Что говорить на планерке сотрудникам
Планерка
Долгожданная встреча. О необходимости планерок
Бытует мнение о том, что планерка как процесс сбора людей воедино для расстановки приоритетов работы и определения главных стратегических задач — не более чем пережиток прошлого. Но чтобы согласиться с этим утверждением, необходимо четко разобраться в самой сути понятия и определиться, на какие же виды и подвиды можно разделить сей процесс.
Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана. По своей типологии все планерки можно разделить на категории по трем критериям — видовому, временному и количественному.
По видовому критерию все планерки делятся на отчетные (короткие совещания, на которых руководители отчитываются о ходе выполнения соответствующих задач), дискуссионные (брифинги на тему возможного изменения выбранного пути достижения той или иной цели) и мотивационные (совещания, на которых раздаются задачи и определяются роли в процессе работы над вопросом, задачей).
По временному критерию планерка может являть собой ежедневный, еженедельный, ежемесячный процесс.
По количественному критерию планерка может быть как массовая (для всех сотрудников), так и закрытая (для отдельной инициативной группы, управляющих, совета директоров компании.)
Зачем проводить планерку?
Если организовать этот процесс как хорошую традицию перед началом рабочего дня, то это поможет дисциплинировать коллектив (уменьшить число утренних опозданий), более четко обрисовывать цели и задачи перед сотрудниками (ведь, как известно, рациональный план на день гораздо эффективнее, чем план на полугодие), даст возможность видеть реальные результаты работы более явно (в том случае, если отчетность коллектива перед руководителем и руководителя перед коллективом станут обязательными элементами планерки). Помимо уже вышеупомянутых достоинств хорошо проведенное утреннее совещание может придать силы сотрудникам, увеличить производительность труда, стимулировать к эффективной работе в течение дня. Этот психологический аспект, безусловно, играет важную роль в установлении позитивных отношений между работником и работодателем, а также способствует сплочению коллектива.
Почему многие люди считают планерку пережитком прошлого?
Во-первых, само возникновение этого процесса большинство людей относят к тем временам, когда о телефоне и слышать не слышали, а о том, что такое интернет и мультимедийные технологии, вообще не догадывались. Выходит, что единственным способом встретиться вживую и обсудить важные рабочие моменты были как раз те самые планерки. За неимением оперативных средств связи вопросов накапливалась уйма, и времени такое действо занимало очень много (в среднем три-четыре часа). По этому поводу один известный американский экономист как-то заметил: «Если в вашей фирме существуют планерки, значит, вы на верном пути. Осталось только уволить всех тех, кто туда ходит, и оставить всех тех, кто в это время работает».
Во-вторых, большинство офисных работников негативно относятся к планеркам как раз из-за того, что этому уделяется примерно 20% времени, причем, по замечанию многих из них, речь шефа длится в среднем половину времени, отводимого на этот процесс.
В-третьих, если планерки в фирме проходят ежедневно, то в скором времени это обязательно превратится в своего рода формальность. Ведь большинство задач, которые ставит успешный бизнесмен, долгосрочны, и ежедневный отчет в двух предложениях будет звучать так: «Все хорошо, мы над этим работаем». Необходимость ежедневной планерки всплывает обычно в тот момент, когда предприятие начинает выполнение новой стратегической задачи в критически сжатые сроки, либо в период кризиса. В такие моменты действительно необходимо постоянно мониторить ситуацию, следить за малейшими изменениями.
Регламент
У любой, даже самой короткой планерки должен быть свой регламент. Он так или иначе помогает гораздо более продуктивно проработать насущные вопросы, сделать процесс более динамичным и эффективным. В правилах хорошего тона делать рассылку регламента работникам в вечернее время для того, чтобы они могли обдумать все затрагиваемые вопросы и выступить с конструктивным, содержательным предложением. Помимо прочего стоит учесть и то, что ко времени проведения утреннего совещания каждый работник должен иметь на руках копию регламента. Немаловажно возложить ответственность на определенного человека, который следил бы за временем (если докладчик выбивается из временного ограничения, описанного в регламенте, то это затягивает процесс проведения совещания и, как следствие, негативно влияет на настроение коллектива).
Проводить или не проводить? Вот в чем вопрос
Планерка, безусловно, важный процесс, хотя бы в контексте своевременного целеполагания и мотивации сотрудников, однако пришло время выйти за рамки обыденного понимания этого термина. Возможно, не так принципиально собирать каждый день весь коллектив в душном кабинете, а освоить технологии конференции в Skype. Немаловажно еще и учитывать тот аспект, что конструктивная планерка должна длиться не более 15–20 минут. Отчетность по деятельности каждого отдела можно принять и обсудить с руководителями в течение дня, а утреннее время посвятить исключительно расстановке сил, определению задач и приоритетов.
В любом случае каждый предприниматель выбирает свою концепцию управления, однако, чтобы чуть более взвешенно осознать, необходимо ли проведение коротких совещаний для вашего рабочего штата, стоит взвесить все за и против:
+ возможность утренней мотивации сотрудников;
+ четкая постановка целей и задач;
+ возможность проявить креатив и проводить планерку в нетрадиционном стиле;
— затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников;
— нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что такое планерка и как провести планерное совещание эффективно
Что такое планёрка на работе знают многие. Однако репутация у этого полезного процесса обычно оставляет желать лучшего. Бесполезно, неинтересно, неинформативно — такими эпитетами часто награждают рабочие встречи с целью планирования сотрудники и руководители подразделений разных компаний.
Однако планёрка нужна. Никакие мессенджеры, корпоративные чаты и другие современные технологии не заменят живого общения. Конечно, если встреча будет краткой и по делу, а результаты использованы в работе всеми участниками. Как проводить планёрки, чтобы они были именно такими, можно узнать из этой статьи.
Зачем нужна планерка
Прежде, чем разбирать нюансы проведения планёрок, важно дать точное определение этому рабочему процессу.
Планёрка — это короткая встреча для обсуждения текущего положения дел и планирования дальнейших действий.
Самым важным словом здесь можно считать «короткая». Обычно такие собрания длятся 15-20 минут. Кончено, их длительность может доходить и до 60 минут, но всё же главное «не растекаться мыслью по древу». Если планерки в вашей компании длятся по два-три часа, их более уместно называть совещаниями.
На планерках решаются следующие задачи:
Виды планерок
Перед проведением планерки важно определиться к какому типу она принадлежит. И уже исходя из этого планировать её регламент. Классификация достаточно сложна и осуществляется по нескольким признакам.
По времени проведения:
По темам планёрки делят на:
Правила проведения планерки
Эффективные планерки получаются таковыми только при следовании определенным стандартам. В противном случае выходит вариант «а поговорить», когда ни один из участников прошедшей встречи не понимает, зачем он провел на ней последние полчаса.
План проведения планерки
Как провести планерку зависит от того, для кого она проходит. Если это встреча сотрудников одного отдела, порядок действий будет один. Если собрались руководители смежных подразделений — совсем другой. Не стоит забывать и о специфике бизнеса. Так, невозможно себе представить, что директора строительной компании и фирмы, занимающейся организацией мероприятий, проводят планёрки одинаково.
Сквозная аналитика
Пример проведения планерки для продавцов магазина
Примерный план может выглядеть следующим образом:
Пример проведения планерки с руководителями подразделений
Если участники работают в разных отделах компании, проведение планерки изменяется соответственно:
В первом плане акцент делается на показателях каждого сотрудника в отдельности, во втором случае на взаимодействии всех структур компании для решения общих задач. В последнем случае больше внимания уделяется общим показателям деятельности компании.
Особенности проведения виртуальных планерок
С тем, как правильно проводить планерки, где все участники присутствуют в одной переговорной, всё понятно. Но почти в каждой организации присутствует необходимость общения с представительствами в других городах, а иногда и странах, или есть сотрудники, работающие удалённо. То есть быть в одном офисе физически все участники просто не могут. Отменить проведение планерок? Ни в коем случае.
В случае виртуального взаимодействия регулярные планерки ещё более важны, так как для координации действий усилий требуется больше. Для проведения планерки руководителем можно использовать Skype или аналогичные программы.
Эффективный маркетинг с Calltouch
Однако в виртуальной планерке тоже есть свои нюансы. Необходимо:
Чем больше участников в виртуальной встрече, тем более скрупулезной организации она требует
Как проверить эффективность собрания
Главный вопрос не в том, как проводить планёрки, а в том, как убедиться, что они достигают своей цели. В этом можно ориентироваться на следующие признаки:
Чтобы измерить эффективность, можно обратиться к самим сотрудникам. Например, предложить им ответить на вопрос «Как проводить планерки в нашем офисе, чтобы они стали более продуктивными?». Так можно получить много новых идей.
Причины неэффективности планерок
У каждой компании они свои, и всё же можно выделить несколько фаворитов:
Если на планерках ваши сотрудники выглядят так, пора что-то менять
Как увеличить пользу планерки
Вопрос «Как проводить планёрки более эффективно?» можно решать бесконечно. В этом процессе всегда есть место улучшениям.
Попробуйте взять на вооружение следующие техники:
Заключение
Планерки — вещь полезная, если применять их правильно. Излишек встреч и совещаний демотивирует сотрудников, съедает их рабочее время и ведёт к падению продуктивности.
Чтобы этого не произошло необходимо правильно определить частоту планерок, заранее составлять повестку дня и строго её придерживаться, различными способами мотивировать работников проявлять инициативу. Регулярный контроль эффективности планерок путём анализа итоговых протоколов и их исполнения — лучшая защита от лишней пустой болтовни. А для нарушителей стоит ввести различные санкции, хотя лучше поощрять наиболее активных и дисциплинированных участников.
Когда в компании соблюдены все вышеперечисленные условия, планерки будут способствовать сплочению команды и объединению усилий для достижения общей цели. И эффективность этого инструмента по достоинству оценит каждый сотрудник.
Планёрка с сотрудниками: эффективный план проведения
В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы.
Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро?
Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как планёрка, от основ до готовых шаблонов.
Что это такое
Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, Вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “Опять поговорили ни о чём”.
Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно.
И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планёрка.
И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.
Планёрка – короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.
Ключевое слово – короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.
И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел, сколько длится такая встреча – это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а, как мы уже говорили, совещание.
1. Виды планёрок
Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.
1.1 Время проведения
Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.
Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.
Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.
Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются – внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.
Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали, как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.
1.2 Тема встречи
Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.
Хотя для большинства планёрка – это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.
В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.
Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть – не получится. Это миф.
Составляющие успешной планёрки
Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи. Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.
Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше, потому что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать, что говорить на планёрке.
Часть из списка – очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас.
Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.
План планёрки для внедрения
Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании.
А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей). Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей компании.
Еженедельная планёрка
Время: каждый понедельник в 09.00
Продолжительность: до 30 минут
Это план, как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю. Месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядеть более скромно.
И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас – розница, опт или услуги.
Планёрка с сотрудниками
Планерка — это короткое собрание сотрудников компании, на котором проходит обсуждение текущих дел на предприятии и составление стратегии дальнейшего развития. Планерки проводятся еженедельно, один или два раза.
Не всегда планерки бывают эффективными — многие просто не умеют правильно проводить рабочие встречи. Несмотря на то, что гаджеты и мессенджеры прочно вошли в нашу жизнь, они не заменяют живого общения и не могут сравниться с ним по результативности.
Зачем нужна планерка
Планерка проводится для обсуждения важных тем, которые необходимо поднять при коммуникации с персоналом. Обычно такие совещания требуют обратной связи от сотрудников.
Важное правило планерки — незначительное время проведения. Обычно планерки занимают около 15-30 минут. В редких случаях они проходят на протяжении двух часов, но это уже, скорее, не планерка, а совещание.
Вопросы, которые могут подниматься на планерке:
Виды планерок
Перед тем, как приняться за подготовку регламента планерки, нужно понять, к какому виду она будет относиться. Как правило, их делят по временному критерию:
Правила проведения
Эффективность проведения коротких собраний зависит от соблюдения правил их проведения. Если никакого общего регламента нет, планерки могут не быть результативными, это будет не собрание для решения важных вопросов, а бесполезная беседа. Правил проведения — множество, мы же приведем лишь общие моменты, которые требуют внимания:
План проведения: пример планерки
План проведения планерки у каждой организации свой. Скажем больше: даже внутри одной компании по отделам порядок проведения собрания будет разным. Это зависит от специфики предприятия — она очень влияет на процесс.
Чтобы составить план проведения планерки, достаточно придерживаться следующих правил:
Примерный план проведения планерки может быть следующим:
Проведение виртуальных планерок
Не все сотрудники будут присутствовать на планерке физически. Например, специалисты из другого филиала не могут приехать на собрание к вам в кабинет. Что делать в таком случае?
Сразу оговоримся, отменять проведение планерок не стоит. Помогут современные средства виртуальной связи. Однако у таких планерок есть свои особенности:
Как проверить эффективность собрания
Каждое действие должно иметь результат — особенно в бизнесе. Как понять, что планерка прошла эффективно? Будут ли достигнуты цели и решены задачи?
Для оценки эффективности собрания можно использовать следующие показатели:
Чтобы добиться максимальной эффективности проведения планерок, можно спросить у сотрудников компании напрямую — было ли обсуждение полезно, чем оно им помогло, что стоит добавить в следующее такое собрание. Персонал может предложить интересные идеи, которые легко внедрить в работу команды и сделать ее продуктивнее.
Причины неэффективности планерок
Не всегда планерка проходит так, как хотелось бы руководству. Есть моменты, которые влияют на эффективность собрания. Иногда это зависит даже от степени влияния руководства на коллектив, его авторитета. Также продуктивность коллективной работы может быть снижена, потому что:
Чем интересней и важнее информация, обсуждаемая на планерках, тем выше их эффективность. Давайте сотрудникам инсайты, прокачивайте их мастерство, организовывайте тренинги для профессионального развития и тогда неэффективных планерок в вашей компании не будет.
Увеличить пользу планерки
Что нужно сделать, чтобы улучшить качество планерок? Для этого достаточно следовать простым советам:
Планерка — значимая часть жизни компании. Она позволяет решать вопросы, помогает сотрудникам общаться между собой и понимать, что происходит в организации. Главное правильно подойти к ее планированию и проведению — так собрания будут эффективными и полезными для команды.
Как проводить планерки правильно и эффективно: шпаргалка для руководителя
Из этого материала вы узнаете:
Как проводить планерки, оказывается, знает далеко не каждый руководитель. И в результате многие допускают типичные ошибки во время ежедневной или еженедельной встречи. Чтобы она не превратилась в каторгу для сотрудников, важно ответственно подготовиться к планерке и все продумать до мелочей.
Прежде всего следует набросать план, по которому потом вести обсуждение важной темы. Говорить должен не только один спикер, участвовать обязаны все. Только так можно добиться сплоченности коллектива. Если планерка будет интересной и важной, люди не станут на нее опаздывать, а наоборот, постараются усердней предлагать новые идеи.
Необходимость планерок для руководителя
Чтобы вникнуть в тонкости описываемого процесса, для начала определимся с понятием «планерка».
Планерка – это кратковременное собрание коллектива, на котором обсуждаются актуальные задачи, планируется стратегия последующей работы.
Ключевая особенность планерок заключается именно в их кратковременности. Как правило, продолжительность подобных собраний не превышает 20 минут. Если руководитель любит долгие, пространные беседы или попросту не знает, как проводить планерку с подчиненными, действие может растянуться на час и более. К такому процессу логичнее применять определение «совещание».
Не стоит недооценивать значение регулярных планерок и совещаний для деятельности отдельных сегментов и всей компании в целом. Важно, чтобы летучки организовывались систематически как с генеральным директором, так и без его участия.
Преимущества проведения планерок:
Поощряйте сотрудников высказывать свои предложения. Например, если нововведение будет одобрено руководством и принесет прибыль, предложивший его сотрудник получит премию, либо процент от прибыли за первый месяц использования идеи. Подобную систему используют многие известные компании, например DeLL. Предложенный неким сотрудником сервис Idea Storm был одобрен руководством и принес не один миллион прибыли, снизив при этом расходы и усовершенствовав способы взаимодействия с потребителем.
Отечественные компании также не остались в стороне. Так, сотрудник одного из крупнейших банков России – Сбербанка – подсказал, как можно сократить время и расходы на перемещение инкассаторов. Ранее записи в Книгу внутреннего учета инкассаций вносились ежедневно, для чего требовалось совершать дополнительный заезд в офис. Один из инкассаторов предложил вносить записи один раз в неделю. За эту идею он получил около 300 тысяч рублей.
Простой пример планерки в отделе продаж
Приведем пример, как провести планерку в коллективе:
Распространенные виды планерок
Понять, как проводить планерки, чтобы они были эффективными, поможет определение вида конкретной встречи.
Планерки разграничивают по нескольким критериям.
4 популярные темы для планерки
Структура, продолжительность деловых встреч бывают разными, так как проводить планерки с сотрудниками нужно исходя из тематики:
Составляющие любой планерки
До приведения конкретных примеров разберемся с ключевыми моментами планерок. Ведь нас волнует не само собрание, а именно способы его проведения.
4 этапа проведения утренней планерки
1. Выявление целей планерки
Для деятельности компании важно планирование и представление результатов, которых она должна добиться. Исходя их основополагающих целей, начальник может составить четкий план, руководство для сотрудников. Из предложенного списка выберите подходящие именно вам цели:
Основная цель любого собрания внутри компании – планирование. Важно не перегружать ежедневный план каждого сотрудника – трех целей и одного фокуса вполне достаточно. Будет лучше, если сотрудник самостоятельно составит себе план на день и покажет его руководителю. Для постановки выполнимых задач прекрасно подойдет методика SMART.
Видя перед собой конкретные цифры, составлять и реализовать план гораздо проще. Визуально воспринимать информацию намного удобнее, поэтому для наглядности используйте доску или проектор, на которых будут видны задачи, графики и т. д. Выделяйте дневной фокус маркером и акцентируйте на нем внимание в речи. Попросите сотрудников записать планы в свои блокноты.
Нередко сотрудники сохраняют дистанцию и стараются лишний раз не обращаться к вышестоящему должностному лицу. Если возникают сложности, они скорее попросят помощи у коллеги, чем у руководителя. Но коллеги далеко не всегда обладают достаточной компетентностью в том или ином вопросе.
Налаживание контакта с каждым своим подчиненным крайне важно. Человек, который вам доверяет, не будет бояться сообщить о возникшей проблеме и попросить помощи в ее решении. От руководителя требуется спокойно выслушать сотрудника, не обвинять его, а постараться найти решение, назначить ответственных и обозначить сроки выполнения. В конечном итоге от этого выиграют все.
У каждого человека есть что-то, в чем он превосходит других. У кого-то это скорость выполнения работы, у кого-то – точность и аккуратность. Обсуждая план работ, позвольте сотрудникам рассказать, в чем они хороши, что дает им возможность работать более продуктивно. Подайте положительный пример – поделитесь своими «фишками». Подтолкните их к обсуждению, поинтересуйтесь, какие приемы помогают им в работе.
Используйте различные варианты, например, устройте «игровую» планерку, где можно будет смоделировать различные ситуации и предложить сотрудникам найти выход из них. Также планерки отлично подходят для обучения: пройдитесь по скриптам продаж, повторите представление продукта, рекламные акции и так далее. Следите, чтобы участвовали все, вовлекайте неинициативных сотрудников. Важно, чтобы никто не застаивался, развитие одного сотрудника автоматически влечет развитие всей компании.
Помните сами и напоминайте работникам, что коллектив – это одна семья. Чаще употребляйте слова «мы», «наше», «команда». Делитесь с людьми успехами, даже самыми незначительными, обсуждайте прошедшие события. Общая внутренняя рассылка по электронной почте, конечно, важна, но не факт, что все ее читают. В любом случае приятнее услышать все из первых уст.
Даже если порадоваться нечему, коллектив должен быть в курсе проблем. Возможно, кто-то из сотрудников предложит действительно стоящее решение. Не забывайте о датах, имеющих значение как для компании, так и для каждого работника (дни рождения, дата основания фирмы и т. д.).
Не всегда планерка – это только обсуждение планов и проблем. Иногда полезно отвлечься от работы, пообщаться и зарядиться положительной энергией. Сделать это помогут:
Думая о том, как проводить планерки в коллективе в качестве руководителя, не забывайте правило: сохраняйте позитивный настрой, что бы ни случилось. Благоприятная атмосфера – залог продуктивной работы. Не ругайте и не упрекайте подчиненных, особенно с утра. Применяйте цели, рассмотренные выше, однако не все из них требуют упоминания в рамках одной планерки.
2. Формирование регламента
После определения целей планерки можно переходить к составлению плана собрания. Хорошо, если регламент будет распечатан и вывешен на стене места встречи. Впишите в план предполагаемую продолжительность планерки. Если обойтись без «воды», вполне возможно уложиться в 15 минут, этого времени достаточно, чтобы прояснить суть и настроить коллектив на работу. Также следует расписать тезисы, темы, которые будут освещены.
3. Подготовительный этап
Подготовка крайне важна, если вы хотите разобраться в том, как проводить планерки с сотрудниками. Чек-лист собрания необходимо составить накануне. Каждодневные задачи должны коррелировать с перспективами на будущее и принимать во внимание текущие проблемы. Помимо основных тем, впишите в список сопутствующие разделы беседы: отвлеченные новости для поднятия настроения, мероприятия, проведенные ранее, обмен опытом.
4. Проведение планерки
Действуйте в соответствии со своим планом. Поздоровайтесь, спросите, каков настрой коллектива. Старайтесь не терять из вида часы, чтобы не затягивать встречу более чем на четверть часа. Отслеживайте реакцию сотрудников на каждый пункт чек-листа. Это поможет понять, какие темы интересны коллективу, и избежать ошибок в будущем.
Информацию, не заинтересовавшую сотрудников, в следующий раз либо подайте иначе, либо вовсе не включайте в свою речь.
Секреты проведения эффективных планерок
Составление списка правил проведения планерок поможет вам сделать их более продуктивными. Несмотря на то что собрания, как и коллективы, бывают разные, проблемы у них зачастую одинаковые.
Не все воспринимают планерки всерьез, поэтому опоздания отнюдь не редкость. Приход опоздавшего может сбить с мысли оратора и отвлечь слушателей, поэтому подобные нарушения необходимо искоренять. Система штрафов, конечно, эффективна, но вряд ли положительно повлияет на отношение сотрудников к руководителю. Поэтому лучше совместными усилиями придумать полушутливое наказание для опоздавших: спеть песню, принести торт, рассказать смешную историю и т. п. Отметим, что при видимой несерьезности подобных санкций необходимо неукоснительное их соблюдение.
Планерки должны оговариваться заранее и, желательно, проводиться в одно и то же время. Это позволит сотрудникам не находиться постоянно в подвешенном состоянии, а спокойно подготовиться, зная, что собрание будет проходить в такое-то время.
Следите за временем! Если в регламенте оговорено время собрания 15 минут, оно не должно длиться полчаса. Долгие заседания малопродуктивны. Как правило, они затягиваются из-за неумения руководителя кратко изложить свои мысли и правильно распределить временные ресурсы. Создавайте рабочие группы для проработки организационных моментов, чтобы слушатели не уснули во время обсуждения деталей.
Если в компании практикуется тоталитарный стиль правления, то на собраниях сотрудники лишь молча слушают руководителя, боясь вставить хоть слово и ожидая, когда же все закончится. Суть планерок заключается именно в обсуждении, обмене мнениями, в котором принимают участие все работники предприятия.
Не допускайте, чтобы кто-либо из участников перехватывал инициативу, выдвигая на первый план свои собственные вопросы. Это может привести к срыву собрания, поскольку все начнут высказываться наперебой, не слушая друг друга. Оговорите время для решения персональных проблем, чтобы не отвлекаться на них во время планерки.
Суть подобных собраний – в достижении обозначенных целей. Задача руководителя – следить за выполнением оговоренного плана, не давая сотрудникам игнорировать его распоряжения.
Проверить, насколько эффективным было собрание, поможет обратная связь от сотрудников. Чтобы ее получить, спросите присутствовавших на планерке, помнят ли они, какие темы были освещены. Проведите этот опрос спустя пять минут после встречи, через три часа и через день. Информация должна быть зафиксирована, иначе в планерках нет никакого смысла.
Нюансы проведения виртуальной планерки
Если все сотрудники компании работают в одном здании и собрать их вместе не составляет труда, летучки проводятся легко, не отнимая много времени и сил. Но как проводить планерки с сотрудниками, работающими удаленно?
Здесь приходят на помощь современные технологии: web-камеры и специальные программы позволяют общаться с людьми, находящимися на другом конце земного шара. Так почему бы не использовать их для проведения планерок?
Однако в организации виртуальных собраний присутствуют некоторые нюансы, о которых необходимо помнить:
6 причин, почему планерка неэффективна
1. Есть ли смысл моего пребывания здесь?
Нередко сотрудник идет на собрание просто потому, что так надо (директор заставил, все пошли и я пошел), совершенно не понимая, зачем ему там находиться. Он скучает и ждет, чтобы это побыстрее закончилось и он смог вернуться к работе.
Корень проблемы состоит в том, что руководитель и сам зачастую не знает, зачем нужна эта планерка. Он подписывает на нее всех сотрудников независимо от необходимости их присутствия на данном обсуждении.
А в итоге работники тратят время и силы на то, без чего вполне можно обойтись. Поэтому так важно на этапе подготовки составить список заинтересованных участников.
2. Планерка или дружеская беседа?
Как часто, потратив четверть часа на собрание, сотрудники остаются в недоумении: их звали для обсуждения объемов продаж, а в итоге обменялись последними новостями, и лишь в конце начальник сказал: «Идите работайте, мы отстаем от плана».
Отсутствие четкой структуры совещания, пустые разговоры оказывают пагубное влияние на продуктивность всех членов коллектива. Если даже руководитель не заинтересован в обсуждении стратегии, зачем рядовому сотруднику заморачиваться?
3. Обсуждения без результата
Можно провести тысячу планерок, но так и не добиться результатов. Вы тратите время и энергию, но не достигаете поставленных целей. Продажи падают, сотрудники не испытывают интереса ни к этим собраниям, ни к работе, а проблемы так и остаются нерешенными.
Как верно отметил сотрудник компании Halocracy One, причиной гибели большинства компаний является не голод, а несварение желудка. Совещания без цели и результата как раз и есть такое несварение.
Михаил Дашкиев о Сергее Азимове
4. Уход от темы
Проблема уклонения от повестки дня распространенная и весьма опасная. Она нервирует сотрудников и отрицательно сказывается на работе компании.
Подчас руководители считают, что собрать коллектив в одном помещении и озвучить первую проблему достаточно для проведения эффективной планерки. Это далеко не так, и вот почему:
Все это приводит к соревнованию проблем за право быть обсужденными в первую очередь. Крайне неэффективное занятие.
5. Протоколы совещания, не несущие никакой ценности
Ни одну планерку нельзя считать удачной, если по ее завершении в головах участников не осталось никакой полезной информации.
Вы потратили время и силы, провели, как вам кажется, отличное собрание, секретарь составил протокол в 10 листов, размножил и отправил его всем сотрудникам. Кажется, все идеально. Но чего будет стоить вся эта работа, если никто даже не откроет сей «талмуд», не ознакомится с его содержанием и, конечно, не выполнит поставленные в нем задачи?
Опасности подстерегают на каждом шагу. Даже профессионально проведенная планерка не будет стоить затраченных усилий, если по ее итогам не окажется решенной ни одна из выявленных проблем. И дело не в отсутствии их решения.
Данная ошибка многое может сказать о состоянии дисциплины в компании. На первый взгляд все может быть отлично: все пришли вовремя, внимательно выслушали руководителя, отвечали на вопросы и вставляли дельные комментарии, но, едва они покинули место совещания, информация покинула их сознание, а желание выполнять предписания рассеялось как дым.
Это все лирика, конечно, но следить за исполнением протокола так же важно, как проводить планерки.
6. Битва умов
Все мы хотим признания, хотим доказать, что мы тоже чего-то стоим, но порой это желание превращается в идею-фикс и мешает работе.
Наверняка в каждом коллективе есть один-два сотрудника, считающих, что они умнее руководителя и их идеи принесли бы компании гораздо больше пользы. Такие люди могут перебивать ведущего, спорить с ним, предоставляя остальным молча наблюдать за этим состязанием.
Причем тема собрания может быть любой, они всегда стараются вставить свои «пять копеек», продвигая собственную идею.
Такой подход оставляет в стороне других участников планерки, которые боятся произнести хоть слово, опасаясь нападок негласных лидеров. Это чревато сведением ценности планерки к нулю. Руководитель и чрезмерно инициативный сотрудник пытаются перекричать друг друга, все уже забыли о повестке дня, кто-то делает ставки на исход поединка.
Нужно пресекать такие ситуации, поскольку вместо адекватного обсуждения насущных проблем планерка рискует превратиться в поле боя, где не будет победителей.
Как же проводить планерки, чтобы они были эффективными? Важно понимать, что подобное мероприятие проводится не просто так, для галочки, у него есть вполне определенные цели и задачи, и подходить к нему нужно ответственно как руководителю, так и подчиненным.
Готовьтесь к планеркам заранее, репетируйте речь, если не уверены в силе своего убеждения. Старайтесь делать собрания интересными для всех, мотивирующими. Анализируйте все встречи, делайте выводы, работайте над ошибками. Относитесь к планеркам со всей серьезностью, тогда и сотрудники проникнутся их важностью.
Соблюдение всех перечисленных выше правил поможет проводить результативные планерки, делать коллектив сплоченной командой и вести компанию к успеху.
Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно