Что выдается работнику при увольнении вместо трудовой книжки
Минтруд утвердил форму СТД-Р, которую нужно выдавать работникам при увольнении
После перехода на электронные трудовые книжки работодатели обязаны выдавать уволенным работникам сведения об их трудовом стаже в виде бумажной или электронной справки по форме СТД-Р. Форму разработал и утвердил Минтруд России.
Что случилось?
С 01.01.2020 в России начался переход на электронные трудовые книжки. В связи с этим у работодателей появились новые обязанности по передаче в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовом стаже и изменениях в трудовой деятельности (прием на работу, перевод, увольнение) работников. Также работодатели теперь должны информировать работников, которые решили перейти на электронные трудовые книжки, об их стаже и трудовой деятельности в специальной справке по форме СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности».
Ее форму утвердил Минтруд России приказом от 20.01.2020 № 23н. Документ зарегистрирован Минюстом и официально опубликован 25 февраля. Он вступит в силу 07.03.2020.
Новая форма информирования о трудовой деятельности
Всем работникам, которые перейдут в 2020 году на электронные трудовые книжки, работодатель обязан выдавать справку по форме СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности»:
Работник имеет право сам выбрать, в какой форме он получит от работодателя сведения о своей трудовой деятельности:
Приказ Минтруда предусматривает оба эти варианта. Вне зависимости от формата, в форме СТД-Р нужно указать:
Бумажную справку должен подписать руководитель организации и заверить круглой печатью (если она есть). Электронную СТД-Р заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью. Выглядит бланк формы СТД-Р так:
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему СТД-Р на бумаге или направить на указанный адрес в электронной форме в последний рабочий день вместе с расчетом, как сейчас трудовую книжку. По запросу работника в любое время, как в процессе работы, так и после увольнения, работодатель должен выдать справку в течение 3 рабочих дней после получения соответствующего запроса.
Работникам, которые решили продолжать использовать бумажные трудовые книжки, СТД-Р не выдают.
Скачать бланк и посмотреть образец заполнения формы СТД-Р можно в статье о новых формах отчетности перед ПФР.
Еще одна форма сведений о трудовой деятельности
Этим же приказом Минтруд России утвердил еще одну форму — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации» (СТД-ПФР). Эту форму будет выдавать застрахованным гражданам Пенсионный фонд. Ее главное отличие от формы СТД-Р заключается в том, что в нее включаются не только данные о последнем месте работы, а все сведения с начала трудовой деятельности у всех работодателей.
Фактически форма СТД-ПФР — это та самая электронная трудовая книжка, сформированная на бумажном носителе. Но форму можно при желании получить от ПФР в электронном варианте.
Стало ясно, какую форму выдавать работникам вместо трудовой книжки при увольнении
Форма сведений о трудовой деятельности, СТД-Р, которую обязан выдавать работодатель работнику при увольнении, наконец стала известна.
Согласно статье 1 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, эту форму работодатель выдает тем сотрудникам, которые предпочли электронный вариант ведения трудовой книжки. Именно этот бланк вместе с бумажной трудовой или взамен ее лицо предоставит будущему работодателю при заключении трудового договора.
Кроме того, СТД-Р может использоваться:
Согласно упомянутой норме СТД-Р выдается в следующие сроки:
Кроме бланка СТД-Р, приказом Минтруда утверждена еще одна форма — СТД-ПФР. Ее будут выдавать специалисты пенсионного фонда. Установлен и порядок заполнения названных форм.
Поскольку СТД-Р заполняется работодателем, ему и уделим внимание.
Итак, СТД-Р содержит:
1) порядковый номер записи;
Сведения о трудовой деятельности, включающие в себя:
2) дату кадрового мероприятия;
3) сведения о приеме, переводе, увольнении, а также (согласно п. 2.4 порядка заполнения формы) о переименовании страхователя и установлении (присвоении) работнику профессии, специальности или другой квалификации. Заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или других категорий квалификации (класс, категория, классный чин и др.);
4) наименование трудовой функции — указываются должность, специальность, профессия с указанием квалификации, конкретный вид работы и наименование структурного подразделения (если условие об этом включено в трудовой договор). Все записи заполняются в соответствии со штатным расписанием. Если присвоение должности или квалификации связано с установленными законодательно льготами или ограничениями, наименование должностей должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам или реестрам должностей;
5) код трудовой функции — заполняется с 01.01.2021 в соответствии с профессиональными стандартами в случае принятия работодателем решения об их применении;
6) причины увольнения со ссылкой на норму ТК РФ — указываются без сокращений согласно положениям ТК РФ или иного федерального закона (пункт, часть статьи и статья кодекса);
Основание произошедшего кадрового мероприятия:
7) наименование документа — указываются данные приказов (распоряжений, решений, иных документов) о приеме, переводе, увольнении и другое;
8) дата приказа или иного документа;
10) признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении — в случае когда СТД работника нужно отменить, необходимо полностью заполнить графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены» проставить символ «X». Если сведения необходимо исправить, тогда в форме сначала их нужно отразить как отмененные с заполненной графой «Признак отмены», а затем заполнить скорректированные данные.
