open space что это такое в офисе
Что такое офис опен спейс и каковы его особенности
По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.
В некоторых компаниях сотрудникам в принципе не запрещено обедать прямо за офисным столом, хотя это сомнительно с точки зрения гигиены и вызывает неудовольствие у коллег, обедающих в столовой, а также у посетителей (клиентов). А как это касается ситуации при организации офиса открытого типа «open-space»?
Что собой представляют open space?
Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.
Преимущества
В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:
Компания ценит труд своих сотрудников и видит свою обязанность в формировании и сохранении в трудовых коллективах атмосферы доброжелательности, профессионализма, взаимного уважения, сотрудничества и стабильности. Компания стремится поддерживать корпоративный дух, который объединяет всех сотрудников независимо от занимаемой должности или служебного положения в единую команду профессионалов, имеющих общую цель.
Какие еще нормы корпоративного поведения сотрудников существуют?
Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.
Недостатки
Опен спейс свойственны многие минусы:
Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.
А что говорят сами сотрудники?
Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:
Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.
Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?
Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:
Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.
Рекомендации сотрудникам
Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:
Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.
Что не так с open space и чем его заменить
Руководитель направления LEED и BREEAM отдела сертификации EcoStandard group
Анастасия Макаренко и Ирина Быкова, специалисты отдела экологической сертификации EcoStandard group, рассказывают о том, какие ошибки в организации офиса допускают компании, как создать комфортное для всех рабочее пространство и почему США, главный идеолог концепции open space, постепенно отказывается от нее.
В современном мегаполисе есть множество форматов трудовой деятельности — производство, выездная и удаленная работа, сфера обслуживания. Каждая из них предполагает различные виды организации рабочих пространств. Самым распространенным на протяжении последних 50 лет остается офис.
Офисный сотрудник проводит на работе в среднем около девяти часов в день (хотя иногда и намного больше). В месяц выходит 170 часов, в год — 2040 часов, которые за всю жизнь при стаже в 35 лет складываются в 71400 часов. Это целых восемь лет! Только представьте, восемь лет своей жизни вы находитесь в рабочих помещениях, и не просто находитесь, а более или менее усердно трудитесь.
При таких цифрах очевидно, что качественная организация офисного пространства очень важна для здоровья и успешной деятельности работников, а значит, и процветания компании. Современный офис должен быть безопасным для сотрудников, способствовать продуктивной и комфортной (в том числе психологически) работе, обеспечивать минимизацию негативного экологического воздействия, быть эстетически привлекательным.
Преимущества и недостатки open space
Для России долгое время традиционным форматом устройства офиса являлся кабинетно-коридорный тип, однако со временем все больше компаний начало переходить на open space.
Для сотрудников любой фирмы важно чувство общности, позволяющее им ощущать себя частью чего-то большего, чем повседневные обязанности и задачи. Трудно продвигать концепцию командной работы, когда ваши сотрудники весь день проводят в отдельных помещениях, часто не имея возможности открыто общаться друг с другом. Чувство товарищества в открытых офисах более развито, что, в свою очередь, помогает повысить моральный дух компании и дает сотрудникам дополнительный импульс для достижения успеха и позитивного отношения к их целям и проектам.
В США, где процветает рыночная экономика и конкуренция, open space был самым популярным форматом офиса многие годы. Однако сегодня все чаще можно услышать, что эта концепция устаревает в своем чистом виде. Маловероятно, что она полностью исчезнет в ближайшее время, но многие компании, особенно на Западе, возвращаются к офисным решениям, где у каждого сотрудника есть свое, пусть и небольшое, личное пространство.
В основном такой подход выбирают компании, работающие в сфере технологий, финансов и фармацевтики. Например, в штаб-квартире компании Bayer U.S. в городе Виппани, Нью-Джерси, каждой группе из 12 человек предоставляется свое отдельное пространство. В нью-йоркском офисе Facebook сотрудники могут использовать для уединенной работы тихую «библиотеку», специально организованную для возможности поработать индивидуально.
С чем это связано? Одна из причин, почему большинству сотрудников нравится работа в типичном небольшом офисе с четырьмя стенами и дверями — это возможность сконцентрироваться на задаче. Постоянно воздействующие на нас отвлекающие факторы, неизбежные в open space, заставляют нас много раз в день терять концентрацию внимания, на восстановление которой требуется до 20 минут.
