Что выдаем сотруднику при увольнении вместо трудовой книжки

Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?

В 2020 году появились электронные трудовые книжки. Работники смогли выбрать, продолжать вести книжку на бумаге или перейти на электронный формат. Чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника с электронной трудовой, кадровики выдают справку СТД-Р. Как заполнять и выдавать СТД-Р, разберемся с начальником отдела персонала ООО «РЕФИНИШ АВТОЛАК» Евгенией Авдеевой.

Когда выдать справку СТД-Р

Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.

Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-ПФР в МФЦ, Пенсионном фонде или через Госуслуги.

Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника

Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:

Заявление с просьбой выдать бумажную справку СТД-Р Заявление с просьбой выдать справку СТД-Р в электронном виде

Выдача СТД-Р при увольнении

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.

Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.

Как выдать СТД-Р

Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:

Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по e-mail.

Как должна выглядеть справка

СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.

Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.

Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).

В шапке указываются следующие данные:

Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.

В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:

В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:

Образец заполнения табличной части СТД-Р

Как исправить ошибку в СТД-Р

Если сотрудник заметил неверную запись в СТД-Р, то информацию нужно исправить или аннулировать.

СТД-Р формируется на основании информации в СЗВ-ТД. Поэтому, если обнаружена ошибка, надо исправить СЗВ-ТД и отправить в ПФР, а потом заново формировать СТД-Р. Если будет исправлена только СТД-Р, возникнет расхождение с базой Пенсионного фонда (с формой СТД-ПФР).

Чтобы полностью аннулировать запись, нужно заполнить в отношении кадрового мероприятия все графы с 1 по 9, а в графе 10 поставить «Х». Например, если кадровик ошибочно отразил запись об увольнении, которого не было, надо просто поставить «Х» в графе 10 соответствующей строки.

Чтобы исправить запись, нужно сначала отменить неправильную запись, проставив «Х» в графе 10, а затем заполнить следующую строку верными данными.

Пример исправления ошибки в справке СТД-Р. Секретарь Татьяна была принята на работу 12.07.2018. Она уволилась 20.08.2021 и в день увольнения получила справку СТД-Р. Через неделю Татьяна заметила, что кадровик ошибся в дате увольнения. Она обратилась к бывшему работодателю за исправленной формой. Работодатель сдал в ПФР исправленную СЗВ-ТД, а затем выдал Татьяне справку СТД-Р с верными данными.

Образец СТД-Р с исправленной ошибкой

Ответственность за непредоставление справки СТД-Р

За непредоставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Стало ясно, какую форму выдавать работникам вместо трудовой книжки при увольнении

Форма сведений о трудовой деятельности, СТД-Р, которую обязан выдавать работодатель работнику при увольнении, наконец стала известна.

Согласно статье 1 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, эту форму работодатель выдает тем сотрудникам, которые предпочли электронный вариант ведения трудовой книжки. Именно этот бланк вместе с бумажной трудовой или взамен ее лицо предоставит будущему работодателю при заключении трудового договора.

Кроме того, СТД-Р может использоваться:

Согласно упомянутой норме СТД-Р выдается в следующие сроки:

Кроме бланка СТД-Р, приказом Минтруда утверждена еще одна форма — СТД-ПФР. Ее будут выдавать специалисты пенсионного фонда. Установлен и порядок заполнения названных форм.

Поскольку СТД-Р заполняется работодателем, ему и уделим внимание.

