов описи | Содержание элементов описи |
|---|---|
| 1. Описательная статья | Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в единице хранения. |
| 2. Итоговая запись | Учётный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения. |
| 3. Лист-заверитель | Учётный элемент описи для учёта количества листов в описи. |
| 4. Справочный аппарат к описи | Титульный лист, подтитул, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. |
Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).
Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:
— заголовок единицы хранения;
— крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);
— количество листов в единице хранения.
Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:
— указание на подлинность (копийность) документов;
Реквизит «Заголовок дела» является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.
Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 «N п/п».
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.
Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).
В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.
Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.
Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.
Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.
В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.
Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.
Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником
В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как «входящая переписка», «исходящая переписка», «разная переписка», «общая переписка», «документация», «статистическая отчётность», «документы ДСП», «материалы».
В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.
Например: «Приказы и распоряжения», «Справки проверок», «Докладные записки», «Положения», «Инструкции», «Договоры», «Отчёты» и т.д.
Реквизит «Крайние даты» обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.
Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином «дело»;
Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.
В делах с планами и отчётами ссылка на период (месяц, квартал, полугодие, год), на (за) который они составлены, приводится в заголовках дел.
| Заголовок дела | Крайние даты |
|---|---|
| 3 | 4 |
| План работы Управления по вопросам гражданства ФМС России на 2012 год | 2012 |
| Отчёты о заграничных командировках работников ФМС России за 2012 год | 2012 |
При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.
| Заголовок дела | Крайние даты |
|---|---|
| 3 | 4 |
| 2012 год | |
| Штатное расписание и изменения к нему на 2012 год | 2012 |
| Сметы доходов и расходов за 2012 год | 2012 |
Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.
В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.
Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.
Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.
Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.
В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.
В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).
В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.
Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: «в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе «Заголовок дела».
Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе «крайние даты» указывается один раз.
В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.
Например: «Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год», «Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы», «Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год».
При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.
В Реквизите «Индекс дела» в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Например: 02-15 «Приказы руководителя ФМС России по личному
В реквизите «Количество листов» указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.
Реквизит «Примечание» используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.
III. Основные требования к описям дел постоянного хранения
7. Оформление описи дел постоянного хранения.
Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (приложение N 1).
Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.
Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.
Самой широкой должна быть графа описи «заголовок дела», внутри ячейки текст заголовка форматируется по ширине столбца.
Текст печатается шрифтом Arial N 12-14, курсив и подчёркивания не применяются, названия разделов и подразделов описи могут выделяться полужирным шрифтом.
В графах 1 и 2 указываются соответственно порядковые номера и делопроизводственные индексы каждого дела (тома, части), внесённого в опись.
Названия разделов описи центрируются.
Размещение названий разделов и подразделов описи в конце страницы не допускается.
Наименования разделов и заголовки дел отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.
Точка в конце заголовка не ставится.
Не допускается переносить часть заголовка на новую страницу, оставляя на прежней странице первые строки.
Текст вне таблицы в начале и в конце описи печатается обычным способом.
На первом листе описи перед таблицей размещаются реквизиты «наименование органа исполнительной власти» и гриф «УТВЕРЖДАЮ».
Наименование органа исполнительной власти указывается по состоянию на период, за который документы включены в опись.
Если в течение этого периода происходили переименования органа исполнительной власти, то приводится его последнее наименование.
Наименование органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.
Если в учредительных документах, кроме полного, закреплено и сокращённое наименование органа исполнительной власти, то оно помещается ниже полного или за ним (в скобках).
Итоговая запись включает в себя сведения о фактическом количестве дел, первый и последний номер дел, включённых в опись, а также сведения об особенностях нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров).
| «В данный раздел описи внесено 29 (двадцать девять) ед. хр., с N 1 по N 29, в том числе литерные номера: 25 а пропущенные номера: нет». |
|---|
Итоговая запись к описи дел не выносится на отдельный лист. Обязательно должен предшествовать хотя бы один заголовок дела.
Итоговая запись подписывается составителем описи и ответственным за ведение архивного делопроизводства.
Реквизит «подпись» содержит наименование должности составителя, личную подпись, ее расшифровку, дату.
При выявлении дел, не включённых своевременно в уже утверждённые ЭПК описи, данные дела включаются в соответствующие годовые разделы под литерными номерами.
Например, после дела N 25 вписывается дело N 25а.
При наличии в соответствующем разделе описи свободного места литерное дело вписывается от руки.
При отсутствии в описи свободного места все элементы описательной статьи литерного дела оформляются по форме описи на оборотной стороне листа описи за соответствующий год.
При этом на лицевой стороне в конце годового раздела описи за тот же год делается запись «См. продолжение описи на оборотной стороне листа».
После включения литерных дел или после выявления пропущенных номеров дел составляется новая итоговая запись, при этом старая итоговая запись остаётся без изменений (не исправляется от руки, не зачёркивается, не замазывается «штрихом»).
Ниже подписи составителя размещаются грифы согласования с центральной экспертной комиссией ФМС России* или экспертной комиссией территориального органа ФМС России** и утверждения экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти, уполномоченного в сфере архивного дела***.
Печатается опись в четырёх экземплярах.
Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России), в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.
После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.
После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф «УТВЕРЖДЕНО» с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).
8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.
Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью.
Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.
Основные схемы систематизации дел:
— структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
— хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);
— функциональная (с учётом функций и направлений деятельности);
— номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).
Наиболее распространённой является хронологически-структурная схема систематизации.
Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. приложение N 4).
Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.
Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.
Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.
Отбор дел и документов постоянного хранения для включения в опись:
При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее.
Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела NN ____», которая помещается после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года перед итоговой записью.
Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в структурное подразделение из другого структурного подразделения для продолжения производства.
Дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены.
При распределении документов по планированию деятельности вначале вносятся долгосрочные программы, прогнозы, перспективные планы, затем годовые, полугодовые планы и т.д.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
— название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.) или вида дела (переписка, книга учёта, журнал регистрации и т.п.);
— название автора документа;
— название адресата или корреспондента документа;
— краткое содержание документов дела;
— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
— даты (период), к которым относятся документы дела;
— указание на копийность документов дела.
Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела.
В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, распорядительных актов, статистических форм и др.
Особенности составления заголовков дел постоянного хранения:
В конце календарного года заголовки на делах (титульных листах), предусмотренные номенклатурой дел, конкретизируются в соответствии с фактическим содержанием дел.
Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам
IV. Основные требования к описям дел по личному составу
10. Оформление описи дел по личному составу.
Опись дел по личному составу оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (приложение N 2).
Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента «Срок хранения», который располагается в соответствующей графе таблицы:
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.
После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).
Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.
11. Порядок включения дел по личному составу в опись.
Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учётом следующей последовательности:
| N п/п | Виды документов |
|---|---|
| 1. | Приказы (распоряжения) по личному составу |
| 2. | Списки личного состава |
| 3. | Карточки по учёту личного состава |
| 4. | Личные дела |
| 5. | Лицевые счета работников и служащих по заработной плате |
| 6. | Невостребованные трудовые книжки |
| 7. | Акты о несчастных случаях |
Отбор дел и документов по личному составу для включения в опись:
Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов.
Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. приложение N 5).
Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.
Особенности описания документов по личному составу:
12. Описание личных дел
При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.
Андреев Василий Анатольевич
Хранить 75 лет ЭПК
Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты.
Ахмерова Айсла Насимовна (Алла Николаевна)
Левенец (Калинина) Вера Олеговна
При описании описи личных дел, впервые, в неё включаются дела за несколько лет, при этом в заголовочной части описи указываются крайние даты личных дел (самый ранний и самый поздний годы):
| Опись N _______ личных дел работников УФМС России по Вологодской области, уволенных в 2001-2008 годах |
|---|
Если разделы описи составляются ежегодно, то дела включаются в неё по году увольнения работников, при этом в заголовочной части описи указывается:
| Опись N _______ личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Вологодской области, уволенных в 2011 году |
|---|
Крайними датами личных дел, сформированных персонально на каждого работника, считаются даты приказов о приёме и увольнении работника.
Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе «дата дела» один раз.
| Заголовок дела | Дата дела |
|---|---|
| 3 | 4 |
| 2012 | |
| Личные дела работников ФМС России, уволенных в 2012 году. «А» | 2012 |
| Личные дела работников ФМС России, уволенных в 2012 году, «Б» | 2012 |
Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе «дата дела» приводятся первый и последний годы увольнения.
Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.
Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005-2006 гг., то они включаются в раздел описи за 2005 год.
Нумерация разделов приводится в соответствии с источником
IV. Справочный аппарат описи
13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.
В справочный аппарат описи входят:
— титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчинённости);
— содержание или оглавление;
— список сокращений (содержит все сокращённые слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);
— переводная таблица шифров (в случае переработки описи);
Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:
Титульный лист составляется к каждому разделу описей (приложение N 6).
На титульном листе описи помещаются следующие данные:
— полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включённые в опись документы;
— номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);
— номер описи (присваивается с учётом уже существующих описей);
— название описи (указывается после номера описи, названием описи является категории документов (постоянного хранения, по личному составу);
— крайние даты дел, включённых в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).
— указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;
— указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включённых в раздел;
— указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
— отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;
— даётся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;
— освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твёрдую обложку, переплетается или подшивается.
V. Историческая справка
Историческая справка состоит из следующих разделов:
1. история фондообразователя;
3. характеристика документов фонда.
1. История фондообразователя включает сведения о:
— распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;
— крайних датах деятельности органа исполнительной власти;
— задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменений;
— масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;
— месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
— изменениях в названии и подчинённости органа исполнительной власти;
— структуре органа исполнительной власти и её изменениях.
2. История фонда включает следующие сведения о:
— первой дате поступления документов на хранение;
— количестве дел и крайних датах;
— изменении в составе и объёме фонда и их причинах;
— степени сохранности документов;
— особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
— составе научно-справочного аппарата к фонду.
3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:
— составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;
— наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;
— научно-справочном аппарате к фонду;
— видах носителей информации.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.
Историческая справка (часть её) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.
Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырёх экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
(наименование органа Наименование должности
исполнительной власти) руководителя органа
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел постоянного хранения
за ____________ год
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _________, в том числе:
литерные номера: __________________
пропущенные номера: ______________
составителя описи подпись расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за архив подпись расшифровка подписи
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
(наименование органа Наименование должности
исполнительной власти) руководителя органа
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел по личному составу
за ____________ год
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _________, в том числе:
литерные номера: __________________
пропущенные номера: ______________
составителя описи подпись расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за архив подпись расшифровка подписи
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
(наименование органа Наименование должности
исполнительной власти) руководителя органа
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ____________ год
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _________, в том числе:
литерные номера: __________________
пропущенные номера: ______________
составителя описи подпись расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за архив подпись расшифровка подписи
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
Образец оформления описи дел постоянного хранения,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел постоянного хранения за 2004-2005 годы)
Образец оформления описи дел по личному составу,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел по личному составу за 2009-2010 годы)
Форма титульного листа архивной описи
(Название государственного архива)
Крайние даты документов ________
Образец предисловия к описи дел по личному составу
В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы:
— приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы;
— личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009-2010 годах;
— лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы.
Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:
— приказы по личному составу;
Приказы сформированы по номерам.
Номера приказов вынесены в заголовок.
Приказы за 2000-2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.
Приказы за 2009-2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.
Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.
Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.
Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.
В опись включено 8 дел.
Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4
| Старший специалист 2 разряда отдела делопроизводства УФМС России по Костромской области | А.А. Андреева |
Обзор документа
В методических рекомендациях определен единый порядок составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в ФМС России.
Приведены состав и содержание элементов описи, детально прописаны требования к их оформлению. Также в рекомендациях содержатся формы описей и образцы их составления.
Рекомендации предназначены для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе ФМС России.