Кроме того, работа в офисах типа open space негативно влияет на нашу память, на способность к запоминанию и удерживанию информации. Особенно ярко это проявляется в так называемых hot-desking офисах, где люди могут свободно перемещаться по офису с ноутбуком, выбирая любое удобное место для работы. Конечно, у такой организации офиса есть свои плюсы: сотрудники получают возможность больше взаимодействовать друг с другом, и в то же время они могут в любой момент переместиться из зоны активной командной работы в более уединенное и спокойное место.
Однако мы способны запоминать больше информации, когда находимся на одном месте. Это не так очевидно в повседневной жизни, но мы «выгружаем» воспоминания, ассоциируя их с нашим окружением. Это могут быть мелкие, но важные детали. Например, идея могла прийти к вам при беглом взгляде на какой-то предмет на рабочем столе.
Самым деструктивным воздействием open space для многих сотрудников офисов является шум. Профессоры Сиднейского университета обнаружили, что около 50% сотрудников офисов с полностью открытой планировкой и около 60% сотрудников, работающих в офисах с низкими стенами, не удовлетворены своей «звуковой приватностью». В то же время среди сотрудников традиционных, индивидуальных офисов такое недовольство выразили только 16% опрошенных. Также респондентов попросили оценить уровень удовлетворенности 14 различными факторами внутреннего микроклимата в офисах, такими как температура, качество воздуха, уровень шума и т.д. Уровень удовлетворенности сотрудников личных офисов был значительно выше, чем у сотрудников open space.
Интересно, что самое социально активное поколение «миллениалов», похоже, не обращает внимания на шум в рабочих пространствах открытой планировки. Согласно опросам офисных работников в Финляндии, представители поколения, родившегося в 1980-х и 1990-х годах, видят те же недостатки офисов с открытой планировкой — шум, отвлекающие факторы, отсутствие конфиденциальности — как и более старшие поколения. Но они твердо убеждены, что возможности для общения, работы в команде или получения помощи и обмена опыта с коллегами перевешивают негативные стороны.
Одним из основных аргументов «за» открытый офис, помимо более низкой стоимости организации такого пространства, является утверждение, что подобные офисы повышают уровень сотрудничества между участниками коллектива. На самом деле мы редко генерируем хорошие идеи, разговаривая о пустяках, как это обычно и происходит в open space.
Люди действительно общаются друг с другом больше в открытом офисе, но, к сожалению, это неформальное общение, в основном никак не связанное с рабочими моментами. Мы по-прежнему бронируем переговорные комнаты для обсуждения важных рабочих моментов и «мозгового штурма», несмотря на заявляемую эффективность open space как средства повышения уровня коммуникации между сотрудниками. Наиболее качественно, несмотря ни на что, мы работаем тогда, когда у нас есть возможность полностью сконцентрироваться на деле. Мы можем работать и в шумных пространствах, но качество работы, итогового продукта будет значительно ниже, чем если бы мы работали уединенно.
Сейчас во многих компаниях, чтобы не уходить полностью от концепции open space, экспериментируют с так называемыми тихими комнатами — небольшими помещениями, в которых можно уединенно поработать над важным проектом в течение нескольких часов. Некоторые компании предпочитают создавать небольшие офисы для отделов и команд из нескольких (3–16) человек.
Хорошее решение — создавать рабочие пространства двух типов: открытые «залы», где можно свободно взаимодействовать с коллегами, и уединенные небольшие помещения для сосредоточенной работы или телефонного звонка. Такие помещения должны быть небольшими, на одного человека или небольшую группу. В них может стоять рабочий стол и стул.
Некоторые производители мебели — например, Steelcase — даже предлагают специальные серии мебели для «интровертов», которые составляют в компаниях в среднем от трети до половины коллектива. В некоторых компаниях даже устраивают специальные комнаты для отдыха, легких физических упражнений или медитации.
Решение Steelcase для «интровертов». Фото: Steelcase
На помощь также приходят технологии — в некоторых офисах устанавливают датчики, которые отслеживают уровни шума, температуру воздуха и уровень загруженности того или иного пространства. В свою очередь, сотрудники через специальное приложение могут найти себе самую тихую и комфортную точку в офисе для продуктивной работы.
Итак, подытожим. У концепции open space есть свои достоинства:
Однако хватает у открытого офиса и недостатков:
Частые ошибки в организации офиса типа open space
Можно ли назвать open space оптимальным видом устройства офиса? При условии обеспечения здоровых и комфортных условий и наличия зон для неформального общения и индивидуальной работы, возможно, да. Если же в помещении слишком шумно, душно, суетливо и неуютно, а для отдыха сотрудники могут только выйти покурить, такой офис явно не будет отвечать принципам современного и оптимального.