Итак, СТД-Р содержит:

1) порядковый номер записи;

Сведения о трудовой деятельности, включающие в себя:

2) дату кадрового мероприятия;

3) сведения о приеме, переводе, увольнении, а также (согласно п. 2.4 порядка заполнения формы) о переименовании страхователя и установлении (присвоении) работнику профессии, специальности или другой квалификации. Заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или других категорий квалификации (класс, категория, классный чин и др.);

4) наименование трудовой функции — указываются должность, специальность, профессия с указанием квалификации, конкретный вид работы и наименование структурного подразделения (если условие об этом включено в трудовой договор). Все записи заполняются в соответствии со штатным расписанием. Если присвоение должности или квалификации связано с установленными законодательно льготами или ограничениями, наименование должностей должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам или реестрам должностей;

5) код трудовой функции — заполняется с 01.01.2021 в соответствии с профессиональными стандартами в случае принятия работодателем решения об их применении;

6) причины увольнения со ссылкой на норму ТК РФ — указываются без сокращений согласно положениям ТК РФ или иного федерального закона (пункт, часть статьи и статья кодекса);

Основание произошедшего кадрового мероприятия:

7) наименование документа — указываются данные приказов (распоряжений, решений, иных документов) о приеме, переводе, увольнении и другое;

8) дата приказа или иного документа;

10) признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении — в случае когда СТД работника нужно отменить, необходимо полностью заполнить графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены» проставить символ «X». Если сведения необходимо исправить, тогда в форме сначала их нужно отразить как отмененные с заполненной графой «Признак отмены», а затем заполнить скорректированные данные.

Форма подписывается уполномоченным лицом с указанием должности и расшифровкой подписи. Предусмотрено место для печати. Для отправки электронной формы потребуется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица.

Бланк оформляется способом, указанным в письменном заявлении работника, либо в соответствии с порядком, установленным работодателем для таких целей (например, по электронному адресу).

ПРИКАЗ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н
«Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»

Документ включен в СПС «КонсультантПлюс»

Источник

Форма СТД-Р: основные вопросы работодателей

Переход на электронные трудовые книжки повлёк за собой введение ряда новых документов. Так, появилась новая форма СТД-Р, оформление которой в зоне ответственности работодателя.

Организации выдают работникам эту форму с 2020 года, но по-прежнему на практике возникают многочисленные вопросы.

Самые актуальные разберём в данной статье.

Каким работникам компания обязана выдавать СТД-Р

Работодатель обязан выдавать форму СТД-Р только тем работникам, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся (ч.5 ст.66 ТК РФ).

— Те, кто отказались от бумажной трудовой книжки, написали работодателю соответствующее заявление и получили документ на руки.

— Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года. У таких сотрудников нет права выбора формы ведения трудовой книжки, для них предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, выдавать ему форму СТД-Р работодатель не обязан.

Здесь надо отметить, что многие кадровики и бухгалтеры перестраховываются и выдают СТД-Р всем работникам. Конечно, в такой ситуации нарушения не будет, никакая ответственность для работодателя не наступает, но вы сами себе усложняете документооборот.

Основные правила такие:

— Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, вы ведёте его трудовую книжку по общим правилам. Помимо этого, сдаёте в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

— Если у работника бумажной трудовой книжки нет (он отказался от документа или первый раз устроился на работу после 1 января 2021 года) ему надо по запросу или при увольнении выдать СТД-Р. На работника в Пенсионный фонд надо представлять СЗВ-ТД.

В каких случаях надо выдавать СТД-Р

Этот вопрос также урегулирован статьёй 66.1 ТК РФ. Выдать форму надо:

— По заявлению работника

Для получения СТД-Р работник должен представить вам письменное заявление или направить заявление на электронную почту работодателя. Обратите внимание, что в заявлении работник указывает, в какой форме он хочет получить документ (бумажной или электронной). Вы должны составить СТД-Р именно по той форме, которая указана в заявлении работника. На подготовку заявления работодателя даётся три рабочих дня.

Форму надо выдать работнику в день увольнения. При этом он не должен писать заявление на получение СТД-Р. За невыдачу формы предусмотрена материальная ответственность работодателя (ст.234 ТК РФ).

Ещё раз обратите внимание: данная обязанность возникает у работодателя только в отношении работников, у которых нет бумажной трудовой книжки.

Основные вопросы, возникающие на практике

Сколько раз работник может обращаться с заявлением о выдаче СТД-Р?

