Как it-решения для организации командировок экономят деньги и время бизнеса.
Что говорят о платформе SmartWay те, кто уже попробовал
Почему бизнес переходит на онлайн-решения для организации командировок
Как работают онлайн-решения и что дают бизнесу
Стоимость билетов и отелей. Платформы подключаются к десяткам поставщиков и сравнивают цены в режиме реального времени. Как итог, пользователи получают лучшую цену на конкретный билет или номер в отеле. Менеджеры агентства не имеют возможности моментально сравнить разных поставщиков и в целом заинтересованы продать самый дорогой вариант, чтобы получить дополнительную комиссию. Поэтому часто клиенты не получают лучшие условия.
Прозрачное ценообразование. Работая с агентствами, клиент вынужден оплачивать все их высокие операционные расходы. Заявки приходят по электронной почте или телефону и требуют времени сотрудника: он должен прочитать заявку, связаться с заказчиком, уточнить детали, подобрать варианты, согласовать, выкупить и отправить ваучеры. Время этого сотрудника всегда оплачивает клиент и чаще всего за счет скрытых наценок. Онлайн-платформы — это автоматизированный бизнес, люди только оказывают тревел-поддержку.
Возможность интеграции. Сервис хранит данные о сотрудниках и поездках централизованно, поэтому компании могут интегрироваться с платформой. Например, можно подключить интеграцию с учетной системой и автоматически передавать в нее информацию для создания авансовых отчетов.
Как реализован контроль затрат на командировки
Два главных преимущества для бухгалтерии: интеграция с «1С» и гибкие закрывающие
Билеты автоматически загружаются в «1С: Бухгалтерию» и учитываются по факту покупки. При создании авансового отчета билеты автоматически прикрепляются к нему, а НДС попадает в книгу покупок.
Если сотрудник заполнил авансовый отчет внутри системы Smartway, то он автоматически загрузится в «1C». Бухгалтеру необходимо только подтвердить данные и провести отчет.
формируются с любой периодичностью;
могут разделяться по видам услуг, центрам затрат или формироваться на каждую покупку, вы сами выбираете, как вам удобно;
копии всегда доступны в сервисе, а оригиналы отправляются по почте или ЭДО.
Аналитика настраивается под компанию: вы сами выбираете, какие метрики должны анализироваться и в каком разрезе — проектов, департаментов, холдингов или в любых других форматах.
Интеграция с ERP-системой: все затраты на командировки будут автоматически учитываться и разноситься по правильным полям «1С».
Все действия сотрудников сохраняются в системе: всегда можно посмотреть, кто согласовал поездки, кто приобретает билеты в последний момент, а кто нарушает тревел-политики.
Все данные о сотрудниках сохраняются, не надо каждый раз вводить паспортные данные или отправлять их в агентство.
Контроль тревел-политик: тревел-менеджерам необязательно держать в голове, что Иван Петрович может купить билет за 5 тысяч, а Петр Иваныч — за 10 тысяч рублей. Система сама проверит соответствие и предупредит, если тревел-политика нарушена.
Бесплатная отмена авиабилетов. Если вы купили билет по ошибке, то в течение нескольких часов вы можете бесплатно его сдать, даже если это невозвратный тариф. Этот функционал полностью автоматический, вам не придется писать и ждать ответа менеджера.
Если у вашей компании есть прямые договоры с авиаперевозчиками или гостиницами, то эти условия будут автоматически отражены в системе.
Что говорят о платформе SmartWay те, кто уже попробовал
Почувствуйте разницу Додо пицца, Револют, Gett и другие бренды рассказали, как они организовали командировки
Сотрудники заметили разницу: как в Alvarez & Marsal организовали командировки с помощью Smartway
Количество сотрудников: 50
Количество командировок: 700–1000 в год
Основные направления: Россия, СНГ, Восточная Европа
Штат у нас небольшой, специальных тревел-менеджеров нет, поэтому командировками занимаются сотрудники административного отдела. Раньше мы сотрудничали с туристическим агентством, где заявки от нашей компании обрабатывались вручную. Это иногда приводило к ошибкам при бронировании поездок. Когда мы увидели в СМИ статью о Smartway, решили попробовать и подключились к сервису.
