Что значит постановка задачи
Постановка задач для начинающих тимлидов
Когда люди говорят о постановке задач — они очень любят вспоминать про SMART.
Ну, дескать, цель должна быть Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound.
И есть даже удивительные люди, которые пытаются это пихать программистам.
Но есть задачи, а есть задачи. И между ними большая разница!
Разработчик — существо потоковое, драйвовое. В отличие от проджект-менеджеров, тимлидов и прочих замечательных людей, которым неизбежно приходится переключать фокус внимания раз в 10 минут. И здорово, если процессы позволяют разработчику находиться в этом потоке и создавать код без отвлечения на точки согласований и ошибки коммуникации. Для этого есть модель TOTE. И есть мнение, что именно от неё нужно отталкиваться при формулировке таска разработчику. Поясню сначала, что за модель, а потом — как её применить.
T1 — Test — желаемое состояние, к которому мы стремимся, какое оно?
О — Operation — какие действия мы должны делать, чтобы достигнуть результата?
T2 — Test2 — по каким признакам мы поймём, что продвинулись в сторону результата?
E — Exit — по каким критериям мы поймём, что результат окончательно достигнут?
Эта модель очень алгоритмична и хорошо подходит для задач до 20 часов (я надеюсь, вам не нужно объяснять, почему линейным разработчикам не нужно ставить задачи больше 4..8 часов? 🙂 ).
Приведу пример, как это ложится на постановку тасков при плановой разработке. Конечно, приведённый рецепт не подходит в случае работы в стиле Research and Development, организации работ по эксплуатации или работы по срочному затыканию дыр.
Сперва (T1) идёт краткое описание, что мы делаем (не путайте с заголовком задачи!). Одно предложение, обобщающее, что и зачем мы делаем.
Вообще говоря нет смысла браться за задачу, если вы не можете это сформулировать. Это может выглядеть вот так: «Сделать стандартное REST API профиля пользователя, чтобы с ним работали фронтэнд приложения», «Учим метод создания брони принимать параметр gender и сохранять его», «Необходимо написать миграции, которые расставят ключи в соответствии со схемами из merge request (uml диаграммы таблиц)».
В качестве Operation и чуть-чуть T2 выступает глава «какие действия нужно сделать для достижения результата».
Это нумерованный список тех конкретных действий, что нужно сделать линейному разработчику. Возможно с оценкой по времени. Например:
1. Создать миграцию (30 минут)
2. Прописать модель с валидацией (2 часа)
3. Прописать контроллер (2 часа)
Важно, что он нумерованный и вы понимаете, сколько времени должно занять выполнение каждого шага. Особенно это важно — если вы работаете с джуниорами и миддлами. Ибо как только ваш разработчик «закопается», данный список — хороший способ быстро понять, на чём он застопорился и какие дальнейшие у него должны быть шаги.
Ну и в завершение глава «Ожидаемый результат» выступает в качестве правил Exit и немножко T2. «Ожидаемый результат» — это ненумерованный чек-лист проверки задачи. Фактически мы формулируем сценарии тестирования задачи, языком QA. То есть, они в идеале должны содержать как позитивные, так и негативные сценарии и не должны содержать отсылок к коду в стиле «написан класс такой-то». Только функциональные проверки.
Например:
— При создании пользователя через API, он появляется в БД
— Ответы API при создании пользователя соответствуют документации
— Пользователя можно создать только администратору
— Не-администратор при попытке создания пользователя получает 403 ошибку
К слову, высокий процент багов в сделанных задачах — это как раз повод уделить больше внимания «ожидаемому результату» при формулировке, чего вы хотите от разработчиков.
А не слишком ли много буков?
Конечно, на практике может быть не рентабельно прописывать все задачи таким образом. Нужно найти баланс, и об этом тоже хочется немного сказать.
Постановка задач через TOTE полезна как временная мера при подключении новичков, джуниоров и миддлов, пока они не освоятся с новой для них системой и подходами, принятыми в коллективе.
Можно смело упрощать постановку задач квалифицированным, проактивным и продвинутым сотрудникам. Можно смело урезать формулировки, если у вас один человек берёт один блок работ и безотрывно, без отпусков и болезней решает его с гарантированным результатом. Если с людьми приходится «играть в шашечки», перекидывать с задачи на задачу и тасовать их между командами, если блоки работ «ставятся на холд» — ТОТЕ необходим.
5 способов ставить задачи, чтобы их понимали и выполняли в срок
Когда задачи не выполняются, виноват часто не только тот, кто их делал, но и тот, кто ставил. Ведь от правильной постановки напрямую зависит качество и эффективность выполнения. Не приложили инструкций, не объяснили целей и ожидаемых результатов, не дали инструментов – вот у сотрудника или подрядчика и не получилось сделать все, как нужно.
Сложность еще и в том, что часто с позиции постановщика сложно оценить, какая именно информация, данные и инструменты нужны исполнителю. Первому кажется, что все очевидно, а для второго это не так. Чтобы этого избежать, можно использовать методы постановки задач, которые помогают разложить все по полочкам, не упустить ничего важного и повысить шансы на успех. В статье рассмотрим 5 таких методов с примерами.
SMART
Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать воедино всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально использовался для постановки целей, но подходит и для задач.
Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:
Time bound – ограниченная во времени.
Важно, чтобы задача отвечала всем пяти критериям
Пример. Допустим, заказчику нужно получить больше трафика из контекстной рекламы в высокий сезон – с июня по август. Для этого он ставит задачу исполнителю – подрядчику по контекстной рекламе. Чтобы она соответствовала SMART-критериям, ее можно сформулировать так:
Увеличить трафик с контекстной рекламы на 20% к 1.06.2020 за счет запуска РСЯ, Google Ads и YouTube.
В такой формулировке задача:
конкретная – показывает, какой нужно получить результат и каким способом;
измеримая – указан процент, на который нужно увеличить трафик;
достижимая – учитывая, что РСЯ, Google Ads и YouTube еще даже не запускали;
значимая – компании важно получить больше трафика в сезон, чтобы максимизировать прибыль;
ограниченная во времени – указан срок.
Модель ориентирована на постановку задач программистам, так как работает по принципам алгоритма, но и для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками других специальностей тоже подойдет. Особенно полезна для работы с новичками, так как раскладывает задачу и процесс работы над ней по полочкам.
В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а главы ТЗ и отчасти этапы работы над задачей:
Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать;
Operation – какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат;
Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату;
Exit – как мы поймем, что достигли результата.
Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, потому что показывает, как достигнуть результата и убедиться, что получили именно то, что нужно.
Четкий алгоритм постановки задачи по TOTE
Пример. Специалист по контекстной рекламе взял в помощники новичка и решил начать практику с самого простого, например с составления объявлений. Такая задача, поставленная по TOTE, может выглядеть так:
Подготовить объявления для рекламной кампании Ателье
T1: Нужно составить объявления в соответствии с согласованной с клиентом концепцией (в файле) по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Объявления должны содержать по два заголовка, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.
O: Чек-лист задачи:
1. Изучить концепцию и чек-лист по созданию объявлений;
2. Скопировать в шаблон ключевые фразы и заполнить все поля для каждой;
3. Проверить объявление по чек-листу и на соответствие ограничениям Директа;
T2: Чтобы не переделывать, делай все в этой последовательности.
E: Результатом будет заполненный и согласованный шаблон, готовый к загрузке в Яндекс.Директ.
HD-RW-RM
Способ позволяет дать исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Отчасти пересекается со SMART, но учитывает не критерии, а информационные блоки ТЗ.
Буквы аббревиатуры обозначают разделы шаблона, по которому удобно заполнять задачу:
Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;
Description – описание, погружает в контекст задачи и детали;
Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена;
Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля;
Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна;
Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.
Главное отличие от других методов – в блоке «Мотивация». Понимая, зачем это нужно, исполнитель может более ответственно подойти к выполнению задачи.
Шаблон для постановки таких задач может выглядеть так
Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и, чтобы масштабироваться безболезненно и поддерживать уровень качества на каждом проекте, нужно стандартизировать процессы. Руководитель ставит одному из самых опытных членов команды задачу описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе. Важно учесть все нюансы, ведь от четкости процессов может зависеть доход всей команды в целом и каждого специалиста в отдельности.
Поставленная по методу HD-RW-RM, задача может выглядеть так:
Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директе
Описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе
Нам нужно стандартизировать все процессы работы над проектами. Начать решили с настройки кампаний в Директе, так как таких задач сейчас в работе больше всего. Нужен четкий алгоритм, по которому смогут работать и опытные сотрудники, и новички.
Результатом станет пошаговая инструкция в Google Docs и чек-лист, который мы сможем прикладывать к таким задачам в таск-менеджере.
Начни со своего опыта – опиши алгоритм, по которому настраиваешь сам. Собери все моменты, в которых можно ошибиться. Потом обсуди с парой опытных ребят. Возможно, они подскажут, как сделать эффективнее какие-то этапы. Покажи 2-3 новичкам, чтобы собрать их вопросы. Доработай и согласуем.
У задачи первый приоритет после клиентских проектов. Будет здорово, если сможем запустить работу по новому процессу через месяц, 25 июля.
Мы продолжаем расти. Этот алгоритм поможет делать кампании быстрее без потери качества и не упускать важных деталей. А значит, мы сможем взять дополнительные проекты и все вместе будем зарабатывать больше.
Задача важная, поскольку влияет на репутацию и прибыль, но сотрудник опытный, поэтому ему можно не расписывать весь процесс по шагам.
Кстати, получать больше прибыли от ведения контекстной рекламы можно не только за счет роста клиентской базы, но и с помощью партнерских программ. Например, участники партнерской программы Click.ru получают до 18% от рекламного оборота клиентов.
CLEAR
Методику разработал канадский бизнес-тренер и гребец Адам Крик в качестве альтернативы модели SMART. В отличие от нее, CLEAR позволяет ставить более гибкие задачи, которые могут изменяться в зависимости от обстоятельств.
Буквы аббревиатуры обозначают критерии, которым должна соответствовать правильно поставленная задача:
Collaborative – командная, мотивирует сотрудников работать вместе;
Limited – ограниченная, по аналогии со SMART – достижимая и ограниченная во времени;
Emotional – эмоциональная, интересна исполнителям;
Approachable – доступная, можно разбить на мелкие подзадачи;
Refinable – гибкая, может изменяться в процессе выполнения.
Первый критерий подразумевает, что метод лучше использовать, когда нужно поставить задачу нескольким сотрудникам или группе исполнителей, иначе в нем теряется смысл.
Критерии другие, принцип тот же
Пример. Системы контекстной рекламы регулярно выпускают обновления и новые инструменты. Чтобы оставаться в тренде и не растерять клиентов, в отделе контекстной рекламы решили поставить регулярную задачу для всех специалистов: ежемесячно изучать обновления, проверять, на каких проектах они могут быть полезны, и направлять предложения по оптимизации клиентам.
Вот как можно сформулировать эту задачу по CLEAR:
Направлять клиентам предложения по подключению новых инструментов рекламных систем до 10 числа каждого месяца.
Так она соответствует методике:
командная – задачу поставили всему отделу, сотрудники могут помочь друг другу разобраться в обновлениях и составить предложения;
ограниченная – она достижима и имеет сроки (до 10 числа);
эмоциональная – выходит за рамки стандартных процессов и позволяет проявить свои навыки и знания в маркетинге;
доступная – можно разбить на подзадачи: изучить обновления, проанализировать проекты в работе и т. д.;
гибкая – в один месяц Яндекс.Директ выпускает обновления одно за другим, в другой – едва меняет что-то по мелочи.
Еще одна альтернатива методу SMART, разработанная Массачусетским технологическим институтом. Эта методика также ориентирована на командную работу и амбиции исполнителей, поэтому вряд ли подойдет для рядовых задач вроде сбора семантики или анализа площадок в РСЯ.
Так же как в SMART и CLEAR, буквы аббревиатуры обозначают критерии задачи:
Frequently discussed – часто обсуждаемая, о задаче в команде постоянно говорят, чтобы не упустить ее из виду;
Ambitious – амбициозная, выполнимая, но не слишком легкая, чтобы могла вдохновить исполнителей на достижение большего;
Specific – конкретная, по аналогии со SMART;
Transparent – прозрачная, сама задача и цель, для достижения которой ее нужно сделать, видны всей команде.
Методика помогает ставить и работать с важными для компании или проекта задачами так, чтобы они оставались в фокусе и выполнялись качественно.
Пожалуй, выбирать между SMART, CLEAR и FAST можно в зависимости от типа и важности задачи, а также от того, кому она адресована
Пример. В агентстве решили повысить уровень клиентского сервиса за счет более прозрачных и понятных отчетов по контекстной рекламе. Перед отделом стоит глобальная задача: подобрать подходящий инструмент и перенести в него всю клиентскую отчетность.
По FAST задачу можно сформулировать так:
Подобрать и внедрить до 1 июня систему визуализации данных с возможностью строить динамические отчеты по контекстной рекламе, чтобы сделать отчетность быстрее для специалистов и понятнее для клиентов.
Пройдемся по критериям:
часто обсуждаемая – задача затрагивает всех сотрудников отдела, поэтому ее будут обсуждать;
амбициозная – она непростая, потому что глобальная, но выполнима;
прозрачная – всем сотрудникам понятно, что сделать (подобрать и внедрить) и зачем это нужно (ускорить процессы и сделать отчеты понятнее).
7 полезных инструментов для постановки задач
Выбрать какой-то один метод и оттачивать его или использовать разные способы для постановки задач разной сложности сотрудникам разного уровня – решать вам. В любом случае все задачи нужно где-то фиксировать. Поэтому делимся подборкой таск-менеджеров, в которых можно ставить задачи по любой из этих методологий. Выбирайте, исходя из потребностей и размеров вашей команды:
Как правильно ставить задачи, чтобы их выполняли вовремя и качественно
Когда сотрудники не справляются с обязанностями, руководителю приходится самому вникать во все вопросы или переделывать работу. В результате о выполнении плана не может быть и речи, а эффективность и прибыль на нуле. Не спешите увольнять команду и набирать новую. Возможно, стоит пересмотреть подход к постановке задач.
Что такое постановка задач и почему она важна
Часто компании закрываются в первый год не только из-за высокой конкуренции, но и из-за неправильного выстраивания процессов внутри. Любая работа состоит из постановки целей и задач. Если цель — это результат, то задача — ответ на вопрос «как это сделать?». Например, ваша цель — продвигать бизнес в социальных сетях. Тогда задачи, в зависимости от специфики — собрать команду из SMM-менеджера, дизайнера и копирайтера, разработать и согласовать стратегию продвижения, рассчитать бюджет и проанализировать результаты. Часто задачи связаны между собой: результат одной зависит от другой.
Без планирования и управления нельзя: хаотичные и несогласованные действия сотрудников наносят ущерб компании. И наоборот — хорошо организованный труд в команде способствует плодотворной работе.
Так, рост конверсии в покупки связан с эффективностью сотрудников, принимающих звонки: продавцов, менеджеров и операторов call-центра. Если клиент долго ждет или не может получить ответ на вопрос, он уйдет к конкурентам. Система Workforce Management MANGO OFFICE решает вопросы с организацией работы первой линии. Сервис поможет определить, сколько нужно сотрудников для выполнения задачи, составить оптимальный график и проанализировать работу сотрудников в режиме реального времени.
Виды задач
Есть глобальные задачи, а есть рядовые,. Их можно ставить по разному — это зависит от значимости и срока выполнения работы. Задачи бывают:
Ежедневные. Это рутина, из которой состоит бизнес. Например, кондитерский цех выпускает сладости. Сотрудники каждый день готовят тесто и начинку, выпекают и упаковывают вафли, отвозят их в магазины. Общий результат работы компании напрямую зависит от того, как организованы рутинные процессы.
Текущие. Появляются в определенный момент: нужно модернизировать оборудование, найти нового поставщика, заключить договор с курьерской службой.
Долгосрочные. Касаются развития бизнеса в перспективе и ставятся на определенный срок. Например, увеличить выручку на 15% за год или открыть офис в каждом районе Москвы в течение пяти лет. Такие задачи не обсуждают на ежедневных планерках, это часть стратегического планирования, которым занимается руководство.
Некоторые руководители смешивают все виды задач: погружаются в рутину, забывая о перспективах. Пока компания концентрируется на решении мелких проблем, конкуренты планируют на годы вперед, забирая клиентов.
Как правильно ставить задачи
При постановке задачи недостаточно рассказать сотрудникам об их обязанностях. Здесь важно все: формулировки, детали, контроль за ходом работ. Упростить коммуникацию между руководителем и подчиненным помогут специальные правила.
Распределение ролей
Для проектной работы нужна команда из разных специалистов. Чтобы сделать работу качественно и уложиться в сроки, каждый член коллектива должен знать свои обязанности и ответственность.
При формировании команды нужно учитывать не только hard skills, но и личные качества сотрудника. Это влияет на эффективность и отношения в коллективе. Каждый должен выполнять задачи, соответствующие своему психотипу. Дисциплинированному сотруднику, привыкшему к контролю, легче выполнять рутинную работу, а человеку с творческим мышлением — креативить. Руководителю нужно распознавать личностные качества и поручать задачи сотрудникам с релевантными навыками и опытом.
Если все роли учтены, то каждый член команды чувствует себя комфортно и занимается любимым делом, а число конфликтов сводится к нулю. Эффективность растет, а с ней — качество работы и авторитет компании.
Конкретизация действия и результата
Размытые формулировки — враг эффективности. Часто руководители считают, что сотрудники знакомы с внутренней кухней, и не раскрывают детали задачи. Чтобы не возникло недопонимания, потратьте больше времени на уточнения, проговорите важные и второстепенные моменты. Тогда у сотрудника сформируется четкое представление, что и к какому времени нужно сделать.
Например, формулировка «привлечь новых клиентов» слишком абстрактная. Лучше конкретизировать требования: «сегодня до 15.00 написать и оформить два поста в Инстаграм с информацией о скидках». Уточнение деталей не займет много времени, но это поможет избежать ошибок.
Назначение ответственных
Адресуйте задачу конкретному исполнителю. Когда за результат работы отвечает определенный человек, руководитель понимает, на каком этапе находится проект, может скорректировать процесс и подвести промежуточные итоги. Это простое действие улучшает качество работы: сотрудники не перекладывают обязанности друг на друга, а полностью погружаются в работу.
Ограничение по срокам
Установите конкретный дедлайн по задаче. Не просто «чем быстрее, тем лучше», «через неделю» или «в ближайшее время», а точную дату и время. Бессрочные задачи сотрудники будут делать в последнюю очередь. Если оценить время работы нельзя, обозначьте контрольные точки.
Трекинг задач
Не старайтесь удержать в голове все задачи и сроки, скорее всего, вы все равно запутаетесь. Обычный блокнот тоже не решит проблему. Используйте удобные программы для постановки и отслеживания задач:
для небольших компаний: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack;
для крупных проектов: JIRA, Redmine, Яндекс.Трекер;
для целей, которые выходят за рамки обычного планирования, используют CRM-системы.
SMART-цели в постановке задач
SMART — это способ описания задач. Он был разработан Джорджем Т. Дораном в 80-х годах прошлого века, но до сих пор не утратил актуальности. Метод устанавливает критерии правильной постановки задач.
Конкретность (specific). Цель должна быть определенной и понятной: не «обзвонить клиентов», а «получить обратную связь по вчерашним встречам».
Измеримость (measurable). Добавьте в формулировку количественный показатель. Это поможет оценить результат и даст ориентир сотрудникам. Пример: увеличить выручку до 10 млн, провести 15 рабочих встреч.
Достижимость (achievable). Для мотивации важно, чтобы у сотрудника были ресурсы для выполнения работы, а ее результат был реальным, осязаемым. Если требовать невозможного, команда выгорает и перестает стараться.
Релевантность (relevant). Проверьте значимость и согласованность задач, их соответствие глобальным целям компании. Противоречивые и неактуальные требования разрушают работу и вызывают недовольство у сотрудников.
Ограниченность в сроках (time bound). Работа движется быстрее, если установлены временные рамки: можно распределять нагрузку, расставлять приоритеты.
Ошибки руководителя при постановке задач
Чтобы устранить ошибки, их нужно увидеть. Разберем несколько основных.
Тон речи
Агрессивный тон уместен только при обсуждении вопросов жизни и смерти. В остальных случаях коммуникация будет эффективной, если собеседники относятся друг к другу уважительно, а не отвлекаются на личные обиды и эмоции. Важно контролировать интонацию и подбирать слова — от этого зависит отношение подчиненного к порученному делу.
Неправильная постановка дедлайнов
Для кого-то «скоро» — это через два дня, а для кого-то через 30 минут. Не стоит надеяться, что у всех одинаковые представления о времени. Такие недопонимания могут сказаться на работе. Лучше установите даты контрольных точек и окончательного дедлайна.
Отсутствие примеров
Если сотрудник ранее не сталкивался с подобной работой, дополните инструкцию примером. Тогда у него появится понимание, какой результат нужен. Например, если вы просите сотрудника написать коммерческое предложение для партнеров, отправьте ему на почту примеры КП конкурентов.
Чтобы новые сотрудники понимали, как правильно разговаривать с клиентом, их можно обучать на подготовленных шаблонах — специальных скриптах. Продуманный сценарий разговора особенно пригодится там, где нет права на ошибку — в холодных продажах по телефону.
С сервисом Контакт-центр MANGO OFFICE вы сможете создать эффективный скрипт продаж и ускорить процесс обучения новых сотрудников. Система аналитики поможет отследить эффективность операторов и улучшить каждый этап работы с клиентом.
Отсутствие обратной связи
Бывает, что сотрудник плохо выполняет работу даже после подробных разъяснений. Возможно, он не понял задачу и чего от него ждут. Чтобы исключить ошибки, добивайтесь обратной связи. Спросите, как именно команда будет выполнять работу, нужна ли дополнительная информация. Это кажется лишним, но именно недопонимание становится частой причиной конфликтов. Избегайте закрытых вопросов, вроде «Вам все понятно?» — они не мотивируют к диалогу.
Примеры правильной постановки задач
Посмотрим, как правильно ставить задачи, пользуясь правилами.
Цель: увеличить продажи. Задачи:
нанять двух сотрудников до 31.04;
увеличить количество сделок менеджеров на 15%, используя технологию личных продаж;
поднять продажи по холодным звонкам с 15 до 25%, применяя новый скрипт.
Цель: увеличить прибыль с единичной продажи. Задачи:
увеличить средний чек на 25% с помощью апселлинга;
повысить цены на 5% и поменять ценники во всех магазинах до 21 сентября.
Использование CRM в постановке задач
CRM — удобный способ держать все задачи и информацию по ним в одном месте. С помощью системы можно ставить задачи в режиме реального времени и контролировать ход работ. CRM собирает аналитику по работе менеджеров, помогая представить картину наглядно: кто справляется с работой, а кто затягивает сроки и не выполняет задачи.
Основной канал продаж — это звонки, поэтому важно держать под контролем работу сотрудников колл-центра. Больше никаких пропущенных звонков и потерянных клиентов: сервисы телефонии MANGO OFFICE можно интегрировать с любыми CRM-системами. Сохраняйте информацию о каждом этапе взаимодействия с клиентом, чтобы анализировать и улучшать работу отдела продаж.
Заключение
Применяйте простые правила: формулируйте детали задачи, устанавливайте дедлайн, общайтесь уважительно, назначайте ответственных. Это поможет ставить задачи прозрачно и понятно, контролировать работу на любом этапе и укладываться в сроки. Если работа внутри компании хорошо организована, то и лояльность клиентов будет расти.