Трудовое законодательство не ограничивает работника, поэтому запрашивать форму он может неоднократно, по необходимости. Отказать в предоставлении СТД-Р работодатель не вправе.

Если заявление о выдаче СТД-Р подал работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, можно ли ему отказать?

Да, вы вправе отказать в выдаче формы такому работнику. У работодателя нет обязанности выдавать СТД-Р в такой ситуации.

При приёме на работу сотрудник предъявил СТД-Р: забирать или возвращать

Один из самых частых вопросов кадровиков связан с порядком хранения СТД-Р. Предположим, работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки. При трудоустройстве в вашу организацию он предъявляет форму СТД-Р и трудовую книжку с закрывающей записью (для ознакомления).

На основании этих документов кадровик заполняет личную карточку Т-2, вносит информацию об общем стаже работника. Трудовую книжку работнику надо вернуть. Оставлять её в организации вы не вправе. Этот документ работник предъявляет исключительно для ознакомления.

А как быть с формой СТД-Р? К сожалению, порядок действий кадровика законодатель не предусмотрел. В этой связи представители Роструда поясняют, что работодатель вправе оставить документ у себя на хранение или же после заполнения личной карточки, вернуть его работнику.

Целесообразно СТД-Р оставить в организации, этот документ подтвердит стаж работника при необходимости. А при увольнении, вернуть форму владельцу.

Забыли выдать СТД-Р при увольнении: какие последствия

В вопросе выдачи СТД-Р при увольнении надо проявлять внимательность. Законодатель за невыдачу документа предусмотрел такие же последствия, как и за задержку трудовой книжки (ч.1 ст.234 ТК РФ).

Так, компания должна возместить работнику не полученный им заработок, во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.

В частности, такие последствия возникают при задержке предоставления сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).

Но здесь встаёт вполне закономерный вопрос: каким образом отсутствие у работника формы СТД-Р может помешать дальнейшему трудоустройству?

Дело в том, что в любой момент каждый может получить аналогичную форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде, например, оформив запрос через портал Госуслуги.

Тем не менее в день увольнения работнику, который перешёл на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности, надо выдать СТД-Р.

Причём, если в день увольнения сотрудник на работе отсутствует, форму СТД-Р на бумажном носителе ему надо направить по почте с уведомлением о вручении. Запрашивать согласие работника на пересылку документа по почте не надо (ч. 6 ст.84.1 ТК РФ).

Источник

Какие документы работодатель выдает в 2021 году при увольнении сотрудника?

При увольнении в 2021 г. сотрудник получает на руки личные документы. Передать их нужно в последний рабочий день, когда происходит увольнение. При нарушении данного порядка работодателя оштрафуют за нарушение трудового законодательства.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

Как заполнить документы, передаваемые сотруднику при увольнении

Документы, передаваемые сотруднику при увольнении, заполняются согласно утвержденным требованиям. Единственным исключением является расчетный лист, поскольку он формируется в произвольной форме, утвержденной локальной документацией компании.

Трудовая книжка

В трудовую книжку нужно внести запись о том, по какому основанию уволен сотрудник – указать ссылку на ТК РФ. К примеру, при расторжении договора по инициативе сотрудника указывается п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Запись в трудовой книжке по поводу увольнения вносится по стандартной схеме:

Внимание! Дата расторжения трудового договора – это последний день работы. Исключение – если сотрудник не работал, но за ним сохранялось его место работы (должность).

Информация по форме СТД-Р

При увольнении сотрудника ему на руки нужно выдать выписку со сведениями по форме СТД-Р. Этот документ регламентирован Приказом Минтруда от 20.01.2020 г. № 234.

Документ выдается в день увольнения, но если увольняемый работник не может или не хочет его получать, нужно отправить сведения по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В случае, когда работник не подает заявление о выборе формата ведения трудовой книжки или подает заявление на ведение бумажной трудовой, ему не нужно выдавать СТД-Р при расторжении трудового договора. В такой ситуации при увольнении нужно передать работнику трудовую книжку и окончательный расчет.

