Что значит ккм в магазине

Что нужно знать о кассовых аппаратах, чеках и другом торговом оборудовании

Все кассовые аппараты делятся на автономные и подключаемые к компьютерам.

Автономные ККТ

На автономных кассах ввод данных производится на самом аппарате, поэтому вводить наименования товаров по ходу оформления чека либо невозможно, если на кассе только цифры или просто неудобно, так как виртуальная клавиатура – небольшого размера.

Автономная онлайн-касса ШТРИХ-МПЕЙ-Ф оптимально подходит для торговых точек с небольшим рабочим пространством и, а также для разъездной торговли.

Поэтому для таких касс предусматривается загрузка подготовленного справочника товаров из внешнего источника – файла или программы. Нужно сказать, что при большом количестве товаров поиск их в справочнике автономной кассы довольно затруднительный, поэтому часто используется сканер штрихкодов.

Как показывает практика, лучше сразу выбирать сканер, который умеет читать двумерные штрихкоды – QR-коды или DataMatrix, не дожидаясь, пока ваши категории товаров будут включены в список маркируемых. Разница в цене составит около 30%, но больше не придется беспокоиться об оснащении кассовых мест.

IDZOR 2200S 2D – сканер штрихкодов, отличающийся легкостью и удобством использования. Прибор предназначен для эксплуатации в отрасли розничной торговли, поддерживая работу с маркированной продукцией и ЕГАИС.

Подключаемые ККТ

Подключаемые кассовые аппараты не содержат в себе справочника товаров. Всю работу по подготовке чека берет на себя компьютер. И, конечно, компьютерная клавиатура гораздо удобнее для ввода наименований, чем кнопки кассы. Но для ускорения процесса формирования чеков удобнее сформировать список товаров заранее, загрузить его в программу и использовать сканер штрихкодов.

Перед тем как приступить к формированию справочника товаров, или, как он называется во многих программа 1С, справочника номенклатуры, нужно принять во внимание еще один фактор – количество печатных символов, которые могут уместиться на чековой ленте.

Каждая модель кассового аппарата может работать с лентой определенной ширины от 44 мм до 80 мм. Чем шире лента, тем больше символов может уместиться в одной строке чека, но тем она и дороже. Количество символов зависит также от шаблона чека. Некоторые производители, например Атол, предоставляют выбор из нескольких шаблонов – покрупнее и помельче. Соответственно, изменяется и количество символов, которые можно уместить на одной строке – от 24 до 64. Например, наиболее популярные подключаемые и автономные модели Атол – максимум 42 символа. Если наименование товаров поместится на одной строке, то чек получится более коротким. Но не следует увлекаться сокращениями. Закон требует, чтобы наименование в чеке однозначно определяло проданный товар.

В заключение этой темы нужно отметить, что максимальная длина наименования, которая допускается форматом чека – 128 символов, более длинное просто обрежется. Перенос строк настраивается в кассовом аппарате, нужно заглянуть в инструкцию.

Итак, прежде чем приступить к формированию справочника товаров, нужно выяснить, может ли наш кассовый аппарат переносить наименование на несколько строк, и какое количество символов можно уместить в одной строке.

Хотите подобрать оборудование для торговли или найти удобное решение для работы с номенклатурой? Не знаете, с чего начать и как всё сделать правильно?

Оставьте заявку и партнеры 1С ответят на ваши вопросы

Источник

Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать?

В соответствии с законом №54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний обязаны отправлять фискальные чеки в налоговую и покупателям. Для этого необходима онлайн-касса. В этой статье мы расскажем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и как с ней работать.

Что такое онлайн-касса

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель. По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Какие бывают онлайн-кассы?

Чтобы понять, какую лучше купить онлайн-кассу, разберём три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа — она обойдётся в скромную сумму от 6 до 20 тысяч рублей.

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. Но если компьютер уже есть, а чеки вам обязательно нужно печатать, выберите онлайн-кассу этого типа.

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов. К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и так далее.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

Организации и ИП, которые:

продают журналы и газеты;

Кроме того, онлайн-кассы не должны применяться кредитными организациями, юридическими лицами при безналичных расчётах друг с другом, организациями, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений так же попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и машиноместа, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.

Полный перечень размещён в соответствующей статье закона.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьёй 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

Как пользоваться онлайн-кассой?

Прежде чем начать работу вам предстоит:

Многие производители и поставщики касс предлагают пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи. От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик услуги.

Перейдём непосредственно к работе с онлайн-кассой. Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор). Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работспособность кассы и всего подключенного к ней оборудования, а также соединение с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.

Чек обязательно должен быть сформирован при следующих операциях:

Этим операциям соответствуют 4 основных признака расчёта:

Если операцию провели без онлайн-кассы либо она по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, применяются чеки коррекции. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае обнаружения излишков). К такому чеку обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай налоговой проверки.

Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется отчёт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Резюме

В 2021 году большинство хозяйствующих субъектов должны формировать фискальные чеки с помощью онлайн-касс.

В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к интернету, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую. ФНС получает данные о расчётах в реальном времени, что сокращает количество налоговых проверок. Неиспользование ККТ или указание неверных реквизитов карается штрафами — как для должностных лиц, так и для организаций. Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с 54-ФЗ, нужна сама онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ в налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет времени самостоятельно проходить все этапы подключения, можно воспользоваться одним из комплексных решений.

Для работы с онлайн-кассой требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной ККТ. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.

Источник

ККМ- что это?

Контрольно-кассовая машина – это устройство, предназначенное для учета денежных поступлений при оказании услуг, реализации продукции. Используют ее для печати чека и автоматизации кассовых транзакций. Действующее законодательство регламентирует обязательное использование ККМ субъектами хозяйственной деятельности, занятыми в торговле и сфере услуг. Функционал должен предусматривать передачу ФД в контролирующие органы. Что такое ККМ, как ее правильно выбрать и установить будет рассмотрено детальнее.

Содержание:

Определение ККМ

Контрольно-кассовая техника и контрольно-кассовая машина – идентичные понятия. Речь идет об устройстве, также известном как кассовый аппарат или онлайн-касса. В сфере торговли техника обеспечивает учет и контроль выручки. С помощью кассы фиксируются операции реализации товаров, печатаются чеки и отчеты, может вестись учет продукции.

До 2017 года субъекты хозяйственной деятельности использовали устройства старого образца с защищенной электронной контрольной лентой. Поправки в федеральный закон № 54-ФЗ регламентируют переход на кассы нового поколения. Разница между устройствами значительная, заключается она в расширенном функционале. Обновленная техника печатает чеки, соответствующие стандартам, формирует отчетные документы в электронной форме, а также автоматически отправляет их в фискальные органы.

Разновидности ККМ в сфере торговли:

Области применения онлайн-кассы

Переход на онлайн-кассы для большинства индивидуальных предпринимателей и организаций завершился 1 июля 2019 года. Внедрили технику нового образца следующие хозяйствующие субъекты:

Изменение коснулись и предпринимателей, работающих на спецрежимах, включая «упрощенку», «патент» и «вмененку». Но есть и категории деятельности, освобожденные от использования онлайн-касс:

В 2020 году также получили освобождение и некоторые категории индивидуальных предпринимателей:

Выбор устройства для индивидуального предпринимателя

В первую очередь нужно учитывать специфику деятельности. Бизнес-процессы могут требовать использования онлайн-касс с высокой пропускной способностью или мобильных устройств.

Оказание курьерских услуг, выездная торговля

Реализация продукции вне торговой зоны предполагает использование автономных ККТ. Такие устройства имеют следующие особенности:

Мобильные кассы тоже имеют отличия по базовому набору функционала, особенностям ввода номенклатуры. Важно учитывать, что скорость их печати невысокая. Группы товаров придется заводить вручную, онлайн-касса не поддерживает другие устройства, включая персональный компьютер, весы и сканеры штрихкодов.

В числе самых востребованных моделей онлайн-касс – ПТК Iras 900 K, Меркурий 185 Ф, Элвес МФ, Пионер 114Ф, Атол 15.

Вендинговая деятельность

Также предполагает ведение автоматизированной торговли. При выборе контрольно-кассовой техники необходимо обратить внимание на совместимость с другим оборудованием, задействованным в бизнес-процессах. Часть торговых автоматов не поддерживает онлайн-кассы или же для интеграции могут потребоваться модели с определенным набором функций.

Для вендингового бизнеса можно выбрать следующие аппараты:

Все перечисленные модели упрощают ведение бухгалтерского учета, сведения о выручке и проданных товарах передаются в режиме онлайн. Встроена в онлайн-кассы также функция настройки уведомлений. Субъекты хозяйственной деятельности могут получать оповещения об остатках товара или ошибках в работе вендингового устройства.

Торговые точки

Если в магазине уже установлены терминалы или персональный компьютер, остается докупить фискальный регистратор. Оборудование понадобится для передачи информации оператору ФД и печати чеков. Есть несколько способов подключения к торговому компьютеру: посредством интерфейса USB или через Wi-Fi. Устройство обладает высокой скоростью печати, может использоваться также и для торговых точек с высокой пропускной способностью.

В магазинах могут устанавливаться следующие модели ФР:

В торговых точках также могут использоваться и смарт-терминалы. Универсальные технологические решения сочетают в себе фискальный накопитель, планшет и принтер для печати чеков. Ведение бухгалтерии существенно облегчает установленная операционная система и различные торговые программы.

Конструкция аппарата также включает:

Техническими условиями предоставляется возможность настройки передачи информации в Единую государственную автоматизированную информационную систему, что в особенности актуально при продаже алкоголя. Оптимальный вариант смарт-устройства для торговых точек – «Эвотор». Модификации – Алко, 5, 10 и 7.2.

Торговля в сети

Интернет-магазины, как правило, принимают заявки на сайте. Если товар покупатель получает в непосредственном пункте выдачи, тогда желательно использовать смарт-терминал. Если деятельность полностью автоматизирована, и оплата сразу после оформления заказа доступна в платежном сервисе, можно выбрать устройство, поддерживающее интеграцию с CMS.

Для онлайн-торговли подходят следующие модели ККТ:

Услуги общепита

Эти заведения должны использовать онлайн-кассы, совместимые с другими устройствами:

ККТ также должна иметь функцию отложенного чека. Оптимальный вариант – смарт-терминалы марки «Эвотор», которые подходят для бутиков и специализированных магазинов.

Пошаговая инструкция постановки на учет контрольно-кассовой машины

Регистрация осуществляется в несколько этапов. Субъект хозяйственной деятельности должен выбрать и заключить договор с оператором фискальной деятельности. Посредник занимается обработкой данных о финансовых транзакциях, отправляет электронные чеки в фискальные органы, хранит квитанции в БД в течение 5 лет. На сайте компании можно также отследить статистику по чекам, выручке и продажам.

Требования к соглашению с ОФД

Организация обязательно должна входить в реестр фискальной налоговой службы. Наличие договора с неаккредитованной компанией не может быть основанием для регистрации онлайн-кассы, предприниматель получит отказ налоговой.

Субъекту хозяйственной деятельности также понадобится и электронная цифровая подпись для постановки ККТ на учет. Приобрести ее можно непосредственно у оператора фискальных данных или центре, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Средняя стоимость КЭП – 1500 рублей.

Дальнейшие действия включают создание персонального кабинета на официальном сайте оператора. В форме для регистрации необходимо заполнить данные, включая:

После завершения авторизации, необходимо ознакомиться с условиями договора, стоимостью услуг оператора. Остается оплатить сумму, указанную в соглашении, и заверить документ с помощью электронной подписи.

Способы регистрации онлайн-кассы

Субъектам хозяйственной деятельности на выбор предоставляется несколько способов регистрации контрольно-кассовой техники:

Первый вариант более востребованный, кассу можно зарегистрировать в режиме онлайн.

Регистрация оборудования включает несколько этапов:

Регистрационное окно не нужно закрывать до поступления уведомления с регистрационным номером ККТ. Данные понадобятся для завершения постановки на учет оборудования.

В налоговой службе регистрация выполняется по следующей схеме:

Есть и третий вариант. Выполнить регистрацию могут и специалисты в центре обслуживания по месту приобретения онлайн-касс. За услуги нужно будет дополнительно заплатить.

Активация ФН

Под фискализацией ККМ понимают активацию фискального накопителя, главного технологического компонента кассового оборудования. Для проведения процедуры необходимо выполнить следующее:

Подтверждение регистрации

Для завершения регистрации онлайн-касс необходимо выполнить следующие действия:

Модернизированные устройства регистрируются по аналогичной схеме, но в таком случае добавляется процедура снятия онлайн-касс с учета.

Ответственность за отсутствие онлайн-касс

Учет кассовых операций большинством СХД должен проводиться с использованием онлайн-касс. К нарушителям применяются штрафные санкции:

Повлекут за собой ответственность также и нарушения в работе ККМ, отраженные в таблице:

Приведенная выше информация поможет избежать начисления санкций. Необходимо заранее установить онлайн-кассы, ознакомить сотрудников со спецификой деятельности. Также важно следить и за бесперебойным доступом к сети и исправностью устройства.

Источник

Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы

Что такое кассовая дисциплина и как с ней работают

Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.

Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.

Зачем нужна кассовая дисциплина

Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.

Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.

Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.

Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.

ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.

Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.

Как победить выгорание

Какие документы нужны для работы с наличными

Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:

Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.

Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.

Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.

Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.

В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.

Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.

11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 Р на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.

Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.

Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.

В расчетно-платежной ведомости указывают:

В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.

Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.

Бланк платежной ведомостиPDF, 67,9 КБ

Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.

Какие правила нужно знать при работе с документами

Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.

Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.

Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.

При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.

В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.

Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.

В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.

В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.

Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.

Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 Р и два расходных ордера — на выдачу 3000 Р работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 Р в банк.

Как принимать наличные

Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.

В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.

Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.

Как выдавать деньги

В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.

Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.

Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя — их сдают в банк.

Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.

Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.

На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:

На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.

Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.

Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.

Лимит остатка кассы

Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.

Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Если организация или ИП превысит лимит, ее могут оштрафовать.

Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.

Компании, которые считаются малым бизнесом, занесены в реестр ФНС

Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.

Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.

Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.

Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:

Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк

Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.

Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.

Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:

Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке

Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.

Организация рассчитывает лимит кассы по объему выдачи денег. За расчетный период она взяла 92 дня, период между днями получения наличных в банке установила максимальный — 7 дней.

Как рассчитываться наличными

Лимит расчета наличными — это максимальная сумма, которую можно передать во время расчетов с партнерами — другими юрлицами и ИП.

Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.

Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.

Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.

максимальная сумма оплаты наличными для компаний и ИП

Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.

Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.

Что делать компаниям с несколькими кассами

У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.

Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.

Главная касса принимает деньги в той сумме, которая указана в фискальном отчете — его выдает кассовый аппарат в конце смены. Не меньше и не больше — иначе это нарушение кассовой дисциплины.

После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.

Главная касса организации работает с 8:00 до 16:00, а магазин — с 10:00 до 18:00. Кассир в магазине один. В 16:00 часов он закрывает смену и сдает деньги вместе с фискальным отчетом в главную кассу. После этого кассир открывает новую смену и продолжает работать до закрытия магазина. Сумма, которая поступит за этот период, остается в магазине на ночь.

На следующий день, в 10:00 кассир продолжает смену и снова закрывает ее в 16:00. Тогда в отчете о закрытии смены отразится выручка с 16:00 до 18:00 за вчерашний день и с 10:00 до 16:00 за текущий.

Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.

Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.

Например, у организации есть офис и ресторан. В офисе находится главная касса, в ресторане работает администратор, который выполняет функции кассира.

Главная касса в офисе работает до 18:00, а ресторан — до 23:00. Согласно приказу руководителя, в 17:00 ресторан сдает наличную выручку в главную кассу.

Администраторов два: один утром с 10:00 до 17:00, второй — вечером с 17:00 до 23:00 часов. Первый администратор открывает смену ККТ в 10:00, пробивает чеки до 17:00, после чего закрывает смену и сдает выручку в главную кассу. В своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств он делает две записи — поступление выручки и сдача старшему кассиру.

Второй администратор открывает новую смену в 17:00, пробивает все чеки от клиентов ресторана и закрывает смену в 23:00. После этого он может либо сдать деньги в главную кассу в 23:00, либо до начала следующей смены. Еще один вариант — сдать деньги в банк, например через банкомат с функцией приема наличных, инкассаторский терминал или вызвать инкассаторов.

После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.

Как быть с обособленными подразделениями

Обособленное подразделение — это часть организации, которая работает в другом месте — например, филиал или представительство компании, дополнительные офисы.

Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.

Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.

Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.

Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину

Проверяет кассовую дисциплину и штрафует налоговая инспекция. Нарушениями считается, если:

Отдельные штрафы есть за неприменение кассового аппарата (непробитие кассового чека):

За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.

Источник