rfi rfp rfq что такое
Запрос предложения (англ. Request for Proposal, RFP) — документированный запрос организации, заинтересованной в приобретении каких-либо товаров или услуг. Создается заказчиком для проведения конкурса/аукциона. В которых находят отражение те цели, которых хочет достичь заказчик, KPI, критерии к участникам тендера и ряд других важных показателей.
Применяя RFP при поиске контрагента, организация-Заказчик информируют широкий круг поставщиков о планируемой закупке. Этим действием заказчик стимулирует поставщика к представлению более выгодного предложения, чем при личном обращении. Поставщик осознает, что закупки проводятся на конкурентной основе, и организации-конкуренты также примут участие в RFP. В последние годы такая процедура определения контрагента получила широкое распространение. Дабы соблюсти принцип охвата широкого круга лиц и вовлечь в процесс RFP больше участников рекомендуется делать запрос предложений на специализированных электронных площадках RFP в сети Интернет.
В запросе формулируются цели, требования к проекту, продукту или услуге, определяются критерии качества продукта или услуги, а также объявляются критерии выбора поставщика.
Запрос может диктовать структуру и формат предложений поставщиков для возможности сопоставления предложений.
Ранее термины запрос цены и запрос предложения использовались исключительно в международной торговле, однако, с принятием законов, регулирующих госзакупки, запрос коммерческого предложения является обязательной процедурой при определении начальной цены торгов.
Претенденты возвращают предложение в установленную дату и время. Опоздавшие предложения могут рассматриваться или не рассматриваться, в зависимости от условий начального запроса. Предложения используются, чтобы оценить пригодность подавшего как поставщика, продавца или партнера. По предложениям могут вестись обсуждения (часто разъясняются технические детали или отмечаются ошибки в предложении). В некоторых случаях, всех или только выбранных претендентов могут пригласить участвовать в последующих предложениях, или могут попросить представить своё лучшее техническое и финансовое предложение, обычно называемое Лучшим и Конечным Предложением (англ. Best and Final Offer, BAFO).
Запрос цены (англ. Request for Quotation, RFQ) документированный запрос организации, заинтересованной в приобретении товаров или услуг, к определённой или неопределённой группе поставщиков с целью определения возможных закупочных цен. Используется, когда обсуждения с претендентами не требуются (главным образом, когда спецификации продукта или сервиса уже известны), и когда цена — основной или единственный фактор выбора претендента. RFQ может также использоваться как предварительный шаг перед полноценным запросом предложения для определения общего диапазона цен. В этом сценарии продукты, службы или поставщики могут быть выбраны по результатам RFQ для дальнейшего исследования.
RFQ обычно включает больше чем запрос цены на товар или услугу: часто от поставщиков требуется представить также информацию об условиях платежа, уровень качества товара или объём контракта. Чтобы получить корректные расценки, в RFQ часто включают спецификации товаров или услуг, чтобы удостовериться, что все поставщики предлагают цену для того же товара или услуги. Как правило, поставщики должны ответить на запрос в установленную дату и время. Ценовые предложения могут обсуждаться (часто разъясняют технические возможности или отмечают ошибки в предложении).
Запрос информации (англ. Request for Information, RFI) запрос, который публикует или рассылает организация, заинтересованная в приобретении каких-либо товаров или услуг. Цель документа — собрать письменную информацию о возможностях различных поставщиков. Как правило, запрос предполагает определённый структурированный формат ответа, благодаря чему может использоваться для сравнения информации.
RFI прежде всего используется для сбора информации, чтобы помочь принять решение о последующих шагах. Поэтому RFI редко является заключительным этапом и часто используются в комбинации с запросом предложения (RFP) и запросом цены (RFQ). В дополнение к сбору общей информации, RFI часто используется как приманка, посылаемая широкому кругу поставщиков с целью подготовки потенциального поставщика, разработки стратегии, создания базы данных, и подготовки к RFP или RFQ.
Запрос квалификации (англ. Request for Qualifications, RFQ) является документом, часто распространяемым перед запросом предложения. Он используется для сбора информации о продавцах от разных компаний, чтобы генерировать пул потенциальных клиентов. Он упрощает процесс рассмотрения предложений по RFP благодаря суженному кругу кандидатов с необходимой квалификацией.
Запрос на решение (англ. Request for Solution, RFS) аналогичен RFP, но более открытый и общий. Является коммерческим документом, который описывает технологическую или организационную ситуацию и требует решения для возможных поставщиков решений. Организация, которая сделала данный запрос на решение, ведет диалог с потенциальными поставщиками для определения наилучшего из них.
Запрос на ассоциацию (англ. Request for Association, RFA), также известный как запрос о партнерстве или запрос на альянс, представляет собой предложение от одной стороны к другой за совместную работу (обычно в бизнесе) и общее использование преимуществ этих совместных действий.
Заявка на тендер (англ. Request for Tender, RFT), также известная как Приглашение к тендеру (англ. Invitation to Tender, ITT) обычно используется правительством.
Sidebar
Свежие записи
Свежие комментарии
Архивы
Рубрики
Один из способов сделать тендер более эффективным. Правила процесса RFI.
ОПУБЛИКОВАНО oremizov в 06.02.2017
Каждый раз, когда успешно проводим тендер, мы используем множество различных техник и подходов. Одним из ключевых шагов являются стадии RF(x), что в переводе на русский означает процессы получения информации, условий или цен от поставщиков.
RF(x) — это аббревиатура, которая указывает на три отдельных составляющих (x означает использование нескольких процессов в одном тендере):
RFI – Запрос информации.
RFQ – Запрос на предоставление условий.
RFP – Запрос на предоставление предложения.
В интернете возможно найти большое количество статей и описаний по каждому из пунктов.
В этой заметке я кратко расскажу о некоторых правилах, которые относятся к стадии получения информации от поставщиков (RFI). Их использование поможет более эффективно завершить тендер.
Проверено лично и коллегами множество раз 🙂 Успешных раз….
В большинстве случаев данная стадия является неким упрощенным процессом предварительной оценки большого списка поставщиков на предмет соответствия Вашим требованиям и ожиданиям. RFI может иметь много форм. Например, письма с вопросами на e-mail поставщику, согласованная корпоративная форма со списком стандартных вопросов, официальный документ на вебсайте компании или веб-опросник. Обычно RFI должно содержать вопросы, касающиеся возможностей предоставлять требуемые товары или услуги, финансовой стабильности, положения на рынке, каких-нибудь статистических данных или информации о текущем портфеле клиентов. Имеется в виду общая информация, которая позволит Вам сделать правильную оценку по дальнейшему взаимодействию.
Правило: Ни в коем случае не трактуйте информацию на стадии RFI, как окончательный срез рынка и итоговое решение. Используйте RFI для заполнения Ваших пробелов в понимании каких-либо процессов и возможностей. Интересуйтесь новым, спрашивайте про успешные примеры работы поставщика по направлениям планируемого тендера. Старайтесь не делать общих документов, не отправляйте большие, безумные опросники, на которые получите такие же бессмысленные ответы. Старайтесь точечно задавать вопросы, которые в будущем помогут выбрать лучшего поставщика. Помните, данная стадия является критично важной для новых поставщиков, т.к. Вы в первый раз задаете тон возможного будущего взаимодействия.
Большинство коллег, уверен, скажут, что RFI должен быть неким официальным документом листов так на 20. Но в реальности несколько емэйлов, пара телефонных звонков или короткая встреча будут более эффективными и разумными.
Правило: Прежде чем отправить RFI – позвоните поставщику, которого собираетесь пригласить, и кратко опишите условия и требования. Если участник новый – расскажите о компании. Часто сотрудники просто отправляют RFI по e-mail, ставят сроки, ждут ответа, теряя время тендера на тех, кто не хочет участвовать или просто не получил запрос…
Также я рекомендую запросить у поставщика общую информацию касательно Вашего объема тендера. Это позволит поставщику на этой стадии чувствовать себя более комфортно и не подгонять свое предложение под рамки Вашего RFI.
Цель RFI — не получить окончательное предложение. Цель RFI предоставить Вам полную информацию о товарах или услугах, на которые Вы планируете провести тендер.
По моему опыту, первоначальное обсуждение в телефонном режиме дает не только подробное понимание процессов. Оно также позволяет рассказать поставщику о каких-либо новых технологиях или новых решениях, предлагаемых на рынке. Что будет трудно сделать, если Вы загоните поставщика в рамки формального ответа на формальные документы RFI? Я могу рассказать десятки примеров, когда неформальные переговоры на стадии RFI о ситуации на рынке давали мне возможности оптимизировать планируемый тендер и получить не только лучшие цены, но и современные решения для внутренних заказчиков.
Однако стадия RFI не всегда необходима. Вы вполне можете ее пропустить и сделать поставщику запрос на RFQ/RFP, если действительно уверены в том, что имеете целостную картину.
Правило: Избегайте ситуации, когда RFI трактуется как: «Это будет нелишним», «У нас такие правила — всегда посылать RFI” и т.д. Помните, если у Вас есть полное представление о товарах или услугах, которые планируются в тендере, выпуская RFI, Вы неэффективно используете не только свое личное время, но и заставляете поставщиков делать бессмысленную работу. Это может перерасти в потерю заинтересованности (такое тоже бывало).
Я хочу привести один пример:
В 2009 г. у меня был тендер на услуги по покраске фасада здания. К текущему пулу был найден в Гугле менее крупный поставщик, которому я просто позвонил, описал ситуацию и наши требования. Мы даже посмеялись над ситуацией с требованиями, и во время разговора, как бы между делом, Поставщик спросил меня: «А почему Вы выбрали именно такую краску и именно такую технологию? Ведь можно сделать это и дешевле, и лучше, и не красить фасад каждые два года». Конечно же, после этих слов RFP был изменен. И в итоге все поставщики пула уже предлагали совершенно новое, более эффективное и дешевое решение. Хотя изначально рассматривали старый процесс, как единственно возможный.
Я согласен, правильная стадия RFI не может быть решающим фактором эффективности. Ей вполне под силу расширить границы следующих стадий RFQ/RFP и дать нам возможность получить именно то, что нужно компании — по самой лучшей цене и от самого лучшего поставщика 🙂
@olegremizov
Уважаемые коллеги. Данные статьи я пишу как часть моей небольшой научной работы в профессиональном обучении.
Presales процесс в IT
Всем добрый день. Сегодня я хочу поднять достаточно слабо освещенную, но довольно значимую тему — «presale в IT». В статье я раскрою очень спорные и скользкие моменты предпродажной подготовки, которые стоит знать каждому руководителю:
1. Где в цикле сделки происходит presale?
2. Какие виды запросов от клиентов существуют на данном этапе продаж?
3. Когда стоит вводить в игру presales команду?
4. Роли и функции в presale: что обязательно стоит учесть?
5. Постоянный или временный отдел предпродажной подготовки?
6. Как отслеживать эффективность работы на presale-стадии?
И начну я с аналитики, которая вас точно заинтересует. По данным Harvard Business Review, компании, которые уделяют особое внимание предпродажным процедурам, достигают Win Rate (закрытий сделок) на уровне 40-50% при продаже новым клиентам, и 80-90% — при продаже уже действующим партнерам.
По моим наблюдениям, сегодня средний показатель Win Rate на рынке — 15-25%, в лучшем случае — 30%. Но всегда хочется выше, всегда хочется больше закрытий. И, как показывает анализ, это возможно. Давайте разберемся, с чего начать и как усилить предпродажную подготовку.
От того, в какой момент работать с запросами и потребностями клиентов, зависит ожидаемый эффект. Я предлагаю типовую очередность продаж в IT-сегменте, от которой стоит отталкиваться.
1. Поиск возможностей и привлечение лидов.
2. «Квалификация» лидов по различным, индивидуальным для компании критериям.
3. Генерирование предложения потенциальным клиентам.
5. Онбординг клиента.
6. Ведение клиента и получение регулярного дохода.
7. Поиск возможностей для получения дополнительной прибыли.
Непосредственно на 3 этапе и происходит захват клиента (RFх), а также работа с его запросами. И выполняет такую работу Account executive или Sales Development Representative, либо даже целый RFx отдел. О том, какие роли существуют в отделе продаж и его типовых структурах, я больше рассказываю в этом материале.
Но давайте разберемся, что же конкретно значит «работа с запросами»?
Идентификация запроса клиента – архиважная задача. Ведь от того, насколько верно вы уловите нужды клиента, зависит, насколько правильно вы сформулируете предложение.
RFx (Request for X) — запрос чего-то. И в IT выделяют 4 основных вида запросов:
1. RFI — запрос информации. Наиболее распространенный вид запроса в продажах, хотя и не все понимают, что это именно запрос. Обычно это потребность клиента в уточнении информации о вашей компании, о продуктах вашего бизнеса, исследованиях эффективности услуг, достижениях компании. В данном случае клиент пытается максимально понять, подходите ли вы ему в качестве поставщика. Геолокация, специализация, бэкграунд, аутсорс или аутстафф, продуктовая линейка, миссия и ценности компании — презентуйте себя.
2. RFP — запрос предложения. Самый популярный тип запроса. В данном случае клиент хочет получить конкретику по продукту и цене в отношении четкой задачи или потребности. Отчасти, это КП, которое можно дополнять портфолио, исследованиями или другими материалами по продукту. Чаще всего такие запросы отправляются продуктовым компаниям для сравнения «предмета» закрытия потребности.
3. RFQ — запрос коммерческого предложения. Это сокращенная версия RFP, которая включает информацию об общей стоимости проекта с детализацией по работам, которые будут выполнены в рамках проекта. В данном случае стоит подробно описывать перечень и порядок работ, а также уточнять, какие дополнительные услуги или действия нужно провести для выполнения проекта. Чаще всего отправляется сервисным компаниям, когда результат — понятен, а вот процедуры и сопутствующие бонусы в виде услуг — не очень.
4. RFB — запрос на участие в торгах/тендере. Редкий вид запросов, применяемый, обычно, крупными компаниями в случае отбора поставщиков услуг через тендерные процедуры. В данном случае нужно предложить не варианты решения проблемы клиента с помощью своих услуг, а точную стоимость работ, перечень которых запрашивает клиент.
К сожалению, на сегодня мало компаний разделяет виды запросов, предлагая, обычно, однотипные решения. Если же работа с запросами и происходит в IT-компаниях, то, чаще всего, на эмоциональном уровне, и, не редко, перебрасывается от специалиста к специалисту. Но если предпродажная подготовка имеет такой вес в win rate, возможно, стоит оптимизировать внутренние процессы?
Компании развиваются не по прямой линии, а гибридно, увеличиваясь в разные стороны и плоскости. Чтобы понять, что вот, уже сейчас стоит выводить presale в обособленную единицу компании, изучите несколько направлений:
· Win Rate — как уже упоминалось выше, хороший показатель — 20-30%, удовлетворительный — 15-25%. Процент ниже — звоночек, что стоит усилить работу над запросами клиентов.
· Конверсия (MQL>SQL) (SQL>WIN) — чем меньше клиентов вообще доходят до стадии принятия решения по продажам, тем меньшему количеству клиентов поступают такие предложения.
· Число взаимодействий с клиентом — чем меньше с клиентом общаются для выяснения потребностей, тем больше процесс генерирования предложения похож на угадывание.
· Удовлетворенность клиента — то, насколько услуга смогла удовлетворить клиента, определяет, были ли у него ложные ожидания, которые как раз и формируются во время работы с RFx.
Отсутствие presale в компании — это огромный комок упущенных возможностей. Но понять, стоит ли для него выделять отдельного сотрудника или целую команду, вы можете, лишь очертив ключевые функции и задачи, выполняемые на данном этапе.
RFx, будь-то команда или отдельный сотрудник, выступает связующим звеном между отделами разработки и продаж. Это одновременно и бизнес-эксперты, и технические консультанты. Если вы планируете собрать команду, укомплектуйте ее такими специалистами:
· Технический специалист (бывший разработчик, архитектор или другой специалист «изнутри» производства).
· Менеджер проектов (специалист, который умеет курировать производственные процессы шаг за шагом).
· Бизнес-аналитик (эксперт, который понимает специфику бизнес-процессов, желательно, в предметной области клиента).
Почему именно такой состав? На этапе предпродажной подготовки очень важно не просто правильно интерпретировать запрос клиента, но и выяснить его истинные потребности. Ведь, что часто бывает, если в решении задачи клиента на самом деле не требуется конкретная услуга либо продукт, в отсутствии результата будете виноваты именно вы. И, наоборот, выявление потребностей там, где, на первый взгляд, их нет, может принести вашей компании внушительное число продаж.
Разумеется, предпродажную подготовку может проводить не 3 специалиста, а 1 или хоть 10. Но именно такие навыки как аналитика, организованность, понимание технических аспектов продукта или услуги — must have в рresale-команде.
Если вы четко решили, что вам нужно отдать рresale на одного человека/отдел, определите, будет это постоянная работа или временная. Разумеется, тут играет роль ваша ниша, продуктовая ориентированность, габариты бизнеса, таргетинг. Дополнительно понять, что рентабельней, поможет следующий чек-лист:
1. Есть ли возможность постоянного финансирования специалиста/команды?
2. Существует ли инфраструктура в компании, куда можно вписывать специалиста/отдел?
3. Требуются долгосрочные выгоды или закрытие сделок «здесь и сейчас»?
4. Есть ли возможность выделить ресурсы на построение рresale с нуля или нужна уже готовая команда?
5. Планируется ли масштабирование рresale с развитием компании или процессы будут идти по конвейеру постоянно?
6. Есть ли конкретная цель внедрения рresale с понятными, измеримыми показателями или требуется что-то протестировать?
Тут вопрос, который, уверен, заинтересовал каждого — как платить специалисту/команде? — Так же, как и менеджеру по продажам. Ведь от рresale зависит 50% успеха сделки. Лично я считаю оптимальной оплату «ставка + процент», аналогичную и оплате сейлзу. С вопросом оплаты привлеченной команде все понятно — столько, сколько с вас потребуют.
Кстати, о метриках. Если вы все-таки готовы по всем пунктам выделять полный отдел или присваивать обязанности конкретному сотруднику, вам нужно понимать, как оценивать результаты.
Запросы относительно цен, коммерческих предложений, дополнительных сведений.
Запросы RFx
Запрос о расценках. Отправляются, когда закупщик и внутренний пользователь могут четко и без всяких искажений описать потребность и воспользоваться общепринятой терминологией. Предусматривает сравнение только по цене. Рассылается на стандартных бланках запросов. В тех случаях, когда запрашиваются цены, на обороте запроса указывается список поставщиков. Отправка по почте, факсу, электронной почте или через электронную площадку. Расценки сравниваются, выбирается наилучший поставщик и размещается заказ.
Запрос о предложениях. Применяется к сложным запросам, когда необходимо воспользоваться опытом поставщика в разработке и предложении варианта решения. Как правило, в дальнейшем используются переговоры. Запрос включает подробное описание потребности. В запросе при необходимости указывается, что потенциальный поставщик может предложить несколько решений.
Запрос об участии в торгах. Содержит пакет спецификаций по торгам. Приемлемо для ситуаций без дополнительных переговоров. Поставщику сообщается, как будет приниматься решение о выборе поставщика.
Запрос на дополнительные сведения. Используется, к огда организация хочет собрать больше сведений о продукте или поставщике. Сюда может входить информация о готовности и способности поставщика предоставить конкурентный товар или сервис.
Тип запросы (требования)
Определение (дефиниция)
Когда можно использовать?
Запрос на цены (расценки) ( RFQ – Request for Quotation)*
Если стоимость в денежном выражении чего-либо интересующего фирму высока, а действующих поставщиков пока нет, то в этом случае создается запрос (требование) RFQ. В ответ на запрос (потенциальный) поставщик высылает примерные расценки на свои продукты. Стандартная практика: для сравнения запрашиваются данные не менее чем у трех поставщиков.
Запрос на коммерческое предложение (RFP – Request for Proposal)
RFP — документ, который создается, когда организация хочет приобрести продукт или услугу, но при этом требуется участие, полное или частичное, поставщика в разработке. Как и в случае с RFQ, речь не о предложении со стороны фирмы-покупателя, но пока только о запросе относительно доступности, цены и возможности разработки чего-либо по заказу потенциального покупателя.
Запрос на (дополнительные) сведения ( RFI – Request for Information)
Этот документ нужен, когда организация хочет собрать больше сведений о продукте или поставщике. Сюда может входить информация о готовности и способности поставщика предоставить конкурентный товар или сервис. RFI может далее инициировать появление RFQ или RFP.
RFI бывает полезен, если фирме-покупателю недостает полной информации о продукте или состоянии рынка и пока преждевременно составлять RFQ или RFP.
* RFQ или RFP иногда используются в практике некоторых фирм как синонимы, но это не верно. RFQ или RFP применяют при различных обстоятельствах; «уравнение» их в правах нивелирует сложную природу RFP.
Управление закупками и поставками/ М.Линдерс, Ф.Джонсон, А.Флинн, Г.Фирон – М.,2013
Другие способы закупок и схемы оценки поставщика мы разбираем на тренингах по закупкам. Расписание открытых тренингов
RFI, RFQ, & RFP: What’s the Difference?
If you’ve worked for any length of time on the vendor side of a B2B business, you’re likely accustomed to receiving RFPs from clients interested in your products and services. Short for “request for proposal,” an RFP is a document that a company searching for enterprise-level services can use to get an overview of offerings and costs from several vendors at once. If a vendor participates in an RFP, it answers a series of questions about the products, services, methodology, and costs that will go into fulfilling the company’s needs.
Given how large a role the RFP plays in enterprise software, it shouldn’t be surprising that many of us have strong feelings on how they should be structured. My colleague Chris wrote an article arguing that many companies are “getting the RFP process wrong.” By not performing enough due diligence prior to sending out the RFP, he wrote, a company is alienating the very vendors that could best serve its needs.
Another problem plaguing the modern RFP is that, in many cases, it isn’t an RFP at all. It’s become an umbrella term that’s applied to RFPs, RFIs, and RFQs. All three have certain features in common, but each has clear distinctions, and understanding those distinctions will vastly improve your selection process as you search for a vendor. Here’s a rundown of each document’s distinctions and guidance on when you should use it:
Short for “request for information,” the RFI is really a preliminary document used by companies that don’t understand the marketplace they’re about to enter. In the case of a company searching for a customer relationship management (CRM) solution, for instance, it would use an RFI if it had no prior experience with CRM and wanted to gain an understanding on the range of options in the CRM space.
Because the RFI is more of a fact-finding document, you’ll want to ask open-ended questions, ones that allow the vendor to talk about its full range of offerings. Typically, the RFI will state the broad business challenges you’re having, and then the vendor can tailor its response within the context of those challenges. Oftentimes, the vendor will explain its position in the marketplace (for instance, what industries it specializes in), how it licenses its product, and what other fees you can expect.
An RFP, “Request for Proposal,” is a document that asks vendors to propose solutions to a customer’s problems or business requirements. An RFP is usually what follows an RFI; in fact, it’s rare that a company will go from an RFI to an RFQ (for reasons that will become clear below). An RFP should contain much more specificity in terms of what a company’s needs are by outlining the business goals for the project and identifying specific requirements that are necessary for the work being requested. The key to this document is that there is sufficient detail to give vendors the context they need in order to propose a valid solution, yet it still needs to allow enough leeway for the vendors to apply creativity and best practices to fulfill those needs.
Short for “request for quotation,” the RFQ is an even more detailed document that drills down to the exact specifications required by the company. In a situation where an RFQ is used for a B2B software project, the company knows enough about its current system and exactly how it wants to change or improve it in the future.
Unlike the RFP, which allows for the flexibility of the vendor to suggest creative solutions to the problem, a company deploying an RFQ isn’t looking for creativity, but rather for the vendor to deploy the software using predetermined specifications. Typically, the RFQ contains a table that lists each requirement and then asks the vendor to assess its ability to meet that requirement. The vendor then will specify whether it can meet the requirement out of the box, whether it will require some configuration, whether it will require some custom code, or whether it will require leveraging a third-party vendor.
Which one is best?
As a vendor, I come to this issue with certain biases, but I prefer the RFI-RFP route as opposed to an RFQ. Why? Typically, clients that come to us with an RFQ tend to be closed-minded in their approach. Because you’re not opening yourself to the creativity and the accumulated institutional knowledge of the vendor, you’re basically signaling that you don’t want to learn anything new, nor do you want to open yourself up to new approaches.
In my experience, many customers mistakenly name their RFQs as RFPs, but when you go to respond you are not allowed to “propose” a variety of solutions and have subsequent conversations about your proposed options, which is the purpose of an RFP. In these cases, you are simply asked to fill out a list of requirements and give detailed costs for each line item, which by its definition is simply an RFQ.
An RFQ is appropriate for a project in which you are adding on to or augmenting an existing system. For instance, Cobalt offers cloud migration services for organizations already using Microsoft Dynamics 365 products and services. If you’re moving from Dynamics CRM on-premises to Dynamics 365 online, an RFQ would be the right thing to send our team in the assessment phase.
However, I believe the RFQ approach is inappropriate for a project in which you are planning on implementing an entirely new system. We also offer CRM implementation packages and Microsoft Dynamics 365 for small business success for companies that want a new, enterprise-level CRM at a price small businesses can afford. In those cases, we would much rather see an RFP, and here’s why.
You can easily fall into the trap of requesting that vendors provide you a system that does exactly what your current system does. If that is the case, then you need to take a hard look at why you are implementing a new system in the first place and make sure your business goals are in line with your project goals.
Typically, you are looking to implement a new system because what you are using today doesn’t meet your needs. If that is truly the case, how can you know what systems out there will meet your needs unless you give the vendors the flexibility to discuss your current business processes in a collaborative manner?
If you simply put out a list of detailed needs based on what you do today, you will get responses in which vendors try to shoehorn their solutions to meet that list and miss the opportunity to truly change your business for the better. The RFQ mentality, in short, undercuts some of the positive changes you can see in your business processes as a whole. And turning a blind eye to change is the quickest path to a company’s obsolescence.
Get More from Your CRM Investment
Small businesses (with 1-500 employees) rely on Cobalt’s deep Microsoft Dynamics 365 expertise to get more from their CRM investment. Explore the ways Dynamics 365, the Power Platform, and Cobalt’s Engagement Dynamics software help small businesses, associations, certification organizations, and accreditation bodies. You will find refined, affordable solutions for sales, marketing, e-commerce, and all the ways you need to connect with whoever you serve.
I hope you will be able to put these distinctions and best practices about the differences between an RFI, RFP & RFQ to use right away. Explore other articles like this on our blog, and get a better sense for when you should send out an RFP in our Definitive Guide to Choosing a New AMS/CRM for Your Association.