Форма подписывается уполномоченным лицом с указанием должности и расшифровкой подписи. Предусмотрено место для печати. Для отправки электронной формы потребуется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица.
Бланк оформляется способом, указанным в письменном заявлении работника, либо в соответствии с порядком, установленным работодателем для таких целей (например, по электронному адресу).
ПРИКАЗ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н
«Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»
Документ включен в СПС «КонсультантПлюс»
Какие документы работодатель выдает в 2021 году при увольнении сотрудника?
При увольнении в 2021 г. сотрудник получает на руки личные документы. Передать их нужно в последний рабочий день, когда происходит увольнение. При нарушении данного порядка работодателя оштрафуют за нарушение трудового законодательства.
Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении
Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:
Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:
Как заполнить документы, передаваемые сотруднику при увольнении
Документы, передаваемые сотруднику при увольнении, заполняются согласно утвержденным требованиям. Единственным исключением является расчетный лист, поскольку он формируется в произвольной форме, утвержденной локальной документацией компании.
Трудовая книжка
В трудовую книжку нужно внести запись о том, по какому основанию уволен сотрудник – указать ссылку на ТК РФ. К примеру, при расторжении договора по инициативе сотрудника указывается п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Запись в трудовой книжке по поводу увольнения вносится по стандартной схеме:
Внимание! Дата расторжения трудового договора – это последний день работы. Исключение – если сотрудник не работал, но за ним сохранялось его место работы (должность).
Информация по форме СТД-Р
При увольнении сотрудника ему на руки нужно выдать выписку со сведениями по форме СТД-Р. Этот документ регламентирован Приказом Минтруда от 20.01.2020 г. № 234.
Документ выдается в день увольнения, но если увольняемый работник не может или не хочет его получать, нужно отправить сведения по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
В случае, когда работник не подает заявление о выборе формата ведения трудовой книжки или подает заявление на ведение бумажной трудовой, ему не нужно выдавать СТД-Р при расторжении трудового договора. В такой ситуации при увольнении нужно передать работнику трудовую книжку и окончательный расчет.
Справка по форме № 182н
Справка о зарплате и других выплатах за два предшествующих календарных года и текущий год оформляется на основании Приказа Минтруда от 30.04.2013 г. № 182н.
В документе в разд. 3 нужно указать информацию о выплатах, с которых были рассчитаны взносы на социальное страхование (ВНиМ) в пределах лимита. В разд. 4 нужно поставить количество календарных дней по каждому исключаемом периоду – в связи с болезнью, отпуском по БиР и отпуском по уходу за ребенком.
Сведения по форме СЗВ-М
Данный отчет изначально формируется по всем сотрудникам, поэтому для выдачи информации одному работнику нужно сделать выписку из документа. За выдачу персональных сведений по другим сотрудникам (т.е. представление не выписки, а полной копии СЗВ-М) работодателя оштрафуют за нарушение по ст. 7 Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. За это возможен штраф до 75 000 руб.
Выписку из СЗВ-М для увольняемого сотрудника нужно сделать по информации за последний месяц. Данные сведения нужны в ПФР для того, чтобы принимать решение об индексации пенсии. Информация по остальным предыдущим месяцам им не нужна.
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ
Этот отчет также нельзя копировать в полном виде, поскольку данные формируются в целом по всем сотрудникам. Нужно сделать выписку из документа, чтобы не нарушить законодательство по персональным сведениям и не получить штраф.
Выписку из СЗВ-СТАЖ оформляют увольняемому работнику за год, в т.ч. и за текущий (Письмо ПФР по г. Москве и Московской обл. от 03.04.2018 г. № В-4510-08/7361).
Копия разд. 3 расчета по страховым взносам
Для увольняемого сотрудника нужно подготовить копию только из разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам.
Если сотрудник уволен в текущем отчетном периоде, то его нужно указать в общем порядке в подразделе 1.1 и 1.2 приложения 1 к разделу 1, в приложении 2 к разд. 1 и в подразделе 3.1 и 3.2 раздела 3.
Если сотрудник уволен в предыдущем квартале, то его нужно указать в подразделе 3.1. Подраздел 3.2 по уволенному работнику заполнять не нужно. Выплаты по уволенному работнику нужно указать в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 по строкам «Всего начислено с начала расчетного периода».
Кроме того, если сотрудник уволен в предыдущем отчетном периоде, его нужно включить в общее количество застрахованных лиц в приложениях 1 и 2 к разделу 1 расчета по страховым взносам.
Ответственность, если нарушить сроки выдачи документов уволенному сотруднику
Если работодатель нарушит сроки передачи документов увольняемому сотруднику, то его могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ на 30 000 – 50 000 руб. Кроме того, штраф для ИП и должностных лиц компании – от 1 000 до 5 000 руб.
Если в день увольнения никак не получается вручить сотруднику документы лично в руки, то ему нужно направить уведомление. В нем написать о том, что ему надо прийти за документами либо дать согласие на их пересылку по почте. Если такое согласие будет получено, то документы можно отправить заказным письмом с уведомлением и описью вложения.
При увольнении сотрудника бухгалтер зачастую сталкивается с различными вопросами по расчету окончательной суммы. Чтобы не сделать ошибки и не допустить судебного разбирательства с работником, используйте программу 1С: ЗУП. Она поможет рассчитать все суммы при окончательном расчете в соответствии с действующим законодательством.
Чтобы узнать как автоматизировать рутинные задачи, сэкономить время и снизить риск ошибок, связанных с человеческим фактором с помощью 1С:ЗУП обращайтесь к экспертам Первого Бита в вашем городе.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Форма СТД-Р: основные вопросы работодателей
Переход на электронные трудовые книжки повлёк за собой введение ряда новых документов. Так, появилась новая форма СТД-Р, оформление которой в зоне ответственности работодателя.
Организации выдают работникам эту форму с 2020 года, но по-прежнему на практике возникают многочисленные вопросы.
Самые актуальные разберём в данной статье.
Каким работникам компания обязана выдавать СТД-Р
Работодатель обязан выдавать форму СТД-Р только тем работникам, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся (ч.5 ст.66 ТК РФ).
— Те, кто отказались от бумажной трудовой книжки, написали работодателю соответствующее заявление и получили документ на руки.
— Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года. У таких сотрудников нет права выбора формы ведения трудовой книжки, для них предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, выдавать ему форму СТД-Р работодатель не обязан.
Здесь надо отметить, что многие кадровики и бухгалтеры перестраховываются и выдают СТД-Р всем работникам. Конечно, в такой ситуации нарушения не будет, никакая ответственность для работодателя не наступает, но вы сами себе усложняете документооборот.
Основные правила такие:
— Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, вы ведёте его трудовую книжку по общим правилам. Помимо этого, сдаёте в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.
— Если у работника бумажной трудовой книжки нет (он отказался от документа или первый раз устроился на работу после 1 января 2021 года) ему надо по запросу или при увольнении выдать СТД-Р. На работника в Пенсионный фонд надо представлять СЗВ-ТД.
В каких случаях надо выдавать СТД-Р
Этот вопрос также урегулирован статьёй 66.1 ТК РФ. Выдать форму надо:
— По заявлению работника
Для получения СТД-Р работник должен представить вам письменное заявление или направить заявление на электронную почту работодателя. Обратите внимание, что в заявлении работник указывает, в какой форме он хочет получить документ (бумажной или электронной). Вы должны составить СТД-Р именно по той форме, которая указана в заявлении работника. На подготовку заявления работодателя даётся три рабочих дня.
Форму надо выдать работнику в день увольнения. При этом он не должен писать заявление на получение СТД-Р. За невыдачу формы предусмотрена материальная ответственность работодателя (ст.234 ТК РФ).
Ещё раз обратите внимание: данная обязанность возникает у работодателя только в отношении работников, у которых нет бумажной трудовой книжки.
Основные вопросы, возникающие на практике
Сколько раз работник может обращаться с заявлением о выдаче СТД-Р?
Трудовое законодательство не ограничивает работника, поэтому запрашивать форму он может неоднократно, по необходимости. Отказать в предоставлении СТД-Р работодатель не вправе.
Если заявление о выдаче СТД-Р подал работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, можно ли ему отказать?
Да, вы вправе отказать в выдаче формы такому работнику. У работодателя нет обязанности выдавать СТД-Р в такой ситуации.
При приёме на работу сотрудник предъявил СТД-Р: забирать или возвращать
Один из самых частых вопросов кадровиков связан с порядком хранения СТД-Р. Предположим, работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки. При трудоустройстве в вашу организацию он предъявляет форму СТД-Р и трудовую книжку с закрывающей записью (для ознакомления).
На основании этих документов кадровик заполняет личную карточку Т-2, вносит информацию об общем стаже работника. Трудовую книжку работнику надо вернуть. Оставлять её в организации вы не вправе. Этот документ работник предъявляет исключительно для ознакомления.
А как быть с формой СТД-Р? К сожалению, порядок действий кадровика законодатель не предусмотрел. В этой связи представители Роструда поясняют, что работодатель вправе оставить документ у себя на хранение или же после заполнения личной карточки, вернуть его работнику.
Целесообразно СТД-Р оставить в организации, этот документ подтвердит стаж работника при необходимости. А при увольнении, вернуть форму владельцу.
Забыли выдать СТД-Р при увольнении: какие последствия
В вопросе выдачи СТД-Р при увольнении надо проявлять внимательность. Законодатель за невыдачу документа предусмотрел такие же последствия, как и за задержку трудовой книжки (ч.1 ст.234 ТК РФ).
Так, компания должна возместить работнику не полученный им заработок, во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.
В частности, такие последствия возникают при задержке предоставления сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
Но здесь встаёт вполне закономерный вопрос: каким образом отсутствие у работника формы СТД-Р может помешать дальнейшему трудоустройству?
Дело в том, что в любой момент каждый может получить аналогичную форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде, например, оформив запрос через портал Госуслуги.
Тем не менее в день увольнения работнику, который перешёл на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности, надо выдать СТД-Р.
Причём, если в день увольнения сотрудник на работе отсутствует, форму СТД-Р на бумажном носителе ему надо направить по почте с уведомлением о вручении. Запрашивать согласие работника на пересылку документа по почте не надо (ч. 6 ст.84.1 ТК РФ).
Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов
При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему пакет документов. О том, какие документы предоставляются обязательно, какие нет, а также, как правильно их оформить при расторжении трудового договора, рассмотрим в сегодняшней статье.
Регламент увольнения сотрудника описан в статье 84.1 ТК РФ. Работодатель издаёт приказ об увольнении, работник изучает и подписывает его. Трудовые отношения прекращаются в последний рабочий день сотрудника. В этот день организация производит окончательный расчёт с работником и выдаёт ему документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности в этой компании.
Обязательные документы для выдачи сотруднику
Трудовая книжка
Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.
В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
Медицинская книжка (если имеется)
Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.
Расчётный листок
В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.
Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.
Справка о сумме заработка 182н
Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).
Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).
Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника
Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.
Выписка изформы СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.
Выписка из формы СЗВ-М
Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.
Выписку из формы ДСВ-3
В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдают по заявлению сотрудника
Справка 2-НДФЛ
В справке указывают сведения о доходах с начала года по дату увольнения. Согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ организация заполняет две справки по форме 2-НДФЛ. Одну из них направляют в налоговую инспекцию, вторую выдают при увольнении.
Справка о среднем заработке
Предназначена для сдачи работником на биржу труда. Работодатель обязан выдать такую справку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления, она должна отражать сведения о сотруднике, его среднем заработке за последние три месяца и о работодателе.
Копия формы СПВ-2
В данной форме отражаются сведения о застрахованном стаже для назначения пенсии, если работник уходит на пенсию по возрасту, а также по инвалидности и по ряду иных оснований. Оригинал формы в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию необходимо направить в Пенсионный Фонд.
Копии кадровых приказов
Работник может запросить копии приказов на руки, например, о приёме, увольнении или переводах, привлечении к дисциплинарной ответственности или о назначении премий, иных распоряжениях и актах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.
При увольнении по соглашению сторон или по каким-то иным причинам документы выдаются на общих основаниях. Во избежание конфликтов и споров, все документы необходимо подписать у руководства, при наличии печати — проштамповать их. Копии необходимо заверить в общепринятом порядке.
Довольно часто случается, что уволившийся сотрудник теряет справки и копии документов, а потом обвиняет работодателя в том, что ему их не выдали. Чтобы избежать таких ситуаций, составьте некий реестр, в нём перечислите все документы, которые выдавались на руки работнику. Попросите его расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учёта, а в отношении СЗВ-М получите с сотрудника расписку о получении документа.
Подведём итоги
Работодатель в день увольнения работника обязан предоставить ему все необходимые справки и документы, часть из них выдаются по заявлению от сотрудника, остальные в обязательном порядке. За нарушение этого правила Трудовой инспекцией предусмотрены штрафы:
Если закон нарушен повторно, сумма штрафа увеличивается:
Если все же в день увольнения у работника нет возможности получить документы, оформите уведомление с просьбой явиться за документами или дать согласие на отправку их по почте. Если получите письменное согласие на почтовый перевод, то отправьте ценное письмо с описью вложения.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге: