Что входит в состав справочного аппарата описи

null 5. Составление и оформление описи дел по личному составу

5.1. Систематизация дел в описи

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.

Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов.

Для систематизации дел в описи используется различные схемы. Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам. Номинально-хронологическая схема как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников. При систематизации судебно-следственных дел и историй болезней возможно использовать схему, в которой дела располагаются по тематическому или предметно-вопросному признаку, внутри по хронологии или алфавиту.

Примерная схема расположения документов внутри годового раздела описи может выглядеть таким образом:

– приказы по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их;

– списки, книги, карточки учета личного состава;

– контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел;

– личные карточки Т-2;

– лицевые счета или расчетно-платежные ведомости;

– протоколы и акты о несчастных случаях;

– списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

– табели, наряды работников вредных профессий;

– протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним;

– невостребованные трудовые книжки;

– документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград).

Личные дела и личные карточки уволенных располагаются в описи по году увольнения работников.

В опись целесообразнее включать документы одного срока хранения, исключение составляют дела представленные фрагментарно.

Если в фонде находятся документы других организаций, их включают в отдельную опись.

Документы постоянного срока хранения и долговременного включаются в отдельные описи.

5.2. Справочный аппарат к описи

– к первому годовому разделу описи;

– при включении в опись несколько годовых разделов; при составлении описи дел ликвидированной организации (максимальный состав справочного аппарата).

На титульном листе описи указывается:

– название государственного архива;

– полное и сокращенное название организации с указанием ее подчиненности.

При изменении названия организации в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указываются изменения в названии организации в хронологической последовательности и с указанием крайних дат существования организации под каждым названием. В случае многократного изменения названия организации (более трех раз), на титульном листе указывается последнее название организации, все изменения указываются на отдельном листе, следующим за титульным. Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе организации в связи с ее переименованием.

– гриф утверждения описи руководителем организации;

– название описи, в которое включается: номер описи, крайние даты документов, включенных в опись; название описи может быть общим, если в опись включены разные виды документов: «Архивная опись №___ дел по личному составу за ____ годы»; или, если в опись включен один вид документов, указывается конкретный вид документов: «Архивная опись №___ лицевых счетов за ____ годы».

– срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.

Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.

Пример оформления титульного листа описи и форма годового раздела описи приведены в приложениях №№ 5, 6.

Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, список сокращенных слов, название разделов (групп дел), включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров (если имеются). К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).

Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел; состав справочного аппарата к описи.

Обычно в предисловии к описям по личному составу история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации, название организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции. Основной акцент в предисловии делается на описание состава документов описи и особенности их формирования, Однако, при описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также истории фонда: при написании предисловия используются законодательные источники, устав, положение организации, официальные издания организации. В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название. При повторном внесении названия организации в опись оно приводятся в сокращении.

К описям документов по личному составу могут быть составлены указатели: именные, профессий, учреждений, предприятий, видов документов. Целесообразность составления указателей зависит от объема документов, их разновидностей, от количества описей, составленных на документы фонда и принципа их систематизации.

Источник

Что входит в состав справочного аппарата описи

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

v список сокращений;

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

организацию системы делопроизводства;

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

По форме указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными).

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Источник

Что входит в состав справочного аппарата описи

7.1. Система научно-справочного аппарата

7.1.3. Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

7.1.4. Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

7.1.5. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

7.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

7.1.7. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

7.1.8. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

7.1.9. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

7.1.10. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

Источник

Составление справочного аппарата к описи

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: ускоряет поиск сведений по собственной описи; предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарат к описи включает:

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы – переводные таблицы, библиографии, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название го. архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенные наименования номер фонда; номер описи; название описи.

В оглавлении разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловия, список сокращений, название всех разделов и подразделов.

Предисловие – один из важнейших элементов справочного аппарата. Если

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур (например: Т.е., т.д., пр., др.,)

Указателик описи представляют перечень предметных понятий. Задачи указателей – ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.

Тема 2.4. Годовой раздел описи.

