7 правил проведения собрания
Что может быть хуже бесконечного собрания — оно все тянется, тянется и тянется! Вы как руководитель должны позаботиться о том, чтобы никто не отклонялся далеко от темы и не затягивал выступление. И как помочь людям сосредоточиться, не превращаясь в надсмотрщика и не подавляя инициативу?
Что говорят специалисты
Одно приятно: правила модерирования все же не высшая математика, и вы, скорее всего, и так знаете, как себя вести. Но вот в чем проблема: чтобы не дать собранию сойти с рельс, нужна дисциплина, и мало кто готов сделать над собой должное усилие. «Кто-то не задумывается, как надо вести встречу, кого-то не научили, а кому-то и подготовиться было некогда», — говорит Роберт Поузен, старший преподаватель Гарвардской школы бизнеса, сотрудник Брукингского института, автор книги «На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов». «В компаниях в наши дни темп работы ускоряется колоссальными темпами, и менеджеры просто не успевают заранее обдумать, как будет организована та или иная встреча», — подтверждает Роджер Шварц, организационный психолог, автор книги «Smart Leaders, Smarter Teams». Но, выиграв минуты сегодня, вы проиграете часы завтра. Так что не жалейте усилий, готовясь к еженедельному командному обсуждению или расширенному собранию всей организации, где будет обсуждаться стратегия работы отдела или всей фирмы. Вот несколько способов, как сделать очередное собрание продуктивнее всех предыдущих.
Четко обозначьте цель
Многих проблем удастся избежать, если сразу определить цель встречи. Шварцу запомнился плакат в конференц-зале компании Intel: «Не начинайте собрания, если не знаете, зачем оно нужно». Разумный совет. Заранее рассылайте материалы по повестке дня, чтобы участники знали, о чем пойдет речь. Если надо, составьте список тех тем, которые вы не будете обсуждать. Шварц рекомендует писать его в виде вопросов, то есть не «Обсудить график по видеофильмам», а «Когда будут готовы видеофильмы?» — тем самым сразу задается требуемый результат. Рядом с каждым пунктом имеет смысл обозначить роли участников собрания — от кого вы ждете информации, от кого свежих идей, кто принимает решения.
Собрание может выйти из-под контроля, если соберется слишком много людей. «С большой вероятностью участники будут невнимательны, никто не захочет брать на себя ответственность за происходящее», — говорит Поузен. Но недостаточное количество участников также не обеспечит нужного разнообразия мнений. Зовите только тех, кто действительно пригодится. «Не надо приглашать каждого, кто имеет хоть какое-то отношение к теме, — советует Поузен. — Если вы боитесь кого-то обидеть, пошлите этому человеку резолюцию и другие материалы собрания, чтобы он был в курсе».
Задайте верный тон
От менеджера зависит, насколько свободно люди высказывают свое мнение. «Вам придется собрать воедино все идеи на собрании», — предупреждает Шварц. Нужно настроить людей так, чтобы им хотелось учить и учиться. Не тратьте время на то, чтобы заставить всех согласиться с вами, но внимательно выслушивайте противоположные мнения и оценки. Признайтесь, что всех ответов у вас нет, впрочем, как нет их ни у кого из присутствующих. Не бойтесь ошибаться. Шварц говорит: нужно, «чтобы участники воспринимали собрание как пазл или мозаику —каждый выкладывает свой кусок и все вместе собирают общую картинку».
«Люди часто произносят речи, вместо того чтобы задавать вопросы», — напоминает Поузен. Обуздать болтуна трудно, однако подчас другого выхода нет. Шварц предлагает такую формулу: «Окей, Боб, ты прав на все сто, и нам имеет смысл обсудить это отдельно». Бобу придется согласиться, и в этот день он уже не попытается вновь произнести ту же речь по иному поводу. А если среди членов команды есть любители вставить словцо, поговорите с ними заранее или во время перерыва и попросите свести свои реплики к минимуму, чтобы предоставить и другим шанс высказаться по делу.
Направляйте разговор в нужное русло
Порой проблема заключается в том, что кто-то говорит пусть и не слишком долго, но не совсем о том. «Если двое или трое затронут смежные, но не относящиеся непосредственно к делу вопросы, дискуссия выродится», — предупреждает Поузен. Нужно вернуть их к главной теме. Иногда к отвлекающему маневру прибегают намеренно: быть может, выступающий недоволен тем направлением, которое вы придали разговору, или же не желает никому уступать право принимать решение. Не уличайте такого человека в попытке сорвать встречу, а спросите, в чем дело. Поузен предлагает такую формулу: «Вы уже не в первый раз отклоняетесь от повестки дня. Вас что-то тревожит?» Нужно сразу разобраться с этой проблемой, предотвратить раскол и вернуться к основной теме собрания.
«Обычно ведущий переходит к следующей теме, когда сочтет нужным, — рассуждает Шварц, — но собеседники не поспевают за ним и застревают на предыдущих пунктах». Прежде чем перейти к следующему вопросу, спросите, все ли все поняли с предыдущим. «Предоставьте людям время на обсуждение», — советует Поузен. Это способствует большей сосредоточенности разговора.
Умейте правильно закончить
Продуктивное собрание должно заканчиваться на точной ноте, чтобы после него пошла настоящая продуктивная работа. Поузен предлагает спрашивать участников: «Какие шаги мы дальше предпримем? Какой установим график реализации?» Запишите ответы и разошлите их по электронной почте, чтобы все были в курсе. Это способствует выработки ответственности: «Никто не сможет сослаться на неосведомленность», — говорит Поузен.
Запомните основные принципы
Пример № 1: Выслушать всех
Билл Коллинз, вице-президент по техобслуживанию, ремонту и эксплуатации авиакомпании American Airlines, получил задание наладить отношения с членами профсоюза. Для большого разговора Билл организовал массовые заседания, пригласив 6500 его членов. Никакого успеха эти сборища не имели: «Массовые мероприятия не проводились вот уже пятнадцать лет, а у людей накопилось раздражение, и каждый из них рвался высказаться. Они бы меня охотно вздернули», — вспоминал Коллинз. Встречи, рассчитанные на час, затягивались на два и долее.
Пример № 2. Активно сдерживать мешающих
Когда Бетси Лукс заняла должность исполнительного директора HealthRIght, некоммерческой организации, занимающейся вопросами здравоохранения в штате Род-Айленд, у нее появилась новая обязанность — проводить ежемесячные встречи с двадцатью представителями различных институтов, имеющих отношение к здравоохранению: от профсоюзов, больниц, страховых компаний до адвокатов пациентов. На них требовалось решать накопившиеся проблемы и достигать компромиссов. До прихода Бетси Лукс каждое собрание посвящалось конкретной теме, но при этом отсутствовала четкая структура его проведения и невозможно было принять итоговое решение. В результате все шло вразнобой. «У каждого были свои проблемы — и говорил только о них», — рассказывает Бетси.
Она решила проводить эти встречи иначе — стала сразу определять цель. Это помогло сфокусировать дискуссию. Бетси также старалась наладить отношения с людьми, склонными завладевать разговором. «Реформа здравоохранения охватывает множество весьма острых вопросов. Каждый из участников переживает только за свою проблему, и некоторые способны бесконечно говорить об одном и том же, ведь им кажется, будто их никто не слушает», — поясняет Лукс. С этими людьми она встречалась до проведения ежемесячного общего собрания, выслушивала их лично и проверяла, верно ли она понимала их точку зрения. Затем, уже на общем собрании, она с разрешения такого участника излагала его позицию во всеуслышание, но более кратко.
К сложным в общении людям она приставляла «наблюдателя». «Был у нас человек, который всегда повторял одну и ту же речь», — вспоминает Бетси. Она попросила члена президиума сесть рядом с этим болтуном и останавливать его, как только он разойдется. Ее помощник всякий раз почтительно произносил: «Да, это прекрасная мысль» — и повторял ее, но вкратце. Болтун чувствовал, что его уважили, а Бетси спокойно продолжала собрание. «Я избавилась от роли регулировщика, но при этом не поссорилась с занудой», — подытожила она.
Такие же методы Бетси использовала и на менее крупных мероприятиях. «В случае, когда собеседников больше одного, я использую такую тактику. Если пригласить нужных людей, разослать четкий план и заранее нейтрализовать трудных участников, все пойдет как по маслу».
Эми Галло
Источник: Harvard Business Review Russia
Как правильно – «на собрание» или «на собрании»?
Для многих людей большую трудность представляет написание словосочетания «на собрание», а точнее, его окончания. Предлагаем узнать или просто освежить в памяти, как будет верно – «на собрании» или «на собрание».
Как правильно?
Всё просто: оба эти варианта правильные.
В чём же их различие, кроме букв «и» и «е» в окончании?
Морфемный разбор
Для начала стоит разложить существительное «собрание» на важные структурные части. Оно состоит из следующих морфем:
Когда пишем «на собрании»?
Вся разница между двумя нашими словоформами состоит лишь в падеже существительного «собрание». Если выражение отвечает на вопрос «на чём?», значит, это слово представлено в предложном падеже. Существительные с «ие» на конце в форме предложного падежа оканчиваются на «ии». Именно по этой причине надо писать «на собрании».
Примеры предложений
Лучше понять только что прочитанное помогут наглядные примеры:
Когда пишем «на собрание»?
Если в предложении подразумевается, что кто-то пошёл на собрание, значит, это существительное стоит в форме винительного падежа. Тут окончание «ие» сохраняется.
Примеры предложений
Снова посмотрим на образцы:
Кстати, третье предложение использует другое, менее широкое значение выражения «на собрание». Но все принципы написания здесь так же актуальны.
Ошибочное написание
Большое заблуждение – путать два варианта написания:
Оба данных примера содержат ошибочное написание. В первом предложении вопрос «на чём?», соответственно, в окончании стоило бы написать «и». Для второго образца актуален вопрос «на что?» и окончание «е».
Разумеется, о допустимости слитного («насобрание») или дефисного («на-собрании») написания и речи быть не может. Это – серьёзные нарушения синтаксических норм.
Подводим итог
Выбирая между написанием «на собрании» и «на собрание», стоит беспокоиться не о правильности самого написания, а о том, чтобы выбрать нужное для конкретного предложения.
Если имеется в виду «где? на чём?», необходимо писать «на собрании». Когда же говорится, что, к примеру, кто-то пошёл на собрание (вопросы «на что?», «куда?»), тогда пишется «на собрание». Вы никогда не запутаетесь в написании, если понимаете, в каком падеже употреблено слово «собрание».
Психология ОСС : секреты проведения успешного собрания
20 марта в рамках онлайн-семинара «Психология ОСС: секреты успешного собрания» с Еленой Шерешовец, мы рассказали, как управляющим организациям добиться поставленных целей при взаимодействии с собственниками на собраниях. Приятным бонусом стала планёрка о порядке прекращения договора управления.
Особенности проведения ОСС
Общие собрания собственников помещений проводятся с 1 марта 2015 года и несмотря на постоянные изменения в законодательстве, основные правовые аспекты сохраняются, поэтому они уже хорошо знакомы управляющим организациям.
Чтобы не только провести собрание по правилам, но и добиться поставленных целей, знания законодательства мало. УО должна помнить, что на собрании нужно взаимодействовать с собственниками и уметь помочь им принять решение. Мы перечислили основные факторы, которые влияют на психологию проведения ОСС:
граждане негативно оценивают состояние жилищно-коммунального хозяйства;
они не разбираются в функционировании ЖКХ;
собственники не желают углубляться в тонкости, тратить своё время и брать на себя ответственность.
Поэтому перед собранием УО нужно подготовиться к потоку негатива. С такими моментами можно и нужно работать и успешно справляться. Поделимся секретами.
Подготовительная работа
На следующем этапе управляющей организации нужно изучить публику. Всех собственников, которые принимают участие в собрании объединяет что-то общее. Определите, какие вопросы важны для вашей целевой аудитории. Это может зависеть от возраста, социального положения, среднего заработка, уровня образования или семейного положения.
Семьям с детьми будет интересно решить вопрос об установке или ремонте детских площадок. Обеспеченные люди заботятся о своей безопасности, с ними можно обсудить вопрос о консьерже.
Следующее важное условие успешного собрания – определить цель, которую вы хотите достигнуть. Если вы хотите, чтоб вашу организацию выбрали управлять МКД, сделайте акцент на качестве работ и услуг, их выгодной стоимости и перспективах.
Если ваша цель – повышение тарифа, сошлитесь на то, что это необходимо в целях безопасности жителей. Скажите, что вы исправно выполняете обязательный перечень работ и услуг, но дом с каждым годом становится старше и для безопасности и комфорта собственников нужны дополнительные вложения. Страх угрозы безопасности помогает собственникам решиться на повышение тарифа.
Расскажите о том, что собственники могут получать прибыль от предоставления общего имущества юридическим лицам, если хотите сдать его в аренду. Объясните, что деньги от использования ОИ могут быть потрачены во благо жителей: во дворах появятся цветочные клумбы или подъезды отремонтируют раньше, чем запланировано.
Подготовьте своё выступление заранее
Выступление не должно занять больше 20 минут. Не читайте с листа, это вызывает недоверие слушателей. Подготовьте презентацию и раздаточные материалы.
Позаботьтесь о своём внешнем виде – выглядеть нужно опрятно, но не кричаще. Отрепетируйте свою речь перед зеркалом: займите правильную позу и подумайте о жестикуляции, темпе речи и мимике.
Очень важно найти запасных выступающих, потому что неожиданно может пропасть голос или случиться другая непредвиденная ситуация.
Преодолейте страх перед выступлением
Установите зрительный контакт с каждым участником, не забудьте уделить внимание последним рядам.
Важно задать собственникам чёткие правила: когда нужно голосовать, регламент выступлений и обсуждения, как пользоваться раздаточным материалом.
Уделите внимание ответам на вопросы. Старайтесь отвечать на те вопросы, которые работают на цель собрания и отсекать вопросы не по теме. Если чувствуете, что собственник заинтересован и действительно хочет разобраться в проблеме, не игнорируйте его вопрос. За каждый вопрос собственника нужно поблагодарить.
Правильно уйти ответа можно с помощью фраз «Не могу выдавать непроверенную информацию» или «Подойдите ко мне после собрания и оставьте свой номер телефона, я разберусь в вашем вопросе и перезвоню». Но если вы обещали перезвонить, сдержите своё обещание.
Не расстраивайтесь, если на собрании вы не достигнете желаемого результата, отнеситесь к этому спокойно.
Позаботьтесь об обходчиках
Работа обходчика – физически и психологически тяжёлый труд. За 8-9 часов обходчик собирает до 700 подписей, общается с множеством людей.
В первую очередь поставьте обходчику правильную задачу, объясните, как работать с документами. Предупредите, что нетрезвых и конфликтных собственников беспокоить не стоит.
Обеспечьте обходчика рабочими принадлежностями: планшет, несколько ручек, подписные листы. Будет хорошо, если вы запасётесь связкой ключей от домофонов нужного МКД.
Помните, что размер вознаграждения обходчика не должен зависеть от необходимого УО результата, так как бывают объективные причины, при которых невозможно достичь желаемого.
Мы рассказали лишь о части рекомендаций по проведению ОСС, которыми Елена Шерешовец поделилась на основе своего опыта. Ещё больше советов и инструкций вы найдёте в записи онлайн-семинара.
В рамках мероприятия мы затронули ещё одну важную тему – порядок прекращения договора управления МКД. Это была первая планёрка с рассмотрением судебной практики для участников клуба профессиональных управляющих МКД. Расскажем об основных моментах.
Обязанности УО по договору управления
Нередко случаются ситуации, когда одна из сторон хочет расторгнуть договор управления досрочно: собственников не устраивает работа управляющей организации или управляющая организация несёт убытки из-за плохой собираемости платежей.
Случаи прекращения договора управления
В этих случаях мы не предусмотрели расторжение договора в одностороннем порядке со стороны УО. Расскажем, почему.
Расторжение договора со стороны УО
Ситуация кажется безнадёжной для управляющих организаций. Тем не менее решения есть. В видеозаписи онлайн-семинара вы получите советы, как поступать управляющим организациям, когда договор управления нужно расторгнуть.
2. Как выступать на собрании компании
2. Как выступать на собрании компании
«Боже мой, ну и время выбрали для собрания! Неужели эти пустоголовые идиоты не знают, что я по уши увяз в работе и у меня нет времени даже на то, чтобы черкнуть пару строк?»
Возмущение – это нормальная реакция сотрудников компаний, распространенная гораздо шире, чем мы думаем. Хотя практически все компании устраивают собрания чуть ли не ежедневно, собрания не всегда являются запланированными и нередко проходят очень неорганизованно из-за отсутствия надлежащего руководства. Вопросы, которые можно было бы решить с помощью двух или трех телефонных звонков, нескольких электронных писем или короткой беседы в коридоре, нередко парализуют работу важных специалистов, которые вынуждены сидеть на собрании.
Хорошо спланированные и правильно проведенные собрания могут принести великолепные плоды. Давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы собрания компании всегда были продуктивными.
Начните с повестки собрания
Когда дело доходит до собрания, подумайте, так ли уж оно необходимо.
Если вы сделали вывод, что собрание действительно нужно провести, проанализируйте вопросы, которые хотите обсудить, и составьте повестку собрания, руководствуясь приоритетами этих вопросов.
Это может показаться очевидным, но большинство собраний проходит так скверно именно потому, что повестка дня на них отсутствует.
Спланируйте, сколько времени вы собираетесь потратить на каждую тему, чтобы у вас сложилось понимание общей продолжительности собрания. Таким образом, если обсуждение одного из пунктов повестки затянется, вы сможете компенсировать это, сократив обсуждение других вопросов или вообще исключив некоторые пункты повестки.
Разделите собрание на несколько этапов
Следует спланировать каждый этап собрания, чтобы облегчить участие в нем людей, обмен информацией, руководство принятием решений, установить очередность ответов на вопросы и облегчить преодоление разногласий.
1. Заявление. Руководитель должен сделать краткое вступление, в котором будет четко изложена обсуждаемая проблема, цель собрания; собранная информация; все это будет способствовать эффективному участию людей в собрании и поможет достичь желаемых результатов.
2. Обсуждение сути вопроса. После вступления группа начинает обсуждать суть дела, погружается в проблему и предлагает способы ее решения.
3. Решения. Во время дебатов от одних предложений отказываются под весом опровергающих аргументов, тогда как другие оказываются более рациональными и последовательными. Они и ложатся в основу решений, которые будут приняты на собрании.
4. Подведение итогов. Это последняя и одна из самых важных частей собрания, потому что, еще раз повторяя каждое решение, можно устранить любые ошибки или вопросы. Если на этой стадии проблема остается нерешенной, то пришло время продолжить ее обсуждение – до тех пор, пока собравшиеся не найдут выход.
Ведите себя соответствующим образом
Если вы будете вести себя в соответствии с некоторыми базовыми предложениями, то сможете эффективно участвовать в собраниях и создать себе положительный имидж специалиста. Необходимо учитывать ряд важных аспектов.
Ваша поза является важным индикатором степени вашей заинтересованности вопросами, которые обсуждают на собрании. Если вы лениво развалились на стуле или поставили локти на стол, вас могут счесть безучастным. Покажите свой интерес, слегка наклонившись всем телом вперед, – в этом случае вы будете выглядеть дисциплинированным, бдительным и решительным.
Поскольку количество присутствующих обычно невелико (менее двадцати человек), вы, скорее всего, будете выступать сидя; поэтому ваши жесты должны быть умеренными и сдержанными. Приберегите размашистые жесты для эмоциональных моментов и тех идей, которые хотите подчеркнуть.
Визуальная коммуникация
Визуальная коммуникация важна, чтобы вы могли заявить о себе как участнике собрания, для облегчения усвоения обсуждаемой темы и для того, чтобы видеть, как люди реагируют на ваше послание. Участвуя в собрании, не смотрите в пространство, не отвлекайтесь на детали освещения, украшений на стенах, пепельниц и т. д. – и не рисуйте машинально своей ручкой. Когда слушаете, внимательно и заинтересованно смотрите на человека, а когда говорите, смотрите на всех остальных участников собрания.
Словарь
Мы уже увидели, что правильным является такой словарь, который отвечает запросам аудитории. Если вы находитесь на собрании техников из соответствующего подразделения вашей компании, вы можете пользоваться профессиональным языком, принятым в этой сфере. Если же на собрании присутствуют люди из разных подразделений, то лучше избегать столь специфического технического словаря, чтобы все присутствующие смогли легко вас понять.
То, как вы говорите
Когда вы участвуете в собрании, говорите ясно и обдуманно; излагайте свою точку зрения с энтузиазмом, но всегда с определенной долей сдержанности. Даже если есть разногласия, вы должны оставаться спокойным и собранным и обсуждать свои идеи без излишнего жара, не позволяя эмоциям взять верх над голосом разума.
Предметность
Обычно собрания занимают так много времени, потому что люди говорят о вещах, не имеющих отношения к теме обсуждения. Помните, что когда вы участвуете в собрании, вы должны знать, какова его цель и какие вопросы будут рассмотрены, чтобы вы смогли предметно сформулировать свои идеи, не уходя в сторону.
Подготовка
Ясно, что гораздо легче быть предметным, если вы подготовитесь заранее, до собрания, разложите все материалы по степени важности и предусмотрите возможное сопротивление людей вашим идеям.
Серьезность
Никто не хочет быть чрезмерно серьезным во время собрания, но избыток шуток может препятствовать прогрессу. Используйте юмор в умеренных дозах, сохраняйте присутствие духа и никогда не позволяйте себе насмешек, которые могут унизить или оскорбить ваших компаньонов.
Естественность
Вы не должны пресекать свое естественное поведение просто потому, что пришли на собрание. На некоторых собраниях вы можете испытывать некоторую скованность, но это не причина отказываться от того, как вы поступаете обычно – особенно на рабочем месте, где люди прекрасно знают друг друга. Если вы поведете себя иначе, люди заметят это, что может иметь сокрушительные последствия для поддержки ваших идей и вашего имиджа.
Как проводить собрание
Успех собрания почти всегда зависит от человека, который руководит им. В роли руководителя вы должны стремиться к достижению следующих целей:
• мотивировать каждого активно участвовать в собрании;
• уделить самое пристальное внимание мышлению группы;
• предоставить информацию, необходимую для продолжения дискуссии;
• сделать так, чтобы обсуждение не отклонялось от намеченных целей и возникших проблем;
• поддерживать атмосферу доброжелательности;
• поощрять неформальный тон, но без вульгарности;
• избегать деликатных ситуаций и разбираться с ними;
• демонстрировать надлежащее присутствие духа;
• задавать вопросы, способствующие рождению и разработке групповых идей;
• начать и закончить собрание вовремя;
• избегать личных нападок;
• обеспечивать спокойствие, сердечность и терпимость;
• признавать важность каждого из участников.
Исходя из этих целей, руководитель должен учитывать следующие вещи, касающиеся его роли и поведения.
1. Если человек пришел на собрание, у него должно быть, что сказать. Именно руководитель собрания должен побуждать всех участников проявить активность.
2. Поскольку руководитель занимает высокое положение в организации, он должен сохранять нейтралитет. Если он будет высказывать свое мнение, то все подчиненные (иногда просто ради сохранения своей работы) могут отказаться от идеи высказать то, что думают на самом деле. Поэтому руководитель должен выслушать на собрании как можно больше информации, отвечать на вопросы и поощрять обсуждение заявленной темы, но при этом он должен оставаться нейтральным.
Возможно, у вас, как у некоторых руководителей, при обсуждении серьезных вопросов появляется хмурый вид. Это может напугать подчиненных, они не станут говорить того, что думают, и активно участвовать в собрании, чего хотелось бы вам. Конечно, вы не можете все время улыбаться, говоря о серьезных вещах, но более расслабленное выражение лица может дать хорошие результаты.
Как вести себя в качестве участника собрания
Если вы знаете, как правильно вести себя в качестве участника собрания, то вероятность того, что ваши идеи возобладают, а вы произведете благоприятное впечатление, существенно повышается.
• Когда вам задают вопрос, отвечайте на него твердо, уверенно и убежденно.
• Говорите понятно и с такой скоростью, чтобы люди успевали за вашими рассуждениями.
• Если ваши знания и опыт могут оказаться полезными, просите слова без колебаний.
• Не отвечайте на вопросы, заданные другим участникам собрания, за исключением тех случаев, когда на них не могут ответить, а вы уверены, что ваша помощь окажется полезной.
• Придерживайтесь заданной темы и не ведите параллельных разговоров.
• Когда говорите, смотрите на всех собравшихся; когда слушаете, смотрите на того, кто говорит.
• Не создавайте напряжения, критикуя своих коллег или отпуская неуместные саркастические замечания.
• Если вам нужно опровергнуть какую-то идею, постарайтесь не задеть чувств присутствующих. Опирайтесь на дипломатию и понимание противоположной точки зрения.
• Не доминируйте на собрании; дайте и другим шанс высказаться.
Некоторые люди ошибочно думают, что для полноценного участия в собрании они должны много говорить. В некоторых ситуациях можно принимать активное участие, не говоря ни слова, поскольку внимание, с которым вы следите за дебатами, делаете заметки и просите что-то уточнить, красноречиво свидетельствует о вашем участии.
Если вы полагаете, что должны произнести на собрании хотя бы несколько слов, но не знаете, что сказать, вы можете делать комментарии – желательно одобрительные – относительно мнений других участников. Если вам нечего сказать, то не надо тратить слова на то, чтобы раскритиковать что-то.
Как разрешать деликатные ситуации на собрании
Как поступить с отсутствием интереса
Те, кому неинтересно, остаются безучастными. Они сидят по дальним углам, занимаясь посторонними делами (читают журналы и газеты или рисуют на листке бумаги), демонстрируя полное отсутствие интереса к обсуждаемому предмету.
В этом случае для решения проблемы задайте им вопрос и дайте определенный срок, чтобы они обдумали ответ на него и вернулись обратно.
Как избежать посторонних разговоров
Иногда присутствующие болтают с соседями, обычно на темы, которые не имеют ничего общего с обсуждаемыми на собрании.
Один из способов решить эту проблему – сделать паузу, чтобы эта болтовня оказалась самым громким звуком, а люди ощутили неловкость и замолчали. Если это не сработает, попросите человека высказать свое мнение, чтобы все присутствующие могли его выслушать.
Как контролировать «монополиста»
Такой человек всегда готов рассказать историю или анекдот, высказать свое мнение о чем угодно, он разговаривает громко и смеется. С такими людьми трудно иметь дело; чтобы взять их под контроль, вам надо быть сильной личностью и уделить этому делу пристальное внимание.
Один из вариантов – поговорить с таким человеком заранее и деликатно объяснить ему, что его поведение мешает успешному ходу собрания и активному участию в нем остальных присутствующих. Если это не сработает, попросите его выступить на собрании только тогда, когда подойдет его очередь, и прервите его, если он попробует сказать что-то в другое время.
Как мотивировать молчунов
Люди, хранящие молчание на собраниях, или стесняются, или не уверены, что их присутствие имеет смысл.
Чтобы помочь им активнее участвовать в собрании, просите их как можно чаще высказывать мнение по вопросам, связанным с их сферой деятельности, или относительно предложений других участников. Действуйте тактично, но твердо.
Как нейтрализовать пессимиста
Пессимисты считают, что ничего не сработает, все решения невыполнимы и никто не знает, что надо делать. Во всем они видят только плохое. Если вы попросите объяснить причину их несогласия, то для оправдания своего пессимизма они зачастую смогут привести вам хороший пример для сравнения.
Для решения этой проблемы попросите их просто сидеть, слушать и записывать свои предложения, воздержавшись на какое-то время от высказывания мнений.
Как избежать вмешательства «защитника»
Присутствующие этого типа всегда хотят получше объяснить, что только что сказали их коллеги: «То, что на самом деле Джон имел в виду, когда говорил…» Сначала попросите их дать коллеге высказаться. А затем пусть изложат собственную версию. Спросите выступавшего коллегу, правильно ли это объяснение и что именно он подразумевает.
Как справляться с отступлениями и возражениями
Вы замечали, как люди реагируют на то, что их идеи отвергают или критикуют? Независимо от того, правы авторы этих идей или нет, они преисполняются убежденности и начинают защищаться всеми возможными способами, чтобы их мнение победило. Это случается почти с каждым, независимо от истории его жизни или служебного положения. Это нормальная реакция.
Поскольку это предсказуемое человеческое поведение, высказывать возражения нужно с соблюдением определенных мер предосторожности.
Сослаться на свой собственный пример
Если вы сами пытались делать нечто похожее на то, что предлагает сейчас человек, отстаивающий свою идею, расскажите ему об этом, попытайтесь показать, насколько та идея была важна для вас и как было трудно убедить себя в ее ошибочности. Эта причастность даст вам право говорить на эту тему и продемонстрирует вашу солидарность с коллегой, который после этого с большей готовностью выслушает ваши соображения.
Согласитесь по ряду пунктов
Согласитесь с предложением по ряду пунктов и просто попросите разрешить вам предоставить дополнительную информацию. Это разоружит автора идеи, и он с интересом выслушает вас.
Пример: «Я полностью согласен с предложением Пола, касающимся поведения нашего производственного отдела и отдела продаж. Он совершенно случайно ошибся в приведенных цифрах; он выполнил все статистические расчеты, прочитал отчеты отдела продаж и точно оценил общие перспективы поведения рынка в будущем году. Я просто хотел бы добавить несколько деталей, которые могут помочь при принятии решений». (Пауза, подождите положительной реакции со стороны вашего коллеги.) Я провел одно исследование…» (с этого момента вы можете начать высказывать свои возражения).
Защита человека от недоброжелателя
Если у человека, высказавшего идею, есть враг, а вы согласны с идеей, то выскажите свое мнение до того, как последуют возражения со стороны противника.
Пример: «Я в курсе усилий Пола, направленных на защиту проекта по диверсификации производственной линии компании. Препятствия, которые неожиданно возникли, объясняются действиями специалистов, незнакомых с исследованиями Пола и неспособных оценить его опыт в осуществлении предложенных изменений. Я знаю, насколько серьезна работа Пола, и хочу предложить для рассмотрения дополнительную информацию, потому что знаю, что Пол ставит производительность нашей компании превыше чьих-либо исследований» (здесь можно начинать высказывать возражения).
Высказывая свои идеи в такой форме, вы не заденете ничьих чувств и не вызовете ненужной оборонительной реакции.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Как выступать с прощальной речью
Как выступать с прощальной речью После того как вы посетили страну, регион, место, компанию, клуб или какую-нибудь организацию, вам могут предложить сказать несколько прощальных слов. Приведенная ниже модель предлагает простой способ составления речи для таких
9. Как выступать с докладом на видеоконференции
9. Как выступать с докладом на видеоконференции Видеоконференция – это система, с помощью которой люди, находящиеся в разных местах, общаются в режиме реального времени, при полной передаче звука и изображения.Это средство позволяет вам разговаривать с людьми из
9. Стремитесь выступать единым фронтом
9. Стремитесь выступать единым фронтом Когда один родитель говорит «нет», а другой — «да», проигрывают оба. Ребенок получает непонятные сигналы, и это побуждает его действовать по принципу «разделяй и властвуй». Разведенным родителям бывает особенно сложно выступать
3. Вы заснули на собрании
3. Вы заснули на собрании Работа отупляет, даже если вы полны сил и энергии. Но если уставшему человеку приходится в течение трех часов сидеть на собрании, посвященном миссии компании, это и вовсе мука мученическая. Для таких случаев наше тело выработало защитный
Правило № 23 Учитесь выступать на публике
Правило № 23 Учитесь выступать на публике Можно ли овладеть искусством выступать на публике? Многие задаются этим вопросом, но большинство уверено в том, что это врожденный дар и уж если до сих пор этот дар никак не проявлялся в них, то, значит, рассчитывать не на
Тест 2. Умеете ли Вы выступать?
Тест 2. Умеете ли Вы выступать? Если вы набрали:• более 12 баллов – Вы умеете подчинить себе аудиторию, не допускаете вольностей в поведении на трибуне и в речи, но излишняя независимость от аудитории может сделать Вас нечувствительным к интересам слушателей;• менее 12
Правило № 23 Учитесь выступать на публике
Правило № 23 Учитесь выступать на публике Можно ли овладеть искусством выступать на публике? Многие задаются этим вопросом, но большинство уверено в том, что это врожденный дар и уж если до сих пор этот дар никак не проявлялся в них, то, значит, рассчитывать не на
Глава 9 Как выступать публично
Глава 9 Как выступать публично Заговори, чтоб я тебя увидел. Сократ Давай рассмотрим весьма интересную тему, а именно: как выступать публично. Выступать уверенно, и чтобы тебя все слушали. Как всегда, минимум теории – максимум практических рекомендаций. Нам понадобится
ПОЧЕМУ МУЖЧИНЫ ПЕРЕСТАЮТ ВЫСТУПАТЬ ИНИЦИАТОРАМИ БЛИЗОСТИ
ПОЧЕМУ МУЖЧИНЫ ПЕРЕСТАЮТ ВЫСТУПАТЬ ИНИЦИАТОРАМИ БЛИЗОСТИ Каждый раз, когда мужчина предлагает партнерше заняться любовью и получает отказ, ему становится все больнее, его “я” сильно задето. Загораясь и получая в ответ ушат холодной воды, он начинает сомневаться, стоит
Глава 1 Политику делают словами, или Зачем лидеру выступать?
Глава 1 Политику делают словами, или Зачем лидеру выступать? «Государственный деятель должен иметь голову»[1] История человеческого общества в немалой мере складывается из заявлений, призывов и лозунгов общественных и политических лидеров. Речь лидера – это
9. Я буду проводить презентации, т. к. мне нравится выступать
9. Я буду проводить презентации, т. к. мне нравится выступать Намерение: ты думаешь, слушателям нравится? Не совсем.Переопределение: у тебя получается лучше некоторых, но все равно ужасно.Разделение: один раз ты уже завалил презентацию. И в этот раз тоже
209. Я не буду проводить презентации, т. к. боюсь выступать
209. Я не буду проводить презентации, т. к. боюсь выступать Намерение: хочешь выступить идеально? Вперед!Переопределение: немного волнения – это полезно.Разделение: первые минуты бывают волнительны, а потом…Объединение: все сначала волнуются. И проводят…Аналогия: а лев
409. Я буду проводить презентации, т. к. мне нравится выступать
409. Я буду проводить презентации, т. к. мне нравится выступать Намерение: ты думаешь, слушателям нравится? Не совсем.Переопределение: у тебя получается лучше некоторых, но все равно ужасно.Разделение: один раз ты уже завалил презентацию. И в этот раз тоже