Справка по форме № 182н

Справка о зарплате и других выплатах за два предшествующих календарных года и текущий год оформляется на основании Приказа Минтруда от 30.04.2013 г. № 182н.

В документе в разд. 3 нужно указать информацию о выплатах, с которых были рассчитаны взносы на социальное страхование (ВНиМ) в пределах лимита. В разд. 4 нужно поставить количество календарных дней по каждому исключаемом периоду – в связи с болезнью, отпуском по БиР и отпуском по уходу за ребенком.

Сведения по форме СЗВ-М

Данный отчет изначально формируется по всем сотрудникам, поэтому для выдачи информации одному работнику нужно сделать выписку из документа. За выдачу персональных сведений по другим сотрудникам (т.е. представление не выписки, а полной копии СЗВ-М) работодателя оштрафуют за нарушение по ст. 7 Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. За это возможен штраф до 75 000 руб.

Выписку из СЗВ-М для увольняемого сотрудника нужно сделать по информации за последний месяц. Данные сведения нужны в ПФР для того, чтобы принимать решение об индексации пенсии. Информация по остальным предыдущим месяцам им не нужна.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ

Этот отчет также нельзя копировать в полном виде, поскольку данные формируются в целом по всем сотрудникам. Нужно сделать выписку из документа, чтобы не нарушить законодательство по персональным сведениям и не получить штраф.

Выписку из СЗВ-СТАЖ оформляют увольняемому работнику за год, в т.ч. и за текущий (Письмо ПФР по г. Москве и Московской обл. от 03.04.2018 г. № В-4510-08/7361).

Копия разд. 3 расчета по страховым взносам

Для увольняемого сотрудника нужно подготовить копию только из разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам.

Если сотрудник уволен в текущем отчетном периоде, то его нужно указать в общем порядке в подразделе 1.1 и 1.2 приложения 1 к разделу 1, в приложении 2 к разд. 1 и в подразделе 3.1 и 3.2 раздела 3.

Если сотрудник уволен в предыдущем квартале, то его нужно указать в подразделе 3.1. Подраздел 3.2 по уволенному работнику заполнять не нужно. Выплаты по уволенному работнику нужно указать в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 по строкам «Всего начислено с начала расчетного периода».

Кроме того, если сотрудник уволен в предыдущем отчетном периоде, его нужно включить в общее количество застрахованных лиц в приложениях 1 и 2 к разделу 1 расчета по страховым взносам.

Ответственность, если нарушить сроки выдачи документов уволенному сотруднику

Если работодатель нарушит сроки передачи документов увольняемому сотруднику, то его могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ на 30 000 – 50 000 руб. Кроме того, штраф для ИП и должностных лиц компании – от 1 000 до 5 000 руб.

Если в день увольнения никак не получается вручить сотруднику документы лично в руки, то ему нужно направить уведомление. В нем написать о том, что ему надо прийти за документами либо дать согласие на их пересылку по почте. Если такое согласие будет получено, то документы можно отправить заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

При увольнении сотрудника бухгалтер зачастую сталкивается с различными вопросами по расчету окончательной суммы. Чтобы не сделать ошибки и не допустить судебного разбирательства с работником, используйте программу 1С: ЗУП. Она поможет рассчитать все суммы при окончательном расчете в соответствии с действующим законодательством.

Чтобы узнать как автоматизировать рутинные задачи, сэкономить время и снизить риск ошибок, связанных с человеческим фактором с помощью 1С:ЗУП обращайтесь к экспертам Первого Бита в вашем городе.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Источник

Документы при увольнении сотрудника

Принято считать, что оформить увольнение работника достаточно просто. Нужно лишь иметь соответствующее основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, уведомление о предстоящем сокращении и проч.) и составить приказ. Однако в реальности приказ вовсе не завершает процедуру увольнения. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо выдать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. В нашей статье вы найдете полный список документов, которые нужно выдать при увольнении сотрудника в 2021 году. Если этого не сделать, то организации и ее руководителю грозят внушительные штрафы.