Со Smartway бронирование стало гораздо оперативнее. Мы можем без вовлечения сотрудников туристического агентства, самостоятельно через личный кабинет на сайте Smartway, оформлять командировки онлайн — забронировать одну поездку можно буквально за пару минут. Зачастую для нас это критично, когда необходимо сделать всё очень быстро.
Еще нам нравится, что в Smartway можно сохранять направления, рейсы и отели в избранном. Благодаря понятному интерфейсу нужную услугу — покупку билетов, трансфер, подбор гостиницы — мы можем выбрать в два клика. А автоматическая отправка билетов и ваучеров после покупки на почту сотрудника и административного отдела способствует быстрому обмену информацией.
Ну, и немаловажное преимущество сервиса — отчетность. Мы настроили доступ для сотрудника финансового департамента, он видит затраты на поездки в каждом проекте и получает готовые документы для бухгалтерии. Возможность выбора кост-центра значительно облегчает работу. В Smartway даже можно настроить, с какой периодичностью в личном кабинете будут появляться закрывающие документы, и есть удобные аналитические инструменты, которые облегчают анализ по любым параметрам.
Я уверена, что все сотрудники заметили разницу при переходе на Smartway. Я и сама ее почувствовала. Недавно ездила в Лондон, оплатила поездку в сервисе и сразу получила билеты и бронь на e-mail.
В какой-то момент поездки стали включать несколько стран и городов: как в «Додо Пицце» организовали командировки
Количество сотрудников: 300+
Количество командировок: 1000+ в год
Основные направления: Китай и Великобритания, Санкт-Петербург и Сыктывкар
Раньше каждый сотрудник планировал поездку самостоятельно и оставлял заявку на командировку в «Google Формах». Затем заявка отправлялась в разные агентства, с которыми мы работали. Это существенно замедляло процессы, которые и без этого никак не регламентировались. Когда командировки стали ежедневными, а поездки стали включать несколько стран и городов, вопрос оптимизации бронирования встал ребром.
Мы технологичная компания и выбираем цифровые решения, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы. Поэтому, когда услышали от партнеров про возможности Smartway, сразу решили попробовать.
Результат нас устраивает. Теперь сотрудники подают заявки на поездки через систему внутреннего документооборота, где сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через Smartway. Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе и что интерфейс действительно удобный. Я могу купить билеты, пока еду на работу, через приложение для телефона. Иногда приходится оформлять билеты в день отправления, поэтому простота использования системы и оперативность работы службы поддержки являются приоритетом.
Помимо этого, раньше много сил тратилось на отчетность. Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии.
Сгонять в Лондон: как путешествуют сотрудники Revolut
Количество сотрудников: 1500+
Количество командировок: 300+ в год
Основные направления: Лондон, Краков, Москва, Санкт-Петербург
Раньше мы пользовались b2c-агрегаторами. С одной стороны, это было удобно: позволяло найти самый удачный вариант для сотрудников и не тратить время на общение с менеджером агентства. С другой стороны, сотрудники тратили время на сбор чеков и счетов-фактур, а бухгалтерии приходилось следить за этим. С увеличением числа командировок острее встал и вопрос менеджмента: нам необходимо знать, кто из сотрудников улетел и когда он вернется, а единой и удобной базы не было.
Всё это было неэффективно, и мы решили перейти на специализированное решение. При выборе подрядчика в первую очередь смотрели на уровень технологии и возможности системы. В нашей компании основной фокус всегда направлен на автоматизацию процессов, чтобы не привлекать людей к выполнению простой рутинной работы, которую может сделать робот.
Изучив рынок, выбрали Smartway: решение позволяло не менять существующие процессы в компании, но минимизировать головную боль с оплатами, документами и отчетностью. Удобство поиска билетов и отелей через Smartway сопоставимо с топ-порталами бронирования, но основное преимущество — это возможность организовать командировку — авиабилеты, экспресс в аэропорт, отель — полностью через одну систему.
Мы создали аккаунты всем сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать удобные варианты. Если раньше они искали билеты и размещение на агрегаторах, оплачивая то и другое по отдельности, сейчас они делают всё внутри одной системы. Плюс при бронировании жилья через известные всем порталы возникала ситуация, когда корпоративная карта нужна была только для брони, а оплачивать всё равно нужно было при въезде. Это очень неудобно как для сотрудника, так и для бухгалтерии. Оплачивая гостиницу через Smartway, мы облегчили себе как процесс организации самой командировки, так и сбор закрывающих документов.
А чтобы не проверять каждый забронированный билет, мы ввели общие ограничения по стоимости. Если заявка не выходит за пределы лимита, сотрудник может самостоятельно всё оплатить, а если стоимость поездки выше, понадобится согласование. Еще мы подключили встроенную интеграцию с «1С: Бухгалтерией»: теперь на основе информации из сервиса проводки автоматически формируются и подтягиваются к авансовым отчетам. Единственное, чего нам не хватает, — это возможности бронировать апартаменты из Airbnb и покупать билеты европейских лоукостеров.
Как it-решения для организации командировок экономят деньги и время бизнеса.
Что говорят о платформе SmartWay те, кто уже попробовал
Почему бизнес переходит на онлайн-решения для организации командировок
Как работают онлайн-решения и что дают бизнесу
Стоимость билетов и отелей. Платформы подключаются к десяткам поставщиков и сравнивают цены в режиме реального времени. Как итог, пользователи получают лучшую цену на конкретный билет или номер в отеле. Менеджеры агентства не имеют возможности моментально сравнить разных поставщиков и в целом заинтересованы продать самый дорогой вариант, чтобы получить дополнительную комиссию. Поэтому часто клиенты не получают лучшие условия.
Прозрачное ценообразование. Работая с агентствами, клиент вынужден оплачивать все их высокие операционные расходы. Заявки приходят по электронной почте или телефону и требуют времени сотрудника: он должен прочитать заявку, связаться с заказчиком, уточнить детали, подобрать варианты, согласовать, выкупить и отправить ваучеры. Время этого сотрудника всегда оплачивает клиент и чаще всего за счет скрытых наценок. Онлайн-платформы — это автоматизированный бизнес, люди только оказывают тревел-поддержку.
Возможность интеграции. Сервис хранит данные о сотрудниках и поездках централизованно, поэтому компании могут интегрироваться с платформой. Например, можно подключить интеграцию с учетной системой и автоматически передавать в нее информацию для создания авансовых отчетов.
Как реализован контроль затрат на командировки
Два главных преимущества для бухгалтерии: интеграция с «1С» и гибкие закрывающие
Билеты автоматически загружаются в «1С: Бухгалтерию» и учитываются по факту покупки. При создании авансового отчета билеты автоматически прикрепляются к нему, а НДС попадает в книгу покупок.
Если сотрудник заполнил авансовый отчет внутри системы Smartway, то он автоматически загрузится в «1C». Бухгалтеру необходимо только подтвердить данные и провести отчет.
формируются с любой периодичностью;
могут разделяться по видам услуг, центрам затрат или формироваться на каждую покупку, вы сами выбираете, как вам удобно;
копии всегда доступны в сервисе, а оригиналы отправляются по почте или ЭДО.
Аналитика настраивается под компанию: вы сами выбираете, какие метрики должны анализироваться и в каком разрезе — проектов, департаментов, холдингов или в любых других форматах.
Интеграция с ERP-системой: все затраты на командировки будут автоматически учитываться и разноситься по правильным полям «1С».
Все действия сотрудников сохраняются в системе: всегда можно посмотреть, кто согласовал поездки, кто приобретает билеты в последний момент, а кто нарушает тревел-политики.
Все данные о сотрудниках сохраняются, не надо каждый раз вводить паспортные данные или отправлять их в агентство.
Контроль тревел-политик: тревел-менеджерам необязательно держать в голове, что Иван Петрович может купить билет за 5 тысяч, а Петр Иваныч — за 10 тысяч рублей. Система сама проверит соответствие и предупредит, если тревел-политика нарушена.
Бесплатная отмена авиабилетов. Если вы купили билет по ошибке, то в течение нескольких часов вы можете бесплатно его сдать, даже если это невозвратный тариф. Этот функционал полностью автоматический, вам не придется писать и ждать ответа менеджера.
Если у вашей компании есть прямые договоры с авиаперевозчиками или гостиницами, то эти условия будут автоматически отражены в системе.
Что говорят о платформе SmartWay те, кто уже попробовал
Почувствуйте разницу Додо пицца, Револют, Gett и другие бренды рассказали, как они организовали командировки
Сотрудники заметили разницу: как в Alvarez & Marsal организовали командировки с помощью Smartway
Количество сотрудников: 50
Количество командировок: 700–1000 в год
Основные направления: Россия, СНГ, Восточная Европа
Штат у нас небольшой, специальных тревел-менеджеров нет, поэтому командировками занимаются сотрудники административного отдела. Раньше мы сотрудничали с туристическим агентством, где заявки от нашей компании обрабатывались вручную. Это иногда приводило к ошибкам при бронировании поездок. Когда мы увидели в СМИ статью о Smartway, решили попробовать и подключились к сервису.
Со Smartway бронирование стало гораздо оперативнее. Мы можем без вовлечения сотрудников туристического агентства, самостоятельно через личный кабинет на сайте Smartway, оформлять командировки онлайн — забронировать одну поездку можно буквально за пару минут. Зачастую для нас это критично, когда необходимо сделать всё очень быстро.
Еще нам нравится, что в Smartway можно сохранять направления, рейсы и отели в избранном. Благодаря понятному интерфейсу нужную услугу — покупку билетов, трансфер, подбор гостиницы — мы можем выбрать в два клика. А автоматическая отправка билетов и ваучеров после покупки на почту сотрудника и административного отдела способствует быстрому обмену информацией.
Ну, и немаловажное преимущество сервиса — отчетность. Мы настроили доступ для сотрудника финансового департамента, он видит затраты на поездки в каждом проекте и получает готовые документы для бухгалтерии. Возможность выбора кост-центра значительно облегчает работу. В Smartway даже можно настроить, с какой периодичностью в личном кабинете будут появляться закрывающие документы, и есть удобные аналитические инструменты, которые облегчают анализ по любым параметрам.
Я уверена, что все сотрудники заметили разницу при переходе на Smartway. Я и сама ее почувствовала. Недавно ездила в Лондон, оплатила поездку в сервисе и сразу получила билеты и бронь на e-mail.
В какой-то момент поездки стали включать несколько стран и городов: как в «Додо Пицце» организовали командировки
Количество сотрудников: 300+
Количество командировок: 1000+ в год
Основные направления: Китай и Великобритания, Санкт-Петербург и Сыктывкар
Раньше каждый сотрудник планировал поездку самостоятельно и оставлял заявку на командировку в «Google Формах». Затем заявка отправлялась в разные агентства, с которыми мы работали. Это существенно замедляло процессы, которые и без этого никак не регламентировались. Когда командировки стали ежедневными, а поездки стали включать несколько стран и городов, вопрос оптимизации бронирования встал ребром.
Мы технологичная компания и выбираем цифровые решения, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы. Поэтому, когда услышали от партнеров про возможности Smartway, сразу решили попробовать.
Результат нас устраивает. Теперь сотрудники подают заявки на поездки через систему внутреннего документооборота, где сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через Smartway. Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе и что интерфейс действительно удобный. Я могу купить билеты, пока еду на работу, через приложение для телефона. Иногда приходится оформлять билеты в день отправления, поэтому простота использования системы и оперативность работы службы поддержки являются приоритетом.
Помимо этого, раньше много сил тратилось на отчетность. Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии.
Сгонять в Лондон: как путешествуют сотрудники Revolut
Количество сотрудников: 1500+
Количество командировок: 300+ в год
Основные направления: Лондон, Краков, Москва, Санкт-Петербург
Раньше мы пользовались b2c-агрегаторами. С одной стороны, это было удобно: позволяло найти самый удачный вариант для сотрудников и не тратить время на общение с менеджером агентства. С другой стороны, сотрудники тратили время на сбор чеков и счетов-фактур, а бухгалтерии приходилось следить за этим. С увеличением числа командировок острее встал и вопрос менеджмента: нам необходимо знать, кто из сотрудников улетел и когда он вернется, а единой и удобной базы не было.
Всё это было неэффективно, и мы решили перейти на специализированное решение. При выборе подрядчика в первую очередь смотрели на уровень технологии и возможности системы. В нашей компании основной фокус всегда направлен на автоматизацию процессов, чтобы не привлекать людей к выполнению простой рутинной работы, которую может сделать робот.
Изучив рынок, выбрали Smartway: решение позволяло не менять существующие процессы в компании, но минимизировать головную боль с оплатами, документами и отчетностью. Удобство поиска билетов и отелей через Smartway сопоставимо с топ-порталами бронирования, но основное преимущество — это возможность организовать командировку — авиабилеты, экспресс в аэропорт, отель — полностью через одну систему.
Мы создали аккаунты всем сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать удобные варианты. Если раньше они искали билеты и размещение на агрегаторах, оплачивая то и другое по отдельности, сейчас они делают всё внутри одной системы. Плюс при бронировании жилья через известные всем порталы возникала ситуация, когда корпоративная карта нужна была только для брони, а оплачивать всё равно нужно было при въезде. Это очень неудобно как для сотрудника, так и для бухгалтерии. Оплачивая гостиницу через Smartway, мы облегчили себе как процесс организации самой командировки, так и сбор закрывающих документов.
А чтобы не проверять каждый забронированный билет, мы ввели общие ограничения по стоимости. Если заявка не выходит за пределы лимита, сотрудник может самостоятельно всё оплатить, а если стоимость поездки выше, понадобится согласование. Еще мы подключили встроенную интеграцию с «1С: Бухгалтерией»: теперь на основе информации из сервиса проводки автоматически формируются и подтягиваются к авансовым отчетам. Единственное, чего нам не хватает, — это возможности бронировать апартаменты из Airbnb и покупать билеты европейских лоукостеров.
Smartway что это такое
Как сэкономить деньги и время на командировках. Inc. протестировал решение Smartway
Автор: Надежда Орлова
Иллюстрации: Анастасия Пожидаева
В большинстве компаний организация командировок — долгий процесс, который отнимает кучу времени, денег и нервов. На самом же деле, благодаря специальным платформам весь процесс можно оптимизировать и сократить буквально до пяти кликов. Мы протестировали одно из таких решений — сервис Smartway. Рассказываем, что из этого получилось.
Для тех, у кого нет времени читать подробный обзор
Главные выводы по итогам тестирования сервиса Smartway:
цены на авиабилеты не отличаются от покупки напрямую, цены на отели в большинстве своём аналогичны букингу;
аналитика строится хорошая, но реально она нужна, когда у компании десятки или сотни поездок каждый месяц;
формирование авансовых отчётов действительно упрощается за счёт встроенной интеграции с «1С»;
абонентская плата без сервисных сборов становится выгодной, когда в компании от 20 билетов в месяц;
мобильное приложение с полноценным функционалом — очень удобно.
Что за платформы для командировок и зачем они бизнесу?
B2B платформы — это следующий этап развития корпоративных поездок. Компания заключает договор и получает доступ в личный кабинет, где доступны все варианты билетов, отелей и других сервисов, необходимых для деловой поездки. Бизнес может открыть подаккаунты для сотрудников и задать правила и ограничения, чтобы быть уверенным, что покупки будут проходить согласно корпоративным правилам. Таким образом компания держит под контролем расходы на поездку. При этом круглосуточная поддержка сотрудников и возможность заказать нестандартные опции остаётся. Стоимость таких решений ниже, так как не нужно содержать штат агентов, которые только разбирают письма и отправляют варианты билетов в ответ.
Дополнительные бонусы: все данные хранятся в едином месте и на их основе можно построить качественную аналитику. Также такие решения легко интегрируются с внутренними системами документооборота и учёта.
О командировках Inc.
Сотрудники Inc. ездят в командировки не часто. Однако бывают международные бизнес-конференции или выступления известных спикеров, на которых приходится присутствовать лично. Раньше, как правило, сотрудник самостоятельно бронировал билеты и гостиницу через всем известные b2c сервисы, в некоторых случаях этим занимался секретарь или бухгалтер.
Не раз это приводило к дополнительным расходам. Например, наш сотрудник собирался на крупный международный форум. Он выбрал один из последних подходящих вариантов, но не смог расплатиться своей картой — платежи не проходили. Пока решал вопрос с банком, бронь слетела и пришлось покупать билеты с более высокой стоимостью и лететь с пересадкой. Итог — компания переплатила, а сотрудник потерял в поездке много времени.
Такое положение дел нас не сильно устраивало, хотелось навести порядок в процессах и в тоже время сохранить возможность выбора для сотрудников. Обычное турагентство с заказами по почте или телефону мы не рассматривали — это дорого и неудобно, так как сотрудники тратят на переписку с посредником больше времени, чем если занимаются организацией самостоятельно. В итоге было решено протестировать платформу Smartway.