Чтобы ваш open space был безопасной, здоровой и комфортной рабочей средой, вам необходимо избегать наиболее частых ошибок, которые допускают компании:
Как правильно организовать open space?
Чтобы минимизировать все перечисленные выше риски, рекомендуются следующие меры по созданию комфортного пространства в открытом офисе.
Во-первых, обеспечьте сотрудникам возможность контролировать показатели внутренней среды – температуру, влажность, кондиционирование. Для этого понадобятся:
Во-вторых, установите качественную приточную вентиляцию и обеспечьте кондиционирование воздуха. Это даст такие преимущества, как:
Имеет смысл также вмонтировать устройство контроля потока воздуха в приточные системы и установить приборы для обеззараживания помещения от микробов и вирусов – например, бактерицидные облучатели-рециркуляторы серии «ДЕЗАР».
В-третьих, следите за уровнем освещенности и видом из окна. В open space должно быть реализовано:
В-четвертых, минимизируйте шум — это повысит психологический комфорт сотрудников. Для этого нужно:
Наконец, в-пятых, позаботьтесь о приятном и удобном интерьере. Имеет смысл:
Хороший пример
В качестве примера грамотно спланированного open space можно привести офис компании Mars в Москве. В 2016 году он получил сертификат LEED Gold, консультантом при прохождении сертификации выступила EcoStandard group.
Офис компании Mars – образец удачного совмещения общих рабочих пространств и других видов зон, предназначенных для отдыха или индивидуальной работы. В нем также предусмотрено специальное помещение для кошек и созданы условия для собак сотрудников. Mars – один из крупнейших мировых производителей питания для домашних животных. Pet friendly-офис – важный аспект корпоративной культуры компании. Сотрудники могут приходить со своими собаками в любой день недели, предварительно получив специальный пропуск на питомца.
В Microsoft некоторые сотрудники размещаются в т.н. «кварталах» с открытой планировкой, в которых также есть комнаты для частных телефонных звонков, индивидуальной работы или встреч с командой. Комнаты располагаются в отдалении от основных зон циркуляции людей в офисе — коридоров, ресепшена и зон общей работы — чтобы минимизировать зрительные отвлекающие факторы. Такие пространства рекомендуется разделять на помещения двух типов – доступные по предварительной брони и по принципу «живой» очереди.
Как не сойти с ума в Open Space: делаем новый офис с нуля
Так сложилось в индустрии, что большинство офисов устроено в формате open space. И это часто причиняет боль и страдание всем, кто в таком пространстве работает: людей слишком много и они слишком близко, постоянно шумно, огромное помещение выглядит неуютным. Нельзя открыть окно или выключить кондиционер, кому-то обязательно будет дуть, а другому немедленно станет душно. Однако, планируя новый офис, мы сразу понимали, что это будет open space. Осознавая все минусы, мы заранее начали думать о том, как сделать будущий open space максимально комфортным для работы наших коллег. Разумеется, настроены были скептически, а кто-то считал, что это просто невозможно.
Long story short, спустя почти год после переезда я могу смело заявить, что новый офис в разы лучше прошлого. Мои коллеги говорят, что у них возникает ощущение дома, когда они приходят на работу. Под катом мы расскажем подробнее о том, как придумывали для себя Lamoda Home, что нам удалось сделать хорошо, а над чем еще придется поработать. Надеюсь, наш опыт пригодится тем, кому в ближайшее время предстоит подобный подвиг.
Что было не так со старым офисом?
Идея переезда появилась не на пустом месте. Нам нравился старый офис, когда мы только въезжали в него. Но компания выросла, и мы поняли, что планировка помещения — не самая удобная для такого количества человек, а перестраивать что-то под себя было запрещено. Сотрудников становилось больше, и в какой-то момент нам просто перестало хватать места. Tech блок вырос до 300 специалистов: Information Technology и Data Analytics, которым приходилось размещаться на трех, а иногда и четырех этажах. Переговорки постоянно были заняты, а других мест для разговоров не было вовсе, так что многие общались прямо в open space. IT-инфраструктура тоже требовала расширения: ярче всего это было заметно по тому, сколько лишних проводов было раскидано в помещениях.
С ростом компании мы начали проводить все больше мероприятий. А единственный доступный конференц-зал был рассчитан на 300 человек, и под любые митапы приходилось арендовать его — даже если на встречу заявлялось всего 30 участников.
Не нравилась нам в старом офисе и столовая. Скажем прямо — она была ужасна. В общих зонах были вендинговые автоматы, но их явно не хватало, да и еда там была так себе.
Часть перечисленных проблем как-то решали, договариваясь с арендодателем. Но все равно было понятно, что это лишь временная мера. Нам нужно было больше пространства, адаптированного под наши потребности. Это задача, которая не имеет идеального решения: очевидно, что невозможно найти площадку на 1000 сотрудников, которую можно было бы построить с нуля под свои желания, в пределах Садового кольца и за разумные деньги.
Выбор места
Мы искали помещения с большими площадями этажей, чтобы как можно меньше переходить с одного этажа на другой. Рассматривали разные площадки Москвы, которые могли предоставить помещение нужного размера, и оценивали их по уровню комфорта, расположению и целому комплексу других факторов. Очень важной для нас была возможность сделать собственный ремонт, чтобы полностью подстроить пространство под себя. В итоге из нескольких финалистов выбрали БЦ 1Zhukov. Именно там можно было создать офис, который нам хотелось.
Конечно, мы не сразу восприняли на ура идею переехать с Павелецкой на Полежаевскую, заметно дальше от центра города. Однако, многим оказалось удобно добираться по МЦК до станции Хорошево, кто-то снял квартиру в пешей доступности от офиса дешевле прежней. У нас стало больше мест на охраняемой парковке, да и для каршеринговой машины я всегда нахожу место на бесплатной парковке вокруг здания.
Внешний Атриум бизнес-центра
Предварительный этап: собираем идеи
Подготовка к переезду началась за полгода до перевозки вещей. Наш подрядчик, компания IND Architects, представила первоначальное видение. После этого мы попросили всех коллег высказать пожелания к новому офису. Все идеи были записаны, ранжированы и обсуждались всем офисом непосредственно с дизайнерами на открытых встречах. Проектировщики и строители подключились только после обсуждения каждой идеи и появления окончательной концепции.
Хотелки и мечты понятные, но не самые простые, тем не менее нам удалось претворить в жизнь практически все.
Офис Lamoda разместился на трех этажах, на втором живут tech департаменты
Офис, способный трансформироваться
Тимур Нурутдинов, руководитель разработки E-commerce platform
В нашем новом помещении три этажа, и один из них полностью занимают IT-специалисты. Сейчас разработчики, тестировщики, аналитики, проджекты и продакты находятся в одном большом пространстве, но они не сидят за бесконечными параллельными рядами столов по всей площади офиса. Благодаря колоннам, нестандартным углам и продуманному расположению рабочих мест у нас получились отдельные зоны для каждой команды. По сути, кабинеты, только без сплошных стен. Так коллеги могут быстро задавать друг другу вопросы, решать сложные задачи. При этом за счет размеров всего помещения такие рабочие зоны отделов достаточно удалены друг от друга — коллеги видят постоянное присутствие друг друга, и коммуникация между командами становится проще. Но ощущение «муравейника» не возникает.
Традиционные рабочие кабинеты для каждой группы, огороженные стенами, обошлись бы значительно дороже. Да и с гибкостью возникли бы проблемы — мы активно развиваемся, команды изменяются, так что разделение по кабинетам быстро потеряло бы актуальность. Сейчас у каждой команды достаточно места, чтобы сидеть за длинными столами с широкими проходами между ними. Мобильная разработка даже жаловалась, что они сидят слишком просторно и далеко друг от друга, так что пришлось нанять им еще людей в команды 🙂 (на самом деле мы сейчас хотим удвоить эти команды, чтобы решать продуктовые задачи).
Общую схему этажа мы рисовали всем tech менеджментом, но при этом активно спрашивали мнение коллег: кто-то скидывал образы, кто-то предлагал готовые идеи по существу, кто-то высказывал предложения дизайн-студии на общей встрече. Окончательный вариант родился не с первого раза — мы неоднократно меняли расположение столов, предназначение переговорных комнат и размещение отделов. Сейчас, благодаря зональному распределению опенспейса, все знают, где какой отдел сидит. При этом пространство спланировано так, что с расширением компании путаницы не возникнет.
Карта 2 этажа, где сидят tech департаменты
Благодаря активному участию коллег и их идеям, возникшим в обсуждениях с дизайнерами, у нас получилось очень живое помещение. Несмотря на большое пространство, длинных скучных стен почти нет, каждая зона выглядит обустроенной, видно, что люди активно пользуются ей. При этом у всего помещения единый и эффектный дизайн. Стеклянные стены, отделяющие опенспейсы от переговорок, покрыты зеркальной и дихроичной пленкой, меняющей цвет в зависимости от ракурса — дизайнеры хотели воссоздать атмосферу модного магазина с кучей примерочных и зеркал. Многим, кстати, сначала казалось, что они ходят в лабиринте, но потом мы привыкли, и стало интересно.
Дихроичная пленка выглядит вот так (на двери телефонной будки)
The Ultimate Question: как свести уровень шума в OpenSpace к минимуму?
Еще на этапе планировки стен мы стали резать пространство на небольшие куски, раскидывая между рабочими блоками переговорки, так как они сплошные от пола до потолка и полностью преграждают путь звуку. Даже двери в соседние переговорки спроектировали с разных сторон, чтобы максимально развести потоки людей в одно время. Рабочие места унесли от проходных зон: никто не сидит около туалета или кухни.
Непрямые проходы, зонирование пространства
Уютные и разнообразные переговорные комнаты — это самое интересное и важное, что мы сделали для повышения комфорта работы. На три этажа целых 43 переговорки, это в 2,5 раза больше, чем в прошлом офисе. Вот уж где дизайнеры оторвались! Можно внезапно обнаружить себя в кожаном седле в переговорке Cowboy или растечься по мягкому стулу из валяной шерсти в Oversize — на каждый стиль одежды у нас есть своя стилизованная комната.
Специальные будки для разговоров по телефону существенно улучшили ситуацию, мы разместили на tech этаже 5 таких кабин из 25. Всем известно, что хуже громкого голоса в OpenSpace может быть только громкий голос, искаженный и усиленный динамиком. Будки по периметру обиты звукоизолирующим материалом — в них можно спокойно проводить созвоны по zoom или skype без угрозы ментальному здоровью коллег. А еще там стоят мягкие пуфы. В некоторые будки без труда помещаются два человека, поэтому иногда их используют и для быстрых конфиденциальных разговоров.
Будка для телефонных звонков на 2 этаже
Будка для телефонных разговоров в Атриуме
Все шумные помещения — кухни, комнаты с принтерами, зоны для кикера — отделены от рабочего пространства дверьми, так что развлечения одних не мешают продуктивной работе других. Даже для работы специалистов технической поддержки с железом предусмотрена отдельная комната, чтобы не греметь в общем пространстве. Специалисты отдела поддержки называют ее «заливочная».
Зона игры в кикер также отделена всегда закрытыми дверями
Мы добились результата, которого хотели: шум в офисе сведен к минимуму. Гости удивляются тому, что у нас отсутствует типичный для Open Space гул, и вдвойне удивляются, когда узнают, что на этаже работают 300 человек.
Но иногда работа требует особой сосредоточенности, и ее хочется выполнять в полной тишине и уединении. Для таких случаев у нас есть целых два решения.
Отдельные звукоизолированные комнаты с сетевыми розетками, вайфаем, столами и стульями — там можно закрыться и спокойно поразмышлять над решением задачи несколько часов. Это не бронируемые переговорки, а именно комнаты для индивидуальной работы в тех случаях, когда отвлекает даже дыхание соседа. Таких на tech этаже есть 3 штуки.
One Day Home Office — идею предложили ребята из отдела автоматизации бизнес-процессов, и менеджмент запустил пилот, а после раскатал программу на все инженерные позиции в разработке. Раз в неделю по согласованному с тимлидом графику любой инженер (и даже иногда тимлид) может работать из дома.
Комната для индивидуальной работы
Не зря наш офис называется Lamoda Home — мы хотели, чтобы здесь было уютно и комфортно как дома. А дома человек с ноутбуком обычно не сидит целыми днями на месте, а перемещается между диваном, креслом и кухонным столом. Чтобы создать себе возможность так же отдыхать от основного рабочего места внутри офиса, мы спроектировали специальные ниши со звукоизолирующей обивкой в стенах, где установили разного цвета диваны с плюшевым покрытием, на них очень приятно полежать.
Уютные диванчики рядом с рабочими зонами
Мягкая зона для коворкинга
Пуфики в тихом релаксе, там же стоят массажные кресла и капсула для сна
В больших диванных зонах некоторые команды даже проводят стендапы. Также очень хорошо себя зарекомендовали диваны с очень высокой спинкой: поставленные друг напротив друга, они создают изолированное пространство для разговора внутри, а снаружи создают дополнительную преграду звукам, если их поставить между командами как разделитель.
Диваны с высокой спинкой
Здесь команда разработки десктопных сайтов проводит стендапы
Запланируй с запасом и умножь на два. Лучше на три
Влад Алмазов, руководитель отдела сопровождения информационных технологий
Lamoda постоянно растет, и мы постарались тщательно продумать размещение команд, предусмотреть резерв во всем и везде.
В ходе переезда мы наконец-то окончательно вывезли серверы из офиса в дата-центр, избавившись от серверных комнат и их обслуживания. Это позволило уделить больше внимания остальному техническому оснащению. Для проводной сети мы заложили двойной запас сетевой емкости, разместив розетки даже там, где пока нет рабочих мест. Также сделали много выводов для дополнительных устройств — мониторов, телевизоров и т. п.
Кстати, совет из личного опыта: тем компаниям, которые только думают о переезде, я бы рекомендовал перед любым планированием всегда смотреть на помещение лично. А еще лучше — пригласить команды, которые будут работать в этом помещении или хотя бы их руководителей. Вполне может оказаться, что в местах размещения рабочих столов, например, слишком ярко светит солнце. Столы придется развернуть, и тогда розетки окажутся в неудобных местах. Также следует посмотреть, как будут выведены коммуникации к рабочим местам — например, смогут ли сотрудники сами подключить себе дополнительное оборудование. Внимание к этим мелочам на раннем этапе сэкономит массу времени впоследствии.
Мы тщательно планировали Wi-Fi сеть, благодаря ей сотрудники свободно перемещаются по офису с ноутбуками и телефонами, оставаясь в корпоративной сети со всеми доступами. Сейчас беспроводная сеть рассчитана на подключение 2000 устройств, и мы оставили задел для ее расширения. При прокладывании беспроводной сети мы столкнулись с неожиданной проблемой: красивая пленка, которой оклеили все переговорки, была металлизированная и совершенно не пропускала сигнал Wi-Fi 5GHz. Пришлось ставить в переговорные комнаты отдельные точки доступа.
Дисплеев много не бывает
По всему нашему офису развешаны дисплеи с полезной информацией: ключевые OKR компании, новости из регионов, анонс ближайших мероприятий.
Была идея транслировать в режиме реального времени то, что происходит на нашем складе в Быково, в транзитных складах в городах доставки, на пунктах самовывоза. Пилот технически прошел успешно, но мы не стали запускать проект из-за юридических сложностей. По закону такая трансляция требует получения разрешений на съемку каждого сотрудника. А для пунктов самовывоза, куда приходят другие люди, это реализовать вообще нельзя. Так что от этой классной идеи пришлось отказаться, хотя мы видели подобное в офисах мировых компаний — выглядит это здорово и помогает объединить распределенные структуры.
На втором этаже, где сидят tech-департаменты, почти у каждой команды висят настроенные мониторинги с ключевыми показателями сервисов, которые разрабатывает и поддерживает команда. Проходя мимо, коллеги могут поинтересоваться ситуацией или обратить внимание команды на показатели, если что-то пошло не так. Когда у тебя более 100 внутренних сервисов, приходится за ними тщательно следить.
Одновременно с переездом мы обновили оборудование на рабочих местах. Все разработчики у нас теперь трудятся на обновленных ноутбуках, при желании каждый может взять себе один или два 27-дюймовых монитора.
Еще некоторое количество настенных планшетов отвечают у нас за бронирование переговорок. Я уже упоминала, что отдельные пространства для бесед — главная фишка нашего нового офиса. И система бронирования — важная ее часть. Хотя подрядчик предлагал разные варианты, в итоге мы взяли связку Zoom Rooms, Google Calendar и Google building & resources. Все платное, но не вендорлок, есть возможность использовать девайсы общего назначения, в том числе ipad’ы. Такой набор оказался быстрее, удобнее и функциональнее специализированных устройств. Система показывает расписание прямо на дверях переговорок, позволяет бронировать их на будущее или выбрать «прямо сейчас» свободную комнату для разговора с глазу на глаз.
Zoom конференц-система интегрирована в бронирование переговорок
Реализовали полный доступ в здание и перемещение по офису через систему распознавания лиц Face ID, так что, если сотрудник забыл пропуск дома, нет нужды выписывать временный. Каждый человек специальным образом сфотографировался, и первое время все работало стабильно. Как вы думаете, что произошло потом? Буквально через пару месяцев люди начали менять имидж: отрастил или, наоборот, отстриг челку, надел линзы вместо очков — и двери перестали открываться, так как, с их точки зрения, человек на себя не похож. Так что, если Fashion is your profession, придется снова использовать пропуск или сделать новую фотографию в системе.
Face ID позволяет ходить без пропуска
Внутри офиса у нас есть большой крытый атриум, где мы можем круглый год устраивать любые мероприятия, так как полностью контролируем внутреннее пространство, расписание и технику. Здесь мы проводим ежеквартальные встречи tech департаментов IT Gathering, а для пятничных IT Fests и Tech Talks берем одну из переговорок-трансформеров.
Митап Mosdroid в атриуме
Lamoda Housewarming Party
Transformer Room — две переговорные, которые объединяются в одну для встреч на 40-50 человек
Питание — вопрос серьезный
После совершенно ужасной столовой на старом месте мы поняли, как нам всем важно вкусное и разнообразное питание — и подошли к его организации максимально серьезно. Теперь каждый имеет возможность потратить несколько минут в раздумьях о том, куда на этот раз пойти поесть. В бизнес-центре есть хорошая столовая, где можно сытно пообедать за 250-350 рублей, и пара ресторанчиков с бизнес-ланчами.
На каждом этаже для сотрудников оборудованы большие кухни с холодильниками, микроволновками и посудомоечной машиной. Это не тесное место с парой столиков, где люди едят и расходятся, а дополнительная комфортная зона для общения. Коллеги иногда проводят там много времени — есть диванчики, пара огороженных зон, где можно сесть компанией, и даже уголки, в которых можно поработать с ноутбуком. Тут же мы поставили книжный шкаф для технической литературы и наш радар технологий.
Чтобы не приходилось бегать за чаем через довольно длинный этаж на кухню, мы спланировали дополнительные зоны для кофе-пойнтов. Даже в самые пиковые часы — утром и после обеда — нет очереди за кипятком или к кофемашине.
Кухня второго этажа
Кухня первого этажа
Mealty, Delivery Daily, ВкусВилл, GinzaGo и несколько других поставщиков привозят нам готовую еду: открываешь холодильник, прикладываешь свой завтрак, обед или ужин к устройству для считывания штрихкода и оплачиваешь бесконтактно или картой. Первое время было непривычно, что все лежит в открытом доступе. Такая система, построенная на доверии, работает уже больше года, и, судя по всему, вполне себя оправдывает.
Холодильник с готовой едой
Многие фанаты кофе любили небольшую кофейню у старого офиса, поэтому мы подружились с владельцами и пригласили ребят открыть точку прямо внутри нашего атриума. Позвали в новый офис и дружественную компанию, которая делает вкусные супчики и салаты. По предложению коллеги открыли мини-бар свежевыжатых соков. Атриум стал центром притяжения для всего офиса: можно взять что-нибудь вкусненькое и провести встречу за удобными столиками или на мягких диванчиках. Команды мобильной разработки традиционно проводят стендап прямо там, со стаканчиками вкусного кофе в руках.
Кофейня
Супчики
Что по поводу остальных пожеланий коллег?
Фактически мы реализовали все элементы комфорта, о которых говорили на старте.
Тренажерный зал, железо в кадр не вошло
Что мы получили в итоге?
Итак, главное, что мы сделали для того, чтобы наш новый OpenSpace был максимально удобным:
Я знаю, что многие активно растущие ИТ-компании задумываются о собственных штаб-квартирах. Но чтобы ожидания не разошлись с реальностью, я бы посоветовал не заказывать у подрядчика проекты полностью «под ключ». Стоит активно участвовать в построении нового пространства, привлекая к этому как можно больше сотрудников уже на ранних этапах. Именно тогда получится проект, который будет соответствовать духу компании. В своем новом офисе мы смогли повлиять на какие-то вещи, сделать их именно так, как хотелось нам.
Внимательнее посмотреть на наш Lamoda Home и послушать более подробный рассказ о деталях планирования и строительства можно в видеоинтервью-экскурсии: