ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни как настроить в 1с
Указание ответственных лиц организации в печатных формах документов
Для бухгалтера 1С — это не только учетная программа, но и помощник для создания многих печатных форм документов. Оформлять их необходимо правильно, иначе документ «не признают» налоговики, а это чревато для организации финансовыми потерями.
В соответствии с Законом:
Это значит, что в 1С необходимо правильно настроить список ответственных лиц для указания их в первичных учетных документах и регистрах БУ.
В этой статье мы расскажем, как настроить подписи:
- Подписи ответственных лиц организации Подписи уполномоченных лиц организации
Заполнение сведений о лицах
Сведения по главным ответственным лицам для вывода в печатные формы заполняются из карточки организации: раздел Главное — Настройки — Организации :
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Указанные данные отображаются в печатных формах документов в местах, где проставляются подписи ответственных лиц.
В печатные формы каких документов выводится подпись руководителя?
В печатные формы каких документов выводится подпись главного бухгалтера?
В печатные формы каких документов выводится подпись кассира?
Изменение сведений о лицах
В форме данных ответственного лица указываются сведения:
С 03.12.2018 в Организации работает новый генеральный директор Михайлов Павел Аркадьевич. Необходимо отразить изменение в программе.
Заполните данные по новому руководителю.
После сохранения данных по кнопке Записать и закрыть в форме История подписи: Руководитель отобразится информация по Иванову А. П. и Михайлову П.А.
В печатных формах документов по 02.12.2018 включительно в качестве руководителя будет указываться Генеральный директор Иванов А. П, а с 03.12.2018 — Генеральный директор Михайлов П. А.
Ответственные за регистры и статистическую отчетность
Заполнение сведений о лицах
В карточке организации по ссылке Ответственные за подготовку отчетов указываются ответственные лица за ведение:
Бухгалтерские регистры
Налоговые регистры
Статистическая отчетность
Сведения об ответственном лице за подготовку статистической отчетности используются для заполнения информации о лице, составившем отчет, и его контактных данных в ряде форм регламентированной отчетности, например, в статистических формах:
Данные по должностному лицу, ответственному за предоставление статистической информации заполняются программой автоматически на Титульном листе отчета.
Изменение сведений о лицах
В форме лица, ответственного за подготовку отчета, указываются сведения:
С 18.07.2018 в Организации новым ответственным лицом за формирование бухгалтерских регистров назначается бухгалтер Сидорова Алевтина Петровна. Необходимо отразить изменение в программе.
В карточке организации по ссылке Ответственные за подготовку отчетов перейдите в настройку. По ссылке История — кнопка Создать заполните данные по новому ответственному лицу за оформление бухгалтерских регистров.
До 17.07.2018 включительно в печатных формах бухгалтерских регистров будет указываться Петрова С.Б., а с 18.07.2018 — Сидорова А.П.
Пример Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.01.
Уполномоченные лица организации — это лица, имеющие право подписывать документы за руководителя, главного бухгалтера, иных должностных лиц на основании приказа, доверенности или иного документа.
В печатных формах документов данные о таких уполномоченных лицах могут быть заполнены:
Автоматическое подставление
Автоматическое подставление данных об уполномоченных лицах возможно для печатных форм следующих документов:
В карточке уполномоченного лица заполняются следующие реквизиты.
Обязательными для заполнения являются поля:
Поле Пользователь обязательно к заполнению, если справочник Пользователи в 1С не пустой. Иначе данные по уполномоченному лицу автоматически заполняться не будут.
Назначить уполномоченных можно только для следующих категорий ответственных лиц, указанных в поле За кого подписывает :
По остальным уполномоченным лицам данный механизм не работает несмотря на то, что все категории уполномоченных лиц доступны для выбора и заполнения сведений.
Необходимо включить в состав уполномоченных лиц менеджера Иванова А. П., временно исполняющего обязанности руководителя и наделенного правом подписи документов за руководителя на основании Приказа №39 от 16.08.2018.
Тогда в печатных формах документов автоматически в сведениях о руководителе будут подставляться данные указанного уполномоченного лица.
В регистре Уполномоченные лица не предусмотрено указание даты, с которой уполномоченное лицо временно исполняет обязанности руководителя. Исполняющий обязанности руководителя Иванов А. П. будет указываться в графе Руководитель при печати старых и новых документов, пока данные по нему не будут удалены из регистра.
Необходимо включить в состав уполномоченных лиц, наделенных правом подписи в печатных формах Универсального передаточного документа (УПД) ответственного за оформление бухгалтера Кузнецову А.В на основании Приказа №19 от 10.01.2018.
В печатную форму Универсальный передаточный документ (УПД) выводится лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни.
Ручное заполнение
Если указание данных об уполномоченном лице в печатных формах документов не требуется на постоянной основе, а необходимо только для подстановки в отдельные документы, то лучше осуществлять ручной выбор такого лица непосредственно в форме документа.
Указание уполномоченного лица в регистре сведений Уполномоченные лица приведет к постоянной подстановке данных об уполномоченном лице во всех документах до момента, пока запись из регистра сведений не будет удалена.
Вручную уполномоченное лицо можно выбрать в следующих документах:
По указанным ссылкам и вкладкам открывается форма указания уполномоченного лица прямо в документе.
Удаление сведений об уполномоченных лицах
Убрать вывод в печатные формы уполномоченного лица, временно исполняющего обязанности, можно:
Сведения о лице, временно замещающем руководителя, будут удалены после записи документа. Просто очистка поля по уполномоченному лицу без записи документа не приведет к удалению сведений об уполномоченном лице.
В регистре Уполномоченные лица нужно встать на строку с удаляемым уполномоченным лицом и нажать на кнопку Del (или использовать кнопку ЕЩЕ — Удалить ).
Законный представитель налогоплательщика
Если налогоплательщик, сдавая отчетность, действует через своего уполномоченного представителя, то возникает необходимость указать его в программе.
Налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя (п. 1 ст. 26 НК РФ). Полномочия представителя должны быть документально подтверждены (п. 3 ст. 26 НК РФ).
Согласно ст. 27 НК РФ законным представителем налогоплательщика является:
Все остальные лица, в том числе сотрудники организации, могут быть только уполномоченными представителями, наделенными соответствующими полномочиями. Они вправе представлять интересы налогоплательщика в отношениях с налоговыми, таможенными органами, государственными внебюджетных фондами, а также другими участниками налоговых отношений (п. 1 ст. 29 НК РФ).
В чем принципиальное отличие законных и уполномоченных представителей? Полномочия законного представителяоснованы на доверенности, учредительных документах, нормах закона или акта уполномоченного органа (п. 1 ст. 182 ГК РФ, ст. 27 НК РФ), а потому распространяются на все аспекты деятельности налогоплательщика. Возможности уполномоченного представителя ограничиваются представительством интересов в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах.
Действия (или бездействие) законных представителей организации приравнивается к действиям (бездействию) этой организации (ст. 28 НК РФ). Для уполномоченных представителей такого равенства НК РФ не устанавливает.
По ссылке Заполнить открывается форма заполнения сведений о представителе организации.
Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом выбирается из справочника Доверенности налогоплательщика и использует заполнение вкладок:
На вкладке Представитель указываются сведения о физическом лице, представляющем интересы организации в налоговом органе, и его полномочия.
При формировании налоговой отчетности Степанов Сергей Сергеевич будет указан как законный представитель организации.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Как установить ответственных лиц в 1С Бухгалтерия 8.3
В программе 1С Бухгалтерия 8.3 есть специализированный перечень сведений, где хранится информация о физических лицах, обладающих правом подписи на документах. Имеется в виду та подпись, которая отражается в печатных формах документов.
Где в 1С найти и настроить ответственных лиц?
В первую очередь, нужно заполнить подписи.
Для этого открываем справочник «Организации», заходим в раздел «Подписи», где и находим ответственных лиц организации (у разных организаций они могут отличаться).
Итак, к настройке для вас будет доступно три должности, сотрудники которых обладают правом подписи документов в данной организации:
Перед началом работы заполняем соответствующие строки, указав непосредственно самих физических лиц (сотрудников) и их должности.
Подобную настройку можно провести двумя способами:
В форме истории подписей мы видим, что здесь отображено непосредственно само физическое лицо, его должность и дату начала выполнения действия.
Перед началом работы нажимаем кнопку «Создать».
В выплывшем окне выбираем физическое лицо, должность, дату.
Все внесенные изменения отображаются в истории.
Лица, ответственные непосредственно за подготовку отчетов настраиваются таким же способом, как и с подписями.
Чтобы произвести подобные настройки нужно перейти по одноименной гиперссылке.
Ответственные лица в справке-расчете
В данном примере подробнее остановимся на том, как правильно установить подписи ответственного лица в справке-расчете амортизации.
Выбираем нужную форму отчета и нажимаем на кнопку «Показать настройки».
Затем, перейдя на вкладку «Оформление», ставим флажок на поле «Подписи» в нижней части документа.
Как только отчет сформируется, в нижней части появится строка, где указано ответственное лицо.
Подобную настройку можно включать не только в подобных отчетах, но и многих других.
Как настроить подпись ответственного лица в 1С:Бухгалтерия
Для настройки подписи необходимо зайти в раздел «Организация», подраздел «Подписи», и заполнить данные по ссылкам «Руководитель», «Главный Бухгалтер» и «Кассир», указав сотрудников и должности.
Рисунок 1 – Окно раздела «Организация»
Данную настройку можно произвести как из карточки организации, так и по гиперссылке «История», которая расположена правее от поля.
Рисунок 2 – Информационное окно «История подписи»
В форме истории подписей отображается физическое лицо, должность и дата начала действия. После нажатия на кнопку «Создать», в открывшемся окне выбирается должность, физическое лицо и дату. Все внесенные изменения будут отражены в истории подписи.
Рисунок 3 – Создание подписи ответственного лица
Аналогичным образом можно настроить подписи для категории «Ответственные за подготовку отчетов».
Рисунок 4 – Создание подписи ответственного за подготовку отчетов
Настройка подписей в документах
Реализация товаров и услуг
На главной вкладке в разделе «Продажи» необходимо открыть документ «Реализация (акты, накладные)».
Рисунок 5 – Окно «Реализация (акты, накладные)»
Реквизиты настраиваются в специальной форме «Подписи», которую можно открыть по одноименной гиперссылке в левом нижнем углу окна.
Рисунок 6 – Окно настройки подписи документов РТиУ
Настройка подписи в документе «Счет покупателю»
На главной вкладке в разделе «Продажи» открываем документ «Счета покупателям».
Рисунок 7 – Окно настройки подписи в документе «Счета покупателям»
В открывшемся документе заполняем вкладку «Реквизиты продавца и покупателя». Тем самым, мы задали подпись ответственного лица для данного документа.
Закажите обучение или получите консультацию
у наших специалистов!
Ответственные лица в 1С 8.3 — настройка, где найти, как изменить
Заполнение ответственных лиц в 1С Бухгалтерия не только экономит время на создание печатных форм документов, но и является обязательным условием корректного формирования отчетности.
Из статьи вы узнаете:
Ответственные лица организации
Ответственные лица можно условно разделить на 3 группы:
Настройка подписи в 1С 8.3 Бухгалтерия
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Также только в данном регистре задается Ответственный за оформление универсального передаточного документа (УПД).
Программа 1С позволяет в данном регистре установить доверенное лицо для всех ответственных лиц, но автоматически подставляться в печатных формах они будут только для главных лиц организации. Поэтому указание остальных доверенных лиц, кроме Ответственного за оформление, не повлияет на подписи в печатных документах.
Как изменить в 1С 8.3 ответственных лиц
Мы рассмотрели как настроить подписи и как поменять ответственное лицо в 1С.
См. также:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(4 оценок, среднее: 3,00 из 5)
Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни как настроить в 1с
Дата публикации 18.02.2021
Использован релиз 3.0.88
В соответствии с условиями примера приводится порядок отражения исполнителем следующих операций:
Сдача работ исполнителем
При заполнении документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» нужно указать:
По гиперссылке Реквизиты продавца и покупателя документа учетной системы «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 1) можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции для автоматического заполнения соответствующих строк УПД (рис. 2):
Поскольку для отражения операции реализации работ необходимо, чтобы результаты работ были не только переданы исполнителем, но и приняты заказчиком, то до приемки результатов работ, т.е. до появления подписи заказчика на УПД, документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» не проводится.
Если оформление передачи результатов работ заказчику и выставление счета-фактуры производится с помощью универсального передаточного документа (УПД), то для создания счета-фактуры необходимо переключить тумблер под табличной частью документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» в положение УПД (рис. 3), после чего автоматически создается документ «Счет-фактура выданный».
В новом непроведенном документе «Счет-фактура выданный» (рис. 4) все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация (акт, накладная, УПД)»:
Сформированный документ «Счет-фактура выданный» также не проводится в учетной системе до сдачи-приемки результатов работ исполнителем заказчику.
В связи с тем, что документы «Реализация (акт, накладная, УПД)» и «Счет-фактура выданный» до принятия заказчиком результата выполненных работ не проводятся, УПД не будет зарегистрирован в книге продаж.
Просмотр и печать УПД
Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» по команде Печать (рис. 3).
Также просмотреть и распечатать УПД можно из документа «Счет-фактура выданный» по команде Печать (рис. 4).
В сформированном Универсальном передаточном документе (УПД) будут автоматически заполнены:
Отразить в печатной форме документа недостающую информацию или внести необходимые исправления можно из режима редактирования, включение или отключение которого производится по кнопке (рис. 5).
Кроме того, из режима просмотра и редактирования печатной формы документа можно:
При подписании УПД необходимо учитывать следующие разъяснения, приведенные в Приложении № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:
Правая сторона УПД заполняется заказчиком при приемке результатов работ. Исполнитель при получении документа от покупателя должен удостовериться в правильности указания исполнителем всех необходимых сведений и отразить соответствующую операцию в бухгалтерском и налоговом учете.
Приемка работ заказчиком
После сдачи-приемки результатов работ в полученном от заказчика УПД должны быть отражены следующие сведения (рис. 6):
Также исполнитель должен проверить наличие на УПД необходимых подписей со стороны заказчика. При этом следует учитывать, что если лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни (строка [18]), является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Для отражения исполнителем реализации работ после их приемки заказчиком на основании заполненного УПД нужно провести ранее сформированный в учетной системе документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 7)
Перед проведением документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» необходимо изменить его дату на дату, соответствующую дате приемки работ заказчиком и отраженную в строке [16] УПД (рис. 6).
При проведении документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» автоматически проводится и документ «Счет-фактура выданный».
Поскольку, как было отмечено ранее, датой выставления счета-фактуры, являющегося составной частью УПД, признается дата принятия результатов работ заказчиком, то в документе «Счет-фактура выданный» можно:
После внесения изменений документ «Счет-фактура выданный» его нужно перепровести с помощью кнопки Записать и закрыть или с помощью команды Провести из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще
Таким образом, УПД, включающий в себя счет-фактуру, будет зарегистрирован в книге продаж за 1 квартал 2021 г. в соответствии с указаниями Приложения № 5 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (рис. 9).