raci chart что это

Модель RACI: Принятие решений и Распределения ролей

В прошлый раз мы рассмотрели проблемы при принятии решений. Сегодня поговорим о распределении ролей и ответственности

RACI (15 минут)

Кто знает, что такое RACI? Есть ли у вас опыт работы с этим инструментом? Можете ли вы описать ситуацию, в которой вы его использовали?

Распределяем роли и ответственность в процессе принятия решений

Существует немало моделей, которые упрощают процесс принятия решений и распределения ролей. RACI подходит компаниям, которые занимаются реорганизацией, добавляют в команду новых членов или меняют ориентацию. Мы с вами сосредоточимся на тех, кто принимает решение, и тех, кто имеет право высказывать свое мнение, но за конечное решение ответственности не несет. Кроме того, мы рассмотрим процесс общения между всеми заинтересованными сторонами. Модель RACI упрощает сложные процессы, в которых задействовано сразу несколько сторон.

Основная цель заключается в том, чтобы эффективно распределить роли между членами команды и прояснить процесс для каждого из них, особенно если речь идет об организации в целом или о кроссфункциональной группе.

Как вы уже поняли, буквы RACI обозначают роли участников процесса. Один и тот же человек может играть несколько ролей одновременно (за исключением А, т.к. Ответственный всегда один).

Приведите короткий пример из собственного опыта, в котором модель RACI помогла вам достичь успеха или лучшего результата.

Если вы не можете выбрать Консультантов, попробуйте ответить на следующие вопросы: «Кого касается эта проблема или решение?» и «Какова история проблемы?» Привлеките этих людей к процессу как можно раньше и не забудьте сообщить им об их роли. Спросите себя: «Кто еще в этом заинтересован?», чтобы выявить все заинтересованные стороны. Иногда роли бывают предопределены заранее, и вам нужно будет огласить, кто и на какую роль вам нужен. Если вы не собираетесь давать людям свободу выбора, сделайте так, чтобы они не питали иллюзий на этот счет.

Возможно, люди, которых вы назначите, будут не согласны со своими ролями. После распределения ролей убедитесь в том, что все участники согласны с задачами, которые на них возложены (например, А должен знать, что он А, и быть готовым отвечать). В некоторых случаях допустимо обсуждение ролей так, чтобы они удовлетворяли всех участников.

Пример модели RACI

Посмотрите на свою модель и проверьте ее на типичные ошибки:

В следующий раз мы рассмотрим «План действий и завершение программы».

Источник

Your guide to RACI charts, with examples

Can you identify exactly who’s doing what by when for each task, milestone, and deliverable in your project? If not, you might need a RACI chart.

RACI is an acronym to help teams clarify project roles and figure out who the responsible party is for any given task. Whether you’ve never heard of RACI before or you’re considering creating a RACI chart for your next project, here’s everything you need to know about how to create and use these charts.

What is a RACI chart?

A RACI chart (sometimes called a Responsibility Assignment Matrix) is a way to identify your project teams’ roles and responsibilities for any task, milestone, or project deliverable. By following the RACI acronym, you can clarify responsibility and reduce confusion. RACI stands for:

Responsible. This person is directly in charge of the work. There should only ever be one Responsible role per task so you know who to go to with questions or updates. If a task has more than one Responsible person, you can lose clarity and cause confusion. Instead, aim to add additional collaborators as some of the other RACI roles, which can have more than one person.

Accountable. The Accountable person is responsible for overseeing overall task completion, though they may not be the person actually doing the work. There are two ways to assign an Accountable role. Sometimes, the Accountable is the project manager (or even the Responsible, though in that case the person is taking on two different roles during the task workflow). In these cases, the Accountable is responsible for making sure all of the work gets done. In other cases, the Accountable is a senior leader or executive who is responsible for approving the work before it’s considered complete. Like the Responsible role, there should only ever be one Accountable.

Consulted. This will be the person or people who should review and sign off on the work before it’s delivered. There may be multiple Consulted roles for each task, project milestone, or deliverable.

Informed. This is the person or group of people who are informed about the progress and completion of work. They probably are not involved in any other aspect of the deliverable.

When should I create a RACI chart?

RACI charts are a helpful way to track each stakeholder’s role for a task, milestone, or deliverable—especially if you’re managing a complex project with many decision makers and subject matter experts. With a RACI chart, you can prevent poor decision making and avoid roadblocks in the approvals process that could impact overall project success.

These charts, while different from PERT charts, are especially useful if your stakeholders may be taking on different roles throughout the project. For example, there could be a stakeholder who is Responsible on one deliverable but Informed on another. With a RACI chart, you can clearly outline these details and make sure everyone knows who’s responsible for what.

RACI chart example

To build a RACI chart, list every task, milestone, or deliverable for your project. Then, identify who the Responsible, Accountable, Consulted, and Informed team members are for each one.

Let’s say you’re updating the homepage on your website. Project stakeholders include:

You want to create a RACI chart for five tasks and deliverables:

Update homepage CTAs

Update customer story on homepage

Revamp website design

Improve homepage loading speed

Update homepage design

Here’s what the RACI chart would look like:

Update homepage CTAs

Accountable: Web developer

Consulted: Head of website

Update customer story on homepage

Accountable: Web developer

Consulted: Head of website

Revamp video on homepage

Accountable: Web developer

Consulted: Head of website

Improve homepage loading speed

Responsible: Web developer

Accountable: Web developer

Consulted: Head of website

Informed: Copywriter & Designer

Update homepage design

Accountable: Web developer

Consulted: Head of website

The pros and cons of RACI charts

Ultimately, the question is: should you create a RACI chart? While RACI charts are a useful tool to identify project responsibilities, they can get a little cumbersome over the lifecycle of a project. Here are the pros and cons of creating a RACI chart for your team’s work:

The benefits of RACI charts

Clear project roles and responsibilities can help your team move fast and reduce confusion about who’s working on what. With a RACI chart, you can ensure you don’t have two team members working on the same thing. As a result, you’ll have an easier time collaborating with your team.

RACI charts are also particularly helpful when the decision-making process is split between tasks. There might be scenarios where the Informed on one task or milestone is the Responsible or Consulted on another—in order to have that clearly defined, it’s helpful to track this work in a RACI chart.

RACI chart pitfalls (and how to avoid them)

RACI models focus on the granular, instead of capturing work at the project level. You might know who the Consulted is on a particular task—which is helpful—but knowing that doesn’t help you understand how various stakeholders interact with the broader project work.

Additionally, if you attempt to write out each task and each role, your RACI chart can get bulky. Worse, if your project changes in some way, your RACI chart would immediately become outdated. That can make it hard for you to gain real-time clarity about where each task is in your project workflow.

RACI charts are limited because they aren’t able to adapt to your project needs in real time. In order to establish clear expectations and eliminate confusion on the project level, you need a project management tool.

Take your RACI chart to the next level with project management

With project management software, every task has an assignee—that’s the Responsible. You can see work on the project level, so the Accountable and Informed don’t have to check in via email or status meetings. And, for any approvals you need from your Consulted, you can track reviews and approvals in one place. That way, your entire RACI team has a central source of truth for all of the work being done.

Instead of having your RACI chart separate from where the work is happening, project management tools capture the topic, assignee, and other important information like the task due date or relative importance. That way, your entire project team has visibility into who’s doing what by when—and you’re not relying on a single person to manage and update your RACI chart. Project management tools update in real time, so you can see exactly where you are in the approval process.

Track who’s doing what by when

Clear team roles and responsibilities help you hit your deliverables on time. Tracking different and complex stakeholder responsibilities in a RACI chart can help you do that—but RACI charts are just the beginning. Learn more about work management, and how your team can benefit.

Источник

Эффективное распределение ролей посредством RACI матрицы (Обновлено)

Часто ли Вы сталкивались с таким явлением, как нерациональное распределение обязанностей? Сколько раз приходилось наблюдать за тем, как один человек «на все руки мастер» выполняет работу за пятерых? А так называемый «специалист, занимающийся не понятно чем» — знакомо? Такие варианты, а также им подобные нередко приходилось видеть ранее в отечественных реалиях. Этот же «совок» многим приходится наблюдать, и что хуже, чувствовать на своей личной шкуре и поныне во многих госструктурах.

О таком умном словосочетании, как «разделение полномочий» говорят часто. Но все ли знают, как его применять на практике, и кому удается этим реально воспользоваться? Приглядевшись внимательно, делаем вывод, что такое явление происходит по большому счету, в компаниях частного сектора, в особенности тех, кто работает с иностранным клиентом.

Именно из-за «бугра» до нас дошла любопытная аббревиатура под названием RACI. При этом, зачастую перед ней можно наблюдать разного рода умности а-ля «матрица» или «модель». Что это и с чем его едят, попытаюсь объяснить читателю далее. Возможно, кому-то уже повезло работать в коллективах, где каждый знает свои обязанности и область ответственности – за таких людей можно только порадоваться. При этом лично я верю, что далеко не у всех всё идеально в сфере разделения полномочий. Для таких людей данная статья может оказаться полезной.

С одной стороны – «много букв» и ничего не ясно. С другой – дабы стало понятней, хочу на примере показать, как выглядит сама RACI матрица.

Не надо быть «Кэпом», чтобы понять, что шапка таблицы отображает список функциональных ролей, ответственных за ту или иную задачу или же участвующих непосредственно в принятии решения. Пункты «Activity 1-5» являют собой собственно функции, опускающиеся на плечи вышеуказанных ролей.

Для того, чтобы понимать, по какому принципу такая табличка должна рисоваться, а также как ее использовать на практике (в реальных проектах), рекомендуется уделить должное внимание следующему порядку действий при построении матрицы:

Ну и напоследок, после того, как мы закончили разработку RACI модели, не помешало бы и проанализировать результаты.

Также хотелось бы упомянуть о том, что RACI матрица ни в коем случае не является инструментом для определения козла отпущения, хотя бы потому, что люди, согласившиеся потратить время на ее составление, априори должны понимать ее цель и назначение.

P.S. Было бы интересно в комментариях услышать мнения читателей о возможности использовании такого средства распределения функций, а также поделиться личным опытом – у кого таковой есть.

UPD. По просьбе пользователя Sibarit попытаюсь на быструю руку привести пример использования модели на конкретно взятой задаче.

Допустим, у нас есть авиакомпания, которая на своем сайте собирается внедрить систему online check-in. Глобальные активности, необходимы к выполнению в контексте задачи, будут приблизительно следующие: сбор требований к системе; дизайн решения; непосредственная разработка решения (development); внедрение; собственно – стадия “production”; оптимизация решения.

Далее — определяем список функциональных ролей, в данной задачи возможны такие варианты: внутренний сервис провайдер (IT отдел авиакомпании) или же внешний сервис провайдер в случае отсутствия первого; ISP – компания предоставляющая хостинг для сайта авиакомпании; бизнес подразделение авиакомпании (представляющее интересы заказчика); финансовое подразделение (бухгалтерия); сервис менеджер (в зависимости от размеров организации, может входить во внутренний IT отдел); команда разработчиков (в зависимости от размеров организации, может входить во внутренний IT отдел).

Попробуем расставить RACI коды соответственно ролям и выполняемым ими активностям (ясно, что данный процесс проходит при участии всех сторон).

Таким образом будут распределены роли и фунции в данной задачи. Сразу хочу заметить, что в этом и любом другом проекте, варианты матрицы могуть быть разные, в зависимости от специфических потребностей разных компаний. Недаюсь, после такого примера у читателей будет более полное представление и возможностях использования RACI матрицы.

Источник

Методика RACI: оптимизация распределения полномочий и ответственности

Делегирование является неотъемлемой частью роли менеджера, поэтому определение ролей и обязанностей в начале проекта очень важно. В обязанности менеджера лежит определение ожиданий людей, участвующих в проекте с самого начала.

Проекты требуют участия многих людей, но как избежать ситуации, когда люди борются против друг друга при осуществлении определенной задачи. Столь же сложным является ситуация, когда никто не берет на себя ответственность и не принимает решения. Как люди должны понимать уровень собственной ответственности? К кому можно обратиться при возникновении вопроса? Кто должен быть проинформирован при осуществления задачи или процесса? Применение модели RACI может помочь ответить на все эти вопросы.

Матрица RACI представляет собой простой инструмент, используемый для определения ролей и обязанностей и избежания путаницы при исполнении задач или процессов. Используется при управления проектами и для показа обязанностей в состояниях «AS-IS» и «TO-BE».

Матрица ответственности представляет собой особый метод определения функциональных областей, ключевых направлений деятельности, критериев принятия управленческих решений, где существуют неясности. Все разногласия, возникающие в ходе данного процесса, могут быть вынесены на общее обсуждение и впоследствии разрешены путем принятия коллективного решения.

Подобный подход позволяет менеджерам активно участвовать в систематическом процессе описания деятельности, решений, которые должны быть осуществлены, а также прояснить обязательства и обязанности, которые несет каждый участник по отношению к сфере занятости и управленческим решениям. Подобный подход позволяет содействовать естественному рабочему процессу и согласованному распределению ролей и ответственности внутри группы. Основные преимущества использования матрицы ответственности заключаются в том, чтобы прояснить разграничение ролей и ответственности как индивидуальных, так и в команде. Зачастую внутри группы возникает недопонимание, отсутствие четкой специализации и расплывчатое представление о собственных полномочиях, что приводит к ослаблению командного духа и, как следствие, к низкой производительности. Поэтому определение сфер ответственности и полномочий повышает результативность деятельности как каждого работника, так и группы в среднем.

В частности, матрица распределения ответственности дает возможность избежать дупликации выполняемых функций в коллективе. При возникновении спорных ситуаций руководитель процесса может ссылаться на конкретное лицо, отвечающее за цепочку процесса, где возникло разногласие или ошибка. Таким образом, в коллективе устанавливается более открытый метод коммуникации, основывающийся на консультировании и информировании участников процесса.

Таблица 1. Резюме: Критические вопросы модели

Указания к построению матрицы

Матрица ответственности выстраивается в шесть этапов:

Основными принципами принятия решений с помощью RACI являются:

Вертикальный анализ (по функциональным ролям) позволяет выявить соответствующие проблемы: Если у Вас получилось:

При горизонтальном анализе рассматриваются действия Если у вас получилось, что

Подводя итог, стоит отметить, что матрица распределения ответственности является важным элементом успешного планирования рабочего процесса. В ходе ее грамотного использоваться должна повыситься производительность на проекте, достигаемая за счет наличия Утверждающего. При умелом построении рабочего процесса сформируется сильная команда, состоящая из грамотных и натренированных игроков, способных предлагать нестандартные подходы к принятию решений. Как результат можно будет выстроить более продуктивную систему коммуникаций между всеми участниками благодаря разработке интерфейса связи (Консультант и Информированный).

Список литературы

1. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2014.

2. Деминг В. Эдвардс. Выход из кризиса. — Тверь: Альба, 2009.

3. Дрожжинов В. Реинжиниринг бизнес-процессов в компании // Ваш банкъ. Экономист. — 2012. № 2.

4. Друкер П.Ф. Практика менеджмента: Пер. с англ. — М.: Изд. дом «Вильямс», 2011.

5. Ефремов В.С. Организации, бизнес-системы и стратегическое планирование //Менеджмент в России и за рубежом. — 2013. — № 2.

6. Кальянов Г.Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов. Серия «Реинжиниринг бизнес-процесса». — М.: СИНТЕГ, 2012.

Источник

Карта процессов верхнего уровня компании и матрица RACI c помощью drawio и google sheets

В крупных компаниях фиксируют верхнеуровневые процессы в картах процессов верхнего уровня. Наиболее наглядно это делается с помощью схем бизнес-процессов. На них же обозначают участников и владельцев процессов. Более сжатое представление дает матрица RACI. Встает вопрос, как автоматически строить матрацу по данным схемы процессов верхнего уровня.

Введение

Обычно отрисовку верхнеуровневых схем выполняют в нотации VAD (value added chain diagram).

Выжимку из КПВУ можно представить в виде половинчатой матрицы RACI, в которой заполняются только владелец бизнес-процесса и его участники:

Accountable (сокращение A) – подотчетный, утверждающий. Это видимо владелец процесса, а он должен быть одним (иначе будет по Райкину: «рукава и пуговицы»). Хотя часто в RACI под Accountable понимается что-то иное, судя по указанию нескольких «А» для одного процесса (задачи). Подробнее о Владельцах процессов (process owner) можно почитать тут: Process Roles — Who are the Process Owners? https://www.brcommunity.com/articles.php?id=b668

Responsible (сокращение R) – ответственный непосредственно за выполнение работы, исполнитель бизнес-процесса (executors)

Матрица RACI (матрица ответственности ролей в бизнес-процессах) предназначена для четкого распределения обязанностей и зон ответственности среди участников бизнес-процессов.

Странно. Так как ключевая роль у владельца процесса (A), то непонятно почему такую матрицу не назвали ARCI?

Задача

Нарисовать КПВУ и далее автоматически по ней построить матрицу RACI (половинчатую). Иметь возможность для анализа приведенных данных (поиск, фильтры, группировка), т.е. поместить названия процессов и роли (и связи между ними) в аналитическую табличку (Excel, google table и т.п.) или базу данных. Когда в компании полсотни подразделений и сотня верхнеуровневых процессов, то подобный инструмент становится очень актуальным.

Пожелания к инструментам: free & open source и наличие развертывания на корпоративном сервере.

1. Карта процессов верхнего уровня

Можно верхнеуровневые процессы рисовать в Visio и его BPM-развитиях, начиная с Бизнес-студии. Но желателен free & open source. Это позволит создать единый стандарт \ подход к подобным вещам. Связка Visio-Excel-VBA позволяет решить поставленную задачу, включая связку VAD с RACI, но она не перспективна.

Возьмем drawio, он же diagram.net. В примере показан первый уровень верхнеуровневых процессов. В нем, как правило, нет «цепочки добавленного качества (стоимости)», поэтому можно было бы заменить VAD-кораблики на прямоугольники. Посмотреть примеры процессов верхнего уровня можно вбив в поисковик фразу «процессы верхнего уровня», категория «картинки».

Карты верхнеуровневых процессов:

Ссылка на пример Карты верхнеуровневых процессов в drawio

При вводе данных по каждому процессу мы используем заполнители (placeholders), как показано на рисунке:

Формочка для заполнения заполнителей такая:

2. Обработка в Google Sheets

Пара возникших проблем.

Вначале пробовал парсить через функцию IMPORTXML(). Не вышло. Другие файлы парсит, но на этот выдает «Н/Д Не удалось обработать данные в формате XML». Даже для простых XPath-запросов типа «/«, «//«. Почему? Второй проблемой оказалось получить прямую ссылку с google drive. Для IMPORTXML нужна прямя ссылка, но разные: https://drive.google.com/uc?export=download&confirm=no_antivirus&id=[your_XML_file_id] не помогло. Поэтому использовал DropBox c заменой окончания исходной ссылки «? dl = 0» на «? dl = 1».

В итоге бросил упражнения с IMPORTXML.

Для разбора xml использовал незатейливый скрипт.

В xml данные placeholders хранятся так:

Пробегаемся по файлу, находим нужные имена placeholders и выводим их значения в промежуточную табличку (функции slice, indexOf):

Так как используются placeholders, то мы можем использовать в схеме любые графические примитивы: VAD-кораблики, прямоугольники, кружки.

Далее из вспомогательной таблички строим саму матрицу (полу-RACI):

Алгоритм такой: вручную расставляем в первой строке названия подразделений. Иначе ни как, хотя бы потому, что слева обычно указываются все front-подразделения, потом middle, далее back office и все обеспечивающие. Компу сложно рассказать про это.

Далее пробегаемся по вспомогательной табличке и сравниваем поля «Владелец» и «Исполнитель» с шапкой итоговой матрицы RACI (половинчатой). Если имеется равенство по Владельцу, то пишем «А» (Accountable), если по Исполнителю, то «R» (Responsible).

Кроме того, все данные у нас теперь в таблице и по ней можно проводить разнообразную аналитику: Сколько участников в конкретном процессе, иерархию подразделений по числу статусов «Владелец процесса» и «Исполнитель процесса».

Заключение

Перспектива

Если с Drawio интегрировать базу данных или хотя бы Excel (наподобие связки с Excel в Visio), то получится уже «половина» ARIS. Интеграция позволит двухстороннюю связь между схемой и объектом в БД. Например, достаточно синхронизировать вышерассмотренные заполнители (placeholders) с одноименными объектами в БД. Есть такие решения?

Источник