Чтобы уяснить, что такое годовой раздел описи, следует сначала рассмотреть, какие комплексы материалов общего делопроизводства могут быть включены в отдельную опись. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

В бесструктурных организациях на деле постоянного хранения составляется опись за несколь-

ко лет с валовой нумерацией дел. Опись продолжается в течение периода, пока число дел, занесенных в нее, достигнет 4–х значной цифры, а становится приделом, так как шифр с такой цифры очень громоздок и возникает больше возможностей ошибок. В маленьких организации, где в течение года формулируется 20-50 дел постоянного хранения, 4-х значная цифра будет достигнута через несколько лет, а опись надо утверждать регулярно. Таким образом, возникает годовой раздел описи. Чтобы называется годовым разделом, эта часть должна быть

соответственно оформлена (подписана, рассмотрена ЭК, завизирована руководителем) и передана на утверждение ЭПК. Опись может, заканчивается и при передачи дел в госархив. После передачи комплекса за несколько лет начинается новая нумерация.

Оформлять законченную опись за каждый год нецелесообразно, так как пользоваться в работе множеством карликовых описей неудобно.

Рассмотрим порядок составления годовых разделов описей дел постоянного хранения в учреждениях с одноступенчатой структурой. В каждом структурном подразделении составляется опись дел за год с временной нумерацией. Опись заверяется составителем, подписывается

руководителем подразделения, и передаются в канцелярию. Работники канцелярии раскладывают описи в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись дел канцелярии, так как здесь формируется наиболее важные дела, отражающие деятельность всего учреждения. Далее проводится валовая нумерация дел всех структурных подразделений за год: если это начало новой описи, то № 1, если это продолжение сводной описи, то с цифры, следующей за номером, который кончился годовой раздел за предшествующий год.

Опись материалов всех структурных частей за данный год объясняются, затем канцелярией учреждения в годовой раздел сводной описи материалов постоянного хранения всего учреждения за несколько лет, которая имеет валовую нумерацию дел, продолжающуюся из года в год. Каждая опись завершается итоговой записью, в которой указывается количество дел, внесенных в опись, с какого момента по какой. Если в опись включены дела, продолжающиеся еждениях с одноступенчатой структурой возможен другой вариант составления нескольких лет, указывается: «Документы по данному году см. также в разделе за … год, № …».

В учреждениях сводных описей дел. Порядок составления и оформления первичных описей в отделах не обязательно сводить в один раздел, сводные разделы описей управления.

На дела постоянного хранения по личному составу и на специальную документацию также составляются описи за несколько лет с валовой нумерацией. Подобным образом объединяются описи дел долговременного хранения (по личному составу и др.).

Основные требования, предъявляемые к годовому разделу описи:

· опись печатается на машинке, причем бумага, лента пишущей машинки и копировальная бумага должны бать высокого качества, так как описи будут храниться века;

· в годовой раздел описи заносится также дела, которые начаты, но не закончены в течение года;

· если дело продолжается в течение двух лет и более, оно заносится в опись по году заведения, а затем в каждом годовом разделе пишется заголовок этого дела со ссылкой на номе, который был присвоен ему при занесении в опись в первый1 раз. В конце годового раздела описи каждого ода,, в течение которого продолжалось это дело, должно быть указано: «Документы по

данному году см. также в разделе за … год, № …».

Утвержденные годовые разделы описи нужно хранить до момента окончания описи (или передачи в госархив) в папках с клапанами и завязкам. Перед первым годовым разделом в папку вкладывают заглавный лист описи и оглавление. На заглавном листе указывается начальный год документов, включенных в опись, а по мере прибавления следующих годовых разделов

представляются новые даты.

Оглавление, следующее за главным листом, должно отражать построение описи, т.е. в нем указывается год, а далее перечисляются все структурные подразделы годового раздела с указанием номера листа, с которого начинается заголовки дел каждого структурного подразделения. При поступлении следующего годового раздела в описи в оглавлении допечатываются все структурные подразделы этого раздела, и так до завершения описи. Заглавный лист и оглавление с дополнениями помогают сотрудникам ВА пользоваться незаконченной описью. При оформлении законченной описи уточненный заглавный лис и оглавление перепечатываются.

Если количество дел постоянного хранения невелико, то допускается при составлении годового раздела описи вносить в него документы за два-три года, согласовав это с соответствующим госархивом.

Законченная и полностью оформленная опись состоит из собственно описи и вспомогательного справочного аппарата, расположенных в такой последовательности:

2.оглавление;

5.собственно опись (описательные статьи);

На титульном листе указывается?

В). опись № дел постоянного хранения (или наименование группы документов, например, «по личному составу»);

В список включения официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, профессиональные термины и др. сокращения слов и понятий, употребляемые в описи.

Предисловия по характеру содержащейся в нем информации делится на две части: историческую и археографическую. В исторической части предисловия освещается история

— указывается объема и хронологические рамки документов;

— поясняются особенности фондирования;

— даются сведения о выбытии комплексов документов;

— характеризуется система делопроизводства;

— обосновывается порядок построения описи;

— дается характеристика содержания основных групп документов и т.д.

Предисловие к описи, составляемое впервые, должно быть полным и давать необходимые сведения исследователям по перечисленным вопросам. Предисловия с последующим описям делается белее сжатым.

Указатели к описи дел постоянного хранения могут быть следующих видов: предметный, именной, географический, смешанный, т.е. включающий различные понятия. В зависимости от содержания документов могут быть два и три указателя.

Заверительная подпись законченной описи составляется в соответствии с валовой нумерацией

листов собственно описи и всего составленного к ней справочного аппарата, сформированного в

одном томе. При составлении листа с законченной описи измываются все другие листы – заверители, составляющиеся ранее к годовым разделам описи. В листе – заверителе указываются

все замеченные составителем ошибки в нумерации листов описи. Лист – заверитель подписывается лицом, составившим его, помещается в конце описи после всех видов вспомогательного справочного аппарата.

Пример листа – заверителя к описи дел постоянного хранения.

Лист – заверитель к копии № 46 (ф. № 630)

Всего в настоящее время пронумеровано 158 (сто пятьдесят восемь) листов, в том числе:

литературные номера _ нет _

пронумерованные номера 127 _

Работника ведомственного архива,

Ответственного за учет Подпись Расшифровка подписи

Итоговая запись в описи, составляется на последнем листе, и лист – заверитель к описи являются важнейшими элементами учета, ответственными за учет, или заведующим ведомственным архивом.

Характерной особенностью описи является то, что она связывает между собой поисковыми данными все справочники архива.

Тема 2.5. Паспорт архива.

— страховой фонд копий;

— условия хранения документов.

В нем указываются следующие данные:

— количество фондов архива;

— объем описанных и неописанных материалов;

— документы на бумажной основе;

Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта федерации и центрального фондового каталога федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Тема 2.6. Создание страхового фонда ОЦД.

В документальном фонде организации могут отложится документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.

Страховой фонд архивных документов – это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Прежде чем начать работу по выполнению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомится с историей организации, определить, в какие периоды ее деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.

По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ВА определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в

первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность

Если дело содержит ОЦД, оно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда,

описи, дела, заголовок дела и в той же графе – аннотация на особо ценные документы; гр. «примечание» используются для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).

Перечень рассматривается на ЭК (ЦЕК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После утверждения перечня все ОЦД подлежит учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу становится индекс ОЦ. Главным учетным документом ОЦД является опись установленной формы.

Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела и описи вносятся в порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.

В листе фонда учет ОЦД осуществляется по тем описям, которые содержат дела. При сдаче ОЦД на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страхового фонда.

Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов. Страховая копия ОЦД на бумажной основе – это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке,

а фонд пользования – это позитивный микрофильм второго поколения.

Перед подачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с

описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его

микрофильмирования. Кроме того, проверяется полнота исполнения заказа, и наличие акта технического состояния страховых копий ОЦД принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества в нем фондов, дел, документов.

Источник