Обязательный список

1. Расчетный листок.

Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.

2. Трудовая книжка.

Если на увольняемого работника работодатель вел трудовую книжку на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье « Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец ».

Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А указать на свой выбор он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Важно

Выдавать СТД-Р при увольнении тем, кто решил сохранить традиционную бумажную трудовую книжку, не обязательно (письмо Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?»).

3. Выписка из формы СЗВ-М.

Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.

4. Выписка из РСВ.

Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.

5. Выписка из формы СВЗ-СТАЖ.

Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т.е. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).

6. Справка о сумме зарплаты (справка 182н).

Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье « Справка 182н о сумме заработной платы »). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.

Совет

Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).

В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.

Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т.ч. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32).

Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.

Внимание

Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.

Документы по требованию

Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:

1. Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Начиная с доходов за первый квартал 2021 год, эта справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. А для доходов 2018 — 2020 годов используется справка по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Оба бланка не предусматривают указания должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации. Подробнее см. «Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению».

2. Справка для службы занятости.

Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 (см. « Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы »).

3. Копия приказа об увольнении.

Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а ), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номер приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (ФИО и должность).

4. Записка-расчет.

5. Другие документы.

Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).

Внимание

Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.

Ответственность за невыдачу документов

Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительно могут наказать руководителя компании — штраф составит от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся (для организации — до 70 000 руб., а для руководителя — до 20 000 руб.). При этом руководитель компании может быть дисквалифицирован на срок до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

За задержку выдачи трудовой книжки наступает также материальная ответственность по статье 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2).

Важно

За несвоевременную выдачу СТД-Р установлена аналогичная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Однако, скорее всего, данную норму будет сложно применить на практике, поскольку работник может получить аналогичные сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-ПФР) в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал Госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).

В день увольнения сотрудника нет на работе

Как быть, если сотрудник в день увольнения не работал, либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности.

В статье 84.1 ТК РФ сказано, что если в последний день работы выдать сотруднику СТД-Р невозможно, то сведения составляются на бумажном носителе и направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за невыдачу СТД-Р. Полагаем, что аналогичным образом нужно поступить и в том случае, если работник не подал заявление о выборе способа выдачи СТД-Р при увольнении (бумажный или электронный).

Несколько сложнее процедура взаимоотношений с работником, которому в день увольнения не получается вручить трудовую книжку. Ему надо направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте.

Направить СТД-Р или уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника. Но лучше сделать это в конце того дня, когда состоялось увольнение. Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления указанной формы или уведомления, то важно иметь документ, подтверждающий отправку. Поэтому следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.

Письмо следует направить на адрес официального места жительства («прописки») сотрудника. Если в личной карточке есть данные о других адресах работника, рекомендуем дополнительно направить уведомление и по этим адресам. В ситуации, когда все направленные конверты вернулись, их нужно хранить в нераспечатанном виде вместе с документами об отправке.

Если от уволенного человека поступит письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте, ее нужно направить по указанному работником адресу. Для этого также следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Если же согласия на пересылку нет, то трудовая книжка должна остаться у работодателя. Также нельзя направлять трудовую книжку за пределы РФ, даже если сотрудник письменно просит об этом. В таком случае документ тоже остается у работодателя (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210; см. « Минтруд сообщил, нужно ли высылать трудовую книжку за границу по просьбе работника » )..

Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.

Совет

Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два письма. Первое — со сведениями СТД-Р или с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, второе — с уведомлением о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит подтвердить, что работодатель выполнил возложенные на него обязанности в точном соответствии с требованиями ТК РФ. А также четко определить, на пересылку каких именно документов согласился уволенный. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Заметим, что пересылка по почте других документов (кроме СТД-Р) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.

Источник